Cómo llevar la contabilidad de un negocio sin experiencia

Cuando nos acercamos a una materia por primera vez casi siempre nos parece más complicada de lo que realmente es, y la contabilidad no es una excepción a esta regla. La primera barrera es el vocabulario tan específico que se utiliza (empezar a escuchar términos como libro diario, asientos contables o debe y haber puede abrumar a cualquiera) y si a eso le sumamos el hecho de no saber muy bien ni lo que se pretende conseguir ni de qué manera hacerlo, es lógico el rechazo inicial que puede provocar.

Llevar la contabilidad de un negocio puede parecer complicado al principio, pero no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Muchos creen que la contabilidad es un desafío reservado para expertos, algo difícil de dominar. En esta guía completa aprenderás qué es la contabilidad y por qué es clave para el éxito de tu negocio.

¿Qué es la contabilidad y por qué es importante para tu negocio?

La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar y resumir las actividades financieras de un negocio. Su principal objetivo es ofrecer una visión clara de la situación económica de la empresa, lo que resulta fundamental para la toma de decisiones.

Podemos definir la contabilidad como el registro de las operaciones económicas realizadas por la empresa que se lleva a cabo siguiendo las pautas establecidas en el Plan general de contabilidad y demás normativa aplicable. Se trata de la recopilación de la actividad que realizan las entidades con el fin de agrupar, totalizar y sistematizar toda esa información. Como es lógico, este registro no puede realizarse de la forma en la que cada uno crea más conveniente, sino que hay que seguir unas pautas muy concretas y determinadas, porque es la única manera de que el resultado sea entendible, fiable y comparable.

En España, la normativa que determina los elementos y principios que son obligatorios en la contabilidad es, principalmente, el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad.

Objetivos y utilidad de la contabilidad

El objetivo de la contabilidad es informar de la situación económica y financiera de la empresa, que queda reflejada en las cuentas anuales. Así podremos conocer, por ejemplo, todos los bienes y derechos con los que cuenta la entidad y las deudas que ha contraído (con el balance de situación) o el beneficio o la pérdida que ha originado el negocio (en la cuenta de pérdidas y ganancias).

Toda esta información es muy útil y necesaria desde distintos puntos de vista:

• Para los socios o dueños del negocio: porque les servirá para poder tomar decisiones de cara al desarrollo de la actividad, a la mejora de resultados, a la conveniencia o no de aumentar o disminuir el endeudamiento, etc.
• Para Hacienda: porque sirve de base para calcular impuestos y obligaciones fiscales.
• Para las entidades de crédito: porque les sirve para valorar la idoneidad o no de conceder financiación a la entidad.
• Para cualquier tercero: porque las cuentas anuales se depositan en el Registro Mercantil y cualquiera puede acceder a ellas. Piensa, por ejemplo, que si vas a celebrar un contrato importante con esa entidad podrás conocer datos que te interesan como pueden ser la evolución de sus resultados o si está lo suficientemente saneada.

La importancia de esto es vital porque en caso contrario, es decir, si los datos que arroja no son reales, las consecuencias son graves y ello porque:

• Las decisiones que se tomen a partir de unos números inexactos solo pueden ser erróneas.
• Los impuestos que se calculen tomando como base importes incorrectos darán lugar a cuotas equivocadas (lo que implicará la imposición de sanciones).

Elementos clave para llevar la contabilidad de una empresa

Para llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva, es esencial comprender y gestionar correctamente ciertos elementos clave que forman la base de cualquier sistema contable. Estos son los pilares que te permitirán organizar tus finanzas y tener un control completo sobre la salud financiera de tu negocio.

Activos, pasivos y patrimonio neto

Son los elementos patrimoniales más importantes, y son los que están reflejados en el balance general:

• Activo: En esta categoría se encuentran todos los bienes y recursos que tu empresa posee y que generan valor económico. Los activos pueden ser tangibles, como los edificios, maquinaria y dinero en efectivo, o intangibles, como patentes, derechos de propiedad intelectual o la reputación de la marca. Se dividen en dos categorías:
  • Activos corrientes: Son aquellos que se espera convertir en efectivo en el corto plazo, generalmente en menos de un año, como las cuentas por cobrar, inventarios o dinero en caja.
  • Activos no corrientes: Son aquellos que se mantendrán por más de un año, como los inmuebles, equipos o inversiones a largo plazo.
• Pasivo: Representan las deudas y obligaciones que tiene la empresa con terceros. Estos también se dividen en dos categorías:
  • Pasivos corrientes: Deudas que deben pagarse en un plazo menor a un año, como proveedores, impuestos o salarios pendientes.
  • Pasivos no corrientes: Deudas a largo plazo que vencerán en más de un año, como préstamos bancarios o hipotecas.
• Patrimonio neto: Es la diferencia entre los activos y los pasivos de tu empresa. Este concepto también se conoce como fondos propios. El patrimonio neto refleja lo que realmente pertenece a los propietarios del negocio después de haber cubierto todas las deudas. Si los activos superan los pasivos, el patrimonio neto es positivo, lo que indica que la empresa tiene valor neto.

Ingresos y gastos

Representan todas aquellas partidas que componen el conocido como estado de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias. Están compuestos de:

• Ingresos: Son todas las entradas de dinero que genera la empresa a través de sus actividades. Pueden venir de distintas fuentes, como la venta de productos, la prestación de servicios, alquileres o inversiones. Es fundamental registrar cada ingreso de manera precisa, clasificándolos según su origen, lo que permitirá conocer de dónde provienen los mayores flujos de efectivo y cómo se están generando los beneficios.
• Gastos: Son todas las salidas de dinero que la empresa realiza para operar. Estos pueden ser fijos (alquiler, salarios, seguros) o variables (materias primas, comisiones). Al igual que los ingresos, es importante que cada gasto esté bien documentado y clasificado para poder identificar posibles áreas de mejora o reducción de costos.

¿Qué operaciones se deben contabilizar?

Cualquier empresa, sea cual sea su actividad y su tamaño, debe contabilizar todas las operaciones económicas que realice en su día a día. Por ejemplo:

• Ventas de productos o servicios.
• Compras de bienes y servicios.
• Pagos de nómina y prestaciones.
• Adquisición de activos fijos.
• Inversiones financieras.
• Préstamos bancarios y amortización de deudas.
• Pago de intereses.
• Provisión para impuestos.
• Liquidación y pago de impuestos.
• Ingresos por dividendos o intereses.
• Ajustes por depreciación o amortización.
• Provisión para contingencias.
• Aumentos de capital.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

Para llevar la contabilidad de tu empresa, necesitas, en esencia, tres cosas: un software de contabilidad, los justificantes, facturas o recibos de las transacciones que realice tu empresa y una persona, generalmente un contable, que lo registre.

Software de contabilidad

Aunque hasta hace relativamente poco tiempo, la contabilidad se llevaba de forma manual, utilizando libros físicos y registros a mano, hoy en día es impensable gestionar las finanzas de una empresa sin un software de contabilidad adecuado. Estos programas han revolucionado la manera en que las empresas llevan sus cuentas, ya que son más eficientes, precisos y rápidos. Un buen software de contabilidad ofrece varias ventajas:

• Automatización de tareas repetitivas: Procesos que antes se realizaban manualmente, como la introducción de asientos contables o la conciliación bancaria, ahora se ejecutan de forma automática o semiautomática, lo que reduce el margen de error y permite ahorrar tiempo.
• Generación de informes financieros en tiempo real: Permite tener acceso inmediato a información clave sobre el estado económico de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Desde balances generales hasta estados de resultados, todo está a solo un clic de distancia.
• Cumplimiento de normativas fiscales: Los programas están diseñados para adaptarse a las normativas tributarias y contables vigentes, ayudando a las empresas a calcular impuestos y presentar declaraciones fiscales de manera correcta y oportuna.
• Seguridad y almacenamiento: El software no solo almacena la información contable de manera organizada, sino que también garantiza su seguridad. Además, permite tener acceso a la información histórica para auditorías o análisis financieros.

Algunos de los softwares de contabilidad más populares para pequeños negocios incluyen:

• QuickBooks Online: Dirigido por Intuit, muestra todos tus costes, como los de inventario y mantenimiento, y cada venta que realiza tu negocio durante un período de tiempo. Ofrece automatización de inventario utilizando el seguimiento de inventario perpetuo.
• Xero: Sistema de contabilidad basado en la nube diseñado para pequeñas y medianas empresas. Permite conectar con un asesor de confianza y verificar la salud financiera, accesible desde cualquier dispositivo.
• Wave: Solución de contabilidad basada en la web, ideal para pequeños negocios. Con su función de conciliación bancaria, puedes vincular tus cuentas bancarias y otras fuentes de datos para ver tus transacciones en tiempo real.
• FreshBooks: Software de contabilidad y gestión de facturas basado en la nube.
• Treinta: Una app de control financiero que permite llevar ventas, gastos y balance del negocio con el celular, ideal para negocios pequeños o informales.

Justificantes, facturas y recibos

Estos documentos sirven como prueba de las transacciones realizadas, tanto de los ingresos como de los gastos, y deben almacenarse de forma organizada para su posterior revisión o auditoría. Algunos de los principales documentos que se deben conservar son:

• Facturas: Cada vez que se realice una venta o se compre un bien o servicio, es obligatorio emitir y conservar la factura. Este documento contiene la información detallada de la transacción, como el monto, la descripción del producto o servicio, los impuestos aplicables y los datos de las partes involucradas.
• Recibos: Para aquellas transacciones que no requieran factura, como pagos en efectivo o pequeños gastos, se debe emitir un recibo que sirva como comprobante. Este tipo de documentos también deben incluir detalles básicos como el monto y la fecha de la operación.
• Justificantes bancarios: Los extractos y justificantes bancarios son necesarios para conciliar las cuentas de la empresa con los registros bancarios. Estos documentos permiten verificar que los pagos y cobros realizados se han registrado correctamente en los libros contables.

Contable o asesor contable

A pesar de la automatización que ofrecen los softwares de contabilidad, la figura del contable o del asesor es, aun a día de hoy, fundamental. El contable tiene el conocimiento técnico necesario para registrar las transacciones de acuerdo con las normativas vigentes y puede interpretar la información financiera de manera que sea útil para la toma de decisiones estratégicas. Para los dueños de negocios pequeños que se enfrentan a la contabilidad sin experiencia, hay varios tipos de profesionales que pueden ofrecer apoyo:

• Contador público certificado (CPA): Un profesional con una certificación que le permite ofrecer servicios contables y fiscales avanzados.
• Contable: Un profesional que puede llevar la contabilidad diaria de tu negocio.
• Preparador de impuestos: Especialista en la preparación y presentación de declaraciones de impuestos.
• Planificador fiscal: Ayuda a optimizar la carga fiscal de tu negocio.

¿Cómo es el proceso de la contabilidad en el día a día?

Para contabilizar las transacciones, existen varios pasos que se deben seguir en el día a día de cualquier sociedad:

1. Recolección de documentos y justificantes: El primer paso en la contabilidad diaria es recolectar todos los documentos que respalden las transacciones realizadas por la empresa. Es decir, las facturas de ventas y compras, recibos, comprobantes de pago, extractos bancarios, entre otros.
2. Registro de las transacciones: Una vez que se han recolectado los justificantes, las transacciones deben registrarse en el software de contabilidad. Se debe clasificar cada operación de acuerdo con el plan de cuentas de la empresa (ingresos, gastos, activos, pasivos, etc.). Para cada transacción, se debe realizar un asiento contable que indique la fecha de la operación, su descripción, las cuentas contables afectadas y las cantidades.
3. Verificación de debe y haber: La partida doble, que es la regla contable fundamental, exige que la cantidad del debe siempre tiene que ser igual a la cantidad registrada en el haber. Y cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una que recibe (debe) y otra que entrega o cede valor (haber). Si no hay igualdad entre el debe y el haber, significa que hay un error en el registro que debe corregirse de inmediato.
4. Conciliación contable: Es el proceso mediante el cual se compara y verifica que los saldos y movimientos registrados en los libros contables de una empresa coincidan con los que figuran en los extractos bancarios u otros informes financieros de terceros (como proveedores o clientes). Su utilidad es asegurar que no hay discrepancias y que todas las transacciones financieras se hayan contabilizado correctamente.
5. Almacenamiento de documentos: Finalmente, todos los documentos y justificantes que respaldan las transacciones deben almacenarse de manera organizada y segura, ya sea en formato físico o digital. Un buen sistema de archivo facilita el acceso rápido a los documentos en caso de auditorías o revisiones fiscales.

Vocabulario básico de contabilidad

Para que empieces a familiarizarte con el vocabulario propio de la disciplina, te explicamos una serie de términos que se usan con bastante frecuencia y que es fundamental tener claros a la hora de empezar:

• Asiento contable: Es la anotación con la que se registran en la contabilidad las operaciones económicas que realiza la empresa. Siempre están formados por dos cuentas contables como mínimo y en cada una de ellas irá una cantidad de dinero.
• Debe y haber: En los asientos contables hay dos partes diferenciadas: el debe, que es la parte izquierda, y el haber, que es la parte derecha.
• Cargar: Es anotar en el debe de un asiento contable.
• Libro diario: Es el que contiene todos los asientos contables del ejercicio económico. En él aparecerán por orden de fechas, se inicia con el asiento de apertura y termina con el asiento de cierre contable.
• Activo: Es el conjunto de bienes y derechos de la empresa. Todo lo que tiene.
• Pasivo: Es el conjunto de las deudas y obligaciones de la empresa. Todo lo que debe.
• Balance de situación: Es el informe (o estado contable) que muestra la situación patrimonial y financiera de la entidad en un momento determinado. Se divide en tres bloques: activo, pasivo y fondos propios.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Es el informe (o estado contable) que muestra el resultado de la actividad de la empresa. Contiene los diferentes tipos de ingresos y gastos así como el beneficio o la pérdida obtenidos.

¿Qué libros de contabilidad son obligatorios?

Todos los ejercicios, las empresas deben presentar una serie de libros y documentos ante el Registro Mercantil. Estos registros permiten reflejar con precisión todas las operaciones financieras de la empresa y asegurar que estás cumpliendo con tus obligaciones ante las autoridades fiscales. A continuación, vamos a explicar cuáles son las obligaciones empresariales en todo lo referente a su contabilidad.

Libro diario

El libro diario es uno de los registros más importantes en la contabilidad. En este libro se anotan de manera cronológica todas las transacciones financieras que realiza la empresa, ya sean ingresos, gastos, pagos o cobros. Cada operación se registra como un asiento contable, especificando la fecha, el importe, la cuenta que se afecta y una breve descripción de la transacción.

Libro de inventario y cuentas anuales

El libro de inventario y cuentas anuales es un registro que detalla y valora los bienes, derechos y obligaciones que posee la empresa al finalizar el ejercicio económico, incluyendo también los estados financieros. Las cuentas anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:

• Balance de situación: Muestra una fotografía del estado financiero de la empresa en un momento específico, generalmente al cierre del ejercicio fiscal. En este documento se detallan los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa.
• Estado de flujo de efectivo: Muestra cómo el dinero en efectivo se ha movido dentro y fuera de la empresa durante el periodo fiscal. Permite entender la liquidez de la empresa y cómo gestiona su efectivo.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Resume todos los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo determinado (normalmente un año fiscal), y muestra si la empresa ha obtenido beneficios o pérdidas. También se le conoce como cuenta de resultados.
• Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: Estará compuesto de dos partes: la primera, donde se reflejarán los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio. La segunda parte contendrá todos los movimientos registrados en el patrimonio neto.
• Memoria: Complementará, ampliará y comentará la información contenida en el resto de los documentos que integran las cuentas anuales.

Además, la empresa debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios. Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.

5 consejos para mejorar el proceso contable en el día a día

Una contabilidad bien gestionada y optimizada te permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, lo que puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento del negocio. Aquí tienes algunos consejos para mejorar el proceso contable:

1. Automatiza las tareas rutinarias: La tecnología actual ofrece herramientas que pueden automatizar muchas tareas contables repetitivas, como la emisión de facturas, la conciliación bancaria y la elaboración de informes financieros. Esto libera tiempo y reduce errores.
2. Mantén la documentación organizada: Un sistema ordenado no solo agiliza la contabilidad diaria, sino que también es crucial en auditorías y revisiones fiscales. Utiliza un sistema digital o físico para clasificar y almacenar todos tus documentos.
3. Conciliaciones bancarias regulares: Conciliar los extractos bancarios con los registros contables debe ser una práctica regular, idealmente semanal o mensual. Esto ayuda a detectar errores en pagos, depósitos o cargos fraudulentos de forma temprana.
4. Forma a tu equipo contable: El mundo de la contabilidad y las finanzas está en constante cambio. Asegúrate de que tu equipo se mantenga actualizado con las normativas fiscales, regulaciones y actualizaciones de software.
5. Separa tus finanzas personales y comerciales: Uno de los errores más comunes entre los emprendedores novatos es mezclar sus finanzas personales con las de la empresa. Abre cuentas bancarias separadas para evitar confusiones y tener una visión clara de la rentabilidad del negocio.

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?

Sin perjuicio de que cualquier tipo de empresa lleve un control más o menos exhaustivo de sus ingresos, gastos y demás movimientos económicos, están obligadas a llevar la contabilidad en los términos que aquí nos referimos:

• Las sociedades mercantiles y demás entidades que tributen por el Impuesto de Sociedades. Por ejemplo: sociedades anónimas y limitadas, sociedades agrarias de transformación, fondos de inversiones, uniones temporales de empresas, etc.
• Las personas físicas que determinen su rendimiento por el régimen de estimación directa. Quedarían fuera de esta obligación, por tanto, todas aquellas acogidas al régimen de estimación directa simplificada o al de estimación objetiva (módulos).

Manejar la contabilidad puede parecer intimidante al principio, pero con los conocimientos y herramientas adecuadas, es completamente posible. Al seguir estos sencillos consejos, podrás mantenerte organizado, comprender tus finanzas y tomar decisiones comerciales informadas.