Las etapas y fases esenciales de una negociación efectiva

En el entorno empresarial actual, altamente dinámico y competitivo, las organizaciones se enfrentan a desafíos constantes que requieren buenas habilidades de negociación. Negociar en una empresa es una actividad fundamental que abarca diversas áreas, como, por ejemplo, una negociación salarial durante un proceso de contratación o una revisión anual.

Una negociación se trata de un proceso de intercambio de información, en el cual dos o más partes intentan llegar a un acuerdo sobre un asunto en particular teniendo en cuenta sus objetivos. La negociación suele ser en forma de diálogo, donde cada uno de los participantes tiene interés sobre lo que el otro puede ofrecer. Se trata de que cada parte ceda un poco para poder llegar a un punto medio en el que todas las partes implicadas estén de acuerdo.

Toda negociación sigue un proceso estructurado que involucra diversas etapas para lograr acuerdos efectivos. Lo primero que tenemos que saber de toda negociación es que la misma se conforma por un proceso que consta de diferentes etapas.

Las características generales de una negociación son:

• Se compone de dos o más partes interesadas en negociar.
• Todas las partes están interrelacionadas, ya que cada una de ellas tiene interés por la otra parte. Si no hay nada que ofrecer, no hay nada que negociar.
• Cada una de las partes negociadoras tendrá una estrategia pensada cuyo objetivo será que la mayor parte de sus condiciones sea aceptada.
• Si la negociación es exitosa, todas las partes habrán conseguido parte de sus condiciones y tendrán que comprometerse con lo pactado.

Tipos de negociación

La negociación empresarial adopta diferentes enfoques y estrategias según los objetivos y la dinámica de las partes involucradas. Según la actitud que adopte el negociador, se pueden distinguir distintos tipos:

• Competitiva o distributiva: Enfocada en la distribución de recursos limitados, donde el éxito de una parte implica la pérdida de la otra. El objetivo es lograr que el mayor número de condiciones propias sean aceptadas durante la negociación, imponiendo su posición a la contraparte. Este tipo de negociación terminaría en ganar-perder.
• Acomodativa: El negociador aceptará todas las condiciones de la otra parte con el objetivo de establecer relaciones futuras.
• Colaborativa o integrativa: Busca la creación de valor para ambas partes, trabajando juntas para maximizar beneficios mutuos. Los negociadores están dispuestos a ceder parte de sus condiciones con el fin de llegar a un acuerdo favorable para ambas partes. A este tipo de negociación se le llama ganar-ganar.
• Evitativa: En este caso, se adopta una actitud de inacción. Se evita la negociación porque se cree que no traerá beneficios.
• Compromiso: Se trata de negociar de manera superficial para poder seguir con la relación, pero no se resuelven todos los puntos que puedan generar conflicto.

Las seis fases esenciales de la negociación

Para cerrar un acuerdo de manera efectiva, debemos tener en cuenta que es muy importante entender cuáles son las 6 fases de la negociación por las que debemos atravesar. La negociación efectiva se desarrolla en seis fases esenciales, que veremos a continuación, y estas no siempre se dan una detrás de otra, empezando la siguiente cuando termina la anterior, sino que pueden darse saltos, retrocesos e interacciones simultáneas, lo que hace imprescindible que estemos muy atentos a lo que acontece. Las seis fases esenciales de una negociación se componen por: la percepción, la discrepancia, el conflicto, las concesiones, el acuerdo y el cumplimiento.

1. Percepción

La percepción es la etapa en la que nos ubicamos a nosotros mismos en la negociación. Es decir, es el momento en el que entendemos de dónde partimos y hacia dónde queremos ir. En esta instancia se debe establecer el objetivo que se quiere lograr, y entender cuáles son las fortalezas y debilidades, como también, las de la contraparte. Es importante comprender cuál es la idiosincrasia de la persona, empresa u organización con la que vamos a negociar, y cuáles son sus rasgos y atributos característicos. De esta manera, podremos encontrar la manera más eficaz de desenvolvernos en la negociación, de impactar de manera positiva en el otro, y, sobre todo, de alcanzar nuestro objetivo. En esta fase escuchar, observar y visualizar tienen una especial importancia.

2. Discrepancia

La segunda fase del proceso de negociación es la discrepancia. Toda negociación parte de una discrepancia, de uno o varios puntos de desacuerdo, sin los cuales la negociación no tendría sentido pues, de no existir, estaríamos ante un acuerdo. Esta discrepancia suele estar determinada por una diferente percepción de la situación por parte de los negociadores, que puede estar ocasionada por cómo interpretan la situación pasada, la presente o la futura. Las discrepancias suelen nacer de lo que se dice y de cómo se interpreta, por lo que el lenguaje y la intención tienen una importancia capital.

3. Conflicto

A partir de cualquier discrepancia, el acuerdo solo puede lograrse pasando por el conflicto, entendido este desde un punto de vista muy amplio, y cuya existencia no implica necesariamente sentimientos o emociones negativas. En esta fase la visión estratégica y la inteligencia emocional son fundamentales, pues debemos ponderar de forma muy precisa el coste efectivo del conflicto y el valor de asumir los riesgos que se manifiestan en toda negociación.

4. Concesiones

Ya habiendo pasado por la etapa de conflicto, sabemos que la única manera de solucionarlo es que a través de concesiones. Pueden darse de manera unilateral, bilateral o multilateral, aunque la solución se vislumbre en un escenario diferente a lo establecido por las partes desde un inicio. Las concesiones siempre deben estar determinadas por la relación entre el beneficio presente o futuro y la reducción del coste o del riesgo. Al conceder lo que satisface a los intereses de la contraparte, se puede construir una relación duradera y de confianza. Para el óptimo manejo de esta fase debemos contar con una alta autoestima personal, que nos permita fluctuar ante nuestro adversario de una posición simétrica a otra complementaria cuando sea pertinente, sin que ello se vea interferido por nuestro ego.

5. Acuerdo

Esta fase únicamente se consigue cuando hemos ponderado como inevitables y menos lesivos los costes y/o el riesgo que debemos asumir, en comparación a otro acuerdo posible; cuando hemos eliminado totalmente aquellos o logramos los objetivos que nos habíamos marcado. En esta fase es necesario que seamos capaces de entender cómo funcionan los diferentes sesgos cognitivos y las maniobras de persuasión que pueden emplearse cuando bajamos la guardia ante un principio de acuerdo. Debido a que, aparentes pequeños detalles sin importancia, pueden marcar la diferencia en la idoneidad o no del resultado final. También, es importante que averigüemos si la contraparte puede cumplir con lo que se pactó. Debemos dejar constancia por escrito del pacto y realizar un resumen del mismo.

6. Cumplimiento

Finalmente, la última fase de la negociación es el cumplimiento. Estamos inmersos en un contexto y en una época en donde la marca personal es muy importante, sobre todo en el ámbito profesional. Esta etapa de implementación del acuerdo puede verse como una preparación para la próxima oportunidad de negociación. La correcta gestión del cumplimiento de lo acordado es determinante para los resultados futuros, con el mismo interlocutor o con otro diferente. Cada parte debe asegurarse el cumplimiento de dichos acuerdos para generar confianza y reforzar la relación.

Etapas de la negociación: Un proceso estructurado

Toda negociación sigue un proceso estructurado que involucra diversas etapas para lograr acuerdos efectivos: preparación, discusión, clarificación de intereses, propuesta, negociación real y cierre. Para ello, las organizaciones deben conocer e interiorizar las cinco etapas del proceso de negociación:

1. Preparación

Antes de entrar en la mesa de negociación, las partes deben prepararse investigando, estableciendo objetivos claros y definiendo estrategias. Se debe estudiar qué consecuencias tendría no llegar a un acuerdo, tanto para nosotros como para la otra o las otras partes. Lo primero que tenemos que saber de toda negociación, es que la misma se conforma por un proceso que consta de diferentes etapas. En esta primera etapa, las partes involucradas necesitan comprender la naturaleza del conflicto y los objetivos que desean alcanzar. Además, es un buen momento para analizar los posibles escenarios positivos y negativos antes de realizar una petición.

Pasos para la preparación:

• Estudiar la situación, sabiendo cuáles son las partes y el conflicto a tratar.
• Establecer los objetivos y determinar hasta qué límite se quiere llegar.
• Definir la estrategia de negociación que se seguirá. El paso siguiente será decidir hasta dónde estamos dispuestos a ceder en nuestras pretensiones.

2. Discusión y antagonismo

En esta etapa, los implicados intercambian información, presentan sus posiciones y comienzan a explorar posibles soluciones. En esta fase, los involucrados establecen los términos y condiciones de la negociación e intercambian sus posiciones iniciales. Deben definir aspectos básicos como cuándo se llevará a cabo la negociación, dónde será, quiénes participarán y cuánto durará el proceso. Y cada parte debe exponer sus intereses, preocupaciones y objetivos sin interrupciones. En esta etapa se explica a la contraparte qué se quiere obtener de la negociación. Es aquí donde se define el poder de negociación de cada parte. Es posible que las personas con las que nos encontremos sean perfectos desconocidos y que les conozcamos en ese momento, también podría ser que les conozcamos e, incluso, que hayamos entablado negociaciones anteriores con ellos. Es importante en el desarrollo de estas conversaciones que los demás vean que tenemos los números muy claros y los demás conceptos también muy claros.

3. Justificación y refuerzo

En esta etapa, los actores deben reforzar y justificar sus posiciones y demandas expuestas en el paso anterior. Esta es una oportunidad de oro para educar a la otra parte y que comprenda -con claridad- su punto de vista. Para ello, se puede recurrir a documentación, datos y otros recursos fiables que respalden la posición inicial. Cuando las partes ya se han presentado, es el momento de decidir si están dispuestas a negociar entre ellas y qué tipo de negociación llevarán a cabo.

4. Negociación real e intercambio de alternativas

Esta es una de las etapas del proceso de negociación más importante. Aquí, ambas partes utilizarán sus mejores estrategias para alcanzar los objetivos que se han establecido durante la etapa de preparación y planificación. En esa fase también es trascendental poner en práctica la escucha activa y la retroalimentación para llegar a un acuerdo que favorezca a ambas partes. Se presentan propuestas concretas, y las partes buscan señales de aceptación o rechazo. Los interlocutores continúan negociando, realizando concesiones y buscando un terreno común. En este momento, los negociadores ofrecen alternativas de acuerdo que pueden acercar sus posiciones.

5. Cierre y acuerdo

Este es el paso final del proceso de negociación. Una vez que ambas partes hayan encontrado una solución, deben formalizar el acuerdo. Finalmente, se llega a un acuerdo que satisface los intereses de ambas partes. Las partes aceptan lo que se ha acordado y se comprometen a cumplirlo.

Técnicas y consejos para una negociación de éxito

Las técnicas de negociación son métodos específicos empleados durante un proceso de negociación con el objetivo de alcanzar acuerdos beneficiosos para todas las partes involucradas.

Técnica AIDA

AIDA, que significa Atención, Interés, Deseo y Acción, se utiliza como técnica de negociación para la venta:

• Atención: Captar la atención del público objetivo.
• Interés: Generar un interés o necesidad en el cliente.
• Deseo: Crear un deseo o necesidad en el cliente.
• Acción: Motivar al cliente a realizar una acción deseada (compra, registro, contacto, entre otras).

Consejos básicos para negociar

Ahora que ya conoces los diferentes tipos de negociación que pueden darse, así como las fases básicas de una, queremos facilitarte algunos consejos para que aprendas a negociar. Toma nota:

• Establecer una relación cordial con la contraparte. Se puede hacer una reunión previa o una llamada para tener un primer contacto. De todas maneras, es importante investigar por otros medios quién es la otra parte negociadora.
• Tratar de entender la perspectiva del otro. Se comprende de manera más racional a la otra persona y es más fácil descubrir su objetivo.
• Tener en cuenta el lenguaje corporal para ver cuál es su estado y sus puntos débiles durante la negociación.
• Priorizar la creatividad para ofrecer soluciones que den respuesta a distintas necesidades.
• Minimizar las amenazas, de manera que si se detecta alguna durante el diálogo, se tendrá que encontrar maneras de bloquear o prevenir que vuelvan a aparecer.

Las negociaciones en el contexto actual

La pandemia ha obligado a las empresas a llevar a cabo las etapas del proceso de negociación de manera online; es decir, a través de reuniones virtuales. Además, los negociadores han tenido que enfrentar otro reto: la falta de presencia física.

Para ello, las organizaciones deben conocer e interiorizar las cinco etapas del proceso de negociación. Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más.