Guía Completa para la Constitución de una Microempresa en España

Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio. Si tú también estás pensando en abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

El camino del emprendimiento siempre es complicado y la microempresa no es una excepción. No existe una fórmula mágica, ni siquiera un patrón único que garantice el éxito en los negocios. Sin embargo, hay ciertas etapas que todo emprendimiento debe realizar para lograr rentabilidad y ser sostenible.

La burocracia puede ser una de las tareas más complejas al emprender. Sin embargo, gracias a la digitalización, crear una empresa es más ágil en algunos países, con requisitos más sencillos. El informe 'Doing Business' del Banco Mundial destaca que en Nueva Zelanda, la constitución de un negocio puede realizarse en menos de un día. En España, la ley de startups incluye medidas para agilizar este proceso.

¿Qué es una Microempresa?

Las microempresas son pequeñas unidades comerciales, proyectos empresariales más pequeños que una PYME. Se definen como entidades con menos de 10 empleados y un volumen de negocio anual inferior a 2 millones de euros. Incluyen empresarios individuales, emprendedores de responsabilidad limitada, sociedades limitadas o comunidades de bienes. Estas sociedades suelen estar administradas por sus propios dueños y requieren poco capital para su constitución. Las microempresas más comunes son los comercios al por menor como panaderías, peluquerías, autoescuelas, zapaterías, estancos, etc.

En España, las microempresas representan más del 95,6% del empresariado. Según el informe Cifras Pyme 2024, en diciembre de 2024 en España había 2.948.527 empresas, de las cuales 1.139.427 eran microempresas. Esto supone que el 38,64 % de las empresas de nuestro país son microempresas. En este informe llama la atención el reducido número de grandes empresas. De hecho, en España organizaciones como la AEMME (Asociación Española Multisectorial de Microempresas) agrupa microempresas como autónomos, empresarios individuales y empresarios societarios.

Un microempresario es aquel emprendedor que apuesta por este tipo de sociedades que requieren poco capital para su constitución y que además no incluyen en el mercado, ya que, serán empresas que crecen con el paso del tiempo.

Microempresa vs. Otros Tipos de Empresas

Es fundamental entender las diferencias entre una microempresa y otros tipos de entidades para elegir la estructura empresarial más adecuada y acceder a posibles ayudas y subvenciones. Los requisitos para considerar una empresa como microempresa dependen de cada país, aunque pueden variar en función del procedimiento para el que se requiera esta calificación.

Microempresa vs. Pequeña y Mediana Empresa (PYME)

Las diferencias entre una microempresa y una pequeña empresa son sutiles pero significativas. Una microempresa generalmente tiene menos de 10 empleados, con ingresos y activos limitados, operando en un ámbito local o regional. En contraste, una pequeña empresa puede tener hasta 50 empleados, con mayores recursos financieros y alcance. Una pequeña empresa (Pyme) es aquella que tiene una plantilla menor de 50 trabajadores y su facturación anual no supera los 10 millones de euros.

Las pymes (pequeñas y medianas empresas) incluyen tanto microempresas como pequeñas y medianas empresas. Las pymes pueden tener hasta 249 empleados y facturar hasta 50 millones de euros, mientras que las microempresas deben mantenerse por debajo de los 10 empleados y los 2 millones de euros de facturación.

Para acceder a ayudas y subvenciones, es fundamental entender qué se considera una PYME desde el punto de vista legal y administrativo. La Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa en la Recomendación 2003/361/CE:

• Número de empleados (UTA): Menos de 250 empleados.
• Volumen de negocio o balance general anual: Un volumen de negocio anual que no exceda los 50 millones de euros. O un balance general anual que no exceda los 43 millones de euros.
• Independencia de la empresa: No debe estar controlada por otra empresa o grupo de empresas que no sean PYMEs.

Cumplir con estos requisitos permite acceder a ayudas y subvenciones específicas, líneas de financiación y programas de apoyo empresarial.

Microempresa vs. Empresario Individual (Autónomo)

Un autónomo puede considerarse microempresa si cumple con los criterios de número de empleados e importes financieros y ejerce una actividad económica.

Microempresa vs. Gran Empresa

Las obligaciones fiscales y contables de una gran empresa son mucho más complejas que las de una microempresa, que disfruta de ciertos beneficios fiscales y menores exigencias contables. Estos beneficios incluyen: tributación reducida, simplificación contable (pueden acogerse al Plan General de Contabilidad para Pymes), y facilidades en la contratación. Por lo tanto, conocer los requisitos que tiene que cumplir una microempresa es fundamental para elegir la estructura empresarial más conveniente.

Comparativa de Tipos de Empresas

Nota: Para la Agencia Tributaria, a efectos de preconcursos, concursos y procedimientos especiales, los requisitos para microempresas pueden cambiar.

Habilidades Esenciales para un Emprendedor Exitoso

Para tener éxito en la creación de una microempresa, es importante tener una combinación de habilidades tanto técnicas como blandas. Algunas de las habilidades más importantes son:

• Habilidades empresariales: Conocimiento de cómo funciona un negocio.
• Habilidades de marketing: Capacidad de atraer a los clientes potenciales.
• Habilidades financieras: Conocimiento básico de contabilidad.
• Habilidades de gestión: Capacidad de dirigir a un equipo de trabajo.
• Habilidades de comunicación: Capacidad de comunicarse eficazmente.
• Habilidades para adaptarse al cambio: Capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios.

Además de estas habilidades, es importante tener una pasión por lo que se está haciendo y un fuerte sentido de resiliencia para superar los obstáculos. La perseverancia y una mentalidad de aprendizaje continuo también son fundamentales para el éxito en la creación y gestión de una microempresa.

Pasos para Crear una Microempresa en España

Para emprender un negocio hay que conocer la estructura empresarial más adecuada para cada caso. La tarea de crear y gestionar una empresa puede ser más fácil si estás bien formado y entiendes lo que tienes que hacer. Medita tu decisión, asesórate por profesionales y da pequeños pasos, pero con seguridad.

1. Evaluación de la Idea y Plan de Negocio

Lo primero que necesitamos es una idea clara de lo que queremos vender u ofrecer. La idea que tengas debe ser clara y concisa, con un público objetivo definido y con posibilidades de llevarse a cabo. Es recomendable a la hora de crear una microempresa decidir con inteligencia cada aspecto de tu negocio, por pequeño que sea. Tomarse el tiempo necesario es vital.

Para ello, desarrollar un plan de negocios es una de las tareas fundamentales a la hora de poner en marcha una micropyme. El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia. Conocer a tu mercado es esencial para poder ofrecer algo que realmente les interese a tus clientes y diferenciarte de la competencia. Para hacer tu estudio de mercado, puedes hacer encuestas, entrevistas, o incluso observar a tu competencia. Existen varias aplicaciones y herramientas en línea que pueden ayudar a realizar un estudio de mercado para conocer a la competencia y a los posibles clientes.
• Análisis DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Una de las preguntas que cabe plantearse es si se quiere trabajar siempre en ella o si se busca hacerla grande para después venderla al mejor postor. Dentro del espectro económico, es importante que tengas disponible de inicio más cantidad de lo que necesitas, ya que siempre puede surgir un imprevisto que requiera una inversión.

2. Elección de la Forma Jurídica y Nombre

Los requisitos para crear una empresa dependerán de su tamaño, la actividad que realizará y el lugar de registro. Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. Las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada, aunque también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física. La elección de la forma jurídica dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el número de socios y la responsabilidad legal.

Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil.

Tipos de Formas Jurídicas Comunes en España

• Sociedad Anónima (S.A.): Una sociedad anónima debe tener al menos un socio y constituirse con un capital mínimo de 60.000 euros, que es la aportación de los socios. Las siglas S.A. deben incluirse obligatoriamente en la denominación de la empresa.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.): A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa puede crearse con un solo socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables, integradas por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y presentar cuentas anuales.
• Emprendedor de Responsabilidad Limitada: Como alternativa a la sociedad limitada, se puede registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. Esta opción implica ser una persona física que realiza una actividad económica con responsabilidad ilimitada ante terceros.
• Empresario Individual (Autónomo): Constituirse como autónomo es otra opción para iniciar un negocio en España.

3. Trámites de Constitución y Puesta en Marcha

Una vez que se ha decidido emprender un negocio con la forma legal de sociedad, se deben realizar los siguientes trámites. Dividimos las gestiones en dos partes al objeto de establecer la cronología.

Gestiones Iniciales

1. Registro Mercantil Central: Solicitar la certificación negativa del nombre. Este certificado acredita que no existe otra sociedad con el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente. La reserva de la denominación la debe hacer uno de los socios y se mantiene durante un periodo de seis meses, aunque hay que tener en cuenta, a los efectos de seguir realizando los trámites de constitución, que este certificado caduca a los tres meses de su expedición. Es un requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública. Se pueden incluir hasta cinco opciones de denominación.
2. Ingreso del capital social: Abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad e ingresar el capital social. El capital social mínimo para una sociedad de responsabilidad limitada es de tres mil euros, mientras que para una sociedad anónima es de sesenta mil euros. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
3. Aportaciones no dinerarias en la S.L.: Las aportaciones no dinerarias son aquellos bienes distintos al dinero que los socios aportan a la empresa (bienes muebles e inmuebles). Cualquier aportación, ya sea un ordenador, una mesa, sillas, furgoneta, maquinaria o un local, se deberá valorar para saber cuánto vale y cómo se debe contabilizar en la contabilidad de la empresa.
4. Elaborar los estatutos sociales: Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Formalización y Registro

5. Notario: Otorgamiento de escritura pública: Los socios fundadores firman la escritura de constitución de la sociedad ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación: Certificación negativa del Registro Mercantil, Certificado bancario de depósito de capital social, Estatutos sociales, DNI o NIE de los socios. Se debe presentar la certificación negativa de la denominación, los estatutos sociales y la acreditación del desembolso o aportación de bienes al capital social. A partir de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, es perfectamente posible el otorgamiento de la escritura fundacional mediante firma digital y, por tanto, no es necesario acudir presencialmente a la notaría.
6. Consejerías de Hacienda de las CC.AA.: Pagar las tasas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). Aunque actualmente la operación está exenta, muchos registros siguen pidiendo el modelo cumplimentado.
7. Agencia Tributaria: Obtener el número de identificación fiscal (NIF) para identificar a la sociedad a efectos fiscales. Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. Se facilita un N.I.F. provisional que, en la actualidad, puede solicitarse a través de la mayoría de las notarías.
8. Registro Mercantil de la provincia: Inscripción de la empresa: Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia. Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.
9. Registrar patentes y marcas: Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.
10. Obtener NIF definitivo: Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con: Copia de la escritura pública, Certificado de inscripción en el Registro Mercantil, Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).
11. Darse de alta en IAE: Tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria.
12. Obtener el certificado electrónico: Facilita muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.
13. Obtener permisos y licencias: Varían según el tipo de negocio. Cumplir con las regulaciones es esencial para operar de manera legal y evitar problemas legales en el futuro.

4. Financiación y Operaciones

Para obtener el capital necesario, puedes buscar un préstamo bancario, buscar un inversor o usar tus propios ahorros. Si estás buscando un préstamo bancario, asegúrate de tener un buen plan de negocios y un historial crediticio sólido. Si te decides por buscar un inversor, asegúrate de que tu idea sea atractiva y de que puedas demostrar que tu negocio será rentable. Existen varias opciones disponibles para los emprendedores, incluyendo la búsqueda de inversores que estén dispuestos a invertir en tu negocio.

La contratación de un abogado o un asesor que pueda ocuparse de los temas más importantes, especialmente si no los dominas demasiado, es recomendable.

5. Marketing, Ventas y Crecimiento Sostenible

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas. Un buen plan de marketing y ventas es esencial para atraer clientes y hacer crecer tu negocio. Aquí te presentamos cómo hacer uno:

• Identifica a tu público objetivo: ¿Quiénes son tus clientes ideales? ¿Qué les gusta? ¿Qué les motiva a comprar?
• Establece tus objetivos: ¿Cuáles son tus metas para tu negocio? ¿Quieres aumentar tus ventas en un 20%? ¿Quieres expandir tu marca?
• Utiliza las redes sociales para promocionarte: Las redes sociales son una herramienta poderosa para llegar a tu público objetivo. Promociona tu negocio y organiza concursos.
• Colabora con otros negocios locales: Trabaja con otros negocios locales para organizar eventos o promociones conjuntas.

Desarrollar una página web es indispensable en la actualidad para cualquier negocio, vayas a vender o no en línea. Tampoco puede faltar la promoción en redes sociales, tan presentes en el día a día de millones de personas en todo el mundo. Buscar una oficina en la que poder ubicar tu negocio, con el espacio que sea necesario para empezar, también es un aspecto a considerar. Cuando creas que todo está preparado, determina una fecha de lanzamiento y organiza un evento para presentarlo si es un producto.

Después de la implementación, es importante medir los resultados de tu plan de marketing. ¿Ha aumentado el número de clientes? ¿Han aumentado las ventas? Iniciar operaciones y asegurar el crecimiento sostenible de tu microempresa son esenciales para mantener tu negocio en marcha y continuar creciendo.