Cómo un Emprendedor Ordena su PC: Consejos y Herramientas para la Máxima Productividad

Estamos acostumbrados a trabajar en el ordenador, pero muchas veces no lo aprovechamos adecuadamente para ser más eficientes. Interrumpir constantemente el trabajo, no organizar los archivos o no hacer uso de la multitarea son solo algunos ejemplos de por qué no consigues la máxima productividad con tu PC. No obstante, con unas pocas recomendaciones y algunos ajustes, podrás cambiar esto con facilidad para trabajar mejor y en menos tiempo.

Si usas tu ordenador con frecuencia, probablemente tengas una montaña de archivos desorganizados. Y una computadora desordenada puede provocar una mente desordenada, porque encontrar la información que necesitas se vuelve una tarea más complicada, sobre todo cuando estás contra el reloj. ¿Caos de documentos dispersos y descargas antiguas? Eso es cosa del pasado. Es muy posible que llegue el momento en el que ya no puedas ver la parte de arriba de tu escritorio debido a que tienes un mar de papeles y cosas sobre él. Esto significa que te urge organizar el escritorio de tu lugar de trabajo.

Máxima Productividad con tu PC: La Base del Orden

Para lograr la máxima productividad con tu PC debes entender, primero, cómo se consigue. Mantener un orden en tu entorno digital (archivos, aplicaciones), así como en el entorno físico (escritorio, lugar de trabajo) te ayudará a ser más productivo, ya que no perderás tanto tiempo buscando lo que necesitas. Según el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, con esto también reducirás ruido visual y, por lo tanto, sobrecargar demasiado la mente, de modo que podrás concentrarte mejor. Es decir, lo que necesitas para conseguir la máxima productividad con tu PC es orden. Y para ello debes utilizar todas las herramientas que tengas a tu alcance.

Tener organizado el ordenador es crucial, no sólo porque eleva los niveles de productividad sino también porque evita situaciones de estrés a la hora de localizarlos. Pero más allá de facilitar el día a día laboral, una buena gestión del PC aumenta también la velocidad del procesamiento del equipo y aumenta su longevidad. La máxima es que una buena organización de tu ordenador debe ser evidente desde el momento en que se enciende, tanto para ti como para quien entra por vez primera.

Organización del Entorno Digital

Dejando a un lado el orden del espacio de trabajo y centrándonos en el entorno digital, que es donde la mayoría de las personas no saben muy bien cómo actuar, nos fijaremos en el escritorio del PC.

El Escritorio Digital Limpio y Funcional

Tener demasiados accesos directos y descolocados por toda la pantalla, así como archivos acumulados sin clasificar, nos hará perder tiempo. Por ello, para lograr la máxima productividad con tu PC, tienes que simplificar, o lo que es lo mismo: estructurar. Los iconos de acceso directo al software de trabajo se entremezclan con los de fotos de tus últimas vacaciones y accesos a los últimos vídeos del lorito bailón. Y luego te quejas de que desaparecen tus archivos y estás todo el día perdiendo el tiempo con el buscador de tu sistema operativo. Seguro que no te parece un gran problema, pero puede causarte más inconvenientes de los que podrías pensar. Probablemente sean motivos suficientes para dedicar unos minutos a organizar escritorio mejor, ¿no crees?

• Fondos de pantalla sencillos: Los fondos de pantalla más prácticos son los más sencillos. No sólo facilitarán encontrar tus archivos, sino que te permitirán trabajar con más relax. Te aconsejo que elijas una imagen plana, es decir, de un color o con pocos elementos.
• Accesos directos inteligentes: No es necesario disponer de un acceso directo a TODOS los programas que tienes instalados en tu ordenador. Lo más normal será que en tu día a día sólo utilices una parte del software del que dispones, así que elige los iconos que den acceso a los programas que vayas a utilizar y elimina el resto. Lo que sí puedes tener a la vista en el escritorio son los archivos sobre los que vayas a trabajar en el momento. Suelen tener accesos directos inútiles en la pantalla de inicio; deshazte de todo aquello que no utilizas.

Gestión de Archivos y Carpetas Eficiente

Divide los archivos en carpetas que tengan nombres claros y procura mantener solo lo realmente importante en el escritorio para acceder rápidamente. Además, no te olvides de las limpiezas periódicas para evitar almacenar elementos que ya no necesitas.

• Nomenclatura clara: Si denominas tus archivos con el nombre que tu software les atribuye por defecto (por ejemplo “Mi documento 1”, “Mi documento 2” o “Factura 5873”, “Factura 5123”) vas a tener bastante difícil identificarlos y encontrarlos cuando los necesites. Adopta la costumbre de poner un nombre representativo cada vez que los salves por primera vez.
• Estructura de carpetas lógica: Crea carpetas, elige bien el nombre que quieras darles e introduce dentro los archivos relacionados. Puedes crear, por ejemplo, una para archivos que tengan que ver con tu trabajo, otra para fotografías, etc. Dentro de tu carpeta principal, será donde tengas organizadas todas tus carpetas. Al ser tu carpeta principal, accederás a ella constantemente. Destacar tus carpetas te ayudará a distinguirlas más fácilmente. Organízalos como más te guste y, sobre todo, como mejor lo entiendas.
• Carpeta de descargas temporal: Otra buena costumbre que puedes adoptar es crear y tener a la vista una carpeta en la que almacenar todo lo que vayas descargando de Internet y que no tenga como destino una carpeta en particular.
• Ordena tu Drive: Revisa lo que hay en tu espacio de almacenamiento y piensa la mejor forma para que puedas tener todo organizado según su espacio. Una recomendación puede ser establecer departamentos en tu empresa, como por ejemplo ventas, redes sociales, clientes, proveedores e ir clasificando todo lo que tengas.

Despeja tu Bandeja de Entrada

Prácticamente todos los negocios, independientemente del rubro que sea, utilizan correo electrónico. Mantener el orden de tu bandeja de entrada es fundamental para que la gestión diaria no te abrume.

Utiliza un Organizador de Tareas

Trello sería la herramienta más buscada en este sentido para organizar tus tareas y proyectos.

Limpieza del Sistema Operativo

Para Windows y para Mac, se recomienda el programa CCleaner Free para una limpieza y optimización periódica de tu sistema.

Barra de Inicio y Notificaciones

Como en el móvil, es súper molesto recibir constantemente notificaciones. La barra de inicio es la barra inferior que encontramos en nuestra pantalla de inicio. Desancla o elimina todo lo que no utilices en tu día a día. Muchas veces tenemos 5 navegadores instalados; elimina los que no uses. Y si hay mensajes persistentes, marca la casilla para que no te vuelva a aparecer y ahorra ese tiempo día tras día.

Escritorios Virtuales y Gestión de Ventanas

La mayoría trabajamos con varias aplicaciones abiertas, pero si estas no están bien organizadas, usarlas puede convertirse en un caos. Para ello, podemos dividir la pantalla en más de una o hacer uso de escritores virtuales para distribuir mejor las tareas. ¿Qué ganamos con ello? Tener un espacio para cada actividad sin mezclarlo en una sola pantalla. Eso sí, hay que saber gestionarlo. El mismo caos produce una pantalla dividida en muchas que muchas ventanas en una sola. Al igual que existen programas que te permiten gestionar los iconos del escritorio, los hay que pueden generar en tu ordenador varios escritorios distintos. Puedes crear por ejemplo uno para el trabajo y otro para el ocio, y elegir entre uno u otro en función de las necesidades de cada momento. Canva ofrece una amplia posibilidad de incorporar fondos que dividan tu escritorio en sectores dependiendo de los programas que necesites tener más a manos.

Herramientas para Trabajar Más Rápido

Dominando los Atajos de Teclado

¿Sabías que los ajustes de teclado te permiten trabajar mucho más rápido? Son perfectos para hacer tareas rápidamente sin tener que depender tanto del ratón. Si no los has utilizado nunca, puede que te cueste un poco al principio acostumbrarte a ellos, pero una vez que lo hagas notarás cómo trabajas mucho más rápido y de forma más eficiente. De esta manera, no dudes en consultar en internet la lista de atajos de teclado para aprender los que te interesan o cómo crear los tuyos propios.

Atajos de Teclado Comunes para la Productividad

Herramientas de Automatización

Algunas tareas de las que realizamos habitualmente son repetitivas, por lo que una manera estupenda de optimizar nuestro trabajo es automatizarlas. Esto se puede hacer mediante herramientas que permitan programar acciones, así que busca las que necesites en tu caso y verás cómo te ayudan a lograr la máxima productividad con tu PC.

Organización del Espacio de Trabajo Físico

Aparte del entorno digital, como hemos dicho, también hay que fijarse en el espacio de trabajo y en nosotros mismos para dejar de procrastinar. "Marie Kondo tiene razón: el desorden externo revela tu estado interno." Cuida el espacio de trabajo: un entorno ordenado, limpio, bien iluminado y sin nada que pueda distraerte favorecerá la concentración y te ayudará a ser más productivo.

Pasos para Organizar tu Escritorio

1. Empieza aclarando todo: Mueve todo fuera de la parte superior de tu escritorio y colócalo en el piso o en una mesa cerca de ti.
2. Prioriza: Decide cuáles son tus pertenencias más importantes y cuáles las más utilizadas. Los lápices, lapiceros, tijeras, documentos importantes y aun esa loción de emergencia.
3. Coloca los artículos grandes primero: Esos objetos que son usados con mucha frecuencia como el teléfono, libros y el calendario debes acomodarlos primero.
4. Coloca las cosas medianas: Cosas como fotos, discos compactos, libretas de notas y archivadores. Colócalos donde estén a la mano y de forma inteligente.
5. Coloca las cosas pequeñas: Haz que ésta sea la última parte del proceso de organización. En esta categoría están los sujetadores de archivos, los clips, la libreta de direcciones o elementos pequeños que son extremadamente necesarios.
6. Guarda los papeles sueltos: Coloca los papeles sueltos en un cajón del escritorio. Un escritorio debe ser ordenado de modo que pueda ser confortable y un lugar agradable donde trabajar. Los elementos que son necesarios más a menudo pueden ser colocados en un cajón en vez de dejarlos encima del escritorio. Así también reduces el riesgo de tirarlos o romperlos con un desafortunado movimiento con el codo.
7. Reduce los adornos: Es cierto que siempre es lindo tener una planta en la oficina, esto no significa que tengas que atestar tu escritorio con un sinfín de pequeños adornos.
8. Desarrolla un sistema de recepción: Así sabrás dónde va cada cosa a medida que las recibas y a medida que las termines.
9. Aprovecha tus paredes: Si tu lugar es reducido puedes colocar archiveros verticales en la pared.

Metodologías de Organización

El Método Kaizen para la Eficiencia Digital

La falta de organización de tu ordenador personal y las carpetas compartidas es un problema común que afecta diariamente a millones de usuarios en los centros de trabajo. Desde el instituto Kaizen proponen aplicar su método a la organización digital de cada uno en su puesto de trabajo. Aclarar, para quienes escuchan por primera vez hablar del Kaizen, que, a grandes rasgos, se trata de una metodología de inspiración oriental que persigue la optimización de organizaciones de todo tipo, empezando por las tareas más rutinarias. La buena gestión del PC eleva los niveles de productividad y evita situaciones de estrés a la hora de localizarlos.

Es lo que en el Instituto Kaizen denominan la normalización del layout del escritorio, estandarizando criterios que comparta toda la organización.

Principios Kaizen Aplicados a la Organización Digital

• El Escritorio: La tendencia es dejar en el escritorio las carpetas con las temáticas de uso frecuente o las que contienen algún asunto pendiente. El problema surge cuando se abren demasiadas y cuando el escritorio se convierte en ese cajón de sastre en el que vas soltando todos los documentos que te has descargado de interés que “ya los leeré otro día con tiempo”. Lo normal es no volver a abrirlos hasta que no transcurren unos días o semanas para eliminarlos inmediatamente porque dejan de parecerte útiles.
• Los Ficheros: Definir un criterio para toda la organización de nombramiento de los ficheros. “Los nombres de los ficheros deben facilitar la herramienta de búsqueda”, advierten.
• Las Carpetas: Sólo las que de verdad sean necesarias y engloben temáticas o categorías distintas. Recomiendan, asimismo, evitar niveles excesivos de carpetas con otras subcarpetas en su interior y documentos sueltos y, al igual que en los ficheros, definir un criterio transversal para el nombramiento.

Una vez enunciados los problemas, parece obvia la recompensa que obtenemos con una buena organización digital.

Estrategias Generales de Productividad

De este modo, algunas estrategias que puedes aplicar para lograr la máxima productividad con tu PC y en tu día a día son:

• Trabajar en intervalos de tiempo: Es decir, destinar unos minutos al trabajo y otros al descanso y alternarlos sucesivamente. No hacer todo de golpe.
• Eliminar distracciones: Poner el móvil en modo avión o silenciar las notificaciones para evitar que te desconcentres.
• Priorizar tareas: Haz las tareas más importantes o que sean más urgentes primero.

Recuerda: para conseguir la máxima productividad con tu PC debes ser ordenado, tanto en el espacio digital como en el del trabajo.