Cómo pasar de microempresa a pequeña empresa: Requisitos y pasos en España

La creación y registro de pymes requiere de unos principios básicos. En ello, la ley apoya a los fundadores de este tipo de empresas, facilitándoles la tarea de introducirse de lleno en el derecho tributario y la contabilidad. Sin embargo, no todos los que desempeñan tareas profesionales están obligados a formar e inscribir su empresa en el Registro Mercantil, pues en el caso de los autónomos, por ejemplo, estos pueden darse de alta online con el documento único electrónico (DUE) mediante un Punto de Atención al Emprendedor (PAE). No obstante, el caso de las pymes es algo distinto, sobre todo, si estas emplean a varios trabajadores.

A continuación, te contamos los pasos que hay que seguir a la hora de registrar una pyme y a qué organismos hay que acudir para ello.

El concepto de pyme

Pyme es el término utilizado para hacer referencia a las pequeñas y medianas empresas que, como tal, tienen un número reducido de trabajadores y un volumen de negocio con unos límites financieros establecidos, además de la obligación de realizar un balance general anual de las cuentas.

Las pymes pueden dividirse en microempresas, en pequeñas y en medianas empresas, y para hacer una distinción entre cada una de ellas es necesario tener en cuenta los empleados, el volumen de negocio y el balance general.

Si quieres conocer más sobre los factores que determinan que una empresa se constituya como pyme o microempresa, así como obtener información general sobre las pymes, visita nuestro artículo dedicado a las pequeñas y medianas empresas.

¿Por qué dar de alta una pyme?

En España existe libertad de empresa (recogida en el artículo 38 de la Constitución), que es la facultad que tiene cualquier persona para desarrollar actividades comerciales, como la venta de productos o la provisión de servicios, con fines lucrativos. Sin embargo, en el caso concreto del concepto de empresa que nos ocupa, cualquier pyme tiene que estar dada de alta en los organismos pertinentes para empezar a funcionar, de ahí que este tipo de empresas deban registrarse como sociedades en el Registro Mercantil Central con su correspondiente denominación según los términos expuestos en la página web del RMC.

¿Cómo debe registrarse una pyme?

Una vez puestos de relieve unos datos generales sobre las pequeñas y medianas empresas, veamos qué pasos hay que realizar para proceder a su constitución y registro.

Primer paso: Elegir la forma jurídica

Lo primero es elegir el tipo de forma jurídica del negocio y para definir el tipo de empresa hay que tener en cuenta el número de socios, el capital social y la responsabilidad.

Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.

• Sociedad anónima: Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
• Sociedad de responsabilidad limitada: A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales.
• Emprendedor de responsabilidad limitada: Como alternativa a la sociedad limitada, cabe la posibilidad de registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. Esta alternativa supone ser una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
• Empresario individual (autónomo): También se puede ejercer una actividad económica como persona física, en nombre propio, asumiendo el control y el riesgo. Esta es la figura del Autónomo.

Segundo paso: Denominación social

Una vez decidida la forma jurídica, lo siguiente es dotar al negocio de una denominación social (nombre que identifica a la empresa), que irá seguida de la forma social. La constitución de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una certificación negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje constancia de que no hay ninguna sociedad registrada con la denominación elegida.

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal.

Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

Tercer paso: Censo de empresarios, profesionales y retenedores

Una vez hecho esto, es necesario darse de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Esta declaración censal es obligatoria y marca el inicio del ejercicio de una o varias actividades económicas cumplimentando, según cada caso, el modelo 036 o el 037, para los que la Agencia Tributaria ofrece instrucciones detalladas. Ambos modelos pueden presentarse en formato papel o por vía electrónica y con ello se obtiene el número de identificación fiscal (NIF). Este número debe incluirse en todo tipo de trámites con Hacienda y, por lo tanto, para cualquier actividad tributaria en territorio español y su obtención está sujeta a diferentes condiciones en función de si se es una persona física o jurídica.

Como bien indica el artículo 1 del Real Decreto 44/2015, de 2 de febrero, el Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para poner en funcionamiento sociedades cooperativas, civiles y comunidades de bienes.

El Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para realizar por vía electrónica cualquier trámite relativo al cese de actividad y extinción de empresas, entre los que se encuentran, por ejemplo, la disolución y extinción de sociedades en el Registro Mercantil, la baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, la baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas, etc.

Puedes obtener más información sobre el DUE en la página del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas).

Cuarto paso: Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

A continuación, es imprescindible darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, que grava la realización de las actividades empresariales, profesionales y artísticas, y al que toda pyme debe atenerse por desarrollar sus actividades en territorio español. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario.

Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

Quinto paso: Base de cotización

Otro de los aspectos de los que no se puede prescindir en este sentido es de la base de cotización que depende del salario generado y que, siempre que se cumpla una cuota mínima, la cantidad que se quiera abonar puede elegirse libremente.

Sexto paso: Legalización de libros empresariales

Otro de los pasos que también forma parte del proceso de registro de las pymes es la legalización de los libros empresariales, donde las pymes recogen sus operaciones, esto es, el libro de inventarios y cuentas anuales.

Otros trámites importantes

Redacción de los estatutos sociales

Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios.

Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.

Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

Apertura de cuenta bancaria

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3 000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60 000 euros. En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1 500 y 3 000 euros.

Firma de la escritura pública ante notario

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios.

Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública.

Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

Inscripción en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil.

Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades.

Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

Registro de patentes y marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

Obtención del certificado electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Una vez realizados todos los pasos anteriores, ya se cuenta con los instrumentos necesarios para dar de alta una pyme.

Crear y registrar una pyme requiere un gran número de trámites burocráticos, que, ante el desconocimiento, plantean a menudo muchas complejidades. No obstante, para ello es importante conocer que hay que partir de la elección y aprobación de la denominación social para, después de inscribir la empresa en el Registro Mercantil, ir desarrollando todos los procesos requeridos por la Agencia Tributaria y la Tesorería de la Seguridad Social y así, tenerlo todo en regla y desempeñar las actividades empresariales sin problemas.

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
• Estructura jurídica: el siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente. Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas. En este artículo te contamos cómo crear una campaña de publicidad.

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales.

El primer paso para abrir un negocio en España es obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF), que es el identificador tributario necesario para operar legalmente. Si eres extranjero y deseas abrir un negocio en España, además del NIE y el NIF, debes contar con residencia legal y, en algunos casos, tramitar el visado de emprendedor.

Una vez que hayas elegido la forma jurídica, deberás proceder con la constitución de la empresa.

1. Redactar y firmar los estatutos sociales.
2. Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
3. Firmar la escritura pública ante notario, documento esencial para obtener el NIF definitivo y poder inscribir la sociedad.

Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales: destinar al menos un 20 % de los beneficios a reserva legal y responder solidariamente en caso de liquidación hasta alcanzar esa cifra.

La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo. Los trámites y documentos necesarios pueden variar según la forma jurídica elegida.

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. Para conocer los requisitos exactos en cada caso, conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio.

El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio. Préstamos bancarios tradicionales, con distintas condiciones según la entidad.

Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.

Además de los requisitos principales, es posible que debas cumplir con trámites adicionales en función del sector o la ubicación de tu empresa. Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa. Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores.

Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.