Guía Definitiva para Iniciar y Optimizar el Envío en tu Almacén de Comercio Electrónico

En el mundo cada vez más digitalizado del comercio electrónico, la logística desempeña un papel fundamental para el éxito de cualquier negocio. La eficiente gestión logística es crucial para garantizar una experiencia de compra fluida y satisfactoria para los clientes. Desde el procesamiento de pedidos y la gestión de inventario hasta la entrega puntual, una logística bien estructurada permite reducir costes operativos, minimizar los tiempos de entrega y mantener altos niveles de satisfacción del cliente.

La gestión de la logística en una tienda online abarca diversas implicaciones que impactan directamente en el éxito y la rentabilidad del negocio. Desde el almacenamiento de productos hasta la entrega final, cada etapa del proceso logístico requiere una planificación estratégica y eficiente. Una gestión logística efectiva implica una correcta gestión de stock, coordinación de proveedores, optimización de los procesos de embalaje y etiquetado, elección adecuada de los transportistas, seguimiento de envíos en tiempo real y una atención al cliente excepcional.

La logística bien ejecutada en el ecommerce no solo garantiza la entrega puntual de los productos, sino que también contribuye a minimizar los costes operativos, reducir errores y devoluciones, mejorar la satisfacción del cliente y construir una reputación sólida en el mercado digital.

La Importancia del Envío en el Comercio Electrónico

El envío es posiblemente el aspecto más importante de tu tienda de comercio electrónico. Según Oberlo, la razón número uno por la que la gente compra en línea es el envío gratuito. Y el 54% de los consumidores menores de 25 años citan el envío en el mismo día como la razón por la que compran en un minorista. Esto significa que tu negocio de comercio electrónico no puede crecer si no te enfocas en mejorar tu envío.

Cuanto más te concentres en el éxito del envío y la entrega, más probable será que veas las recompensas financieras, así como los beneficios de la lealtad del cliente. El envío en comercio electrónico juega un papel crucial en la experiencia del cliente en general. Afecta directamente la satisfacción del cliente, las compras repetidas y la lealtad a la marca. Las soluciones de envío en comercio electrónico fluidas y confiables pueden diferenciarte de la competencia y mejorar tu reputación como un minorista en línea confiable.

Los envíos de e-commerce han pasado de ser un coste del backend de los negocios para convertirse en una parte visible y un punto de contacto con el cliente. Se han convertido en una parte esencial de la experiencia de cliente y en un elemento diferenciador de la competencia. Es importante elegir un proveedor de envío que pueda cumplir con las expectativas de entregas rápidas y confiables que tienen los clientes. Además, ofrecer opciones de envío flexibles como envío acelerado o gratuito puede darle a tu negocio una ventaja competitiva y atraer a más clientes.

¿Qué son los Envíos de E-commerce?

Un envío de e-commerce es el viaje que realiza un pedido desde el checkout, pasando por el fulfillment, la selección de transportista, la entrega, el seguimiento y las devoluciones. Es decir, todo lo que sucede desde el momento en que el cliente hace clic en “comprar” hasta que recibe su producto (o decide devolverlo).

El envío de comercio electrónico es todo el proceso de llevar productos o artículos comprados en una tienda en línea hasta la puerta del cliente. Incluye las etapas relacionadas de recepción de pedidos, procesamiento de pedidos y proceso de cumplimiento de pedidos (que incluye Recoger y entregar, un aspecto clave para mejorar tu envío y reducir los costos generales).

Es fácil confundir el envío de comercio electrónico con el cumplimiento del comercio electrónico, pero los dos son ligeramente diferentes. El envío de comercio electrónico es solo parte del proceso más amplio de cumplimiento, que también incluye las etapas de recepción y almacenamiento de tus productos en un almacén o sala de existencias, así como el manejo de cualquier pedido devuelto a tu tienda. Esencialmente, el envío de comercio electrónico solo cubre el procesamiento, empaquetado y entrega exitosa de los pedidos a los clientes.

Estrategias Clave para la Gestión del Almacén en E-commerce

Una buena gestión de almacén es fundamental para el éxito de tu negocio online. Perder un segundo en el almacén es perder dinero, y no hace falta ser una multinacional para trabajar rápido.

1. Optimización del Espacio y Distribución de Productos

Antes de comprar nada, es crucial mirar tus datos. ¿Tiene sentido que el producto más vendido esté en la estantería más lejana? No. En los almacenes, el espacio es dinero, por lo que hay que estudiar cómo densificar los procesos de cumplimiento.

• Zona A (Alta rotación): Para lo que vendes a diario. Las estanterías normales no sirven; necesitas densidad y velocidad.
• Zona B y C (Media/Baja rotación): Para lo que sale poco. Para esa Zona C (ese stock que guardas "por si acaso"), usa cajas americanas estándar.

Para evitar errores, puedes escribir directamente en el frontal del cartón o pegar la etiqueta con el código SKU. Otra consideración clave es utilizar el mismo almacén para satisfacer tanto los pedidos ‘’externos’’ a las tiendas como a los consumidores individuales. Esto requiere un software apropiado para gestionar el doble flujo de forma eficiente y transparente.

2. Preparación y Empaquetado Eficiente

El cuello de botella suele estar en la mesa de preparación. El truco es usar cajas que se monten en menos de 1 segundo con solo presionar los laterales y bloquear el fondo. El ahorro de tiempo al final del mes es brutal. La mayoría de los modelos incluyen una tira adhesiva de cierre (para que no uses precinto) y una tira de apertura fácil (para que el cliente no pelee con la caja).

Un error clásico es tener la mesa llena de albaranes, facturas y etiquetas mezcladas. Soluciónalo fácil con cajas carpeta. Pon una para "pedidos pendientes", otra para "etiquetas impresas" y otra para "incidencias".

Una vez que recibas un pedido en tu tienda en línea, inicia sesión en tu panel de control para acceder a tu etiqueta de envío. Después de empaquetar todos tus pedidos, llévalos a tu proveedor de servicio de reparto local.

También puedes optar por servicios de cumplimiento y almacenes que te ayuden a automatizar y manejar el envío por ti. Cuando eliges trabajar con un centro de cumplimiento, almacenarás tu inventario en uno de sus almacenes.

Modelos de Gestión Logística en E-commerce

Existen varias opciones para gestionar la logística de tu comercio electrónico, cada una con sus ventajas y desafíos.

1. Gestión Propia (In-house)

Esta opción implica que el minorista se encarga de gestionar todas las operaciones logísticas internamente. Esto incluye la adquisición de productos, el almacenamiento, la gestión de inventario, el embalaje y el envío de los pedidos. Poseer un almacén físico y gestionarlo en todas sus facetas conlleva desde la preparación a la planificación del inventario, hasta la gestión de los pedidos, el picking y el empaquetado. Este tipo de gestión requiere una gran inversión de tiempo y de dinero, no solo por el almacén, sino porque tendrás que invertir en la compra de mercancía antes de venderla.

2. Subcontratación (3PL - Third Party Logistic Service Provider)

Esta opción implica que un tercer proveedor se encarga de almacenar, gestionar el inventario, empaquetar y enviar los productos en nombre del minorista. Este proveedor de fulfillment puede ser una empresa especializada o un marketplace. La subcontratación se basa en un principio muy simple: dejar que otros hagan lo que mejor saben hacer, para reducir costes y dedicar más recursos al desarrollo del core business de tu empresa. Este tipo de gestión tiene la ventaja económica de dejar de lado la inversión en estructuras físicas, personal y software de gestión, y permite tener una distribución más amplia y escalable en el territorio, incluso a corto plazo.

Por otro lado, el outsourcing reduce el control sobre procesos esenciales y estratégicamente importantes, como la gestión de los almacenes y de los envíos, lo que supone un riesgo desde el punto de vista de la reputación de la marca y la satisfacción del cliente. Por este motivo, la elección de los socios para la subcontratación de la gestión logística debe tomarse de manera adecuada.

Un operador logístico para ecommerce debe ofrecerte una amplia gama de servicios y soluciones adaptadas a las necesidades de tu negocio. Desde el almacenamiento y gestión de inventario hasta la preparación de pedidos y la entrega eficiente, un buen partner logístico debe garantizar la gestión integral de la cadena de suministro. Además, debe proporcionar tecnología avanzada para el seguimiento en tiempo real de los envíos, una red de transporte sostenible y flexibilidad para adaptarse a los picos de demanda.

3. Dropshipping

En el dropshipping, la gestión del almacén y su logística no son importantes. Los productos que vendes se almacenan en el almacén o centro logístico de quienes los producen o venden al por mayor, a nivel internacional. El usuario hace su compra, cobra y paga al proveedor que le envía la mercancía. Con este tipo de gestión, tú serás el responsable de comercializar y vender un producto, pero tendrás poco o ningún control sobre la calidad del producto, el almacenamiento, la gestión del inventario o el envío.

El envío directo, en el que el proveedor entrega directamente al cliente, ofrece la ventaja de que no haya ocupación en el almacén. Para los artículos pesados y voluminosos, que no se mueven con rapidez, como puede ser una mesa de billar o columpios de jardín, puede ser una idea viable. Pero, también puede significar que una sola cesta se divida en varias entregas de varias fuentes, lo que resulta en diferentes fechas de entrega para el cliente, y de paso, una mayor huella de carbono.

Principales Opciones de Envío para Minoristas en Línea

Las tiendas de comercio electrónico envían paquetes a los clientes utilizando una variedad de métodos de envío. Estas son las formas más comunes en que los minoristas en línea envían a los clientes y las que la mayoría de los clientes esperan al comprar en línea.

1. Envío Gratuito: Puedes hacer que esto sea una realidad si incluyes el costo del envío en el precio de tus productos o si requieres un gasto mínimo para cada compra.
2. Económico/Estándar: Suele ser el método más rentable ofrecido por los mensajeros, pero a menudo es más lento.
3. Tarifa Plana: El costo no depende de las dimensiones o el peso de un producto. El minorista online coloca la mayor cantidad de producto posible en un paquete de tarifa plana.
4. Envío en el Mismo Día: Entrega un producto a la ubicación del cliente el mismo día en que se realiza el pedido o envía un producto el mismo día en que el cliente lo ordenó.
5. Envío en 2 Días: Gracias a la estandarización de Amazon, los minoristas de todo el mundo ahora están ofreciendo esta opción de entrega rápida.
6. Acelerado: Prioriza un paquete sobre soluciones más lentas y puede incluso proporcionar tiempos de entrega definidos.
7. Híbrido: Implica mezclar y combinar al menos dos servicios de entrega o proveedores diferentes (por ejemplo, FedEx SmartPost o UPS SurePost).
8. Internacional: Cualquier método de envío que transporta y entrega paquetes fuera del área de envío doméstica o regional del minorista online.

Cuando un negocio online decide aventurarse y realizar envíos internacionales, hay una serie de pasos extra a tener en cuenta, como la documentación adicional para que los productos pasen por aduanas, los costes e impuestos extras como los aranceles aduaneros y las diferentes normativas de exportación de cada país. Estas normativas, regulaciones y leyes varían dependiendo del país de destino, por lo que es importante ser conocedor de ellas y cumplirlas para evitar retrasos, sanciones u otro tipo de problemas durante el envío.

Algunas de las regulaciones más destacadas que se deben tener en cuenta a la hora de ofrecer envíos fuera de las fronteras nacionales son: las leyes de importación y exportación, las regulaciones aduanales y los acuerdos comerciales internacionales.

Entendiendo las Leyes de Importación y Exportación y las Regulaciones Aduaneras

Cada país tiene un reglamento sobre qué productos se pueden importar o exportar. Por eso la empresa debe asegurarse de que los productos que ofrece son legales en el país de destino o si requieren algún tipo de certificado, permiso o etiquetado extra. En cuanto a las regulaciones aduaneras, se debe declarar bien la mercancía y los pagos de IVA y derechos aduaneros para evitar cualquier tipo de sanción durante el tránsito.

Es importante que estas normativas se cumplan y estén calculadas y cerradas desde el primer momento. Ser claros y transparentes sobre todos los pagos desde el carrito del e-commerce evitará sorpresas desagradables a los clientes como trámites o cargos extra para recibir su paquete. Deberás dejar claro quién cubre los gastos arancelarios, si tú (DDP) o el cliente (DAP).

Acuerdos Comerciales Internacionales

Los acuerdos comerciales entre países, como los tratados de libre comercio (TLC) son convenios pactados entre dos países sobre los envíos que se realizan entre ellos. Estos acuerdos suelen ofrecer algún tipo de ventaja o descuento en los aranceles de determinados productos. Conocer estos convenios y aplicar los códigos arancelarios correctos hará que un negocio pueda beneficiarse de estas reducciones. Por ejemplo, entre países de la Unión Europea existe un acuerdo comercial, así como entre los países norteamericanos Canadá, EE.UU y México.

Factores al Calcular los Costos de Envío

Calcular el costo de envío puede ayudarte a crear una estrategia de envío de comercio electrónico y un proceso de cumplimiento que tenga en cuenta tus gastos generales, así como las expectativas de tus clientes. Considera estos factores para ayudar a determinar tus costos de envío, lo que también afectará el precio de tus productos.

Tabla de Factores de Costos de Envío

Cómo Crear una Estrategia de Envío de Comercio Electrónico de Primera Categoría (mientras ahorras dinero)

Una estrategia de envío para comercio electrónico optimizada, especialmente una con un sistema de entrega de última milla eficiente, no solo es buena para tu negocio a corto plazo. De hecho, un envío de comercio electrónico de primera categoría hará que tu negocio sea más rentable en los próximos meses y años, y también verás clientes más felices gracias a una experiencia de envío positiva.

1. Selección y Obtención de Embalaje

Usa embalajes más pequeños para ahorrar dinero en tarifas de peso dimensional. También puedes considerar reutilizar embalaje donde sea posible como otra forma de reducir costos. Para asegurar que tus productos estén bien protegidos durante el tránsito, utiliza plástico de burbujas, cacahuates de embalaje o almohadas de aire para amortiguar los artículos frágiles. Para ropa y productos suaves, considera usar sobres de polietileno o bolsas para prendas.

Siempre verifica dos veces el peso y las dimensiones de tus paquetes para evitar sorpresas en la oficina de correos. Y no olvides sellar tus paquetes de manera segura con cinta adhesiva fuerte para evitar aperturas accidentales durante el envío. También es una buena idea etiquetar claramente tus paquetes con la dirección del destinatario e información de contacto.

La presentación del embalaje puede ser una forma efectiva de diferenciar tu negocio. Considera usar embalajes personalizados con tu marca para mejorar la experiencia de unboxing de tus clientes. Y recuerda, la experiencia de unboxing puede dejar una impresión duradera en tus clientes. ¿Por qué no incluir una pequeña sorpresa extra o una nota personalizada para mostrar tu aprecio?

2. Configuración de Opciones de Seguro y Seguimiento

Asegúrate de que el seguro cubra adecuadamente el costo del envío. Proporciona información de seguimiento al cliente y actualízala con frecuencia. Esto es especialmente cierto cuando se trata de servicios de seguimiento porque aproximadamente el 83% de los compradores quieren actualizaciones regulares sobre sus compras. Con la mayoría de las empresas de envío en ecommerce, el seguro y el seguimiento son relativamente económicos y te brindan recursos en caso de que uno de tus paquetes se pierda o se dañe. Considera comprar seguro para artículos de alto valor.

3. Empaquetado y Etiquetado de tus Productos

Si te resulta más barato externalizar este proceso, considera hacer esa transición. También puedes hacer tus propias etiquetas o usar tecnología de un proveedor/plataforma de envío. Una vez que hayas definido tu presentación, embalaje, política de devoluciones, transportista y costos, necesitarás determinar cómo deseas etiquetar tus paquetes. Muchos nuevos emprendedores de ecommerce comienzan escribiendo a mano las direcciones de envío y devolución en el paquete. Ahí es donde entran en juego las funciones de logística de Shopify u otras plataformas.

4. Envío y Entrega del Producto al Cliente

Optimiza tus rutas de entrega para las mejores opciones de última milla con soluciones como OptimoRoute. Reevalúa tus socios/procesos de envío ocasionalmente para asegurarte de que sigues optimizado y ahorrando dinero. La capacidad de respuesta y la agilidad son diferenciadores clave para los clientes online y también significan un cumplimiento y una entrega más rápida.

La última milla tiene una gran importancia en los envíos de e-commerce. Los compradores esperan una experiencia de envío más rápida, ecológica y transparente que nunca. Los envíos ecofriendly se han consolidado como un estándar del mercado, y tus clientes esperan que lo cumplas. Ofrecer un packaging reciclable, cajas del tamaño adecuado y rutas de entrega eficientes, demostrará que tu marca piensa en el planeta.

Gestión de Devoluciones

La tramitación de una devolución es, en cierto modo, una vuelta al punto de partida. Para que sea un éxito, debes habilitar un proceso de devoluciones sencillo (p. ej., con un portal de devoluciones o con reglas automáticas), integrar en él tus políticas de cambios y devoluciones y ofrecer el seguimiento del estado de la devolución.

Uno de los aspectos más importantes es ofrecer devoluciones gratuitas y cómodas. Las devoluciones gratuitas proporcionan al cliente una seguridad en su compra, porque de esta forma saben que no habrá ningún problema si cambia de opinión. Dependiendo de la categoría del producto y del patrón del consumidor, las tasas de devolución pueden ser extremadamente altas.

Dado que las devoluciones son caras de gestionar, es importante encontrar una manera de gestionarlas a escala para reducir los costes unitarios. El objetivo clave es conseguir que los productos devueltos vuelvan a estar a la venta lo antes posible, ya que de lo contrario no tienen ningún valor. Esto implica agilizar las devoluciones y emplear a personas dedicadas a reacondicionar los artículos, para que vuelvan a estar en caja, antes de devolverlos a las estanterías.

Automatización y Flexibilidad en el Envío

Los envíos manuales han quedado obsoletos. La automatización y la IA han cambiado el panorama. Las reglas inteligentes para la elección del mejor transportista, los sistemas de autocreación de etiquetas en bloque y las herramientas que resuelven las reclamaciones en minutos han tomado el protagonismo. La automatización ya no es una opción: es la base de los envíos en e-commerce.

Las empresas que adoptan estas soluciones desde el principio están más preparadas para seguir creciendo, evitar errores y aumentar su capacidad de trabajo sin incrementar su plantilla. Es probable que tu negocio de e-commerce nunca llegue a superar la velocidad de Amazon, pero no es necesario. El modo más rápido de escalar es eliminar las tareas repetitivas.

La capacidad de adaptación es fundamental. Ningún transportista ofrece un servicio igual de competente en toda Europa, y depender de una única opción aumenta el riesgo de sufrir retrasos, aumentos de precio y pérdidas en la calidad del servicio. Con todo, la flexibilidad no solo afecta a los transportistas. Los compradores esperan que les ofrezcas opciones de entrega adaptadas a su ritmo de vida: entregas a domicilio, envíos exprés, puntos de recogida, taquillas…

Al ofrecerles estas opciones de manera proactiva, reducirás el abandono del carrito y demostrarás que tu marca se preocupa por las preferencias de sus clientes. El envío no termina en el momento de la entrega. Cada punto de contacto después del checkout, como las páginas de seguimiento, el packaging y las devoluciones, también forman parte de tu marca. El seguimiento personalizado con tu marca reduce la carga de trabajo del servicio de atención al cliente y genera mayor confianza. El embalaje sostenible proporciona experiencias de unboxing inolvidables. Las devoluciones sencillas transforman la frustración en lealtad.

Soluciones de Envío para Comercio Electrónico

Cuando necesites un impulso inicial o quieras replantear tu estrategia de envío para comercio electrónico, deberías buscar soluciones que ayuden a mejorar tu proceso de envío y la eficiencia general. Considera este tipo de software y plataformas comúnmente utilizados:

• Plataformas de envío: Stamps.com, Shipstation, Shippo, Orderhive, ShippingEasy, EasyShip, Shopify Shipping, ShipRush, AfterShip, Shipware, Sellbrite.
• Cumplimiento de pedidos: ShipBob, Airhouse.
• Entrega de última milla: OptimoRoute.

Con Shopify, las empresas en regiones seleccionadas obtienen automáticamente acceso a tarifas de envío prenegociadas con todos los principales transportistas de envío: UPS, Correos, DHL Express y Canada Post. Con estas tarifas de envío para tu tienda en línea establecidas, ahora tienes opciones. Puedes usar estas tarifas para mostrar costos de envío exactos en el proceso de pago, transfiriendo ahorros a tus clientes. También puedes usar estas tarifas con la impresión de etiquetas de Shopify.