Consultoría ISO 9001: Qué es y cómo funciona

La norma ISO 9001 es el estándar internacional de Sistemas de Gestión de Calidad publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se trata de un certificado reconocido en todo el mundo y que pueden implementar empresas de todos los sectores de actividad y tamaño. La consultoría ISO 9001 se refiere al proceso de consultas previo a la certificación de la norma ISO 9001, que es un sistema de gestión de calidad (SGC) reconocido internacionalmente.

En un mercado cada vez más competitivo, la gestión de la calidad es la mejor garantía para cualquier empresa a la hora de lograr un mejor posicionamiento. Los sistemas de gestión de calidad que ofrecen los expertos en consultoría ISO 9001 permiten a las empresas adaptarse a ciertos requisitos que les faciliten obtener un certificado basado en ella.

En este viaje hacia la certificación, la consultoría juega un papel fundamental. Desde el análisis inicial hasta la auditoría final, los consultores especializados proporcionan orientación, conocimientos técnicos y experiencia para asegurar una transición suave y exitosa. Esta asociación estratégica garantiza que el sistema de gestión de calidad se adapte a las necesidades específicas de la empresa, maximizando así sus beneficios.

¿Por qué certificarse en ISO 9001?

La certificación ISO 9001 para la gestión de calidad ofrece numerosos beneficios.

• Trabajar bajo esta normativa permite a una organización controlar de manera más eficaz los procesos y mejorarlos, lo que conlleva un aumento de la productividad y por ende una reducción de costes y una mayor competitividad.
• La certificación ISO 9001 demuestra el compromiso de la organización con la calidad, lo que genera mayor confianza y satisfacción en sus clientes.
• ISO 9001 es una certificación reconocida internacionalmente que puede abrir puertas a mercados que exigen estándares de calidad altos.
• ISO 9001 ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones y normativas aplicables cumpliendo así con la legislación vigente.
• ISO 9001 promueve un enfoque preventivo a través de la gestión del riesgo en cada uno de sus procesos.

Además, contar con un certificado ISO 9001 en la empresa, permite acceder a licitaciones de la Administración Pública y de grandes empresas, que exigen a sus proveedores contar con dicho certificado.

El exponer el logotipo del certificado ISO 9001 en web, facturas, catálogos, presupuestos, etc, lanza un mensaje a los clientes de calidad, confianza y estabilidad que de alguna forma se transforma en una mayor tasa de aceptación de presupuestos de clientes. No hay que olvidar que el objetivo de una ISO 9001 no es el marketing sino que supone unos cambios positivos en la empresa que se traducen en un mayor control y calidad de los procesos que al final mejoran la satisfacción del cliente.

La norma ISO 9001 no solo promueve la calidad del producto y la satisfacción del cliente, sino que también impulsa la mejora continua y la eficiencia operativa. Al proporcionar un marco sólido para la toma de decisiones ágiles y la resolución de problemas, permite a las organizaciones mantenerse ágiles y adaptarse rápidamente a un entorno empresarial en constante cambio.

En última instancia, la certificación ISO 9001 va más allá de garantizar la calidad; es un distintivo de excelencia que refuerza la reputación de la empresa, abre nuevas oportunidades de negocio y proporciona una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente.

¿Cómo funciona el proceso de consultoría ISO 9001?

La implantación de este tipo de sistemas es complicada y conlleva un esfuerzo que hay que tener en cuenta. Una vez decidamos que es necesario, hay que analizar el coste en recursos, humano y, por supuesto, económico, ya que todos van de la mano. Por este motivo, lo primero es que los profesionales que vayamos a contratar nos expliquen, con todo lujo de detalles, qué problemas tenemos y cómo se deberían solucionar. Esas 4 palabras son esenciales en la implantación de sistemas de gestión de la calidad, que será el trabajo que llevará a cabo la consultoria ISO 9001.

Luego hemos de proceder a implantar el sistema, documentando todos los procesos de la empresa. En esta fase, las visitas periódicas del consultor son esenciales. Nuestra labor principal es coordinar las exigencias de la norma ISO 9001 con las necesidades propias de la empresa.

En primer lugar, un consultor homologado realiza un análisis interno de la empresa para identificar cuáles son los procesos de gestión, así como el alcance de la organización en lo que a la calidad se refiere. Partiendo de esta base, se elabora un cronograma de trabajo, en el cual se definen los plazos, responsables y actividades a realizar para conseguir la certificación. Para el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad es necesario elaborar la información documentada, así como los registros que requiere la propia norma ISO 9001.

Durante esta fase, es fundamental formar al personal de la compañía, ya que es necesaria la implicación de la organización en su conjunto para la puesta en marcha del sistema. Una vez finalizada la implementación y puesta en marcha del Sistema de Gestión de Calidad, hay que realizar una evaluación para comprobar cuál es el grado de cumplimiento real de la compañía. Un experto consultor se encarga de realizar la auditoría interna para medir la eficacia del sistema y detectar los errores para corregirlos antes de la auditoría de certificación. El consultor asignado a la compañía está presente durante la auditoría de certificación, ya que su papel es clave para finalizar el proceso de forma exitosa.

Al finalizar el proceso, la empresa cliente tiene la certificación ISO 9001 adaptada de forma precisa a sus características y necesidades concretas.

Etapas para la certificación ISO 9001:

1. Análisis inicial: Un consultor homologado realiza un análisis interno para identificar los procesos de gestión y el alcance de la organización en cuanto a la calidad.
2. Cronograma de trabajo: Se elabora un cronograma definiendo plazos, responsables y actividades para la certificación.
3. Desarrollo e implementación del Sistema: Se elabora la información documentada y los registros requeridos por la norma ISO 9001.
4. Formación del personal: Es fundamental formar al personal de la compañía para la puesta en marcha del sistema.
5. Evaluación y auditoría interna: Se realiza una evaluación para comprobar el grado de cumplimiento real y se detectan errores para corregirlos.
6. Auditoría de certificación: El consultor está presente durante la auditoría para finalizar el proceso de forma exitosa.

Ventajas de la certificación

Uno de los principales beneficios del certificado ISO 9001 es que el marco de trabajo que proporciona es flexible, algo esencial en el mercado actual, que está en constante evolución. Gracias a esta norma, cualquier organización puede mejorar su proceso productivo y no solo satisfacer las necesidades de sus clientes, sino anticiparse a las mismas. Un buen desarrollo estratégico permite que cualquier problema que surja sea más fácil de solucionar. Al haber una base sólida, se acelera la toma de decisiones.

Y, por último, el Sistema de Gestión de Calidad y la mejora continua de los procesos suponen un importante ahorro al reducirse los costes operativos, sin que la calidad se vea afectada lo más mínimo. Es una norma de carácter global y, por lo tanto, estándar, para todas las empresas que quieran cumplir con los estándares de control de calidad. Supone una gran ventaja competitiva en el mercado nacional e internacional.

La norma ISO 9001 ha emergido como un faro guía para las empresas en su búsqueda de la excelencia operativa y la satisfacción del cliente. Su enfoque estructurado y su flexibilidad la convierten en un recurso invaluable para organizaciones de todos los sectores y tamaños.

La norma ISO 9001 implica que la organización se adapte a una serie de estándares de calidad y seguridad para la satisfacción de los clientes. Nuestros consultores de gestión empresarial pueden identificar mejor los objetivos gracias a su experiencia en esta norma ISO 9001. ¿Busca implantar un sistema de gestión rentable y de calidad? Los trabajadores informados con procedimientos claros ejecutan mejor y con menor riesgo su trabajo. Detectar los problemas de una organización antes de que estos sucedan es una de las habilidades de nuestros servicios de consultoría ISO 9001. Fomentar la comunicación en la organización es imprescindible para que los procedimientos y objetivos se cumplan. Obtener la certificación de la norma ISO 9001 abre las puertas a un mercado internacional y a clientes más exigentes.

Requisitos para la obtención del Certificado ISO 9001

La entidad de certificación a lo largo de las jornadas de certificación revisará que la empresa cuente con al menos los siguientes requisitos:

• Un sistema documental formado por la Política de Calidad, Manual, Procedimientos y Registros (a elaborar por la consultora de calidad).
• Todas las ofertas emitidas a los clientes deben contar con: alcance exacto de los requisitos del cliente, fecha, forma de pago, plazo entrega, etc. Es decir, el cliente debe quedar perfectamente informado del alcance de los trabajos.
• Evidencias escritas de que el cliente acepta el presupuesto, realiza el pedido, firma contrato, tarifas o similar.
• En empresas que venden productos, se seguirá una trazabilidad de la entrega y una revisión de los mismos antes de la entrega. Si lo que factura son servicios, igualmente existirá una planificación de plazos, análisis de requisitos del cliente y posterior revisión.
• Existirá un listado de proveedores homologados, en donde se controlen los criterios de homologación, se evalúe el desempeño y se recojan las incidencias, para poder realizar evaluaciones periódicas.
• La empresa contará con una plan de formación a disposición de todos los trabajadores. Cada acción formativa será evaluada por el responsable de calidad, redactando un informe sobre la utilidad de la formación.

Para la obtención del certificado ISO 9001, la empresa elaborará unos perfiles de puestos, describiendo todas las funciones de cada puesto y los requisitos que se han de cumplir. Así mismo, se deberá preparar un ficha de cada empleado para ir recogiendo datos importantes como formación, experiencia, etc. En aquellos puestos en los que se requiera una formación específica, se acreditará esa formación para cada uno de los trabajadores que ocupen esos puestos. La empresa contará por tanto con el curriculum de sus trabajadores y certificados de formación.

Según la actividad de la empresa, se considera un requisito para obtener el certificado ISO 9001, el cumplimiento de todos los requisitos legales que le apliquen (Ley de garantías, normas UNE, marcado CE, legislación sectorial, licencia de actividad, Ley Orgánica de Protección de datos, etc).

La empresa medirá la satisfacción de los clientes. Normalmente se hace mediante el envío de encuestas de satisfacción que posteriormente se analizarán mediante un informe con conclusiones. La empresa que cuente con equipos de medición que requieran calibración, justificará los métodos seguidos para garantizar la exactitud de las medidas, bien por medio de patrones o por medio de calibraciones en laboratorio acreditado.

Existirán unas fichas de equipos, en donde se puedan ir anotando las reparaciones realizadas, así como un calendario de mantenimiento. Todos los equipos deben contar con marcado CE.

Se elaborarán un listado de indicadores de procesos con actualizaciones periódicas. Por ejemplo ofertas aceptadas/emitidas, nº productos defectuosos/unidades producidas, averías en periodo de garantía, etc.

Se registrarán por medio de informes, todas las incidencias con clientes y proveedores. En el mismo documento se indicarán las medidas correctoras tomadas.

Para la obtención del certificado ISO 9001, la empresa fijará unos objetivos anuales relacionados con la calidad de sus procesos, los cuales deben ser medibles y realistas. Se debe realizar un análisis del entorno (socioeconómico, político, legal, tecnológico, etc). Además, se deben evaluar las partes interesadas (sociedad, empleados, clientes, proveedores, Administraciones, subcontratas, etc) e identificar sus requisitos.

Se debe analizar en entorno externo de la empresa (amenazas y oportunidades), así como el interno (debilidades y fortalezas). Nuestro equipo consultor está suficientemente entrenado para ayudar al cliente a redactar este informe DAFO. La empresa debe analizar los riesgos en torno a su actividad, determinar sus causas y una serie de acciones para controlarlos y seguirlos.

La Dirección mantendrá una reunión al menos anual, en donde se revisará el sistema y se analizarán todos los datos generados por el sistema de calidad ISO 9001. Se establecerán oportunidades de mejora.

Al menos una vez al año la empresa celebrará una auditoría interna.

Normalmente se exige que las instalaciones a certificar cuenten con licencia municipal de apertura. Algunos auditores están exigiendo disponer de licencia municipal de actividades, especialmente si el centro de trabajo es de publica concurrencia.

Estos son algunos de los principales requisitos para evaluar si una empresa cumple los requisitos. El 100 % de nuestros clientes consiguen la certificación ISO 9001 y así lo garantizamos a la firma del contrato.

¿Es difícil obtener el certificado ISO 9001?

NO. La principal dificultad está en interpretar la norma ISO 9001, es decir, en saber qué hay que hacer y en cómo hacerlo, además de la redacción de todos los procedimientos y manual. Por esto, es importante contar con el apoyo de una empresa de consultoría especializada para garantizar el éxito. El 100 % de nuestros clientes han conseguido certificarse a en la primera auditoría. Garantizamos por contrato el éxito del proceso.

a las empresas para evaluar si es viable la certificación e informamos a los clientes de los cambios que tendrá que sufrir la empresa, que normalmente son mínimos. ¿Supone mucha dedicación de tiempo y recursos? NO. Gracias a nuestras técnicas de implantación de ISO 9001, nosotros nos encargamos de redactar toda la documentación. El cliente sólo tiene que recibirnos en sus instalaciones, 2 o 3 visitas de 1 a 2 horas en el caso de PYMES. En cuanto a recursos, normalmente las empresas se adaptan sin tener que destinar recursos extraordinarios.

Mantenimiento del Sistema de Gestión ISO 9001

Las entidades de certificación emiten certificados con una validez de 3 años pero condicionados a que el titular supere una auditoría anual. La duración y coste de estas auditorías anuales es bastante inferior que la inicial. Ambialia, cuando implanta un sistema de calidad según ISO 9001, forma al cliente para que sea capaz de mantener el sistema. No obstante, por comodidad, la casi totalidad de nuestros clientes nos contratan el mantenimiento de sus sistemas de calidad.

¿En cuánto tiempo se puede tardar en obtener el Certificado ISO 9001?

Para hacer una buena implantación lo ideal es dedicarle 3 meses. No obstante, para clientes que tienen urgencia por una próxima licitación podemos hacer una rápida implantación en menos de 30 dias. El proceso de certificación con la entidad de certificación durará unos 10 días. Por tanto, en menos de 1 mes desde la contratación de nuestros servicios el cliente podría obtener una declaración de la certificadora de haber superado la auditoría. El certificado final será expedido por la certificadora en unos 15 días tras superar la certificación (dependiendo de la certificadora).

¿Cómo seleccionar a la empresa de consultoría adecuada?

Una empresa de consultoría para la implantación de ISO 9001 debe reunir los siguientes requisitos para garantizar el éxito en el proceso:

• Solicitar referencias a las entidades de certificación sobre la consultoría. Existen consultoras recién constituidas que aún no cuentan con experiencia y fracasan en la fase de certificación.
• Consultar en el registro mercantil la fecha de constitución de la empresa. Ambialia por ejemplo fue fundada hace más de 10 años.
• En el contrato deben garantizar que asumirán los costes de la entidad de certificación si no se supera la auditoría. En Ambialia lo garantizamos en el contrato.
• Si la empresa cliente es PYME, el consultor debe garantizar un plazo máximo de implantación, ya que muchos consultores se encuentran saturados de trabajo y alargan las implantaciones a varios meses. En Ambialia ofrecemos plazos inferiores a 3 meses.
• La empresa de consultoría debe ofrecer un diagnóstico gratuito inicial para informar al cliente de los requisitos de la ISO 9001. El cliente antes de hacer un primer pago debe estar advertido de los cambios que supondrá la implantación. En Ambialia ofrecemos este servicio gratuito.
• La empresa de consultoría debe orientar el proyecto hacia la eficiencia y simplicidad del sistema, ya que es común encontrar empresas de consultoría que para justificar sus elevados honorarios implantan sistemas cargados de burocracia que supone a la empresa un lastre en su productividad sin que ello aporte una mejora en la calidad del servicio.
• La consultora debe incluir un servicio de visitas ilimitadas ya que es común encontrarse en una implantación a medias en la que es necesario contratar visitas adicionales encareciendo el proyecto más de lo contemplado inicialmente. Ambialia incluye visitas ilimitadas.

¿Puede implicar burocracia en los procesos de la empresa?

Esa es la clave que debe tenerse en cuenta a la hora de seleccionar a la empresa de consultoría. En Ambialia nuestro principal objetivo a la hora de implantar un sistema de gestión de la calidad es evitar que los procesos de la empresa sufran una pérdida de eficiencia por los formalismos de la ISO 9001. Una buena implantación no solo evitará burocracia sino que mejorará la eficiencia de los procesos al reducir la tasa de no conformidades y errores. En Ambialia conocemos las mejores técnicas para una implantación con éxito en este sentido. Siempre escuchamos y consensuamos con la empresa la forma de aplicar los requisitos de la norma ISO 9001 para garantizar que aporte valor añadido.

¿Con qué certificadoras trabaja Ambialia?

Con todas. Será el cliente el que seleccione la certificadora. Si bien, nuestro equipo consultor asesorará al cliente en el proceso de selección. Nos encargamos de solicitar presupuesto a las certificadoras que solicite el cliente.

Somos conscientes de que el primer paso para que funcionen las decisiones que se toman en una empresa, es contar con la confianza de los clientes. Creemos que la mejor consultoría ISO 9001 es aquella, que hace sencillo lo complejo y que adapta la norma ISO 9001 al cliente y no viceversa.

Utilizamos, gestionamos y promovemos una metodología basada en la eficiencia y la satisfacción, donde la complejidad burocrática se reduzca al mínimo. Compartir este Sistema de Gestión de Calidad es exactamente lo que necesita una empresa que quiere solicitar la ISO 9001.

Nuestros servicios de consultoría para ISO 9001 finalizan cuando cumplimos sus objetivos. ¿Tiene dudas sobre algo relacionado con esta certificación?