Cómo calcular los gastos de un negocio para asegurar su éxito financiero

Cuando te embarcas en la aventura de emprender un negocio, calcular los gastos de manera precisa es esencial para asegurar el éxito de tu empresa. La falta de planificación financiera puede llevar a situaciones difíciles, como la necesidad de financiamiento adicional o el uso de tu patrimonio personal para mantener tu negocio a flote. Sin embargo, con una planificación adecuada, es posible emprender incluso sin disponer de un capital inicial considerable.

El control de gastos es clave para garantizar la estabilidad financiera y maximizar el beneficio de tu negocio. Es igual de importante saber por dónde entra el dinero y por dónde sale. No tener un control de gastos efectivo puede crear problemas en el flujo de caja de tu negocio. El control de gastos de cualquier empresa no debe hacerse solo cuando esta comienza a tener pérdidas o en tiempos de crisis; debe ser una estrategia financiera permanente y meticulosa para garantizar su salud financiera.

Tipos de gastos que afectan a tu empresa

Antes de establecer un control de gastos efectivo, necesitas saber qué tipos de gastos afectan a tu empresa. Generalmente, los gastos se pueden dividir en dos tipologías principales: fijos y variables.

Gastos Fijos

Los gastos fijos son aquellos costes recurrentes que tu empresa debe afrontar regularmente. No dependen de tu nivel de actividad o producción ni de tus ventas. Son desembolsos que, sí o sí, tienes que hacer para llevar a cabo tu actividad económica y son constantes en el corto plazo.

Algunos ejemplos de gastos fijos incluyen:

• El alquiler del espacio de trabajo.
• El coste de los suministros como el agua, la luz o el gas.
• Los pagos mensuales de equipos o deudas.
• Primas de seguros de responsabilidad civil, seguros de propiedad, seguros de salud para empleados.
• Los salarios de los empleados (cuando son estables y no varían con la producción).

Conocer y controlar los gastos fijos es crucial para una mejor planificación y un mayor control presupuestario, lo que contribuye a la estabilidad financiera y a una mejor toma de decisiones estratégicas.

Gastos Variables

A diferencia de los fijos, los gastos variables están directamente relacionados con la producción o la actividad comercial. Fluctúan en función del volumen de ventas, la demanda o los cambios en los costes de materias primas. Aumentan o disminuyen según los bienes producidos o servicios prestados.

Ejemplos de gastos variables son:

• Materias primas y materiales, que dependen de la cantidad de productos fabricados.
• Mano de obra adicional, si se contrata según la carga de trabajo.
• Comisiones de ventas.
• Costes de transporte y distribución, que varían según el volumen de ventas y la distancia de envío.
• Marketing y publicidad, si se ajustan en función de campañas específicas o volumen de ventas.

Gastos Directos e Indirectos (Gastos Generales)

Dentro de los gastos de una empresa, es fundamental diferenciar entre gastos directos y gastos generales o indirectos. Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio.

• Gastos Directos: Son los que están ligados directamente a la producción de un producto o servicio. Determinar cuáles son los gastos directos es muy sencillo.
• Gastos Indirectos o Generales: No serían atribuibles directamente a la producción, sino que son un apoyo a la misma. Establecer los gastos generales o indirectos es más complejo. Generalmente, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste.

Entre los ejemplos más comunes de gastos generales aplicados al objeto de coste encontramos los alquileres, la depreciación, los gastos de formación, los salarios (no directamente ligados a la producción específica), los gastos asociados a vehículos, edificios, energía, publicidad, líneas de teléfono o Internet.

En cambio, los gastos generales del centro de coste se utilizan, por ejemplo, cuando hay ramas, departamentos corporativos o líneas diferenciadas de productos. Estos pueden incluir:

• Gastos generales materiales.
• Gastos generales de producción.
• Gastos generales de ventas.
• Gastos generales administrativos.

El presupuesto: tu plan financiero

El presupuesto de una empresa puede parecer un rompecabezas, pero es crucial para cualquier empresario. Los presupuestos son un plan sobre cómo gastar el dinero. Suelen organizarse por categorías de gasto, como "Salarios de empleados", "Materiales" e "Impuestos".

Para utilizar un presupuesto de forma eficaz es necesario hacer un seguimiento de todo el dinero que gana y gasta, por lo que también debe planificar el dinero que entra.

Pasos para crear un presupuesto empresarial

1. Previsión de ingresos: El primer paso es determinar cuánto dinero va a ingresar. Utiliza los resultados anteriores de tu empresa para calcular los ingresos que probablemente obtendrás.
2. Costes fijos: A continuación, el presupuesto debe incluir los gastos. Empieza sumando los costes fijos, como los pagos regulares por equipos o deudas.
3. Gastos variables: Calcule sus gastos variables. Son costes que cambian con regularidad, a menudo de una semana a otra o de un mes a otro. Como varían, es útil encontrar la media. Si puedes, repasa varios pagos, como tus últimas 3-6 facturas de suministros.
4. Resta gastos de ingresos: Finalmente, resta los gastos de los ingresos para obtener una visión clara de su situación financiera.

Beneficios de una buena planificación presupuestaria

Una vez que hayas aprendido a crear un presupuesto empresarial, podrás empezar a cosechar los muchos beneficios de esta planificación financiera:

• Maximizar la eficiencia: Un presupuesto te da una idea de cómo gastas realmente tu dinero. Esto puede ayudarte a tomar mejores decisiones empresariales.
• Establecer un plan financiero: Define claramente tus metas económicas.
• Reinvertir los fondos sobrantes: Identifica oportunidades para el crecimiento.
• Predecir los meses lentos: Cuando elabores tu presupuesto, puedes prever si tus ingresos serán más bajos durante determinados periodos, lo que te permite prepararte con antelación.

Tipos de presupuestos empresariales

Es una buena idea crear diferentes tipos de presupuestos para tu empresa para conocer mejor tus finanzas:

• Presupuesto maestro: Ofrece una visión de conjunto de las finanzas de la empresa.
• Presupuesto operativo: Para ver cómo se comparan tus ingresos y gastos previstos. Incluye los costes fijos, variables y no operativos.
• Presupuesto de capital: Si estás ahorrando para un gran gasto empresarial, como un nuevo equipo.
• Presupuesto de flujo de caja: Calcula cuánto efectivo entrará y saldrá de tu empresa, de dónde vendrá y a dónde irá.
• Presupuesto laboral: Un plan sobre cuánto le costará contratar y pagar a los empleados.

El recargo por gastos generales y su cálculo

El recargo por gastos generales es un porcentaje que se aplica a los costes directos y permite asignar los gastos generales o indirectos a los objetos de coste. Para poder determinar cuál es el porcentaje de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste.

Los centros de coste hacen referencia a los distintos departamentos de una empresa que suelen ser divisiones funcionales corporativas. Esta distribución se realiza según el principio de causalidad, lo que nos permite saber qué departamentos de la empresa incurren en qué costes y asignarlos a los productos individuales.

Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de distribución de gastos. Este instrumento financiero es una tabla en la que se incluyen los diferentes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los diferentes centros de costes.

Fórmula del porcentaje de recargo de los gastos generales

La fórmula del porcentaje de recargo de los gastos generales se puede entender de la siguiente manera: divide la suma de los gastos generales entre la base de cálculo. La base de cálculo son los respectivos costes directos (por ejemplo, los costos de materiales) de cada centro de costes.

Fórmula:

Porcentaje de recargo por gastos generales = (Suma de los gastos generales / Base de cálculo de costes directos) * 100

Ejemplo de cálculo de recargo por gastos generales

Consideremos un ejemplo para la sección de costes de materiales:

• En esta área trabajan 8 empleados en los departamentos de compras, almacén de entrada de mercancías y control de recepción.
• Cada empleado tiene un salario mensual de 2.500 €, lo que genera gastos generales totales de 20.000 € (8 * 2.500 €).
• El seguro mensual por empleado en esta sección asciende a 500 €, lo que da lugar a gastos generales de 4.000 € para seguros (8 * 500 €).
• Total gastos generales: 20.000 € (salarios) + 4.000 € (seguros) = 24.000 €. (Nota: El ejemplo original usa 30.000€ como total, asumiremos este valor para el cálculo del recargo).
• Base de cálculo (coste total de materiales): 100.000 €.

Aplicando la fórmula:

Porcentaje de recargo = (30.000 € / 100.000 €) * 100 = 30 %

Si los costes de material para un producto o servicio son de 1 €, se aplicará un recargo del 30 %, es decir, 0.30 € de gastos generales.

A partir de la tasa de recargo por gastos generales, puedes distribuir aquellos gastos generales que no se pueden asignar directamente a un objeto de coste específico entre diferentes objetos.

Cálculo de gastos de recargo de un nivel y multinivel

• Cálculo de gastos de recargo de un nivel: En este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un porcentaje de recargo único. El cálculo del porcentaje de recargo se hace dividiendo los gastos generales totales entre los costes individuales totales de un periodo determinado.
• Cálculo de gastos de recargo multinivel: Este tipo de cálculo se basa en la causalidad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. Normalmente, tanto los gastos generales como los costes individuales se producen en las áreas de material, fabricación, administración y ventas.

Estrategias para un control de gastos efectivo

El control de gastos no es solo una cuestión de ahorro, es una estrategia para garantizar la estabilidad, competitividad y rentabilidad de tu negocio.

Consejos para evitar problemas de liquidez

Aquí te proporcionamos cinco consejos fundamentales para evitar problemas de liquidez y ayudarte a emprender con éxito:

1. Redacta un Buen Plan de Empresa: Un plan de empresa bien estructurado es la base de cualquier proyecto.
   • Plan de Inversión: Desglosa todas las inversiones necesarias y solicita presupuestos detallados. Incluye una cantidad para el capital circulante.
   • Plan de Financiación: Busca fuentes de financiación que se alineen con tu plan de inversión.
2. Aspectos Legales: Considera los gastos relacionados con el proceso burocrático y legal al iniciar tu actividad, como la elección de la forma jurídica, el registro en el IAE, seguros de responsabilidad civil y cumplimiento de normativas como la LOPD y el RGPD.
3. Controla los Gastos Fijos y Variables: Evalúa la verdadera necesidad de los gastos fijos y considera alternativas como trabajar desde casa o utilizar espacios de coworking. Además, busca formas de convertir gastos fijos en variables, como el carsharing o el renting de equipos.
4. Calcula Precisamente tus Precios: Investiga a la competencia y analiza el mercado. Asegúrate de que tus precios sean competitivos, cubran tus gastos y te permitan obtener ganancias.
5. Protege tus Ingresos con Seguros: Considera la posibilidad de contratar un seguro de baja laboral o un seguro de subsidio que te proporcione un respaldo económico en caso de enfermedad o incapacidad.

El punto muerto y la apalancamiento operativo

Una pregunta crucial es: ¿cuánto tienes que vender al mes para cubrir, al menos, tus costes fijos? Ese es el punto muerto. Las empresas que tienen más costes fijos, una vez que los han cubierto, tendrán mayor rentabilidad. Esto es lo que se conoce como apalancarse operativamente.

El local y los recursos humanos son las dos principales partidas que más costes fijos generan en las empresas. Los costes fijos suponen una salida importante de caja, vendas o no.

Si te ves obligado a tener costes fijos por la naturaleza de tu negocio, intenta convertir algunos en costes variables. Una vía para convertir fijos en variables es externalizar todo aquello que no forma parte de tu core business: gestión de recursos humanos, gestoría, tecnología, etc.

Costes ocultos y superfluos

Es importante estar atento a los costes ocultos y superfluos que pueden endeudar excesivamente los proyectos.

• Costes ocultos: Generalmente surgen por desconocimiento o situaciones inesperadas. Ejemplos incluyen la depreciación del stock, cambios normativos que obligan a inversiones inesperadas, los intereses de préstamos excesivos, o la inflación no considerada en los precios de venta.
• Costes superfluos: Son todos aquellos gastos que no añaden valor a tu producto. Suelen haber un exceso de gastos superfluos en proyectos que no tienen ingresos. Por ejemplo, gastar excesivamente en servidores web o en la última tecnología que se acaba pagando con deuda, sin una clara rentabilidad.

La importancia de la tesorería

Un negocio difícilmente podría sobrevivir sin un colchón de tesorería. Para calcular el remanente de fondos necesarios, debes saber cuáles son tus plazos de cobro y pago para de esa manera conocer el saldo de clientes y proveedores que podrás sostener con el dinero que tienes en caja. Sin embargo, no es bueno tener tesorería ociosa, ya que el dinero inactivo tiene un costo de oportunidad.

Herramientas para la gestión de gastos

Afortunadamente, el seguimiento de los gastos nunca ha sido tan fácil. Herramientas como el rastreador de gastos y recibos de Invoice Simple permiten escanear cualquier recibo y capturar la información clave automáticamente. Todos sus datos de gastos están listos para exportarlos a un informe resumido siempre que lo necesite.

Sage 50 puede ayudarte a llevar un control de gastos más efectivo, automatizar procesos, elaborar presupuestos y mejorar la toma de decisiones en tu empresa. También, una plantilla de control de gastos en formato Excel puede ser útil para controlar determinadas partidas.

Es importante invertir en tecnología, ya que herramientas como Sage 50 facilitan el seguimiento y control de todos los gastos de tu negocio, ahorrando tiempo y dinero.

Realizar previsiones de ingresos y gastos es crucial para cualquier negocio porque permite planificar adecuadamente los recursos financieros y tomar decisiones informadas. Para gestionar gastos inesperados, es importante contar con un fondo de emergencia o reserva financiera que permita cubrir imprevistos sin afectar la operación diaria del negocio. El análisis de flujo de caja es vital en las previsiones financieras ya que proporciona una visión clara de cómo el dinero entra y sale del negocio.

Al hacer previsiones, es común subestimar gastos o sobreestimar ingresos, lo cual puede llevar a decisiones financieras erróneas. También es un error no considerar factores externos que puedan afectar el negocio.