Guía Completa para Contabilizar Préstamos Bancarios en Micropymes

Los préstamos bancarios han sido, tradicionalmente, uno de los instrumentos más utilizados para financiar el activo de una empresa. Constituyen los recursos ajenos por excelencia, que forman parte del pasivo de una sociedad, ayudando a una empresa a crecer y consolidarse en su actividad.

Para cualquier empresa que adquiera financiación, la contabilización de un préstamo es un proceso fundamental. Este proceso consiste en registrar con precisión en los libros contables todos los movimientos relacionados con el préstamo, desde la adquisición hasta la amortización del mismo. Al obtener financiación, la empresa aumenta su pasivo (deuda) y también su activo (liquidez). Por ello, debe quedar reflejado en el debe y el haber, y afectará a su ratio de endeudamiento. Se debe realizar un asiento contable con la obtención del préstamo y se deben incluir los pagos de intereses, la amortización del préstamo, así como las comisiones y todos los demás gastos asociados.

La importancia de saber cómo se calcula y, principalmente, cómo se contabiliza correctamente está clara para evitar problemas contables, legales, económicos y fiscales. En España, más del 65 % de las pymes recurren a financiación externa para cubrir inversiones, circulante o liquidez a corto plazo, según datos del Banco de España.

Aspectos Clave para la Contabilización de un Préstamo

El Plan General Contable establece una serie de criterios para la contabilización de los préstamos. En concreto, estos son:

• Valoración inicial: Los pasivos financieros incluidos en esta categoría se valorarán inicialmente por el precio de la transacción, que equivaldrá al valor razonable de la contraprestación recibida ajustado por los gastos de transacción que les sean directamente atribuibles. No obstante, estos últimos, así como las comisiones iniciales de las deudas con terceros, podrán registrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias en el momento de su reconocimiento inicial.
• Valoración posterior: A partir de este registro inicial, la propia norma establece que los pasivos financieros se valorarán por su coste amortizado.
• Intereses devengados: Los intereses devengados se contabilizarán en la cuenta de pérdidas y ganancias como gastos del periodo, mediante la aplicación del tipo de interés efectivo.

El contrato de préstamo implica que una parte entrega a la otra una cantidad de dinero que tendrá que ser devuelto, junto con los intereses devengados, en la forma y fechas pactadas.

Cuentas Contables Clave para Préstamos Bancarios

La contabilización de un préstamo concedido por un banco (o por cualquier otra entidad de crédito) utiliza cuentas contables específicas. Lo más común es que el plazo de devolución pactado sea superior al año y se realice a través de cuotas mensuales en las que se incluye una parte de capital y otra de intereses.

Las principales cuentas contables a utilizar son:

• 1700 - Préstamos a largo plazo con entidades de crédito: Se utiliza para registrar los préstamos obtenidos por la empresa que deben ser pagados en un plazo mayor a un año. Incluye las cantidades recibidas de bancos y otras entidades financieras, destacando el carácter de largo plazo de la obligación.
• 5200 - Préstamos a corto plazo de entidades de crédito: Registra los préstamos obtenidos que tienen un vencimiento a corto plazo, es decir, que deben ser devueltos en un periodo menor a un año. Similar a la cuenta 1700, pero enfocada en las obligaciones de pago en el corto plazo.
• 527 - Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito: Esta cuenta contabiliza los intereses que la empresa debe pagar en el corto plazo (con vencimiento inferior al año) por las deudas contraídas con entidades de crédito. Refleja el coste de la financiación a corto plazo.
• 662 - Intereses de deudas: Abarca los intereses que se generan por cualquier tipo de deuda, sin distinción de plazo. Esta cuenta recoge los costes financieros que la empresa debe asumir como consecuencia de haber contraído deudas, incluyendo tanto préstamos a corto como a largo plazo.
• 669 - Otros gastos financieros: Esta cuenta se utiliza para registrar gastos financieros que no se ajustan a las categorías específicas de intereses de deudas (como las cuentas 662). Estos pueden incluir comisiones bancarias no relacionadas directamente con préstamos, gastos por descuento de efectos no considerados como descuento comercial, diferencias negativas de cambio, y costes de transacciones financieras que no generan intereses directos.
• 572 - Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros: Representa el dinero disponible en las cuentas bancarias de la empresa.

Reclasificación de Deudas

Es importante saber que, si una parte del préstamo vence en el siguiente ejercicio, tienes que reclasificar esa parte a corto plazo para contabilizar el préstamo. Esto es una de las operaciones de cierre del ejercicio y consiste en hacer los asientos necesarios para que aquellas deudas contraídas a largo plazo que a fin de año tienen un vencimiento inferior a un año figuren en la contabilidad como tal.

Asientos Contables Clave para Préstamos Bancarios

Los asientos contables relacionados con la contabilización de préstamos son los siguientes:

1. Por la formalización de la deuda (asumiendo gastos de formalización):

Se produce cuando llega a tu cuenta el dinero del préstamo solicitado. Hay que distinguir en el libro contable la parte de la deuda que vence a corto plazo y la que lo hace a largo.

(Nota: La suma de XXX+YYY en el Haber de 1700 es el capital total del préstamo, menos la parte que ya es a corto plazo. XXX+ZZZ y YYY+VVV corresponden a la distribución entre largo y corto plazo según el plan de amortización).

2. Por la contabilización de los intereses (suponiendo un préstamo con cuotas fijas):

Imagínate que este mes has pagado una cuota, de la que una parte corresponde a intereses y otra a capital. Contabilizar un préstamo bancario implica registrar su recepción, los gastos asociados y el pago de cuotas periódicas. Es necesario distinguir entre intereses y amortización del capital. En este sentido, el sistema francés es el más común, donde las cuotas periódicas que se pagan al banco son iguales durante toda la amortización del préstamo, y lo único que cambia es la proporción entre interés y capital en cada una de las cuotas.

3. Por la reclasificación de la deuda, de deuda a largo plazo a deuda a corto plazo:

Al cierre del ejercicio, la parte del préstamo a largo plazo cuyo vencimiento será inferior a un año se debe reclasificar a corto plazo.

Ejemplo Detallado de Contabilización de un Préstamo

Imagina una empresa que pide un préstamo con las siguientes condiciones:

• Cuantía del préstamo: 10.000 €
• Tipo de interés nominal: 5%
• Periodo de amortización: 4 años (48 cuotas mensuales)
• Cuotas constantes pagaderas mensualmente.
• Gastos de formalización: 300 €
• Inicio del préstamo: 1 de junio de 2X20

A continuación, se presenta un fragmento del cuadro de amortización para el primer año:

Asiento inicial: Formalización del préstamo y gastos

Para el asiento inicial, la empresa obtendrá la liquidez, descontando los gastos de formalización. A su vez, contabilizará en la cuenta de préstamos a corto plazo (5200) la cantidad correspondiente a esos 6 meses (del 1 de junio al 31 de diciembre), y el resto en la cuenta de préstamos a largo plazo (1700). El capital a amortizar en los primeros 6 meses es de 1.564,47 € (suma de capital de cuotas 1 a 6).

Asiento al vencimiento de la primera cuota (y sucesivas)

Al vencimiento de la primera cuota, se contabilizará el siguiente asiento, que será el que se aplique a cada una de las cuotas siguientes. La segunda cuota y siguientes contabilizarán el mismo asiento por las cuantías correspondientes al capital y los intereses de cada cuota.

Asiento de reclasificación de la deuda a inicio del segundo ejercicio

Al inicio del segundo ejercicio (a partir de la cuota 7), se reclasifica la deuda a largo en deuda a corto, con el capital a amortizar del segundo año (las siguientes 12 cuotas). Esto hace un total de 3.248,49 € (suma de capital de cuotas 7 a 18).

Asiento al vencimiento de la última cuota (cuota 48)

Al vencimiento de la última cuota (la cuota 48), se contabilizará el siguiente asiento, reflejando el capital restante y el interés final.

Conceptos Importantes: Amortización y Financiación

¿Qué es la amortización?

En contabilidad, el término amortización tiene dos acepciones:

• Es la depreciación que sufren los bienes de la empresa como consecuencia de la obsolescencia o el transcurso del tiempo. Por ejemplo, si un ordenador va a tener una vida útil de 4 años, significa que cada año pierde un 25% de su valor, y el importe que ello suponga habrá que contabilizarlo como gasto del ejercicio mediante la amortización.
• También significa la disminución de una deuda. Por ejemplo, “se ha amortizado la mitad del préstamo” quiere decir que se ha pagado la mitad de su importe. En el contexto de los préstamos, es el proceso de devolución del mismo a través de una serie de cuotas periódicas, las cuales incluyen, por un lado, la parte de capital correspondiente y, por otro, los intereses que se pagan al banco por prestarnos el dinero.

Préstamos bancarios y líneas de crédito para autónomos y micropymes

Los préstamos bancarios para autónomos y micropymes proporcionan desde el principio toda la cantidad de dinero solicitada. Se trata de una cantidad de dinero que hay que devolver en un plazo de tiempo establecido y que lleva asociados una serie de intereses que se deberán pactar con el banco en el momento de la contratación.

En el caso de los créditos, se puede utilizar todo el dinero o solo una parte y se paga el interés correspondiente a lo que se usa. Este, al igual que en los préstamos, también puede ser fijo o variable. Conviene matizar que si se concede un préstamo, el prestamista entrega el total acordado; no ocurre lo mismo al otorgar una línea de crédito, pues el que lo concede está dispuesto a entregar al usuario una cuantía máxima, conocida como crédito disponible, que este utilizará en las fechas y cuantías que estime convenientes (crédito dispuesto), siempre y cuando no contravenga lo estipulado.

Contar con un plan de amortización detallado y utilizar herramientas de gestión contable permite automatizar estos procesos, mejorar la trazabilidad de los datos y simplificar la gestión contable. Un software ERP en la nube que cuente con un módulo de contabilidad, por ejemplo, permitirá minimizar errores y maximizar el rendimiento en tus operaciones, proporcionando una solución integrada que automatiza y simplifica la contabilidad, todo mientras accedes a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento.