Cómo Gestionar una Franquicia: Una Guía Completa

Emprender a través de una franquicia es una de las vías más utilizadas por quienes desean gestionar un negocio con un modelo probado. Este sistema permite aprovechar la experiencia y el reconocimiento de una marca ya establecida, lo que puede reducir ciertos riesgos iniciales. Antes de dar el paso, es fundamental comprender cómo funciona el sistema de franquicias, qué aspectos analizar y qué errores evitar.

¿Qué es una Franquicia?

Una franquicia es un modelo de negocio basado en un acuerdo entre dos partes: el franquiciador, que es el propietario de una marca y de un sistema de negocio exitoso, y el franquiciado, que desea utilizar ese modelo para abrir su propio establecimiento. Este sistema se ha popularizado en sectores muy diversos como la hostelería, la moda, los gimnasios, las agencias de viaje o incluso los servicios de limpieza.

El funcionamiento de una franquicia suele incluir aspectos como la formación inicial del franquiciado, el suministro de productos o servicios estandarizados, campañas de marketing conjuntas, y un acompañamiento continuo por parte del franquiciador.

El Franquiciador vs. El Franquiciado

El franquiciador es el creador y propietario del concepto de negocio. Por su parte, el franquiciado es quien explota el negocio en su territorio, siguiendo el modelo del franquiciador. Esta relación no es jerárquica en el sentido empresarial tradicional, sino una alianza basada en derechos y deberes recíprocos.

Implicaciones Económicas de una Franquicia

Uno de los aspectos más importantes a la hora de valorar una franquicia es entender bien sus implicaciones económicas. El canon de entrada es el pago inicial que realiza el franquiciado al firmar el contrato. Este importe da derecho a utilizar la marca, recibir formación, acceder al “saber hacer” (know-how) del franquiciador y beneficiarse de su modelo de negocio. La cuantía del canon varía mucho según el sector y la reputación de la marca.

Los royalties, en cambio, son pagos periódicos, habitualmente mensuales, que el franquiciado realiza mientras dure el contrato. Suelen calcularse como un porcentaje sobre la facturación del negocio (por ejemplo, un 5% o 8% mensual), aunque también pueden establecerse como una cantidad fija.

Por ello, es fundamental que cualquier persona interesada en una franquicia calcule con detalle la inversión total que requerirá el proyecto, y no solo los pagos iniciales.

Inversión Total: Más Allá del Canon de Entrada

Equipamiento, reformas, licencias, fondo de maniobra y meses iniciales con baja facturación pueden elevar el presupuesto. Por este motivo, te recomendamos que calcules el capital que necesitas poseer, no solo para la apertura de tu local, sino también para que puedas tener el fondo necesario para el funcionamiento de tu negocio durante los primeros meses de apertura.

Te recomendamos que hables con tu banco o contable y que te ayude a calcular el capital que necesitas para subsistir durante los primeros meses de andadura. Estos cálculos te permitirán pronosticar las sumas necesarias para, por ejemplo, la compra y la tenencia de acciones necesarias para el funcionamiento de tu empresa, como también contar con el pago de los primeros sueldos, alquileres, facturas y más.

Un capital de trabajo bien calculado te permitirá empezar con la actividad de tu negocio con calma, y conocer con cuánto capital vas a poder contar para los gastos imprevistos y así, poder afrontarlos con seguridad, sin poner en peligro tu negocio.

Pasos Clave Antes de Invertir en una Franquicia

Empezar con una franquicia no es tan simple como elegir una marca y abrir un local. El proceso requiere planificación, análisis y reflexión personal, ya que implica una inversión económica y un compromiso a largo plazo.

1. Autoevaluación: Antes de estudiar opciones concretas, es importante hacerse una pregunta clave: ¿encaja la franquicia con tu perfil como emprendedor/a? También es recomendable reflexionar sobre las expectativas personales. Si lo que se busca es libertad creativa o total autonomía, quizá la franquicia no sea la opción más adecuada. Tomarse un tiempo para esta autoevaluación es esencial para evitar frustraciones futuras.
2. Análisis del Mercado: Una vez realizada la autoevaluación, el siguiente paso es analizar el mercado y elegir el sector más adecuado para invertir. Además, es útil tener en cuenta tus propios conocimientos o experiencia en determinados sectores. También es el momento de plantearse si se desea un modelo de autoempleo -en el que el franquiciado trabaja activamente en el negocio- o uno de inversión -en el que se contrata un equipo y el propietario supervisa-.
3. Identificación y Comparación: Con el sector ya definido, es hora de identificar y comparar las franquicias disponibles.
4. Contacto con el Franquiciador: Una vez seleccionadas las franquicias que generan más interés, es fundamental establecer contacto directo con el franquiciador. Además, hay que prestar atención al enfoque del franquiciador: ¿están más interesados en ayudarte a crecer o en cerrar la venta lo antes posible? Esta fase es también una oportunidad para comenzar a construir la relación que, si todo avanza, durará varios años.
5. Hablar con Otros Franquiciados: Una de las formas más valiosas de evaluar una franquicia es escuchar la experiencia de quienes ya forman parte del sistema. Es importante contactar a más de un franquiciado y, si es posible, a personas de distintas zonas y con diferente antigüedad en el sistema. Además, este tipo de diálogo permite hacerse una idea del clima interno: si los franquiciados están motivados, comprometidos y satisfechos, es probable que el modelo funcione bien.

Documento de Información Precontractual (DIP)

En España, la normativa exige que el franquiciador facilite este documento 20 días antes de la firma del contrato. El DIP debe incluir datos básicos del negocio, experiencia del franquiciador, lista de franquiciados y balances económicos.

Errores Comunes al Firmar un Contrato

Firmar sin comprender completamente el contrato es uno de los errores más comunes. Muchos franquiciados firman sin asesoría legal. Esto puede derivar en conflictos por cláusulas de permanencia, exclusividad o limitaciones no comprendidas.

Después de Firmar el Contrato de Franquicia

Después de firmar tu contrato de franquicia, llega el momento de ponerse a trabajar con el local de tu negocio, la contratación de personal en caso de necesitarlo, y todas las gestiones a realizar antes de la inauguración de tu empresa.

Cuando abres una franquicia, sabes que vas a estar acompañado en todo momento por el franquiciador y la Central de la franquicia, desde la creación de tu negocio hasta después de su apertura. Estos interlocutores se encargarán de acompañarte en la aplicación del Know How de la empresa a tu negocio, en tu formación como franquiciado, etc.

Formación Inicial

Antes de abrir las puertas de tu punto de venta, tu franquiciador te apoyará para acompañarte en todo el trayecto de tu negocio. La formación inicial en franquicia es parte del proceso de la transferencia del Know How del franquiciador.

La formación inicial, en la mayor parte de los casos, es obligatoria para los franquiciados y su duración depende de la franquicia como también, de la naturaleza de la actividad y el tipo de productos y servicios que se ofrecen. En este momento de tu proyecto como franquiciado, la formación cubre todos los aspectos teóricos (gestión, técnicas de venta, marketing y formación legal y administrativa) pero también, recibirás formación de carácter práctico.

El Know-How en la Franquicia

La franquicia se caracteriza por un método de explotación, que es denominado know-how o saber-hacer que es el elemento que diferencia a la franquicia de otras fórmulas de asociacionismo comercial. Este saber-hacer lo componen un conjunto de conocimientos prácticos no patentados, que permiten al franquiciador transmitir al franquiciado la filosofía corporativa de su empresa, base de su éxito empresarial.

Para cualquier empresa, crear unas señas de identidad es la base fundamental de su negocio, ahora bien, para una franquicia es indispensable desarrollar un concepto de negocio de éxito, verificarlo, probarlo en la práctica, describirlo y recogerlo en soportes que nos permitan su transmisión a terceros.

Nada de lo mencionado puede quedar en manos de la improvisación. Este know-how que transmite el franquiciador al franquiciado en forma de manuales operativos debe provenir de la propia experiencia y haber sido verificado por él, así como estar protegido, esto es, debe ser secreto para el resto del ámbito empresarial.

Ventajas de una Franquicia

• Modelo de negocio contrastado: Una de las principales ventajas de las franquicias para los emprendedores, es que el modelo de negocio ya ha sido probado.
• Marca Reconocida: Al unirte a una franquicia, te beneficias de la marca y de la reputación ganada con el paso del tiempo.
• Un soporte sólido: Las franquicias ofrecen carreras de formación para emprendedores dentro de sus programas de promoción en áreas como la Gestión o el Marketing.
• Red de apoyo: Formarás parte de una red de franquiciados donde aprovechar sinergias de otros centros.

Gestión de la Franquicia: Elementos Específicos

La gestión de una organización bajo la fórmula de la franquicia cuenta con elementos específicos, como son la estructura de la central, la selección de los franquiciados y los recursos necesarios para establecer la relación de franquicia.

Estructura de la Central de Franquicia

La central de franquicia debe contar con el equipo humano necesario para desarrollar las actividades propias de la franquicia. La central en sus inicios puede funcionar con un equipo humano reducido; el incremento del número de unidades franquiciadas implicará mayores recursos destinados a la asistencia y a la prestación de servicios.

Dirección de la Franquicia/Dirección de Expansión: En el inicio se encarga de la puesta en marcha, elaborar el organigrama y conseguir el personal adecuado para las funciones a realizar.

Administración: Órgano encargado de la administración de la franquicia, sus labores irán en aumento con el crecimiento de las unidades operativas.

Compras: Es un órgano clave en el funcionamiento y éxito de la franquicia. Su misión fundamental es comprar los productos / contratar los servicios que van a ser ofrecidos por la cadena en las mejores condiciones posibles.

Recursos Humanos: Formación de franquiciados.

Departamento Jurídico.

Marketing: La unidad de marketing asume las funciones de comunicación (promoción, publicidad, relaciones públicas) de la cadena.

Selección de Franquiciados

Cada enseña requiere un perfil específico de franquiciado. Una vez que el franquiciador determina la descripción de las características que debe tener el franquiciado, hay que proceder a la especificación del puesto.

Una correcta selección de los franquiciados resulta fundamental en el éxito de la cadena franquiciada. Para una correcta selección se hace imprescindible dotarse de un conjunto amplio de candidatos con garantía.

Fuentes de Candidatos:

• Comerciantes independientes.
• Franquiciados actuales.
• La franquicia como fórmula de autoempleo.

Proceso de Selección de Franquiciados

Una vez culminada la fase de reclutamiento, y una vez provistos de un número idóneo de candidatos, se procede a la selección entre los mismos.

1. Impresos de solicitud: Este impreso, que suele ser breve, sirve como primer filtro de candidatos, y su misión es descartar a las personas que no cumplan alguna de las condiciones y requisitos fundamentales para adherirse a la Red.
2. Entrevistas: Son un instrumento decisivo en la selección de franquiciados, y complementan la información recogida en los impresos de solicitud. Sirven para verificar que los datos recogidos en los impresos de solicitud son verdaderos, así como para obtener datos adicionales (situación económica, financiera y familiar del candidato etc.).
3. Tests: Son elementos que facilitan la decisión.
4. Carta o declaración de intenciones: Se trata de un instrumento específico de la franquicia, y no de otros procesos de reclutamiento. Es un documento en el que el candidato plasma por escrito su voluntad de entrar en la cadena franquiciada y se utiliza cuando la firma del contrato está próxima.
5. Formación: En ocasiones, la formación del candidato se realiza previamente a la firma del contrato de franquicia.

Dinamización e Integración de la Red

Es fundamental asignar la responsabilidad de dinamizar e integrar la Red, normalmente a la figura del director de expansión o al de comunicación. No obstante, hay que tener en cuenta que, al incrementarse el número de establecimientos, puede crear insatisfacción entre los franquiciados el no poder acceder a la persona que les ha integrado en la red, por lo que desde el principio deben asignarse las tareas teniéndolo en cuenta.

Al fin y al cabo, una franquicia es una fórmula de asociacionismo comercial encaminada a la obtención de un beneficio mutuo (partners for profit), por lo que se hace necesario establecer una relación apoyada en la predisposición a la colaboración, para conseguir mayores cuotas de mercado y para solucionar cualquier contingencia.

Requisitos para Crear una Franquicia

Entre las opciones disponibles, para ser empresario, se encuentra la creación de una franquicia. Para ello, eso sí, hay que cumplir una serie de requisitos y seguir unos pasos que, en este artículo, repasaremos en detalle.

• Estar dado de alta como autónomo o empresa.
• Pagar un “canon” de entrada.
• Pagar royalties.
• Entender el contrato.
• Registrar la franquicia.

Pasos para Crear una Franquicia

1. Revisar las diferentes opciones y escoger la que mejor se adapte a los intereses, las habilidades y el presupuesto del que se dispone.
2. Ver si se cumplen los requisitos financieros que esta exige.
3. Pedir una copia del contrato de la franquicia al franquiciador.
4. Buscar el emplazamiento apropiado para ella (si se requiere de una ubicación física).
5. Haber optado por una forma jurídica para la empresa y realizado los trámites para constituirla.
6. Dar un paso adelante en materia de formación.
7. El proceso de creación de una franquicia se cierra, curiosamente, con su apertura.

Para dar este paso, eso sí, hay que cerciorarse de que se dispone de todos los suministros, equipos y personal necesarios. También se ha de obtener cualquier licencia o permiso requerido por las autoridades locales.

Cómo Franquiciar una Empresa: El Proceso

Franquiciar una empresa es una técnica. Supone planificar y poner en marcha de una metodología de trabajo muy rigurosa, acometida por un equipo de profesionales expertos. Veamos en qué consiste y cómo se articula.

Etapas Clave para la Franquiciabilidad

1. Comprobar que las bases de negocio son sólidas.
2. Construir el proyecto sobre dichas bases.
3. Preparar la empresa para afrontar el proceso de concesión.

Comprobar la Solidez de las Bases del Negocio

Necesitamos chequear los elementos fundamentales para poder dar el banderazo de salida al proyecto.

• El Éxito Comercial: Si tenemos en cuenta que una franquicia es la reproducción de un éxito comercial, el primer objetivo es la definición de un negocio que opere en unos niveles de desempeño económico realmente excepcionales.
• Voluntad de crecer, vocación de liderar: Debe haber una voluntad inequívoca de hacer una compañía más grande y sobre todo con un mayor reconocimiento en el mercado.
• Formarme, conocer y asumir lo que la franquicia me puede aportar como herramienta de crecimiento: Significa conocer lo que este modelo me puede aportar. La utilización de la franquicia cómo método de crecimiento va a modificar todos los esquemas operativos y organizativos.
• Conocer la franquiciabilidad del concepto: ¿Existe equilibrio en la relación franquiciador franquiciado, tanto desde el punto de vista económico como legal? ¿es transmisible el modelo de negocio? ¿es reproducible en otros entornos? ¿tiene un mercado potencial suficiente? ¿y masa crítica? ¿responde a una moda pasajera?

El Proyecto de Franquicia: Pasos a Seguir

Una vez superada la etapa anterior entramos en el proceso propiamente dicho que consta de 5 PASOS PARA FRANQUICIAR UNA EMPRESA perfectamente identificados que siguen una secuencia cronológica muy definida. Para acometer esta fase en las mejores condiciones, y optimizar este proceso, es conveniente contar con el apoyo de profesionales experimentados en esta técnica empresarial.

1. Diseñar una estrategia y plasmarla en un contrato.
2. Diferenciar el negocio en el mercado (frente a los inversores).
3. Transmitir adecuadamente los conocimientos sobre el funcionamiento del negocio para que éste tenga éxito.
4. Proporcionar los servicios para que el futuro franquiciado pueda ejercer la actividad en las mejores condiciones.
5. Integrar nuevos franquiciados en la red.

Diseñar la Estrategia y Plasmarla en un Contrato

Para franquicia una empresa es preciso poner de acuerdo a las partes. Todo ello bajo un acuerdo equilibrado en el que salgan beneficiadas ambas partes, el franquiciador y el franquiciado.

Diferenciar el Negocio en el Mercado

Cualquier empresario que quiere franquiciar una empresa o crecer, siempre tiene que plantearse la misma pregunta antes de empezar y debe reunir los argumentos para responderla con solidez y garantías: ¿Por qué un inversor va a elegir mi marca como opción de inversión, existiendo más de 1.000 alternativas para hacerlo?

Transmitir los "Secretos" del Negocio (Saber - Hacer)

Fruto de este acuerdo, acaban de surgir una serie de necesidades a las que habrá que dar una solución lo más rápida posible, ¿cómo hacer para que todo vaya bien? El inversor va a necesitar formación, va a necesitar. Que alguien le diga qué ubicación es la mejor, cómo se decora el establecimiento y qué proveedores lo van a hacer posible, cómo se trabaja día a día, qué hay que hacer para ganar clientes, qué productos se deben vender y cómo debe hacerse, etc.

Proporcionar Servicios a los Franquiciados: La Central de Franquicias

Una vez que la central está en disposición de reproducir el negocio hay que pensar en llevar a la práctica todas las necesidades. Para hacerlo se necesitan recursos humanos. Antes hay que definir exactamente cuáles son esas necesidades y a partir de ellas, depositar la responsabilidad de satisfacerlas en personas concretas.

Comercialización de la Franquicia: Buscar Nuevos Franquiciados

El negocio tiene éxito y éste se ha probado. Nuestro empresario dispone de un contrato y de un proyecto sólido. Se sabe cómo reproducir este negocio en otros entornos y como transmitir el saber hacer adecuadamente y además existe una central (aunque sea pequeña) para proporcionar todo lo que el franquiciado va a necesitar.

Lo único que falta para franquiciar una empresa, es conseguir integrar más franquiciados para que los resultados sean mejores. Hemos visto que el principal medio para atraer franquiciados es el propio negocio.