Cómo gestionar los pedidos en una PYME por tu cuenta

En el mundo del ecommerce, la venta empieza cuando el cliente accede a la web y acepta pagar un producto. Pero aquí no acaba todo. Una buena gestión no solo te ayudará a no perder la venta (con una cancelación o una devolución), sino que también aumentará tus posibilidades de fidelizar al cliente. La gestión de pedidos es una función fundamental en todo negocio en Internet. Desarrollar nuestras funciones de manera eficaz, profesional y transparente durante todas las fases del proceso es esencial para lograr la confianza del cliente y su fidelización.

¿Qué es la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos engloba el conjunto de actividades desde el momento en que un cliente realiza una compra hasta que recibe el producto. Para conseguir una gestión de pedidos exitosa, las empresas deben disponer de los productos requeridos en el lugar, en el momento y en las cantidades suficientes. La gestión de pedidos incluye cada etapa del ciclo de vida del pedido, desde su emisión y los chequeos de inventario hasta el envío, entrega y devolución.

La gestión de pedidos es un proceso clave dentro de aquellas empresas que se dedican a la comercialización de bienes de consumo. Por ello, es conveniente que conozcas bien las etapas que la componen. El ciclo de un pedido puede ser complejo y, si no se gestiona correctamente, es fácil que surjan errores. Esto puede traducirse en exceso de inventario, ventas perdidas y clientes insatisfechos.

¿Por qué necesitas un sistema de gestión de pedidos?

Los beneficios de un sistema de gestión de pedidos van más allá del ahorro de tiempo y organización. Te ayuda a mejorar la eficiencia desde la confirmación de la venta hasta el envío, permitiéndote despachar más pedidos y aumentar los ingresos. Di adiós a iniciar sesión en múltiples sistemas para gestionar tus pedidos. La gestión de pedidos en una empresa requiere la coordinación entre distintos departamentos y actores. No es un proceso aislado, sino un trabajo articulado e integrativo cuyo objetivo es que los clientes reciban los pedidos.

La correcta organización de la preparación y expedición de pedidos es esencial para multitud de compañías, sobre todo en el momento actual de expansión de la omnicanalidad. Para mejorar la percepción que poseen los clientes de una marca, las compañías deben garantizar un buen servicio logístico y una óptima gestión de los pedidos. La prioridad de cualquier empresa es velar para que los productos lleguen a manos de los consumidores en el tiempo y lugar acordados, cumpliendo así las expectativas.

Con la gestión de pedidos, los negocios también optimizan recursos. La gestión de pedidos también es importante porque tiene un impacto en la planificación de las empresas: al distribuir la mercancía con eficiencia en el almacén, las compañías pueden llevar una organización más racional del aprovisionamiento de materiales y programar los envíos de los productos con antelación.

Coordinación de áreas clave

Para optimizar la gestión de pedidos de un negocio digital, el primer paso es coordinar todas las áreas por las que pasará la compra. Un OMS moderno se integra con distintos departamentos y sistemas -tales como ventas, inventario, comercio, operaciones de tiendas, centros de distribución, marketplaces, empresas de logística de terceros (3PL), contabilidad, marketing, y servicio al cliente- para garantizar que los pedidos se procesen de manera precisa y eficiente.

• Web del ecommerce: La web del ecommerce es el lugar donde todo empieza. En este área, es muy importante toda la información que damos de antemano en nuestra tienda online. El principio de la gestión de pedidos en este campo debe ser siempre la transparencia.
• Pasarela de pagos: Otro punto importante es que tu pasarela de pagos sea sencilla y se adapte a todos tus clientes. Para ayudarte a gestionar tus pedidos online, en PAYCOMET te garantizamos una pasarela de pagos rápida y fácil de utilizar. Pero lo más importante es que nos adaptamos a tu modelo de negocio. Esto te ayudará a gestionar todos los pedidos, independientemente del medio por el que se haya realizado, en una sola pasarela de pagos.
• Software de gestión empresarial: Contar con un programa de gestión te ayudará a llevar un control de dónde se encuentran cada uno de los pedidos que recibas a través de tu web.
• Almacén: Disponibilidad y organización de productos.
• Comunicación: La comunicación es fundamental para una buena gestión del pedido. Durante todo este proceso, la información que recibe el cliente continúa. Es decir, muchas tiendas online han automatizado funciones para que el usuario pueda saber en qué fase se encuentra su pedido. Recepción en almacén, en transporte, entregado, etc.
• Servicio de mensajería: La empresa de transporte para la entrega.
• Incidencias: Gestión de posibles problemas.

Diferencia entre software de gestión de pedidos y gestión de inventario

El software de gestión de pedidos se centra en administrar todo el ciclo de vida de un pedido: desde que el cliente lo realiza hasta su entrega. Su propósito es coordinar y automatizar tareas como la entrada de pedidos, el seguimiento, la facturación y la comunicación con el cliente. En cambio, la gestión de inventario se enfoca en controlar los niveles de stock. Permite a las empresas monitorear el movimiento de productos (compras, ventas, devoluciones), evitar roturas de stock y optimizar el almacenamiento. Disponer de una visión precisa y actualizada de tus niveles de inventario es clave para operar de forma eficiente y rentable. Con datos en tiempo real, podrás optimizar tus existencias y evitar tanto excesos como roturas de stock, reduciendo pérdidas y mejorando tus ventas.

La gestión de inventario es el proceso de pedir y rastrear el stock, la gestión de las compras de stock y el mantenimiento de los niveles de stock deseados. El proceso de gestión de pedidos está directamente relacionado con la gestión del inventario. Las compañías organizan sus recursos en función de las necesidades futuras y los pedidos que hay que preparar.

Fases clave en la gestión de pedidos

Aquí encontrarás las fases y los consejos que debes seguir para optimizar tus envíos y los mejores productos de RAJAPACK para dejar un buen sabor de boca en tus clientes:

1. Recepción del pedido

En el momento en que un cliente realiza un pedido, se pone en marcha la cadena para que su compra llegue al destino. El consumidor recibe un aviso (normalmente online), con la información relativa a su solicitud, que le permitirá seguir su evolución. La primera fase consiste en la compra del producto por parte del cliente. Para ello, en los puntos de venta físicos es indispensable contar con la mercancía precisa para cubrir la demanda. La siguiente fase tiene lugar en los almacenes. Antes de poder gestionar los pedidos en las instalaciones logísticas, debe recibirse una notificación previa de la venta.

• Presta atención al inventario: El stock debe estar actualizado para que no surjan confusiones con productos agotados. Planifica el reabastecimiento con tu proveedor.
• Ofrece toda la información necesaria: Genera confianza exponiendo cuáles son las condiciones de venta, las de entrega y las de devolución.
• Utiliza un sistema de gestión de almacenes o WMS: Estos programas te ayudarán a controlar todas las operaciones del almacén.

Productos recomendados para la recepción del pedido: Las transpaletas te servirán para organizar y distribuir tus productos en el almacén para que cuando lleguen los pedidos todo esté en orden.

2. Localización de los productos del pedido (Picking)

Este es el primer paso para la preparación del pedido, también conocido como picking. En él, se buscan y recogen los productos del almacén para proceder al embalaje. El picking puede organizarse según el método ‘producto a persona’ (equipos de manutención automáticos como transportadores para cajas acercan la mercancía a los operarios en las estaciones de picking) o ‘persona a producto’ (los operarios recorren el almacén localizando los artículos necesarios y los trasladan hasta la zona de consolidación). Así, con soluciones como el Sistema Shuttle o los almacenes automáticos para cajas, las empresas pueden preparar pedidos según el criterio ‘producto a persona’ (también conocido como goods-to-person). Este método de trabajo agiliza las tareas de picking al disminuir los movimientos de los operarios en el almacén.

• El sistema de gestión de almacenes o WMS: Te ayudará a evitar errores al producir listas de selección de manera automática.
• En caso de contar con un almacén grande: Asegúrate de que este proceso sea lo más eficiente y rápido posible.

Productos recomendados para el picking: Los carros multiusos son ideales para transportar durante el picking los diferentes productos distribuidos en distintos lugares del almacén.

3. Embalaje del pedido (Packing)

Cuando ya están localizados todos los productos a enviar, se procede a su empaquetado o packing. Además de preparar los paquetes de manera rápida, hay que hacerlo con los embalajes que mejor se ajusten al pedido.

• Ten a mano todos los productos necesarios para la preparación de pedidos.
• Asegúrate que el puesto de trabajo es cómodo a la hora de embalar.
• Utiliza embalajes automontables para agilizar el proceso.
• Evita los espacios vacíos en el interior de las cajas.
• Piensa en la experiencia del unboxing: Que el paquete sea fácil de abrir y que la presentación resulte atractiva.
• Sé EcoResponsable: Evita el sobreembalaje e intenta que todo el empaquetado sea monomaterial.

Productos recomendados para el embalaje del pedido: Embalajes automontables, materiales de relleno ecológicos.

4. Envío del pedido

Una vez preparado, debes enviar una confirmación al destinatario del momento de envío y entregar el paquete a la agencia de transportes para que lo lleven a su destinatario a tiempo. Los productos deben ser fácilmente identificables, mediante código y etiqueta. El embalaje de los productos, también conocido a veces como el packaging, es de gran importancia para que el transporte sea seguro.

• Calcula el peso volumétrico para optimizar el coste de facturación del envío.
• Si mandas por correo electrónico un cuestionario de satisfacción del cliente unos días después, podrás conocer las opiniones de los usuarios para tenerlas en cuenta en los siguientes pedidos.

Productos recomendados para el envío del pedido: Etiquetas de envío, sistemas de seguimiento.

5. Entrega del pedido

Es el momento clave para garantizar la experiencia óptima del cliente, que espera que se cumplan los plazos y el paquete llegue en perfecto estado. Es determinante la confianza en la empresa de transporte contratada. La satisfacción del cliente es clave. Un cumplimiento de pedidos preciso genera confianza y fidelidad, haciendo que los clientes repitan sus compras.

• Ofrece diferentes modos de transporte y entrega: Pueden ser a domicilio con transportistas, puntos de recogida, Micro-Hubs urbanos o recogidas en coche.
• Comprueba que los clientes acceden a un seguimiento a tiempo real de sus pedidos.
• Intenta que la entrega en la última milla sea lo más ecológica posible, ya que se trata del tramo más contaminante.
• Ofrece un servicio de entrega en 48 horas en los casos más urgentes.

Productos recomendados para la entrega del pedido: Las cajas con asas son cómodas para las entregas ya que simplifican el manejo manual de la mercancía.

6. Gestión de devoluciones (Logística inversa)

Aunque puede parecer que con el apartado anterior ya estaría terminada la gestión de un pedido, no debes olvidar la opción de que el cliente pueda devolver los productos. Por último, la gestión de los pedidos incluye la coordinación de las posibles devoluciones (lo que se conoce como logística inversa). El trabajo no termina después de que el cliente ha recibido el producto en su casa. Las condiciones de devolución y cómo trates a tu cliente una vez éste ha recibido el pedido son de gran importancia.

• Desarrolla una política de devoluciones clara, informando de los plazos, motivos y condiciones.
• Emplea embalajes reutilizables y de ida y vuelta para facilitar las devoluciones.

Productos recomendados para la logística inversa: Embalajes reutilizables, etiquetas de devolución.

Consejos para optimizar la gestión de pedidos

Si aplicas nuestros consejos durante las fases del proceso de pedidos, no solo lograrás una gestión óptima, sino también una experiencia más satisfactoria para tus clientes. Además, así te asegurarás su fidelidad.

1. Automatizar y digitalizar: La tecnología aumenta la eficiencia y reduce cualquier posibilidad de error.
2. Controlar el inventario: Disponer de los productos adecuados asegura que los clientes reciban los pedidos solicitados en los tiempos pactados.
3. Optimizar las operativas: Las empresas pueden aplicar distintas medidas: desde minimizar las rutas que los operarios recorren por el almacén para localizar la mercancía hasta automatizar la creación de las etiquetas.
4. Mejorar la comunicación: Una gestión de pedidos exitosa implica una perfecta coordinación de todos los actores que conforman la cadena de suministro.
5. El software de gestión de almacenes debe integrarse con el ERP para organizar la preparación de pedidos y las tareas de reposición.
6. Evaluar los proveedores: Trabajar con proveedores confiables y eficientes es fundamental para lograr una gestión de pedidos exitosa.
7. Pensar en las necesidades de los clientes en detalle ayuda a llevar una gestión de los pedidos más efectiva a largo plazo, aumentando la eficiencia general de la empresa.

Con la digitalización, las compañías pueden llevar un control más riguroso de todo el proceso de preparación y expedición de pedidos. En Mecalux, desarrollamos software que impulsa la cadena de suministro de todo tipo de negocios. Con Easy WMS, las compañías pueden optimizar la gestión de los pedidos y dinamizar la preparación y distribución de la mercancía.

La cuestión es que toda esa información debería estar actualizada en tiempo real para que en cada departamento de la empresa se puedan tomar las decisiones adecuadas. Gestionar grandes volúmenes de pedidos, envíos e inventario en múltiples canales puede ser complicado y consumir mucho tiempo. La gestión de pedidos no está exenta de obstáculos. Puede ser un proceso complicado, especialmente con sistemas desorganizados y obsoletos.

Tipos de sistemas para la gestión de pedidos

Existen distintos tipos de sistemas para gestión de pedidos, cada uno diseñado para cubrir diferentes necesidades de negocio, complejidades operativas y niveles de sofisticación tecnológica. Un software para gestión de gestión de pedidos (también llamado ‘software de procesamiento de pedidos’ o ‘software de cumplimiento de pedidos’) es una herramienta online que te ayuda a gestionar de forma eficaz el ciclo completo de un pedido, desde la entrada hasta la entrega al cliente.

Un sistema para gestión de pedidos sólido agiliza y automatiza todo el ciclo de vida de los pedidos entre canales de ventas y ubicaciones de cumplimiento. Sage ofrece una amplia gama de soluciones de gestión de pedidos que se adaptan a las necesidades de distintas empresas. Gestión de proyectos para controlar tu planificación, todo integrado con tu gestión financiera y comercial. Una solución para cada área de tu negocio. Fácil puesta en marcha y fácil uso gracias a Alisio, el asistente proactivo, que guía paso a paso a los usuarios. Disponible 100 % online con acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Sage X3 es una herramienta empresarial flexible que permitirá que tu negocio crezca de manera rápida y sencilla, adaptándose específicamente a las necesidades de tu negocio.

Un software de gestión de pedidos desempeña un papel clave para mejorar la eficiencia operativa, agilizar los flujos de trabajo y aumentar la satisfacción del cliente en diversos sectores. En la fabricación, la relación entre la gestión de pedidos y la producción es clave para cumplir plazos y mantener la calidad del producto. En retail y comercio electrónico, una solución de gestión de pedidos online es clave para gestionar grandes volúmenes de transacciones a través de múltiples canales de venta.

Cómo elegir un software de gestión de pedidos

Elegir un OMS es una decisión crítica -especialmente para grandes empresas donde operaciones complejas, demandas omnicanal y cadenas de suministro globales deben sincronizarse para lograr eficiencia y crecimiento-. El OMS correcto puede mejorar los flujos de trabajo, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

En primer lugar, busca comprender el ""quién, qué y por qué"" de tu sistema de gestión de pedidos deseado. A continuación, discute con las partes interesadas, incluidos los miembros de tu equipo, proveedores y clientes, y determina qué características son imprescindibles y cuáles son solo deseables. Asegúrate también de discutir el futuro de tu negocio y la escalabilidad de cualquier solución que consideres, ya que quieres elegir un sistema que pueda crecer junto a tu negocio.