Cómo Implementar un Sistema de Acceso Web Eficiente en tu Coworking

Un negocio de coworking moderno y exitoso debe ser flexible y orientado a los clientes, quienes esperan tener acceso al espacio las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto es comprensible, ya que los emprendedores cooperan con empresas de todo el mundo ubicadas en diferentes husos horarios y necesitan participar en reuniones o negociaciones en cualquier momento. La tecnología moderna ofrece soluciones para estas necesidades, combinando hardware y software de coworking para proporcionar acceso automático al espacio.

Beneficios del Acceso Automatizado al Espacio de Coworking

Un sistema de control de acceso automatizado ofrece múltiples ventajas para tu empresa de coworking:

• Seguridad: El control de acceso hace que tu espacio de coworking sea más seguro, limitando la entrada a extraños y haciendo que las salas de reuniones sean más cómodas para los clientes de pago.
• Cultura y Disciplina: Permite establecer una cultura de coworking específica, impidiendo la entrada a miembros sin reservas avanzadas o pagos previos.
• Acceso 24/7: Proporciona a los miembros la máxima comodidad de acceso permanente, sin necesidad de que un mánager esté presente todo el tiempo, mostrando confianza en los coworkers.

Control de Acceso de Coworking Innovador

Si valoras el tiempo y el esfuerzo, las soluciones innovadoras que garantizan una experiencia perfecta tanto para el mánager como para el usuario son preferibles. Las soluciones integradas de hardware-software, como las que funcionan con andcards, son un buen ejemplo de este enfoque contemporáneo. El software se integra con cerraduras inteligentes y lectores RFID para administrar eficientemente las entradas y salidas de las salas de reuniones, automatizando las rutinas de administración, especialmente los procedimientos de reserva y el control de acceso.

Puedes ahorrar mucho tiempo con las reservas de salas de reunión de un clic y el desbloqueo automático de puertas con una aplicación móvil. No es necesario configurar el software; solo presionar el botón "desbloquear" en el teléfono para acceder. Este procedimiento es simple tanto para los coworkers como para los mánageres.

Es crucial usar un sistema de control de acceso avanzado que proporcione características futuras. Los sistemas anticuados, distribuidos por proveedores de hardware como software separado, no son lo suficientemente inteligentes para administrar tu base de datos de clientes, lo que resulta en procesos no automatizados, una mala experiencia de usuario e ineficiencia operacional, y a la larga, una pérdida de dinero.

Para una mejor experiencia, es importante que te asegures de utilizar un sistema de control de acceso avanzado.

Tipos de Sistemas de Control de Acceso Modernos

Los sistemas de control de acceso varían en tipos y niveles de complejidad. A continuación, se presentan los más comunes en la industria del coworking, con sus pros y contras:

1. Tarjetas de Plástico

Una tarjeta de plástico con un chip incrustado (memoria o microprocesador) que almacena y transmite datos. Los datos se procesan dentro del chip y se transmiten a través de un lector.

• Pros: Entra en una billetera, hardware barato, funciona sin conexión a internet.
• Contras: Fácil de olvidar o extraviar, puede ser pasada a otra persona.

Las tarjetas de plástico son una solución óptima de control de acceso para el espacio de coworking actual. Puedes venderlas para compensar la inversión.

2. BLE de Teléfonos Inteligentes (Bluetooth Low Energy)

Un sistema avanzado que permite desbloquear puertas usando el teléfono, una vez que la aplicación ha sido descargada y configurada. El sistema funciona mientras la aplicación está activa y el teléfono cerca del lector.

• Pros: Usar un teléfono como llave es moderno, funciona sin conexión a internet, los usuarios no suelen prestar sus teléfonos.
• Contras: Hardware de cerradura de puertas más caro, requiere Bluetooth, no funciona con batería baja, difícil de integrar con todos los software de coworking.

Si este sistema no funciona a la perfección, el usuario culpará al mánager, por lo que no siempre es recomendado.

3. Teléfonos Basados en la Nube

Con este sistema, todos los datos de acceso se almacenan en la nube por proveedores de soluciones especializados.

• Pros: Desbloqueo desde cualquier lugar con un botón en el smartphone, los usuarios no suelen prestar sus teléfonos, fácil integración con cualquier software.
• Contras: Requiere conexión a internet, problemas con batería baja, solución cara (cada puerta debe estar conectada a internet).

4. Código PIN

Teclados en las cerraduras de puertas donde se introduce una combinación numérica para desbloquear.

• Pros: Cerraduras más baratas, sistema simple, familiar y comprensible.
• Contras: A las personas no les gustan las contraseñas, difícil de automatizar porque cada cerradura es independiente.

5. Códigos QR o de Barras

Códigos cuadrados de información digital que llevan a una aplicación o página web, usados como credenciales virtuales.

• Pros: Versatilidad, conectividad online y offline, rastreabilidad, rentabilidad, atractivo visual y branding.
• Contras: Falta de soporte nativo, dificultad de escanear en entornos de bajo brillo.

Los códigos QR pueden ser la peor opción para el control de acceso debido a su falta de fiabilidad. Incluso un bajo brillo en la pantalla puede impedir su correcto funcionamiento.

Cómo Escoger la Mejor Solución de Control de Acceso para tu Coworking

La mejor estrategia es elaborar una lista de tus requerimientos específicos antes de elegir entre los sistemas disponibles. Muchos negocios optan por soluciones basadas en la nube debido a sus beneficios, pero es vital considerar si un despliegue en la nube o una solución local tiene más sentido para tu ciberseguridad.

Beneficios Clave de una Solución de Seguridad Basada en la Nube

• Despliegue fácil.
• Mantenimiento fácil.
• Escalabilidad.
• Rendimiento.
• Rentabilidad.

Nube vs. Local

La seguridad en la nube no es una solución universal. Debes considerar los niveles de comodidad y las políticas internas y externas. Por ejemplo, una solución local podría ser mejor en caso de problemas de cumplimiento. A veces, la mejor respuesta es una mezcla de soluciones locales y en la nube. Busca proveedores con ofertas diversas que proporcionen flexibilidad. La clave es encontrar una solución que ofrezca la misma experiencia y acceso perfecto, ya sea en la nube o local.

Proveedores de Sistemas de Control de Acceso Populares para Coworkings

Aquí te presentamos algunos proveedores destacados:

1. Kisi: Ideal si buscas una solución sin servidores y completamente en la nube. Ofrecen un sistema de control de acceso sin llaves popular, fácil de usar para empresas, con desbloqueo desde el teléfono o tarjetas tradicionales y gestión en la nube.
2. Salto o Clay: Recomendados si prefieres tener servidores y hardware locales. La plataforma de Clay permite a los mánageres controlar centralmente y automatizar para una experiencia conveniente y reduciendo gastos.
3. Proxy: Ayuda a crear un ambiente de trabajo sin contacto. Los sensores Proxy reconocen y autentican una señal del smartphone para abrir puertas. Se implementa en tres pasos: invitación a la app, descarga y activación de la señal, uso de la señal para abrir puertas. Se integra con andcards para sincronización automática de miembros.
4. Tapkey: Ofrece una solución accesible que convierte cualquier cerradura en una cerradura inteligente. Permite registrar nuevas cerraduras, realizar actualizaciones de firmware desde su app, emitir llaves digitales, otorgar y restringir acceso móvil, leer transpondedores NFC y ver actividades de acceso.

Vendedores Locales

Si prefieres vendedores locales, ten en cuenta que a menudo no ofrecen API o integraciones exóticas. Sus soluciones pueden integrarse con software personalizado, pero el soporte a largo plazo puede ser decepcionante y el mantenimiento continuo costoso, llevando a la obsolescencia del sistema en pocos años.

Cómo Evitar Trampas al Automatizar tu Espacio de Coworking

Es sencillo: primero elige el software de coworking, ya que lo usarás constantemente. Verifica si tu software soporta integraciones y revisa la lista de hardware recomendados por el proveedor. A menudo, están asociados con hardware ACS y pueden ofrecerte buenas ofertas.

Softwares de Gestión para Coworkings

Elegir el software adecuado es clave para mejorar la experiencia de los miembros y optimizar las operaciones diarias. Aquí te presentamos algunas opciones:

1. EasyWeek: Un sistema intuitivo y eficaz para reservas. Permite a los miembros reservar mesas, salas y otros recursos en tiempo real, automatizando el proceso y reduciendo tareas administrativas. Es flexible, permite personalizar formularios de reserva y se integra con tu sitio web o aplicación móvil. Ofrece soporte integral, guía de usuario, videotutoriales y gestión de múltiples ubicaciones.
2. Nexudus: Software español con base en Inglaterra, en la industria desde 2012, enfocado en la gestión de espacios de coworking.
3. Archie: Plataforma diseñada desde 2016 para facilitar la administración y mejorar la experiencia de los miembros de espacios de coworking. Ofrece integraciones nativas con más de 40 softwares, incluyendo Slack, Teams, Google Calendar, Stripe, Kisi y Salto. Permite gestionar reservas online, solicitudes de visitas, inscripciones y pagos de membresía, registro de visitantes, y calendario de eventos. Es personalizable y puede crear aplicaciones móviles de marca blanca.
4. Cobot: Nacida en Alemania en 2012, ayuda a ahorrar tiempo en facturación, ventas, contratos y optimización de la ocupación. Ofrece soporte gratuito y personal. Se integra con CRM, software de contabilidad, herramientas de comunicación, WiFi, impresoras, control de acceso y sistemas de seguridad.
5. Spacebring: Adopta un enfoque innovador de "plataforma unificada" para una experiencia sin fisuras para miembros, no miembros, asistentes a eventos, visitantes y administradores. Permite gestionar espacios de coworking a través de un smartphone, simplificando la facturación, planes y reservas.
6. Es un software de gestión de espacios de coworking con énfasis en la simplicidad, aplicando el espíritu Zen de la empresa japonesa que lo desarrolla.
7. Es un moderno software de gestión de espacios de coworking, con características añadidas a las habituales, como un acceso seguro al entorno físico, WiFi, control de la red o plataforma de voz.
8. Cowork.io: Herramienta digital en línea para administrar espacios de coworking y comunidades de forma fluida y dinámica, utilizando datos en tiempo real sobre ocupación y actividad. Gestiona facturas, pagos, reservas, presupuestos, contratos, disponibilidad y comercialización de productos. Ofrece tarifas Básica y Pro.

Consideraciones Adicionales para un Coworking Exitoso

Montar un coworking puede ser rentable con una planificación adecuada. Es fundamental comprender el concepto de coworking: un espacio compartido donde profesionales independientes y pequeñas empresas trabajan juntos, disfrutando de acceso a una comunidad, reducción de costos y oportunidades de networking.

Investigación y Planificación

• Investigación de Mercado: Analiza la demanda local para tu área.
• Localización: Selecciona una ubicación estratégica con fácil acceso en transporte público y opciones de aparcamiento.
• Diseño del Espacio: Crea un ambiente que fomente la colaboración y la productividad, incluyendo salas privadas, zonas de concentración, iluminación natural y confort acústico.
• Mobiliario: Elige sillas ergonómicas, mesas modulares con ruedas, y separadores de ambiente o biombos para equilibrar privacidad y colaboración.

Infraestructura Tecnológica

Un coworking depende de la tecnología. Asegúrate de tener:

• WiFi de alta velocidad y estable.
• Tomas de corriente accesibles y puertos USB en cada puesto de trabajo.
• Proyectores y pantallas interactivas para reuniones y eventos.

Modelo de Negocio y Marketing

Un modelo de negocio sólido y flexible es esencial. Considera:

• Flexibilidad en Membresías: Ofrece diferentes tipos de planes y un modelo de pago por uso.
• Salas de Reuniones y Eventos: Pueden ser una fuente importante de ingresos.
• Marketing Digital: Optimiza tu web para SEO (buscadores), utiliza redes sociales y crea un blog para compartir consejos, actualizaciones y noticias.
• Publicidad: Destina parte del presupuesto a anuncios online para atraer clientes potenciales rápidamente.

Seguridad de Datos y Cumplimiento Normativo

Tus datos se procesan conforme a estándares de seguridad globales y europeos, incluidos PCI DSS, SSL y GDPR. Los proveedores confiables no venden ni comparten tus datos ni los de tus clientes con terceros.