Cómo organizar una feria de emprendimiento exitosa
Una de las acciones de marketing más importantes que puede llevar a cabo una empresa es acudir a una feria comercial relacionada con su sector de actividad. Las ferias son puntos de encuentro excelentes para darse a conocer y para mostrar “in situ” las últimas novedades a una gran cantidad de público que se concentra de forma masiva en unos pocos días. Se trata de una especie de mercados donde se desarrolla la vida profesional y comercial concentrada en un recinto.
En este artículo, te ofrecemos las claves para que prepares tu feria de una manera eficaz y que todo salga perfecto, asegurando que la inversión sea rentable, eficaz y eficiente.
1. Planificación inicial: Objetivos y temática
Lo primero es lo primero, la casa nunca se empieza por el tejado. Para empezar a organizar la feria comercial es necesario establecer unos objetivos principales. Es primordial plantear la estrategia que se llevará a cabo durante la feria. Cuanto más claros y definidos sean los objetivos, la planificación será mucho más productiva.
Antes de organizar una feria, es importante definir claramente cuáles son tus objetivos principales. ¿Quieres aumentar las ventas? ¿Deseas dar a conocer un nuevo producto? ¿Buscas establecer alianzas estratégicas? Tener claros estos objetivos te ayudará a enfocar tus esfuerzos y a tomar las decisiones adecuadas durante la organización.
La elección de una temática para tu feria puede ser un factor clave para atraer a un público específico y generar un interés mayor. Puedes optar por una temática que esté relacionada con tu sector o industria, o también puedes ser creativo y elegir una temática más original y divertida. La clave está en que la temática sea relevante y atractiva para tus potenciales asistentes.
2. Presupuesto y financiación
Dentro de este punto, es de especial importancia planificar el presupuesto de la feria. Crea una lista con todo lo que necesites, desde material, personal, localización hasta los patrocinadores y, así, calcular y presentar lo que se requiera.
Para el tema del presupuesto puedes pensar también si podrás conseguir algún patrocinador que ayude con la financiación de tu presencia en la feria. El apoyo económico a la iniciativa ayuda a ser más ambiciosos en los objetivos y en la capacidad de convocatoria.
Para configurar globalmente un presupuesto ferial, un baremo de referencia apropiado es el coste del espacio que se alquila en la feria. A continuación, se muestra una posible distribución de gastos:
| Concepto | Porcentaje del presupuesto |
|---|---|
| Stand (diseño, construcción, montaje, desmontaje, gráfica, alquiler de mobiliario) | 32% |
| Transporte (productos, stand, tasas, aduana, seguros) | 9% |
| Personal y viajes (dietas, alojamiento, viajes del personal) | 18% |
| Servicios feriales | 7% |
| Promoción y publicidad | 9% |
| Otros gastos | 5% |
3. Lugar y fecha: Aspectos cruciales
La fecha y lugar donde se va a celebrar el evento son dos aspectos que no pueden pasar desapercibidos a la hora de organizar una feria comercial. Pueden parecer insignificante, pero son esenciales para garantizar el éxito.
Hay que tener en cuenta que la fecha no caiga con alguna festividad importante nacional o en la comunidad o ciudad en la que hagas tu evento, o evitando que coincida con otros eventos que puedan disminuir tu público. Debe evitarse que coincida tanto con festividades importantes en la ciudad como, especialmente, con otras ferias empresariales del sector en las cercanías.
Y, otro de los aspectos que hay que tener especialmente en cuenta es la localización. Busca un lugar o un espacio que sepas que tiene todas las características que busques para tu evento: buena iluminación, una estética que concuerde, adaptado, que acepte el aforo que consideres… Tras la idea inicial, resulta imprescindible encontrar, y alquilar, un espacio que se adapte a la propuesta.
4. Diseño y distribución del espacio
Independientemente de que vayas a llevar un pequeño stand modular o un gran stand de diseño libre, preparar el stand es uno de los asuntos que más va a requerir de tu tiempo y planificación. El diseño de la feria debe ser atractivo y funcional. Debes pensar en cómo distribuir los espacios para que los expositores tengan visibilidad y flujo de visitantes.
En función de los objetivos definidos para tu exposición en la feria, se definirán los espacios. Los mensajes, los materiales, la decoración… Hay muchos elementos que deberás tener en cuenta. Es importante distribuir los diferentes espacios de manera estratégica. Asegúrate de ubicar los stands de los expositores en áreas con mayor tráfico de personas, de manera que puedan captar la atención de los visitantes.
No dudes en ponerte en manos expertas, una empresa especializada en diseño de stand sabrá asesorarte y ofrecerte las mejores soluciones creativas.
Stands creativos - Escenografías para eventos
5. Gestión de proveedores y patrocinadores
A la hora de organizar una feria, es fundamental contar con proveedores fiables. No querrá encontrarse con una cancelación de última hora o con productos de calidad inferior. Así que tómese su tiempo para investigar e identificar proveedores de confianza que puedan satisfacer sus necesidades. Busque recomendaciones, lea opiniones y pida referencias.
Necesitarás patrocinadores para que tu feria sea un éxito. Para atraer a los patrocinadores, tienes que presentarles una propuesta estelar que muestre las ventajas de asociarse contigo. Destaque la exposición que recibirá su marca, el público al que llegará y las oportunidades únicas que ofrece su feria.
6. Promoción y marketing: Visibilidad garantizada
La comunicación es un aspecto clave en la organización de ferias o eventos comerciales. Si el público objetivo no conoce que el evento existe no asistirá. Por tanto, es imprescindible crear un plan de comunicación, una estrategia a seguir para logar que la visibilidad de la feria aumente. Promocionar el evento empresarial es fundamental para que lo conozcan todas las personas posibles.
Puedes tener la mejor feria del mundo, pero si nadie la conoce, es como hacer trucos de magia en una sala vacía. Así que cree un plan de marketing increíble para generar expectación y atraer asistentes. Aproveche las redes sociales, cree contenidos atractivos, colabore con personas influyentes y utilice cualquier otro medio mágico a su alcance.
A la hora de promocionar su feria, no se limite a un único truco. Utilice diversas estrategias para captar la atención de distintos públicos. Considere métodos tradicionales como folletos, carteles y anuncios en periódicos, así como tácticas digitales como el marketing por correo electrónico, los anuncios en línea y la optimización de motores de búsqueda. Anuncia a tus clientes que estarás en la feria. Hazlo con antelación para que puedan cuadrar sus agendas y pasar a visitarte.
7. Experiencia del asistente: Un factor clave
El público y los asistentes son los principales objetivos de la feria comercial, sin ellos no se podría hacer. Uno de los puntos esenciales a la hora de organizar un evento de esta escala es garantizar una buena experiencia. No hay evento posible sin que la gente vaya a disfrutarlo.
La tecnología te puede ayudar en gran medida a que la estancia de tu público sea lo más cómoda y satisfactoria posible, desde participación mediante encuestas, mesas redondas con debates y rondas de discusión hasta gamificación. También, para priorizar la experiencia del usuario, se puede utilizar la tecnología de organización de eventos como las pulseras inteligentes, para compras fáciles sin necesidad de efectivo, control de aforo, para ofrecer un evento seguro, y el control de accesos, para acceder al recinto de una manera rápida y sin esperas.
8. Logística y operación: Coordinación impecable
Organizar una feria requiere una cuidadosa gestión de los recursos. Desde la organización de los stands y el equipamiento hasta la obtención de permisos y servicios públicos, hay que asegurarse de que todo funcione a la perfección. Elabore una lista de control de todos los recursos necesarios y distribúyalos en consecuencia.
Ninguna feria puede desplegar su magia sin un sólido plan operativo. Planifique las distintas actividades, horarios y responsabilidades para que todo se desarrolle a la perfección. Coordínese con su equipo y comuníquese con claridad para evitar contratiempos.
9. Evaluación post-evento: Aprendizaje y mejora continua
Pero esto no acaba aquí, aunque la feria esté ya en marcha es muy importante que hagas un seguimiento en tiempo real de lo que está ocurriendo. Asegurarse de que todo va como la seda y de que la feria es un éxito es vital para la organización, ya que si ocurre cualquier imprevisto sabrás actuar lo antes posible.
Además de la supervisión del evento mientras se celebra, también es necesario hacer una valoración de la feria al final de ella. ¿Se han cumplido los objetivos? ¿qué cosas se podrían mejorar? ¿a la gente le ha gustado? Son algunas de las preguntas que hay que hacerse para valorar el éxito y saber que cambiar o que no. La autovaloración es muy importante para que en próximas ediciones mejore lo que no triunfa o se mantenga lo que sí.
Una vez cerrado el telón y finalizada la feria, es hora de evaluar los resultados. Evalúe el éxito de su feria analizando las cifras de asistencia, los ingresos generados, las opiniones de los asistentes y cualquier otro parámetro pertinente. Esto le ayudará a comprender lo que ha funcionado bien y lo que puede mejorarse para futuros eventos.