Guía esencial para la contratación pública de PYMES

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) desempeñan un papel esencial en el desarrollo económico y social, no solo por su peso cuantitativo -al representar la mayoría del tejido empresarial y una parte significativa del empleo-, sino también por su capacidad de especialización y adaptación a nichos concretos de mercado.

Vender al sector público es un objetivo que por múltiples motivos toda pequeña y mediana empresa debe tomar en consideración y analizar. Porque el sector público no es un solo cliente sino muchos. Porque su presupuesto de compra, salvo excepciones, es bastante estable año tras año. Porque el pago al proveedor está comprometido en su presupuesto (aunque a veces pague tarde). Todos los clientes tienen un riesgo de cobro, a veces altísimo. Porque hay múltiples formas de poder hacer una oferta.

A veces nos parece imposible poder presentarnos a una licitación pública, es decir, a una petición de ofertas por parte de un organismo del sector público, por la complejidad que supone o, simplemente, porque no tenemos todo lo que piden. La materia contractual es muy densa y en esta obra se resaltan conceptos básicos y aspectos importantes para, posteriormente, desarrollarlos.

La Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), reconoce expresamente en su artículo 1 la importancia de facilitar el acceso de las PYMES a la contratación pública. Las PYMES son el motor de la economía del país, generando la mayor parte del empleo; por esta razón, desde la Unión Europea se pretende favorecer su participación en la contratación pública, reduciendo obstáculos innecesarios para los licitadores, como la documentación administrativa previa, sustituyéndola por la declaración responsable, la división del contrato en lotes, etc.

Esta es una guía pensada para acercar las pequeñas y medianas empresas a la contratación pública. Con esta voluntad, se extractan algunos conceptos y novedades importantes de la normativa contractual, en un momento en el que la mayoría del contenido de las nuevas Directivas europeas es de aplicación directa. Con esta guía se pretende facilitar el acceso de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) a la contratación pública. En ella se analizan los elementos clave de la normativa vigente, acompañados de ejemplos prácticos y de una variedad de esquemas que facilitan su comprensión. Además, proporciona toda la información necesaria para que empresas y profesionales sin experiencia previa puedan preparar y presentar una oferta de la manera más efectiva posible.

El sector público tiene definidas unas normas muy claras para sus compras. Estas normas nos pueden parecer complejas al principio, pero, una vez que las vayamos conociendo, veremos que son perfectamente asumibles. El primer paso es entender el esquema de cómo funciona este negocio y de esto trata esta guía. En resumen, vender en el sector público también es posible para la pequeña y mediana empresa. Requiere un conocimiento de cómo funciona (las reglas del juego) pero así es también en cualquier otro mercado o sector. Por lo tanto, nada nuevo. Todo requiere de un primer impulso y esa es la función de esta guía: un tour guiado por el mundo de la contratación pública que ayude y anime a las PYMES a vender en este sector.

A continuación, se presenta una infografía resumen con algunas de las principales medidas que pueden facilitar la concurrencia de las PYMES en la contratación pública:

Medidas clave para facilitar la participación de las PYMES en la Contratación Pública

División en lotes (Art. 99 LCSP)

• Dividir los contratos en lotes funcionales o geográficos siempre que sea posible, para adaptarlos a la capacidad de las PYMES.
• No obstante, una división mal diseñada también puede dificultar la participación de las PYMES.
• Recuerda: Si no se divide el contrato en lotes, debe justificarse expresamente en el expediente (Art. 99.3 LCSP).

Consultas preliminares al mercado (Art. 115 LCSP)

• Realizar consultas previas permite conocer la capacidad real de las PYMES y otros operadores del sector, lo cual ayuda a diseñar contratos más adecuados y accesibles.

Requisitos de solvencia proporcionados (Art. 74-82 LCSP)

• Establecer requisitos de solvencia técnica y económica coherentes y proporcionales con el objeto del contrato, evitando barreras innecesarias para las PYMES.
• La información clave del pliego debe ofrecerse de forma clara e inequívoca. Los pliegos administrativos suelen contener muchas páginas y es probable que información importante quede camuflada entre párrafos extensos.

Declaración responsable como medio de prueba (Art. 140 LCSP)

• Exigir que las empresas acrediten su solvencia mediante declaración responsable, evitando pedir documentos innecesarios en fases iniciales.

Inclusión de cláusulas sociales y de apoyo a las PYMES (Art. 145 LCSP)

• Incluir cláusulas que fomenten la inclusión social, la sostenibilidad o el apoyo al tejido local, siempre sin generar discriminación.

Procedimientos simplificados (Art. 159 LCSP)

• Utilizar el procedimiento abierto simplificado o el simplificado abreviado para contratos de menor cuantía, ya que reducen plazos y carga documental, facilitando así la participación de las PYMES.

Publicidad accesible (Art. 63 LCSP)

• Publicar siempre los anuncios en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) o en la plataforma autonómica correspondiente, usando títulos claros y descriptivos que mejoren la comprensión y su descubrimiento.

Uso estratégico de la contratación menor (Art. 118 LCSP)

• Contratar directamente con PYMES cuando la ley lo permita, aprovechando la agilidad de este procedimiento y evitando fraccionamientos indebidos que puedan vulnerar la normativa.
• Además, se recomienda publicar también los contratos menores en la plataforma correspondiente para maximizar la concurrencia y transparencia.

Evitar estos errores no solo facilita la participación de las PYMES, sino que también contribuye a una contratación pública más eficiente, transparente y justa.

Para mayor detalle, la "GUÍA PRÁCTICA DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA LAS PYME" del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, es un recurso valioso. Esta guía de 90 páginas pretende trasladar la idea de que vender en el sector público también es posible para la pequeña y mediana empresa. De estos y otros muchos temas iremos hablando más adelante. En la Guía vamos a ir desmenuzando los siguientes pasos que hay que dar para ponernos en marcha y poder presentar ofertas.

Manual interno para PYMES: Organización y transparencia

Si estás al frente de una empresa pequeña, puede que nunca te hayas planteado la necesidad de crear un manual interno, pero es algo que puede beneficiarte mucho. A menudo, las empresas pequeñas no suelen tener una organización clara. Estos, tendrán siempre un documento al que recurrir para resolver sus dudas acerca de la empresa para la que empiezan a trabajar.

Contar con un equipo que comparta dicha cultura es muy importante para lograr el éxito y los objetivos de cualquier negocio.

Apartados clave de un manual interno:

• La introducción del manual debe empezar siempre hablando de la empresa, su creación, sus objetivos y sus valores, principalmente.
• Una vez hayas redactado la parte en la que hablas de tu negocio, el siguiente paso es definir los roles de la empresa y las responsabilidades.
• En las normas anteriores quedarán claros los deberes de los trabajadores, pero debes indicar también sus derechos.

Estos son los apartados que debe incluir todo manual, aunque siempre puedes añadir otras cosas que consideres muy importantes en tu empresa. Esperamos que hayas entendido por qué es tan importante tener un manual interno en tu empresa.