Guía Completa para Crear y Disfrutar de un Espacio de Coworking Exitoso

Los espacios de coworking han ganado popularidad por una buena razón, convirtiéndose en una tendencia mundial para emprendedores, freelancers, startups y empresas. Ofrecen una experiencia única, ideal para quienes buscan un entorno laboral flexible que se ajuste a sus necesidades. Aquí, podrás enfocarte en tus tareas, conectar con profesionales y proyectos, y pagar solo por lo que realmente utilices. Olvídate de las preocupaciones de las oficinas tradicionales: todo está listo para que trabajes cómodamente, con horarios flexibles, espacios cómodos y hasta áreas para descansar.

Con la creciente demanda de espacios compartidos, montar un coworking puede ser una gran oportunidad de negocio. Este artículo te llevará a través de todos los pasos clave que necesitas saber, desde la planificación inicial hasta la gestión del día a día, y también te ofrecerá consejos para sacarle el máximo provecho si eres usuario.

¿Qué es un Coworking y por qué son tan populares?

Un coworking es una forma de trabajo en la que diversos profesionales o empresas comparten un mismo espacio, es decir, una misma oficina, con el objeto de realizar sus actividades en instalaciones adecuadas sin tener elevados costes. Al realizar sus actividades de trabajo en un área compartida, los profesionales o empresas establecen contactos con otros, y puede existir la posibilidad de que se generen colaboraciones entre los distintos negocios. Son espacios que están preparados para ofrecer diferentes soluciones a precios justos, además de tener, en algunos casos, servicios adicionales como recepción de llamadas o asesoramiento profesional.

Los orígenes del coworking

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. Aunque se puede rastrear la idea de espacios colaborativos compartidos hasta los hacker spaces de los años 90, donde programadores y desarrolladores se reunían para trabajar en proyectos tecnológicos de manera conjunta, el término "coworking" fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco.

El auge de los coworkings y su popularidad actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada. Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

1. Flexibilidad: Adaptándose a las nuevas formas de trabajo. Los coworkings ofrecen la libertad de elegir un espacio según sus necesidades sin comprometer la profesionalidad ni el acceso a servicios clave.
2. Fomento de la colaboración y la comunidad. Al compartir el espacio con personas de distintos sectores y especialidades, se abren oportunidades para generar contactos, colaborar en proyectos o simplemente aprender de otros.
3. Costos más bajos y optimización de recursos. Los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin los costos elevados de una oficina tradicional.
4. Espacios diseñados para la productividad y creatividad. La iluminación natural, los espacios abiertos, las zonas de descanso y las áreas creativas son parte del diseño estándar de la mayoría de los coworkings.
5. Diversidad de servicios y comodidades. Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos.
6. Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales. El modelo de coworking está alineado con el auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance, y la búsqueda de espacios de trabajo que ofrezcan un equilibrio entre la vida personal y profesional.

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

La dimensión media se estima en 643 m². El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €. Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Guía Paso a Paso: Cómo Montar un Coworking Exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Desde elegir la ubicación adecuada hasta decidir los servicios que ofrecerás, cada detalle cuenta para garantizar el éxito de tu coworking.

Paso 1: Realiza un estudio de mercado detallado

Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer. Aquí te mostramos cómo hacer un estudio de mercado efectivo:

• Identifica tu público objetivo: ¿A quién quieres atraer a tu coworking? Los usuarios pueden ser freelancers, startups, nómadas digitales, pequeñas empresas o grandes corporaciones.
• Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características. ¿Qué están haciendo bien? ¿Qué servicios ofrecen? ¿Qué precios manejan?
• Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking.

Paso 2: Elige la ubicación ideal

La ubicación de tu coworking es uno de los factores más importantes para su éxito. Aquí te explicamos cómo seleccionar la mejor zona:

• Accesibilidad: Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público y con disponibilidad de estacionamiento.
• Entorno del barrio: Evalúa los servicios que ofrece la zona. Un coworking ubicado en una zona comercial o cerca de restaurantes, cafeterías y tiendas de conveniencia será mucho más atractivo.
• Competencia y visibilidad: Asegúrate de que la ubicación sea visible desde la calle o tenga fácil acceso.
• Tamaño y estructura del local: Elige un local que tenga suficiente espacio para acomodar tanto áreas de trabajo comunes como oficinas privadas, salas de reuniones y zonas de descanso.

Paso 3: Define el diseño y los espacios clave

El diseño de interiores de tu coworking es crucial para atraer y retener a tus usuarios. Estos son los espacios clave que deberías considerar:

• Área de trabajo abierta: Esta es la zona principal donde los usuarios trabajarán. Elige mobiliario cómodo y funcional, como escritorios grandes y sillas ergonómicas.
• Oficinas privadas y salas de reuniones: Muchos coworkings ofrecen oficinas privadas para empresas más grandes. Las salas de reuniones son esenciales para quienes necesitan recibir clientes o realizar videollamadas.
• Zonas de descanso y networking: Crea espacios donde los miembros puedan relajarse, conversar o simplemente tomar un café.

Paso 4: Adquiere el mobiliario y la tecnología adecuada

El mobiliario y la tecnología son dos aspectos esenciales para que tu coworking sea funcional y atractivo. Aquí algunos puntos clave:

• Mobiliario ergonómico: Las sillas y escritorios deben ser de alta calidad y diseñados para promover la comodidad y el bienestar de los usuarios.
• Iluminación adecuada: Aprovecha la luz natural tanto como sea posible y complementa con iluminación LED.
• Tecnología y conectividad: El acceso a internet de alta velocidad es imprescindible. Instala enchufes y cargadores en cada estación de trabajo, pantallas en las salas de reuniones y proyectores.
• Software de gestión para coworking: Utiliza una plataforma de gestión que te permita administrar las reservas de espacios, la facturación y el acceso de los miembros.

Paso 5: Cumple con los requisitos legales

Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales. Aquí tienes una guía de lo que debes considerar:

• Licencias de actividad y uso de suelo: Necesitarás obtener una licencia específica para operar tu coworking y asegurarte de que el local esté autorizado.
• Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad para personas con movilidad reducida.

Paso 6: Ofrece servicios adicionales que marquen la diferencia

Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios. Aquí algunas ideas:

• Climatización eficiente: Un sistema de climatización que mantenga una temperatura agradable durante todo el año es crucial.
• Consignas o taquillas: Instalar consignas o taquillas personales es una buena opción para quienes no quieren cargar con todo a diario.
• Cafetería o cocina compartida: Un espacio de cocina o cafetería es fundamental para ofrecer una experiencia completa.
• Salas de eventos o formaciones: Puedes ofrecer salas polivalentes para eventos, talleres o formaciones.

Paso 7: Diseña tu estrategia de marketing

Una vez que tengas todo listo, es momento de darte a conocer. Aquí algunas estrategias de marketing para atraer clientes a tu coworking:

• Crea un sitio web atractivo: Tu página web debe ser clara y funcional, mostrando las diferentes áreas de trabajo, precios y beneficios.
• Posicionamiento SEO: Utiliza técnicas de SEO para que tu coworking aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google.
• Redes sociales: La presencia en redes sociales te ayudará a generar visibilidad y atraer a más clientes.
• Organiza eventos de networking o jornadas de puertas abiertas: Estos eventos no solo te permiten promocionar tu coworking, sino también crear una comunidad de profesionales.

Cómo Aprovechar al Máximo la Experiencia en un Coworking

Para sacarle el jugo a esta experiencia, es fundamental que te prepares bien. Así que, ¡vamos allá! Veamos qué necesitas para empezar con el pie derecho en el mundo del coworking y exprimir cada oportunidad que te ofrecen este tipo de espacios.

1. Conoce el espacio y los servicios

Lo primero que te recomendamos es visitar los espacios. Echa un vistazo con calma, prueba el mobiliario, los sofás… ¡Hasta el baño! Descubre si las salas de reuniones y los espacios comunes te gustan y se adaptan a tu ritmo de trabajo. Es muy importante también que conozcas todos los servicios disponibles, para aprovechar tu estancia al máximo.

2. Establece tus objetivos

Antes de sumergirte en este mundo, es ideal tener claro qué quieres sacar de esta experiencia en el coworking. ¿Buscas ampliar tu red de contactos? ¿Quieres darle un empujón a tu productividad y concentrarte fuera de casa? O quizás, ¿necesitas captar nuevos clientes? Tener objetivos bien definidos es la clave para aprovechar al máximo tu tiempo en el coworking.

3. Prepara tu kit de trabajo

Lleva tu portátil, un buen cargador, unos auriculares para meterte en tu burbuja de concentración, bolis que escriban bien, una botella de agua rellenable y esa libreta tan chula para apuntar ideas brillantes. Tener todo a mano hace que tu día sea mil veces más productivo.

4. Establece una rutina de trabajo efectiva

Una de las mejores ventajas de estos espacios es la flexibilidad que te ofrecen, sin perder de vista que tener una rutina te ayuda a no perder el rumbo. Comienza por definir tus horarios de trabajo, así mantienes un equilibrio adecuado entre tu vida laboral y personal. No te olvides de poner límites al día laboral, porque desconectar es tan importante como darlo todo en el trabajo.

5. Aprende a respetar el espacio compartido

El respeto y el buen rollo en el espacio compartido son esenciales. Mantén tu área limpia, controla el volumen de tus llamadas (¡recuerda que tienes phone booths a tu disposición!) y, sobre todo, sé amable con los demás. Un «por favor» y un «gracias» nunca están de más. Bonus: meter la taza usada en el lavavajillas suma puntos.

6. Interactúa en las áreas comunes y asiste a eventos

Pasar tiempo en las áreas comunes e interactuar con los miembros del coworking es una buena manera de comenzar a trabajar. En el lobby, en los sillones o en la cocina son espacios donde siempre las personas están charlando, riendo, comiendo y pasando un rato de relajación y creando conexiones humanas. El coworking es comunidad, y los administradores suelen organizar reuniones, talleres y eventos para los integrantes del espacio compartido. Asistir te permitirá crear conexiones de mucho valor.

7. Convierte el espacio coworking en tu lugar

Para estar más cómodo trabajando, haz el espacio coworking en tu lugar. Tienes la posibilidad de elegir un lugar de trabajo fijo o tener la flexibilidad de probar diferentes áreas para brindar versatilidad a la rutina diaria.

8. Comparte conocimientos con los demás

En los espacios coworking hay mucha diversidad y talento, por lo que es buen momento para compartir conocimientos y ayudar cuando pidan tu opinión. También puedes hacer un intercambio de servicios, donde ambas partes se beneficien.

9. Conoce de cerca los beneficios y ventajas del coworking

Si estás comenzando a trabajar en un espacio coworking, lo ideal es conocer a fondo todos sus beneficios y ventajas, recorre todas las instalaciones y los servicios complementarios que tiene disponible como charlas, descuentos, capacitaciones, entre otros que te pueden servir para tu formación. Acércate a los administradores del coworking que son los encargados de suministrar toda la información necesaria y facilitar los contactos.

Montar un coworking es un proyecto emocionante y potencialmente lucrativo, siempre que sigas los pasos adecuados. Y para los usuarios, trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad que ofrece muchas ventajas sobre todo para freelances y pequeñas empresas que pueden disponer de todos los servicios a un mejor precio y a la vez mejorar su networking mediante los contactos que pueden hacer en estos espacios.