La Electrificación y Conectividad: Pilares para el Éxito de un Espacio de Coworking Moderno

El coworking es una modalidad de trabajo que nació en San Francisco en 2005 y que no ha dejado de crecer en España durante los últimos años como evolución del trabajo colaborativo. El concepto de coworking viene del inglés, de la unión de “collaborative” y “working”, y se puede traducir como “trabajo colaborativo”. En efecto, el coworking es una modalidad de trabajo en el que profesionales de distintos ámbitos, con diferentes capacidades, intereses o redes de contactos desarrollan sus actividades en un mismo espacio de trabajo, compartiendo conocimientos y recursos. Se trata de un entorno de colaboración e intercambio en el que se puede encontrar a alguien con quien resolver una duda, desarrollar un proyecto, etc.

Un espacio de coworking está formado por profesionales independientes o varias empresas de distintos sectores que desempeñan sus labores en un espacio compartido. Esto permite el empleo de infraestructuras, elementos y equipos, de manera que se comparten gastos básicos de limpieza, material de oficina, electricidad, etc. De esta forma, el coworking puede ser una opción conveniente para distintos profesionales, especialmente independientes, así como aquellos que desarrollan sus actividades fuera, que necesiten salir del ambiente de casa y tener un clima de trabajo distinto o perfiles flexibles que trabajan online y necesitan cambiar a un espacio de trabajo u oficina. Además, el coworking también puede ser conveniente para las grandes empresas con empleados que desempeñan sus actividades a distancia.

En este análisis, nos sumergimos en el fascinante universo del coworking, desde sus fundamentos hasta su impacto en empresas de todos los tamaños. El coworking se ha convertido en un pilar esencial debido a su capacidad para adaptarse a las cambiantes dinámicas laborales. La flexibilidad que ofrece, tanto en términos de horarios como de ubicación, permite a los profesionales abrazar un enfoque más ágil. Las ventajas del coworking son evidentes: flexibilidad, conexiones valiosas y un entorno estimulante. Las ventajas del coworking no solo se limitan al plano profesional. La flexibilidad horaria permite un equilibrio trabajo-vida más armonioso. Además, la diversidad de profesionales en estos espacios crea oportunidades inesperadas de colaboración. Para empresas más pequeñas, el coworking puede representar una oportunidad para acceder a recursos compartidos. Las empresas más pequeñas pueden aprovechar los recursos compartidos para competir en igualdad de condiciones, mientras que las grandes pueden utilizar estos espacios para potenciar la innovación en equipos específicos o proyectos.

Al pensar en un coworking podemos imaginar un espacio grande con muchas mesas, ordenadores con conexión a Internet y personas trabajando. Sin embargo, los espacios de coworking deben contar con otras características y servicios para que sean considerados como tal.

Mobiliario y Diseño en Espacios de Coworking

Los elementos clave en un espacio de coworking van más allá de la estética. Comenzando por lo básico, todo espacio de coworking debe disponer de distintos espacios de trabajo cómodos y bien equipados. Mobiliario como un escritorio, una silla ergonómica, una buena iluminación y enchufes en distintos puntos junto con una buena conexión a Internet es básico. Estos espacios están pensados para fomentar la creatividad y el trabajo en equipo. De ahí que se vistan con mobiliario capaz de acoger funciones de distinta tipología en un entorno colaborativo, muebles de cuidada estética donde reunir a trabajadores en un enfoque estimulante, inspirador y transversal.

Este entorno, por ejemplo, favorece la celebración de reuniones rápidas que dinamizan el entorno de trabajo al mismo tiempo que fomenta la inspiración y la creatividad en los equipos. Por otro lado, también se puede crear un sistema de trabajo colaborativo con mesas polivalentes, con separaciones fonoabsorbentes y zonas de almacenamiento que sirven como superficies de trabajo. Para equipar un coworking, se deben añadir elementos y muebles funcionales que se ajusten a los diversos requerimientos del mismo. Entre ellos deben estar: mesas y sillas que garanticen la estabilidad y confort de los trabajadores, muebles espaciosos con mayor capacidad de archivo y almacenamiento interno, y estanterías altas y en la pared para facilitar la organización laboral. Es fundamental incrementar la iluminación natural colocando ventanas que aporten luminosidad en cada puesto laboral. Un punto bastante fundamental a considerar es el uso del color, conforme al ambiente que se desea dar al espacio. Se debe crear un equilibrio cromático sin excederse con la combinación de colores muy chillones porque podrán provocar estrés, pero tampoco abusando con la sobriedad, ya que podría crear un lugar excesivamente frío e impersonal.

Áreas Específicas en un Espacio de Coworking

En un espacio de coworking bien diseñado, los servicios no se limitan a la comodidad física, sino que se extienden a diversas áreas funcionales.

Zonas de Descanso y Soft Seating

Estos espacios también deben contar con zonas comunes de descanso, áreas donde relajar la mente, desconectar, hacer una llamada, disfrutar del coffee break con otros profesionales, y lo más importante, hacer networking. En estas zonas, se pueden observar ejemplos de "soft seating", espacios cómodos y creativos donde tomar un descanso y/o trabajar de manera más tranquila y cómoda. Son espacios que invitan a la reflexión, comunicación y visión de futuro con mobiliario moderno y ergonómico donde descansar y compartir ideas.

Sala de Reuniones

Otra área que debe integrar un espacio de coworking es la sala de reuniones, una zona necesaria para que cualquier emprendedor pueda impartir charlas o talleres o recibir a clientes. Se pueden crear zonas de reuniones de diseño innovador, con pantallas fonoabsorbentes, mobiliario ergonómico en tonos verdes acompañados de decoración en tonos similares para mostrar un carácter ecológico de la empresa. También se pueden crear salas de reuniones de estética más clásica en la que predomina la madera en mobiliario y suelo. Tan importante como disponer de una buena señal en los puestos de trabajo es hacerlo en esta sala. No hay necesidad de jugársela con conexiones poco eficientes ante una reunión con un cliente.

Sala de Eventos

Otro de los beneficios de las zonas de coworking son los eventos que se ofrecen. En muchos de estos espacios, se organizan charlas para fomentar el networking, desarrollar nuevos proyectos y crear una comunidad de profesionales.

Cabinas de Oficina para Concentración

Las cabinas de oficina o cabinas de reunión ofrecen en el día a día de oficina espacios de concentración para conversaciones o trabajo enfocado.

La Electrificación y Conectividad: Un Requisito Indispensable

Es difícil que un coworking funcione con una red deficiente. En las oficinas actuales conviven cada vez más dispositivos inalámbricos que han permitido crear espacios de trabajo más cómodos y mejor aprovechados. Sin embargo, y a pesar de que la mejora ha sido notable, basta echar un vistazo a la mesa de cualquier puesto de trabajo estándar para comprobar que sigue habiendo un exceso de dispositivos que siguen necesitando estar conectados a la corriente eléctrica mediante cables: monitores, cargadores, cámaras, teclados, teléfonos… El resultado suele ser una escena reconocible por todos: mesas con numerosos cables visibles, regletas improvisadas y un espacio de trabajo menos ordenado de lo deseable.

Para responder a esta situación, cada vez más empresas optan por la electrificación de los puestos de trabajo, una solución técnica que permite integrar las conexiones eléctricas y de datos directamente en el mobiliario, mejorando tanto la organización del espacio como la funcionalidad diaria.

¿Qué es la Electrificación de Puestos de Trabajo?

La electrificación de los puestos de trabajo, concretamente de las mesas de oficina, engloba un conjunto de soluciones técnicas diseñadas para integrar tomas de corriente, puertos de datos y conexiones multimedia de manera segura, accesible y estéticamente ordenada. Su objetivo principal es eliminar el exceso de cableado visible y facilitar la conexión de dispositivos habituales como ordenadores portátiles, monitores o cargadores móviles.

Puntos de Conexión Individuales y Cobertura Wi-Fi

Resulta esencial comprobar que en todas las ubicaciones llega bien la señal wifi. Todo autónomo o freelance que esté buscando un espacio para trabajar tendrá muy en cuenta este aspecto de los puntos de conexión individuales. Cada puesto debe estar habilitado con varias tomas de corriente, punto para conectar el cable de red al ordenador directamente e incluso, alguna toma para teléfono. En este tipo de estaciones, donde cada persona puede emplear dispositivos diferentes, disponer de tomas de corriente y conexiones accesibles facilita enormemente la adaptación y el inicio inmediato de la actividad.

Cableado Estructurado y Gestión de Cables

La instalación de cableado estructurado es fundamental. Igual que en cualquier entorno de oficinas, el cableado debe estar organizado para cumplir toda la normativa de prevención de riesgos laborales. Por no hablar de la importancia de la organización del rack de comunicaciones de cara a identificar cada conexión y posibles averías cuando se produzcan. Además, también se convierte en una cuestión de imagen: ¿quién querría trabajar en un lugar con cables sueltos por el suelo? Colocar un pavimento técnico permitirá ubicar cada una de las instalaciones eléctricas y multimedia por el suelo en conjunto de una distribución eficaz de los puestos de trabajo. De esta manera, se evita tener todo el cableado a la vista, lo que contribuye a mejorar la estética del espacio.

Configuración de la Red y Acceso Seguro

Cuando muchos usuarios se conectan a la misma red hay que hacer algunos ajustes adicionales. Es posible separar redes, con la electrónica de red adecuada. Se puede controlar incluso el pico máximo que llega a cada puesto para así evitar que algunos usuarios saturen la red. Una de las mejores maneras de cimentar una red robusta está en seleccionar materiales y marcas que aseguran un buen desempeño. En este sentido, los responsables encuentran un buen aliado en los técnicos de instalación de redes.

Tipos de Soluciones para la Electrificación de Puestos

Existen distintos sistemas que permiten adaptar cada mesa a las necesidades energéticas y tecnológicas actuales, garantizando conexiones de corriente y datos eficientes y flexibles, de forma ordenada y siempre a mano:

• Tapa Pasacables: Un accesorio de aluminio o PVC que permite conducir el cableado desde la parte superior de la mesa hacia abajo de forma ordenada.
• Cajas de Conexión Empotradas (Offiblocks): Módulos que se instalan realizando una perforación en el tablero. Suelen incluir varios enchufes, puertos USB y conectores de red (RJ45), facilitando el acceso inmediato a las conexiones más utilizadas.
• Bandejas de Electrificación: Canales situados bajo el tablero (fijos o abatibles) donde se alojan las regletas y el exceso de cableado, evitando que cuelguen o toquen el suelo.
• Vértebras o Columnas de Cableado: Estructuras flexibles que guían los cables desde el suelo (suelo técnico) hasta la bandeja de la mesa, protegiéndolos y manteniéndolos agrupados para conseguir una estética más limpia y profesional.
• Regletas para escritorio: Soluciones libremente posicionables que garantizan un acceso rápido a la energía y a los datos directamente en el borde del escritorio. Para una máxima libertad, algunas soluciones reducen al mínimo el desorden de cables al agrupar energía, vídeo y datos mediante una única conexión USB-C.

Carga Inalámbrica y Montaje Invisible

La carga inalámbrica aporta orden, eficiencia y comodidad en la oficina. Ya sea en un espacio de coworking, en una sala de conferencias o en el escritorio, la carga inalámbrica integrada permite cargar móviles rápidamente y sin cables. En entornos de trabajo modulares, como el trabajo ágil o procesos de design thinking, las superficies de carga inalámbrica mejoran notablemente la usabilidad y flexibilidad. Tomas para muebles combinan la carga inalámbrica con un suministro clásico de energía o datos mediante conexiones USB integradas y módulos de enchufe.

Los entornos de trabajo ordenados comienzan con una buena gestión de cables, especialmente en escritorios regulables en altura, espacios compartidos u oficinas modulares. Soluciones bajo el escritorio crean bases ordenadas y potentes con regletas bajo el escritorio, ofreciendo conexiones eléctricas, puertos de red y cargadores USB con plena funcionalidad integrada y de manera discreta. En soluciones de oficina flexibles, zonas compartidas y escritorios ajustables, la regleta bajo mesa garantiza orden a largo plazo. En combinación con una gestión de cables bien diseñada, surgen puestos de trabajo funcionales y seguros.

Soluciones para Conferencias y Cabinas

En salas de conferencias y reuniones modernas, la tecnología debe funcionar de forma intuitiva. Regletas configurables de manera flexible garantizan una conexión fiable de energía y datos, permitiendo un flujo de trabajo sin interrupciones en reuniones, seminarios, talleres y sesiones híbridas. Los sistemas ofrecen puertos USB intercambiables, conexiones LAN y módulos de enchufes internacionales. Permiten la conexión de portátiles, equipos de presentación, sistemas de conferencias o tabletas y pueden instalarse directamente en o bajo la mesa, o en la pared. Con una gestión de cables bien resuelta, la sala de conferencias permanece ordenada.

En las cabinas de reunión, para que estos espacios sean cómodos, se necesitan soluciones técnicas que se integren discretamente, siguiendo una filosofía de tecnología centrada en las personas. Los sistemas de enchufes han sido desarrollados especialmente para espacios pequeños: discretos, integrados y perfectos para conectar portátiles o tablets. Con una gestión de cables bien diseñada, como canales o fundas con mínimo espacio requerido, los espacios compactos permanecen completamente equipados. Ya sea sobre la mesa, bajo ella o como solución mural, se ofrece tecnología de conexión inteligente.

Sistemas de Tomas de Corriente para Puestos Híbridos y Coworking

En los espacios de coworking, la flexibilidad es esencial: usuarios cambiantes, distintos dispositivos y necesidades espontáneas forman parte del día a día. Los sistemas modulares de enchufes ofrecen la infraestructura adecuada: ahorran espacio y se adaptan a cualquier situación de trabajo. Ya sea sobre la mesa, bajo ella o en versión móvil, las regletas alimentan portátiles, móviles, monitores y tabletas con energía, datos y carga USB de manera fiable, incluso con un alto número de usuarios. Combinados con conexiones LAN integradas, superficies de carga inductiva y una gestión de cables inteligente, cada puesto de trabajo se mantiene ordenado y listo para usar. Ya sea un puesto individual, una zona de equipo o un área lounge, la implementación de un suministro profesional de energía es crucial en los espacios de coworking.

En definitiva, electrificar los puestos de trabajo no solo contribuye a reducir el desorden visual del cableado, sino que también mejora la funcionalidad, la ergonomía y la eficiencia del entorno laboral.

Necesidades de Conectividad por Área en Coworking

Para visualizar mejor las necesidades específicas de conectividad en los diferentes ambientes de un coworking, presentamos la siguiente tabla resumen: