Cómo ahorrar en viajes de negocios: Estrategias inteligentes sin sacrificar la comodidad

Los viajes de negocios son fundamentales para el crecimiento de las empresas, pero sus costes pueden convertirse en un desafío financiero. Sin embargo, es posible reducir estos gastos sin comprometer la calidad de la experiencia. La clave reside en encontrar un equilibrio adecuado entre la optimización de costes y la garantía de que los empleados disfruten de un viaje cómodo y eficiente.

La importancia de una planificación estratégica

El ahorro en los gastos de viaje profesionales comienza mucho antes de hacer la maleta. Una planificación estratégica detallada permite anticipar los costes y evitar gastos innecesarios durante el viaje de negocios. Definir un presupuesto sólido y planificar con antelación el desplazamiento ayuda a tomar decisiones financieras más inteligentes en cada etapa del viaje.

1. Reservas con anticipación y flexibilidad

Reservar vuelos y alojamiento con tiempo puede generar ahorros significativos. Las tarifas suelen ser más bajas si se compran con meses de antelación, lo que no solo reduce costes, sino que también garantiza la disponibilidad. El momento ideal para reservar pasajes es 3 meses antes del vuelo, ni antes ni después. Además, ser flexible con las fechas del viaje puede marcar una gran diferencia en los costos. Los vuelos y alojamientos pueden variar significativamente de precio dependiendo del día de la semana, la temporada o incluso la hora del día. Si el equipo tiene cierta flexibilidad en sus fechas u horarios, se pueden encontrar tarifas más bajas y evitar precios más elevados.

Las aerolíneas y los hoteles suelen subir los precios conforme se acerca la fecha, por lo que cuanto antes se organice el viaje, más económico resultará. Para conseguir el mejor precio, hay que aprovechar los descuentos y las ofertas para reservas anticipadas y evitar el coste extra de las reservas de última hora. Fomentar los viajes de empresa fuera de temporada permitirá acceder a los mejores precios de vuelos y hoteles.

2. Herramientas para encontrar vuelos y alojamiento más baratos

Aprovecha las diferentes apps y plataformas para comparar precios de vuelos, alojamiento y actividades. Herramientas como Google Flights, Skyscanner o Kayak permiten comparar precios entre aerolíneas, activar alertas y detectar las fechas más económicas para volar. La flexibilidad es el secreto para ahorrar dinero en un viaje de empresa. Si no tienes preferencias por un destino concreto, la otra opción es esperar al último momento y reservar el vuelo más barato al destino que más te apetezca entre las ofertas que encuentres, siempre dentro del presupuesto que tienes.

Para vuelos baratos, en Skyscanner existe la opción de "Cualquier lugar", así, cuando se sabe que se quiere viajar en un puente, se indica en el buscador: desde el Aeropuerto de origen a Cualquier lugar, en esas fechas en concreto. La web ordena por coste de menor a mayor todos los vuelos directos que hay en esas fechas en concreto. Para la segunda opción, se indica desde el Aeropuerto de origen al lugar que se quiere viajar en concreto y en la parte de fechas se da al botón de "mes completo". La web muestra un calendario donde cada vez que se hace clic en un día de ida y un día de vuelta se calcula automáticamente el coste. De esta forma, se busca en qué fechas sale más barato viajar a ese destino en concreto. A veces, alargando o acortando un día puede haber una diferencia de hasta 50€.

3. Optimización del presupuesto de viaje

Elaborar un presupuesto para un viaje de negocios no consiste únicamente en ahorrar gastos. Es crucial para mantener la rentabilidad de la compañía y maximizar el retorno de la inversión. Perder el control de los gastos es fácil si no se dispone de un presupuesto adecuado. Contar con un presupuesto y una estrategia para los viajes contribuye a maximizar el potencial de los viajes de empresa y a hacerlos más asequibles.

Para optimizar los gastos en viajes corporativos, es clave monitorear y ajustar el presupuesto de manera constante:

• Informes detallados: Generar informes de gastos es muy importante para identificar patrones y áreas de mejora.
• Revisión de acuerdos con proveedores: Revisa de manera regular los acuerdos con proveedores para negociar mejores tarifas o beneficios, sin comprometer la calidad del servicio.
• Encuestas al equipo: Es vital recoger feedback del equipo post-viaje para identificar posibles mejoras en alojamiento, transporte y opciones de viaje.
• Análisis comparativo y proyección de presupuestos: Comparar viajes pasados para poder ajustar presupuestos futuros y prever costos más precisos es una buena idea.

Estrategias de ahorro sin comprometer la experiencia

Reducir los gastos de un viaje de negocios no implica necesariamente tener que reducir la calidad de la experiencia. La clave está en encontrar un equilibrio adecuado entre optimizar los costes y garantizar que los empleados sigan disfrutando de una experiencia cómoda y eficiente.

1. Alojamiento costo-efectivo

Optar por alojamientos que ofrezcan una buena relación calidad-precio sin incurrir en gastos excesivos es fundamental. Hoteles de gama media o apartamentos corporativos pueden proporcionar comodidad y servicios esenciales a un coste más controlado, evitando tarifas elevadas por lujos innecesarios. Plataformas como Airbnb suelen ser más económicas y ofrecer una experiencia más hogareña que los hoteles, sobre todo en estancias largas, y permiten ahorrar en comidas y transporte.

En algunos casos, los apartamentos o casas de alquiler pueden ser una alternativa rentable para estancias prolongadas o grupos. Al elegir un alojamiento céntrico, se puede ir a descansar en cualquier momento del día, se ahorra mucho tiempo en traslados y, en la mayoría de las ocasiones, también mucho dinero en transporte público.

2. Transporte inteligente y ahorro en movilidad

El transporte es uno de los mayores gastos en un viaje de negocios, por lo que elegir opciones eficientes puede generar ahorros significativos. En ciudades bien conectadas, el transporte público es una alternativa económica y funcional. Para viajes en equipo, agrupar a los empleados en un solo medio de transporte, como una furgoneta o un autobús, optimiza costos y reduce gastos individuales en traslados. Opta por vuelos directos o con escalas breves para evitar trayectos largos y agotadores, asegurando que el equipo llegue descansado y no tenga que perder tiempo en esperas.

Asegura que el transporte sea cómodo y seguro, como traslados privados o transporte público eficiente, sin recurrir a opciones caras que no aportan beneficios extra. Anima a tus empleados a usar el transporte público en lugar del coche y pagar tarifas de aparcamiento exorbitantes o coger un taxi, es mejor para tu cuenta de resultados y para el medioambiente. Cuando los empleados vayan a un evento en el mismo lugar, no hace falta que vayan por separado.

Una forma sencilla de respetar el presupuesto para viajes de empresa es evitar aparcar en el aeropuerto. Si se elimina esta opción de la política de viaje y se pide al personal que viaja que elija otro medio de transporte, la empresa se ahorrará la tarifa del parking del aeropuerto, que suele ser muy elevada. Se puede ahorrar en el alquiler del coche evitando las agencias de alquiler del aeropuerto. Esas empresas suelen ser más caras porque aplican impuestos y cargos aeroportuarios. Además, reservar con antelación también es clave para ahorrar en el alquiler del coche.

3. Alimentación estratégica y políticas de gastos claras

Establecer un límite razonable para comidas y fomentar el consumo en restaurantes locales con buena relación calidad-precio permite reducir costes sin comprometer la experiencia del viajero. Además, negociar tarifas corporativas con ciertos establecimientos puede generar ahorros adicionales en los viajes de negocio. Elegir un alojamiento que incluya el desayuno o un apartamento con cocina puede ahorrar significativamente en el presupuesto de comidas.

Es importante evitar el minibar de la habitación para que la factura no aumente más de la cuenta. Llevar tentempiés ligeros en la mochila puede saciar, dar energía y ser más sano y económico que otros snacks. En los viajes de negocios se tiende a gastar mucho más de lo que se cree en comida. Salir a comer durante un viaje de trabajo puede convertirse en una tarea particularmente complicada por no saber qué sitios son caros y turísticos y cuáles sirven deliciosa comida local. Buscar restaurantes con antelación y consultar el menú para elegir opciones a buen precio es una buena estrategia.

Tabla comparativa de opciones de alimentación

Para ahorrar en la comida sin escatimar en calidad, es recomendable aventurarse fuera de las zonas turísticas. El boca a boca es otra forma eficaz de comer con poco presupuesto mientras se viaja y de averiguar dónde acuden los lugareños cuando cenan fuera.

4. Uso de tecnología y automatizaciones

La tecnología es tu mayor aliada a la hora de reducir gastos en viajes de negocios sin afectar la experiencia del equipo. Implementar herramientas digitales y automatizaciones permite un mejor control del presupuesto y una gestión más eficiente de los gastos.

• Software de gestión de viajes: Herramientas como WEEN pueden centralizar la gestión del viaje de negocio, garantizar el cumplimiento de políticas y encontrar las mejores tarifas disponibles. Plataformas como Ween permiten gestionar reservas, políticas y control de gastos del viaje en un solo lugar, garantizando transparencia y haciéndolo todo más fácil a los viajeros.
• Sistemas de reembolso automáticos: Existen sistemas automáticos de reembolsos que reducen el papeleo, aceleran el proceso de pago y mejoran el control financiero. La gestión digital de los gastos permite ahorrar más tiempo y dinero que los procesos manuales, y garantiza informes precisos para el reembolso a los empleados y la contabilidad de la empresa.
• Monitorización de gastos en tiempo real: La monitorización en tiempo real permite controlar los gastos durante el viaje de negocios, asegurando que se mantengan dentro del presupuesto y evitando desviaciones imprevistas.
• Tarjetas de crédito y débito corporativas: Aparte de simplificar la gestión de gastos de viaje, las tarjetas de crédito corporativas también pueden brindar beneficios significativos, como acumulación de millas o puntos que se pueden canjear por futuros viajes. Además, proporcionan un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con tu viaje de negocios.
• Tarjetas SIM virtuales (eSIM): Mantenerse conectado a través de roaming internacional puede ser caro. Una tarjeta SIM virtual o eSIM es una solución práctica y económica. Permite acceder a Internet en distintos países sin cambiar de chip físico, con planes más flexibles y tarifas competitivas.

5. Aplicar políticas de viaje flexibles y eficientes

Una buena política de viajes de empresa ayuda a reducir costes del viaje de negocios sin afectar la comodidad del equipo. Es importante establecer reglas claras que optimicen el gasto sin ser demasiado rígidas, permitiendo a los empleados tomar decisiones eficientes sin complicaciones. Esto garantiza un equilibrio entre control financiero y una experiencia de viaje satisfactoria.

• Reglas claras sin ser restrictivas: Establece límites de gasto según el destino y el tipo de viaje. Asegúrate de que esos límites sean razonables y estén adaptados a la realidad del destino. Ofrece opciones de alojamiento y transporte que prioricen el bienestar de tus business travelers, sin exceder el presupuesto del viaje de negocios. Instaurar reglas claras para comidas y asignaciones de viaje para evitar malentendidos y mantener el control de los gastos.
• Incentivos para el cumplimiento de políticas de ahorro: Ofrecer bonificaciones o beneficios (como upgrades o mejores opciones en viajes futuros) a quienes optimicen sus gastos sin afectar su rendimiento es una buena idea para garantizar el cumplimiento de las políticas de ahorro. Puedes recompensar a los empleados que hayan gastado el 80% o menos de sus recursos para viajes diarios con incentivos, como tarjetas regalo, bonificaciones y experiencias de trabajo en equipo.
• Integrar políticas en el proceso de reserva: Gracias a herramientas en línea como Perk, los gestores financieros y de viajes ya pueden incorporar sus políticas de viaje al proceso de reserva en dispositivos de escritorio y móviles, lo que ayuda a automatizar el proceso de aprobación. Con una herramienta de reservas en línea, los gestores financieros y de viajes pueden establecer procesos de aprobación claros.

6. Programas de lealtad y recompensas

Inscribirse en programas de millas aéreas y recompensas de hoteles permite acumular puntos en cada viaje de negocios. Estos puntos pueden canjearse por descuentos, upgrades, equipaje extra o noches gratis, reduciendo costos en viajes futuros. Al igual que las aerolíneas, reservar el mismo alojamiento o cadena hotelera y darse de alta en su programa de fidelización puede ser muy ventajoso para quien viaja y ayudar a reducir el gasto de la empresa en hoteles.

Algunos programas de fidelización ofrecen tarifas exclusivas a clientes recurrentes y acuerdos con aerolíneas específicas, además de la posibilidad de conseguir una habitación de categoría superior sin pagar por ello.

7. Gestión de gastos y reembolsos

La mayoría de las empresas reembolsan a sus empleados los gastos incurridos durante el viaje de empresa. La política de viajes debe incluir categorías de gastos bien definidas para que los empleados sepan qué gastos son reembolsables y cuáles no. Establecer un tope de gastos diarios o por viaje evitará que se abuse del sistema de reembolso. La disciplina en la gestión de los gastos de viaje profesionales es fundamental para controlar los gastos y agilizar los reembolsos. Utilizar una solución para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales, como Okticket, permite registrar el gasto al momento con una foto del ticket, listo para su validación.

8. Reembolso del IVA

El reembolso del IVA es una forma de recuperar parte del dinero invertido en un viaje de trabajo que a menudo se pasa por alto. En muchos países, si la empresa tiene que pagar el IVA, es posible que se puedan considerar cosas como los billetes de avión, las habitaciones de hotel, los gastos en transporte o las comidas de negocios como gastos de viajes de trabajo. Perk, por ejemplo, simplifica el proceso de recuperación del IVA y ayuda a ahorrar hasta un 20% en los gastos anuales de viajes de negocios gracias a sus informes detallados y a su calculadora del IVA.

Priorizar el bienestar del equipo

Ahorrar en gastos de viaje de negocios no tiene por qué afectar la comodidad o productividad del equipo. Elegir proveedores que ofrezcan un equilibrio entre calidad y coste garantiza una experiencia satisfactoria sin gastos innecesarios.

• Comodidad y buen precio en alojamientos: Busca hoteles que ofrezcan una buena combinación de comodidad y precio, ya que existen muchas opciones dentro de la gama media que garantizan una estancia agradable sin gastos excesivos.
• Vuelos directos o con escalas breves: Opta por vuelos directos o con escalas breves para evitar trayectos largos y agotadores, asegurando que el equipo llegue descansado y no tenga que perder tiempo en esperas.
• Transporte cómodo y seguro: Asegura que el transporte sea cómodo y seguro, como traslados privados o transporte público eficiente, sin recurrir a opciones caras que no aportan beneficios extra.
• Viajar ligero: Una forma sencilla pero eficaz de ahorrar dinero a la empresa es viajar únicamente con equipaje de mano, especialmente si se trata de un viaje de negocios corto. La mayoría de las aerolíneas aplican un cargo por equipaje facturado, por lo que al viajar solo con equipaje de mano se evitan costes adicionales.

Trabajar con un agente de viajes corporativos puede ayudar a establecer los topes de gastos y a implementar unas pautas claras para asegurar la consistencia del presupuesto. Un buen conocimiento de los datos es crucial para ahorrar en los viajes corporativos. Llevar un seguimiento de estos datos facilita la identificación de un exceso de gastos y la comparación entre los costes de cada departamento.

En definitiva, ahorrar dinero en los viajes de negocios es un trabajo en equipo. Pensando de forma holística y descubriendo cómo puede ayudar cada empleado, es posible ahorrar dinero sin dejar de hacer todos esos viajes críticos para la empresa.