Comunicación de Teléfono y Correo Electrónico en la Seguridad Social para Empresarios y Autónomos en España
La gestión de la comunicación con la Seguridad Social es un aspecto fundamental para los empresarios y trabajadores autónomos en España. Desde la obligatoriedad del uso de medios electrónicos, es crucial comprender cómo realizar los trámites y recibir notificaciones de manera eficiente.
Obligaciones de Comunicación para Empresarios
Los empresarios tienen la obligación de comunicar cualquier variación que afecte los datos declarados anteriormente con respecto a la inscripción de la empresa o la apertura de la Cuenta de Cotización. Estas variaciones incluyen:
- Cambio de nombre de la persona física o de la denominación de la persona jurídica.
- Cambio de domicilio.
- Cambio de entidad que cubre las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y, en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal.
- Cambio de actividad económica.
- Cualquier otra variación que afecte a los datos declarados con anterioridad respecto de la inscripción de la empresa o apertura de Cuenta de Cotización.
De igual forma, los empresarios comunicarán la extinción de la empresa y/o el cese temporal o definitivo de su actividad. Transcurridos doce meses sin demostrar su continuidad, se iniciará expediente de oficio para que, en base a las alegaciones del empresario debidamente justificadas o de los demás hechos acreditados en el mismo, se adopte la resolución que proceda sobre la extinción o el cese, o sobre la continuidad de la empresa.
Tanto las variaciones de datos como la extinción o cese se comunicarán en el modelo TA.7 "Cuenta de Cotización" en el plazo de tres días naturales siguientes a aquel en que se produzcan. El cambio de entidad que cubra las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y/o, en su caso, la prestación económica por incapacidad temporal se presentará con una antelación de diez días naturales a su efectividad.
Para tramitar su solicitud puede dirigirse a la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio de actividad.
Documentación Necesaria para la Asignación de un Número de Empresario
Para la asignación de un número al empresario, por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social, se requiere:
- Modelo oficial de la solicitud.
- Original o copia del documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
- Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa según CNAE -09.
El empresario deberá solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias y para cada uno de los regímenes en que realice la actividad.
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Obligación de Utilizar Medios Electrónicos para Autónomos
La Orden Ministerial ESS/214/2018, de 1 de marzo, que modifica la Orden ESS/484/2013 reguladora del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) en el ámbito de la Seguridad Social, establece la obligatoriedad de los trabajadores por cuenta propia o autónomos para incorporarse a dicho Sistema. La obligación para los trabajadores autónomos de utilizar los canales electrónicos que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), ya sea a través de la SEDESS o del Sistema RED, es efectiva desde el 1 de octubre de 2018.
No obstante, para cumplir con esta obligación, el trabajador puede optar por acogerse a este Sistema y gestionar sus trámites a través de un autorizado Red o directamente hacer uso de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
La obligatoriedad se extiende a la recepción de las notificaciones, por lo que para su consulta y firma se deberá acceder al servicio correspondiente en la SEDESS. Recuerde que, desde esa fecha, la consulta y firma de sus notificaciones también debe realizarse en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, a través del servicio Consulta y firma de notificaciones telemáticas.
Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS)
El trabajador autónomo puede realizar directamente sus trámites con la TGSS a través de diversos servicios electrónicos disponibles en la SEDESS. Todos los servicios dirigidos a los trabajadores autónomos son accesibles con este medio de autenticación, incluido el servicio de Consulta y firma de notificaciones telemáticas.
La gran ventaja de este sistema es su operatividad, ya que permite acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet: ordenadores, móviles, tablets, etc., frente al Certificado Digital o el DNI electrónico que requieren su instalación previa en los equipos y/o un hardware específico que permita leer los certificados instalados en tarjetas electrónicas.
El sistema ofrece la novedad de permitir escanear un código QR que evita al usuario la necesidad de incorporar sus datos identificativos en la pantalla de acceso. Se trata de una contraseña elegida por el propio usuario, de validez duradera en el tiempo, no ilimitada, destinada a aquellos ciudadanos que acceden habitualmente. En ocasiones, dependiendo del servicio al que se accede, está reforzado con una clave ocasional facilitada por SMS.
Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas
A través del servicio de Consulta y firma de notificaciones telemáticas el trabajador autónomo podrá acceder a consultar y firmar las notificaciones de los actos administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
La notificación se pondrá a disposición del interesado durante un plazo máximo de 10 días. La TGSS remitirá un correo electrónico avisando de la puesta en la SEDESS de una notificación telemática a la dirección que el trabajador autónomo haya facilitado. En caso de que el trabajador autónomo disponga de un autorizado RED, a éste también se le remitirá un aviso.
También es posible que el trabajador autónomo nombre a un apoderado a efectos de la recepción de las Notificaciones Telemáticas. Para realizar este trámite el trabajador autónomo podrá acceder al Servicio de Registro Electrónico de Apoderamientos de la SEDESS.
Los trabajadores por cuenta propia encuadrados en el grupo primero de cotización, como el resto de trabajadores autónomos, están obligados a gestionar todos sus trámites, incluida la recepción de las notificaciones, por vía electrónica, a partir del 1 de octubre de 2018.
Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos)
A partir del 1 de octubre de 2018, estarán operativos los servicios en el Sistema RED. Para el uso del Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos), se requiere estar debidamente autorizado. Para facilitar sus gestiones, un autorizado RED podrá actuar en representación del trabajador autónomo del Mar a través de este sistema.
En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) se encuentran ubicados los servicios que permiten la gestión de la asignación o desasignación del Número de Afiliación (NAF) del trabajador autónomo a un autorizado RED.
Trabajadores Autónomos del Mar
En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), el trabajador autónomo del Mar puede realizar directamente sus trámites a través de los servicios electrónicos disponibles, mediante la presentación de solicitudes por Registro Electrónico (RE). Para acceder al Registro Electrónico puede emplear Certificado electrónico y DNI electrónico.
En breve, se pondrán a disposición de los trabajadores por cuenta propia del Régimen Especial de Trabajadores del Mar, servicios online similares a los existentes en la actualidad para el resto de trabajadores autónomos.
Para la recepción y firma de notificaciones y comunicaciones procedentes de la Administración de la Seguridad Social, se encuentran los Servicios de Notificaciones Telemáticas de la SEDESS.
Resumen de Obligaciones y Trámites
A continuación, se presenta una tabla resumen de las obligaciones y trámites más importantes para empresarios y autónomos en relación con la Seguridad Social:
| Trámite/Obligación | Plazo | Medio |
|---|---|---|
| Comunicación de Variaciones de Datos | 3 días naturales | Modelo TA.7 (Electrónico) |
| Cambio de Entidad de Accidentes de Trabajo | 10 días naturales (Antelación) | Modelo TA.7 (Electrónico) |
| Recepción de Notificaciones | 10 días (Disponibilidad) | SEDESS |
| Gestión General de Trámites | Variable | SEDESS o Sistema RED |