Compliance para PYMES y Autónomos: Protegiendo tu Negocio en un Entorno Legal Complejo

Siempre hemos escuchado la importancia que tiene la implantación del compliance en las grandes organizaciones, debido a su facturación, volumen de negocio y número de personas que integran la plantilla. Sin embargo, la realidad es que el cumplimiento normativo es una necesidad estratégica y una herramienta esencial para prevenir conductas ilícitas dentro de cualquier empresa, incluyendo las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y los autónomos. Si eres una pyme o autónomo y no sabes qué es el compliance penal, podrías tener un problema en el horizonte.

Esta herramienta surgió en Estados Unidos en la década de 1970 como un mecanismo de defensa ante las multas que tuvieron que asumir las grandes empresas por los escándalos de corrupción. Más tarde se extendió al resto del mundo, incluyendo España, hasta el punto que hoy se considera un factor clave para el buen funcionamiento y la reputación de cualquier negocio.

En términos teóricos, el compliance es el nombre anglosajón con el que se define el cumplimiento normativo en las empresas a través de políticas y protocolos reguladores. El compliance penal, en particular, es un conjunto de herramientas dirigidas a evitar que se infrinjan las normas penales. Implica la identificación de las áreas donde se pueden cometer delitos en tu negocio, así como el establecimiento de protocolos para evitarlos o detectarlos rápidamente, junto a un sistema disciplinario.

¿Por qué el Compliance es Crucial para PYMES y Autónomos?

Tradicionalmente, las pymes y las microempresas consideran que el compliance era una cuestión secundaria o destinada a grandes corporaciones, cuando en realidad son más vulnerables ante sanciones, al carecer de departamentos especializados o estructuras de control asentadas. La realidad es que toda actividad empresarial encierra una serie de riesgos que implican responsabilidades sociales, jurídicas y/o penales, y los autónomos y las pymes no escapan a esa realidad.

En España, el 99% de las empresas pertenecen a la categoría de PYMES, y para un número considerable de ellas, el compliance es prácticamente un término desconocido, a pesar de ser un elemento particularmente necesario. De hecho, desde que el compliance comenzó a regularse con la introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas bajo el Código Penal reformado de 2010 (y reforzado por la reforma de 2015), se ha convertido en un elemento aún más esencial para las empresas.

Como persona jurídica, eres responsable ante la ley por los delitos que se cometan en tu nombre o a tu cuenta, ya se trate de tus representantes legales o de las personas a quienes has autorizado para tomar ciertas decisiones. La ley considera que, si se comete un delito en tu negocio, es porque no has cumplido con tu deber de supervisión, vigilancia y control. El compliance penal puede eximirte de esa responsabilidad, o al menos atenuarla.

El Marco Legal: El Artículo 31 bis del Código Penal

El artículo 31 bis del Código Penal señala la obligación de las personas jurídicas de contar con un modelo de prevención de riesgos penales. De hecho, existe un precepto referido especialmente a las pymes y dirigido a facilitar la implantación del modelo Compliance. En concreto, en el apartado 3º del artículo 31 bis, se establece:

«En las personas jurídicas de pequeñas dimensiones, las funciones de supervisión a que se refiere la condición 2.ª del apartado 2 podrán ser asumidas directamente por el órgano de administración.»

Esta disposición subraya que, en este escenario, implantar un programa de “compliance” o cumplimiento normativo eficaz se convierte, para las pequeñas y medianas empresas, en una necesidad estratégica. El compliance resulta, sin duda, una herramienta esencial para prevenir conductas ilícitas dentro de la empresa.

Además, el cumplimiento normativo se ha consolidado como una defensa eficaz en procesos penales relacionados con este tipo de ilícitos. La jurisprudencia del Tribunal Supremo lo deja claro: el compliance es hoy la mejor póliza de seguro para las pymes. Las empresas que apuesten por modelos de prevención sólidos, actualizados y auditablemente defendibles estarán mejor protegidas ante los riesgos penales y contarán con un escudo poderoso en sede judicial.

En este sentido, un ejemplo clave es la reciente sentencia del Tribunal Supremo (Sentencia STS 372/2025, 11 de abril de 2025) que matiza y subraya que no basta con demostrar que un empleado o directivo cometió un delito; es necesario acreditar que fue posible debido a un “defecto estructural en los mecanismos de prevención internos”. El caso analizado en esta sentencia ejemplifica esta doctrina: aunque se constató un delito por parte de un directivo, la empresa fue absuelta porque no se demostró un fallo en su sistema de prevención.

Tras la reforma operada en el Código Penal por la LO 1/2015 de 30 de marzo, se introduce en nuestra legislación la figura del “Legal Compliance”, que trata de prevenir o reducir al máximo las posibilidades de comisión de delitos penales dentro de la empresa, eximiendo o atenuando, en su caso, la responsabilidad que por ello se transmitiría a las personas jurídicas, rompiendo así con la antigua posición que ostentaban las mismas en el derecho español, pues carecían de responsabilidad penal («Societas delinquere non potest»).

Beneficios Estratégicos del Cumplimiento Normativo

Más allá de su valor en sede judicial, el compliance aporta beneficios estratégicos de gran impacto para las pymes y microempresas. Reduce el riesgo de sanciones que podrían poner en jaque la supervivencia del negocio, protege su reputación frente a clientes y socios, genera confianza ante inversores o entidades financieras y contribuye a crear una cultura empresarial basada en la ética, la transparencia y la responsabilidad.

Integrar el Compliance en una PYME trae no solamente el beneficio de eximirse o de atenuar su responsabilidad penal para la persona jurídica en sí, sino que también mejora su reputación y relación con otras empresas, clientes, terceros interesados, proveedores, y con toda gran empresa que extiende su Compliance a sus otras partes contratantes, lo que les brinda una ventaja competitiva. Además, facilita la contratación pública, la obtención de financiación, y ahorra costos en responsabilidades derivadas de delitos no cubiertos por los seguros de responsabilidad civil.

Aunque el objetivo principal del compliance penal es prevenir los delitos en tu negocio, los modelos actuales van un paso más allá, convirtiéndose en un sistema de gestión empresarial que te permitirá tener un mayor control sobre las operaciones y te ayudará a tomar mejores decisiones, reduciendo los riesgos legales y de reputación. El cumplimiento normativo también funciona como una especie de aval ante terceros, ya que mejora la credibilidad de tu negocio al demostrar tu compromiso con la legalidad y las buenas prácticas del sector en el que operas. Por tanto, puede ayudarte a ganar clientes, sobre todo en procesos de contratación pública o con grandes empresas.

Elementos Clave de un Programa de Compliance Eficaz

Para que un programa de cumplimiento cumpla su función defensiva, debe ser algo más que un protocolo genérico. Debe estar adaptado a la realidad de cada organización, identificar los riesgos propios de su actividad, establecer protocolos claros, ofrecer formación continua y contar con un registro documental riguroso. Un buen sistema de compliance, sea cual sea el tamaño de la empresa, debe cumplir ciertas condiciones, como la implementación de medidas de monitoreo o la existencia de un comité de control que permita la supervisión del funcionamiento del sistema y su adhesión.

Es de recibo mencionar qué aspectos se hacen necesarios a la hora de elaborar de manera correcta un programa de Compliance. Para ello, se deben incluir, al menos, los siguientes elementos:

• Mapa de riesgos: Donde se concreten aquellas actividades susceptibles de cometer delito.
• Modelo de gestión y administración de recursos financieros: Que garantice la transparencia.
• Procedimiento para la toma de decisiones: Dentro de la empresa y su puesta en marcha.
• Sistema disciplinario: Con sanciones que sirva de prevención del incumplimiento de delitos.
• Vías de denuncia de incumplimiento normativo: Para todos los miembros de la empresa.
• Evaluación periódica: Del modelo de prevención y detección de delitos, de sus imperfecciones y posibles mejoras.

Se produce, por tanto, una sinergia entre los principales requisitos que un programa de Compliance debe cumplir. El Art. 31 bis, ap. 5, párrafo 4º del Código Penal establece: “Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.” Hoy en día existen muchas vías de canal de denuncias en el mercado, por lo que parece recomendable escoger entre ellas la que permita un acceso rápido y eficaz desde cualquier lugar garantizando la comunicación de irregularidades cometidas respecto a medidas y controles del programa de Compliance. Pero no solo eso, sino que deben servir también para conocer fallos o mejoras en el funcionamiento de la empresa. Cabe destacar que, a partir del 1 de diciembre de 2023, las empresas con más de 50 empleados necesitarán un canal de denuncias obligatorio.

Normativas Esenciales para PYMES en España

El cumplimiento normativo es vital para las pymes en España. No es solo una cuestión legal; es un pilar que sostiene la confianza de tus clientes y la solidez de tu reputación. Las pymes deben enfrentar desafíos únicos en su adaptación a un entorno legal diverso y en constante cambio, abordando desde la protección de datos y la seguridad informática hasta las normativas laborales y ambientales. Este proceso de adaptación no solo salvaguarda a las pymes de posibles sanciones y litigios, sino que también fortalece su reputación y relaciones con clientes, proveedores y la comunidad en general.

Entre las normativas esenciales, destacan las siguientes:

1. Protección de Datos: Obligatoria para todas las empresas que manejen datos personales, esencial para la confianza del cliente y la seguridad de la información.
2. Canal Ético: Requerido para empresas con más de 50 empleados y ciertas organizaciones, promueve un ambiente de trabajo transparente y ético.
3. Plan de Igualdad: Mandatorio para negocios con más de 50 trabajadores, vital para fomentar la diversidad y mejorar la imagen corporativa.
4. Análisis de Riesgos: Clave para cualquier empresa, identifica y gestiona riesgos potenciales, asegurando una operación empresarial estable.
5. DPO (Data Protection Officer): Necesario para empresas que procesan grandes volúmenes de datos, clave para el cumplimiento efectivo de normativas de privacidad.
6. LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información): Aplica a todas las empresas con presencia online, protegiendo contra infracciones legales en el ámbito digital.

Consecuencias del Incumplimiento Normativo

El incumplimiento puede acarrear graves sanciones económicas, pérdida de reputación, y desconfianza de clientes y socios. Según datos recientes, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impuso 283 sanciones en 2022, ascendiendo a casi 23 millones de euros. Además, las pymes sin canal adecuado de denuncias se enfrentan a sanciones de hasta 1 millón de euros.

Pongámonos en situación: ¿Qué ocurre si uno de tus empleados guarda pornografía infantil en el ordenador de la empresa? ¿Y si un administrador o contable del negocio ha incurrido en la falsificación de cuentas o en un delito de fraude? ¿O qué ocurre si un trabajador conducía bajo los efectos del alcohol o de las drogas y ocasionaba un accidente con varios implicados? Habida cuenta del fallo humano, la empresa tendría todas las de perder por la actuación de su empleado. Pero qué ocurre si se logra demostrar que, pese al error cometido por el trabajador, la compañía aplicaba el compliance y todos sus mecanismos de prevención y detección de delitos. La Ley Orgánica 1/2015 especifica que en este supuesto el empresario queda exento de responsabilidad penal.

Para las pymes en España, estar al corriente con las regulaciones vigentes se ha convertido en una tarea esencial, pero desafiante. La legislación en áreas como protección de datos, igualdad laboral y seguridad informática está en constante evolución, lo que requiere un esfuerzo continuo para garantizar el cumplimiento. El primer paso para una pyme es entender la relevancia de estas normativas y cómo se aplican a su negocio específico. Esto implica no solo conocer las leyes, sino también interpretarlas adecuadamente y adaptar sus operaciones en consecuencia.

El Rol del Compliance Officer en las PYMES y Autónomos

En el sistema de Compliance se inserta el concepto de Compliance Officer. Sin embargo, existe una gran confusión ya que quien ostenta este cargo no es el encargado de elaborar el Programa de Cumplimiento Normativo o Compliance Program. En lo referente a sus funciones, el Art. 31 bis nos dice que serán las de «supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado». Este es el motivo principal y más importante de la función del Compliance Officer en la empresa: guiar el programa de cumplimiento normativo dentro de la misma.

Una cuestión importante en este punto sería saber quién puede o quién debe ocupar dicho cargo. Las grandes empresas están obligadas a contar con un compliance officer en plantilla, pero los autónomos y pymes pueden formarse en la materia y ejercer ellos las tareas que conlleva el puesto. Según el Art. 31 bis del Código Penal, en las personas jurídicas de pequeñas dimensiones, las funciones de supervisión podrán ser asumidas directamente por el órgano de administración. Aún con esta posibilidad que nos otorga la Ley, puede que haya casos en que sea más aconsejable para la pequeña y mediana empresa que la función de Compliance Officer esté ostentada por un órgano colegiado para poder dividir tanto las funciones como la toma de decisiones y responsabilidades.

Esto es algo clave, ya no solo en cuanto al Compliance Officer, sino en referencia a todo el programa de Compliance en sí, ya que una de las medidas más importantes de evitación y disminución de riesgos penales es que exista una disgregación en las funciones a desempeñar. Actualmente, la legislación penal no establece ningún requisito formal para el órgano de cumplimiento, lo que parece dejar abierta la puerta a cualquier opción, aunque en la mayoría de los casos lo más recomendable pueda ser la existencia de un órgano colegiado.

En cuanto a la opción de externalizar o no dicha función, nada nos dice el legislador. Aunque el fin principal de la autorregulación normativa que el Compliance otorga a las personas jurídicas, parece alejar la opción de externalización total de dicho cargo. Es más, en la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado se utiliza la expresión «necesariamente» en referencia a que el órgano debe pertenecer a la persona jurídica.

Cada tipo de empresa necesitará un perfil de Compliance Officer determinado que, aunque deba guardar un perfil jurídico-económico para ser más competente, lo más importante es que tenga un conocimiento amplio de la empresa, de su funcionamiento, del ámbito en el que opera, etc., para así garantizar el cumplimiento efectivo de sus funciones. Por lo que la empresa deberá buscar una configuración determinada del órgano.

Llegados a este punto, es completamente necesario hacer referencia al fragmento del Código Penal donde establece que el órgano de vigilancia dispondrá de «poderes autónomos de iniciativa y de control». Con esto queda claro que, a la hora de constituir el órgano de cumplimiento dentro de la empresa, aquél tendrá una posición jerárquica paralela al órgano de administración, debiendo rendir cuentas a éste pero desde una situación de autonomía, transfiriéndole esa posición de «garante del deber de diligencia» que el órgano de administración ostenta en la persona jurídica (Art. 225 LSC). Por ello debe de quedar claro que, aunque no hay una transmisión total del deber de diligencia, el Compliance Officer puede llegar a ser responsable de un delito penal dentro de la empresa por incumplir sus funciones de vigilancia dentro de la misma si en última instancia se cometiera un delito por incumplimiento de sus tareas de supervisión y control («culpa in vigilando»).

Funciones Principales del Compliance Officer:

• Supervisar y gestionar el funcionamiento del modelo de prevención y detección de delitos, y en general, de todos los controles internos.
• Modificar el modelo de prevención y detección de delitos, si fuera necesario.
• Divulgar el modelo compliance entre el personal de la empresa y con terceros que lleguen a tener relación con ella.
• Gestionar el canal de denuncias para detectar incumplimientos del modelo y la normativa.

Sostenibilidad y Compliance: Pilares para un Crecimiento Ético

En el paisaje empresarial actual, la sostenibilidad y el cumplimiento normativo no solo han encontrado su lugar, sino que se han convertido en pilares fundamentales para un crecimiento empresarial ético y responsable. Por otra parte, en materia de sostenibilidad, como en todas las actividades empresariales, no hay garantías de que mejorar el desempeño ambiental, social o de gestión empresarial conduzca automáticamente al éxito. Sin embargo, integrar la sostenibilidad en las estrategias básicas de la empresa facilitará la capacidad para reconocer riesgos y aprovechar oportunidades que derivarán en el éxito.

Al igual que en el ámbito del Compliance, la regulación sobre sostenibilidad también varía dependiendo del tamaño de la empresa, lo que marca una diferencia significativa en cómo se aplican estas normativas. Sin embargo, eso no significa que una PYME quede exonerada o que no le sean aplicables ciertas normas, o bien, que indirectamente no le repercutan regulaciones que son propias de las grandes empresas (cuyo ámbito de aplicación es en empresas de la Unión Europea con más de 1.000 empleados y que facturen más de 450 millones de euros). En este mundo cada vez más consciente, la sostenibilidad y el cumplimiento se han vuelto igualmente indispensables.

Para la adopción de medidas sostenibles en una empresa, resulta conveniente que su dirección previamente interiorice ciertos conceptos, además del marco regulatorio que le aplica y logre familiarizarse con las distintas herramientas gubernamentales y privadas (por ejemplo, certificaciones, agencias y programas estatales) que puedan aportar financiamiento y asesoría técnica a organizaciones y proyectos con desarrollo sostenible. Asimismo, en un programa de Compliance es esencial analizar tanto el contexto interno como externo de la organización, y para una PYME, a diferencia de una gran empresa, es crucial evaluar los recursos disponibles, que van desde el personal capacitado hasta las herramientas tecnológicas adecuadas en la función de Compliance.

Simplificando el Compliance para PYMES y Autónomos

La buena noticia es que el compliance para pymes y autónomos es más sencillo. Si eres el administrador único y director de cumplimiento normativo, podrás reducir los costes y simplificar su implantación en tu actividad empresarial y/o profesional.

Establecer un sistema de compliance es menos complicado de lo que parece. De hecho, consiste en sistemas de prevención cuya complejidad es proporcional al tamaño de la empresa, sus circunstancias y el tipo de negocio que opera. Por esta razón, para las organizaciones más pequeñas puede ser mucho más simple, con el sistema siendo proporcional al tamaño y la estructura de la organización.

En España se ha adoptado la normativa UNE 19601, que regula todo lo relacionado con el diseño y aplicación del cumplimiento normativo, proporcionando una guía sólida para todas las empresas. Para implementarlo, conviene dejarse asesorar por profesionales especializados en preparar a una empresa o a un autónomo, ya que te facilitarán enormemente la tarea.