Licitaciones Públicas: Guía Completa para Entender el Proceso y sus Implicaciones

La licitación pública es un proceso fundamental para que las entidades públicas seleccionen proveedores o contratistas, buscando la mejor relación calidad-precio para servicios y obras. En esencia, una licitación pública es un procedimiento mediante el cual una Administración Pública busca adjudicar un contrato a un proveedor o contratista.

Tanto en el ámbito del sector público como en el privado, la licitación se erige como un pilar fundamental para la adquisición de bienes, la contratación de servicios y la ejecución de proyectos. Pero, ¿qué es una licitación exactamente? En términos sencillos, se puede explicar como un proceso en el que la Administración o una empresa necesita cubrir una necesidad y, para ello, recurre al sector privado. Para todo profesional que quiera dedicarse al sector urbanístico es fundamental entender qué es una licitación de obra y cómo funciona. Como su nombre indica, estas sirven para licitar proyectos de construcción.

En España, la Administración Pública selecciona proveedores a través de un proceso de contratación pública, enfocado en obtener la mejor relación calidad-precio para servicios y obras. Este proceso se inicia con la publicación de convocatorias en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Los proveedores interesados presentan sus ofertas, que son evaluadas mediante criterios objetivos y subjetivos, otorgando puntuaciones a cada propuesta. Si eres una empresa del sector de la consultoría, necesitarás cumplir algunos requisitos mínimos para presentarte a una licitación de tu sector.

Una licitación es un mecanismo para que las empresas y la Administración puedan adquirir suministros, contratar servicios y llevar a cabo obras. Las licitaciones pueden ser tanto públicas como privadas. Normalmente, suelen participar en ellas desde estudios de arquitectura a empresas y profesionales especializados.

Tipos de Licitación

Las licitaciones pueden ser públicas o privadas. Entre ellas existen varias diferencias:

Licitación Pública

Una licitación pública sirve para que la Administración pública satisfaga un amplio abanico de necesidades, como diseñar un aeropuerto, comprar medicamentos para un hospital o, incluso, contratar servicios de consultoría para prevenir riesgos laborales en la construcción de una carretera.

Hay que tener en cuenta que la Administración no siempre cuenta con medios propios y, por eso, los subcontrata a través de este proceso. En cuanto a su funcionamiento, un punto clave que ejemplifica muy bien qué es una licitación pública es que cualquier empresa puede participar en ella; basta con presentar una oferta formal al organismo licitante.

Tipos de Licitación Pública

En España existen diferentes tipos de licitación pública, regulados por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) y el Real Decreto 3/2011. Estos son los más importantes:

• Procedimiento abierto. En este tipo de licitación, cualquier empresa, pyme o autónomo puede presentar su oferta, siempre y cuando cumpla con los requisitos.
• Procedimiento restringido. Cualquiera puede solicitar participar en un procedimiento restringido, pero solo los preseleccionados presentarán una oferta.
• Procedimiento negociado sin publicidad. Para participar en estos contratos con la Administración es necesario recibir una invitación previa.

Características de las Licitaciones Públicas

Las características más importantes de las licitaciones públicas son tres: competitividad, igualdad y transparencia.

• Competitividad. Permite que diferentes empresas o particulares presenten su oferta, pudiendo la Administración elegir la opción más competitiva desde el punto de vista de la calidad y el precio.
• Igualdad. Al ser procesos abiertos, todas las empresas tienen las mismas oportunidades para resultar adjudicatarias. En caso de estar disconformes en algún aspecto, pueden acudir al Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.
• Transparencia. Se publican en los portales de contratación y, por lo tanto, todo aquel que quiera, puede consultarlos en cualquier momento.

Obligaciones Jurídicas de una Licitación Pública

Para que una empresa pueda resultar adjudicataria de un contrato público, esta debe estar inscrita en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE) y no tener la prohibición de contratar.

Una vez que la licitación pública se adjudica, la empresa, pyme o autónomo que resulta ganadora, firmará un contrato con la Administración. Ambas partes tienen que cumplir con su cometido y, en caso de no hacerlo, pueden ser penalizadas.

Licitación Privada

¿Qué es una licitación de una empresa? Estas son de carácter privado, y suelen darse en grandes empresas que necesitan cubrir una necesidad, ya sea contratando un servicio, adquiriendo algún suministro o ejecutando obras.

A diferencia de las licitaciones públicas, las privadas no están reguladas por ley y se enmarcan jurídicamente en las políticas internas de la empresa convocante.

Tipos de Licitación Privada

En el caso de las licitaciones privadas, al no estar reguladas, no existen tipos. Por lo tanto, se pueden agrupar todas bajo un mismo modelo, que sería el de una licitación; no tan transparente como la pública, en la que se invita a las empresas para que presenten sus ofertas y se escoge la más beneficiosa.

Características de las Licitaciones Privadas

Las licitaciones privadas destacan por tres características: falta de transparencia, menos competencia y flexibilidad.

• Menos competencia. La empresa licitante selecciona a un grupo de empresas que se consideran adecuadas para presentar ofertas y desarrolla el concurso con ellas.
• Falta de transparencia. La licitación no se publica, lo que significa que solo las empresas invitadas pueden acceder a la información y presentar ofertas.

Las licitaciones privadas pueden ser utilizadas en situaciones de emergencia o cuando se necesitan soluciones específicas y rápidas.

Obligaciones Jurídicas de una Licitación Privada

En este caso, al no existir una regulación concreta, las obligaciones jurídicas de las licitaciones privadas son como las de un contrato privado. En el momento que una empresa resulta adjudicataria, tanto esta como la empresa contratante tienen que comprometerse a cumplir con su parte del trato.

Fases de una Licitación

Un proceso de licitación se divide en tres fases:

1. Apertura de la licitación. En el caso del sector público, consiste en publicar la licitación en el portal de contratación para que las empresas puedan preparar y presentar sus ofertas. En el caso de las privadas, es el momento en el que la empresa contratante contacta con las otras mercantiles para saber si están interesadas y recibir sus ofertas
2. Valoración de ofertas. Tras la recepción de las ofertas, el organismo o empresa contratante valora cada oferta, atendiendo a criterios como cuál es la oferta más económica, cuál aporta material de mayor calidad, un servicio más eficiente…
3. Adjudicación. Tras valorar las ofertas, se decide cuál de todas ellas será la adjudicataria. En el sector público, por ley, se deben publicar cuáles son las mercantiles ganadoras de los contratos, así como el precio de adjudicación con IVA y sin él.

Preparación para una Licitación Pública: Pasos Clave

Preparar una licitación pública requiere tiempo, atención al detalle y una estrategia bien definida. Al seguir estos pasos, podrás presentar una oferta sólida y competitiva.

Paso 1: Análisis del Pliego de Cláusulas Administrativas y Prescripciones Técnicas

Los pliegos son los documentos principales de una licitación. Contienen toda la información necesaria, como:

• Objeto del contrato.
• Presupuesto Base y Valor Estimado.
• Plazos de ejecución.
• Criterios de adjudicación.
• Condiciones de capacidad de obrar y solvencia económica y técnica.
• Documentación requerida.

Es crucial leer este documento en detalle para asegurarte de que cumples con todos los requisitos. Pregúntate:

• ¿Qué tienes y qué te falta?
• ¿Cómo puedes cubrir lo que te falta?
• ¿Cumples todos los criterios de selección?
• ¿Qué posición tienes ante los criterios de valoración?

Ejemplo Práctico: Licitación de Servicio de Limpieza

En una licitación de servicio de limpieza, es crucial analizar los pliegos detenidamente y tener claro:

• Objeto: servicio limpieza de diversas instalaciones dependientes del Departamento Territorial de Lugo: Residencia de mayores de las Gándaras, Residencia de mayores de Monforte de Lemos, Residencia de mayores de Burela, CAPD de Sarria, Centro educativo Santo Anxo de la Guardia, centros sociocomunitarios de la Milagrosa (Lugo), de Ribadeo, de Mondoñedo y de Vilalba, casas del mar de Burela y de Celeiro y oficinas del Servicio de Dependencia y Autonomía Personal (Lugo).
• Lotes: 5 (divididos geográficamente).
• Plazo de ejecución: 12 meses + 12 meses de prórroga.
• Presupuesto Base de Licitación: 910.753,67 €.
• Valor estimado: 1.821.507,34 €.
• Solvencia económica: Importe ejecutado en el año de mayor volumen anual de negocios, de los 3 últimos años concluidos, es igual o superior a una vez y media el valor medio anual del lote al que concurre, o si concurre a varios, deberá ser igual o superior a una vez y media el sumatorio del valor medio anual de todos los lotes a los que concurre.
• Solvencia técnica: Realización en los tres últimos años de uno o más trabajos o servicios de igual o similar naturaleza a lo que constituye el objeto del contrato avalados por certificados de buena ejecución. Como requisito mínimo, deberá acreditar que el importe anual acumulado en el año de mayor ejecución sea igual o superior al 70% de la anualidad media del lote a lo que concurre, o si concurre a varios, igual o superior al sumatorio del 70% de las anualidades medias de los lotes a los que concurre.
• Criterios de adjudicación:
  • Criterios objetivos:
    • Precio ofertado: hasta 70 puntos.
    • Medidas de conciliación de la vida personal, familiar y laboral y corresponsabilidad: hasta 10 puntos
  • Criterios subjetivos:
    • Estudio funcional para la ejecución del servicio: hasta 20 puntos.

Paso 2: Organización de la Documentación

Es habitual que el pliego de condiciones solicite la presentación de tres sobres o paquetes de información, cada uno con un propósito específico. Para garantizar una presentación impecable, es fundamental analizar a fondo los pliegos y organizar la documentación de manera clara y eficiente.

Estructura Básica de la Documentación

• Sobre administrativo: Este paquete incluye la documentación necesaria para acreditar que cumples con los requisitos legales y administrativos. Suele contener:
  • Certificados fiscales y de Seguridad Social.
  • Escrituras de constitución de la empresa o poderes notariales.
  • Declaración responsable según el artículo 140 de la Ley de Contratos del Sector Público.
• Sobre técnico: Aquí se describe cómo tu empresa cumplirá con los requisitos técnicos del contrato. Deberías incluir:
  • Plan de ejecución detallado.
  • Recursos humanos y materiales asignados.
  • Innovaciones o mejoras propuestas.
• Sobre económico: En este paquete se presenta la oferta económica, ajustada al presupuesto base de licitación. Es importante incluir:
  • Presupuesto total desglosado.
  • Explicación de costes y justificación de precios.

Ejemplo Práctico: Documentación Requerida

En la licitación del ejemplo, se exige la presentación de los siguientes archivos electrónicos:

• Archivo electrónico SOBRE A (DOCUMENTACIÓN GENERAL).
  • Presentación del licitador. Anexo I PCAP.
  • Documento Europeo Único de Contratación.
  • Declaración complementaria al DEUC. Anexo III PCAP.
  • Inscripción en el ROLECE, si es el caso.
• Archivo electrónico SOBRE B (DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LOS CRITERIOS EVALUABLES MEDIANTE JUICIO DE VALOR).
  • Estudio funcional para la ejecución del servicio.
• Archivo electrónico SOBRE C (DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LOS CRITERIOS EVALUABLES MEDIANTE FÓRMULA).
  • Proposición económica y Medidas de conciliación de la vida personal, familiar y laboral y corresponsabilidad. Anexo V PCAP.

Paso 3: Completar la Documentación Requerida

Reúne todos los documentos solicitados, que pueden incluir:

• Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
• Documentos de solvencia económica (cuentas anuales).
• Documentos de solvencia técnica (certificados de buena ejecución).

Y prepara todos los anexos con los datos actualizados de la empresa y del representante. En el caso de la licitación del ejemplo, debes localizar los anexos, adjuntos al Pliego Administrativo, y cubrirlos.

Consejos Adicionales

• Diferénciate con tu oferta técnica: Destaca aspectos únicos, como sostenibilidad, innovación o experiencia en proyectos similares.
• Analiza los contratos previos: Esto te ayudará a ajustar tu oferta económica y a identificar las preferencias del órgano contratante.
• Evita errores comunes: Revisa la documentación y los plazos con atención para evitar descalificaciones.
• Consejo práctico resumen: Crea un índice-guion El éxito en una licitación comienza con un análisis detallado del pliego.

La Importancia de las Licitaciones en el Sector Urbanístico

Para todo profesional que quiera dedicarse al sector urbanístico es fundamental entender qué es una licitación de obra y cómo funciona. Como su nombre indica, estas sirven para licitar proyectos de construcción.

Normalmente, suelen participar en ellas desde estudios de arquitectura a empresas y profesionales especializados en la dirección de proyectos en la industria de la construcción.

En el sector público, cuando se licita una obra, se hace con una convocatoria abierta, aunque si su coste no supera los 50.000 euros, estas se pueden adjudicar sin publicidad como un contrato menor a una empresa concreta.