El Rol Esencial del Gestor de Coworking en la Era del Trabajo Híbrido

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, transformando la forma en que concebimos y utilizamos los espacios de oficina. En este nuevo paradigma, la gestión eficiente de los recursos y la optimización de los espacios se han convertido en una necesidad imperante. Es aquí donde la figura del gestor de coworking, también conocido como coworking manager o hospitality manager, adquiere un protagonismo fundamental.

Si has visitado recientemente un espacio de coworking, sea de la marca que sea, seguro que te ha recibido un anfitrión de calidad. Esta persona con un perfil múltiple tiene como misión diaria dar la bienvenida, gestionar y animar el espacio en función de los eventos y las estaciones. El gestor de coworking es el enlace perfecto entre los coworkers y los responsables de los centros y empresas que alquilan espacios de trabajo para sus empleados; es, en esencia, la cara del centro de coworking.

Funciones Clave de un Gestor de Coworking

Un gestor de coworking se encarga de administrar el espacio, optimizar la ocupación y mejorar la experiencia de los coworkers. Esto incluye la captación de nuevos clientes, llevar a cabo estrategias de marketing y dar a los espacios la visibilidad necesaria para llenarlos.

1. Administración y Operaciones Diarias

El día a día de un gestor de coworking es mucho más rico que el de un Office Manager tradicional. Asume varias misiones consecuentes y está en el corazón del reactor. Sin el responsable de coworking, la comercialización de los espacios no se realiza y el alma misma del centro deja de existir. Esto combina diversos aspectos del trabajo, permitiendo aprender competencias muy diversas y complementarias, alternando el trabajo de oficina y las misiones sobre el terreno, y todo ello en un equipo extremadamente unido y cohesionado.

Algunos de los servicios clásicos sobre los que deben garantizar una relativa excelencia operativa incluyen:

• Dar la bienvenida a los clientes.
• Garantizar espacios limpios y seguros.
• Facilitar el acceso a equipos y herramientas que permitan realizar diversas tareas sin obstáculos.

2. Captación y Fidelización de Clientes

El papel del gestor de coworking también se apoya en la fuerza de redes eficientes capaces de actuar como facilitadores de negocio. Dada la explosión del mercado del coworking en los últimos años, las marcas han tenido que utilizar técnicas para destacar en este entorno tan competitivo.

Las estrategias de captación y fidelización de coworkers incluyen:

• Marketing digital.
• SEO local.
• Redes sociales.
• Campañas de publicidad.
• Colaboraciones estratégicas.

Además, la personalización de la acogida y la hiperreactividad de las propuestas comerciales son esenciales para que la gente quiera visitar el espacio.

3. Desarrollo de Servicios y Programación de Eventos

En el contexto actual del mercado, la programación de servicios y eventos aparece como uno de los ejes de diferenciación para promocionar y animar un espacio. Corresponde entonces al responsable del coworking poner en marcha una planificación de animaciones adaptada a las necesidades de los usuarios y relativamente innovadora.

Es necesario garantizar la visibilidad y el despliegue de los servicios diferenciadores que hacen eco de la marca. También es importante gestionar los espacios con sentido común y garantizar la receptividad de los coworkers. Si un servicio no se utiliza o se utiliza poco a pesar de las solicitudes regulares, significa que no responde a las expectativas de los coworkers de ese centro. Para evaluar estas necesidades, se dedica tiempo a explicar el uso de cada espacio y se realizan encuestas periódicas para validar la apreciación de cada uno de los servicios ofrecidos. El espacio vital está en constante evolución, y de un mes a otro aparecen servicios adicionales en función de la demanda, como los despachos privados para el día, almuerzo incluido, cuyas solicitudes son numerosas.

4. Construcción y Mantenimiento de la Comunidad

El gestor de coworking tiene un papel crucial en la creación de una atmósfera determinada dentro del espacio. Aunque cada espacio tiene su identidad propia, resultado del carácter que el fundador y/o gestor hayan querido imprimir, la comunidad será la que contribuya definitivamente a que exista una atmósfera determinada.

Un gestor profesional fomenta una comunidad más activa y comprometida, lo que se traduce en un ambiente de trabajo colaborativo y enriquecedor.

La Rentabilidad y el Perfil del Gestor de Coworking en España

La inversión media para poner en marcha un espacio de coworking en España se sitúa en torno a los 25.000 euros, aunque este dato varía dependiendo de las dimensiones y características del centro (situación, materiales, decoración). Las inversiones suelen realizarse escaladas según aumentan las necesidades de los espacios.

En cuanto a la financiación, un 60% de los espacios de coworking abrió sus puertas con dinero propio, y sólo un 20% lo hizo pidiendo un préstamo en alguna entidad bancaria. Un 15% de los gestores acudió a una financiación mixta de capital propio, préstamos y ayuda de familiares.

Perfil y Dedicación de los Gestores

Los costes en cuanto al “personal” no son muy altos, ya que el 75% de los espacios de coworking en España es gestionado por un máximo de tres personas, tratándose en la mayoría de los casos de los fundadores. Esto se debe a que la mayoría de los centros no son grandes, por lo que la organización, supervisión y gestión diaria no requiere muchos recursos, asumiendo las funciones principales sólo dos o tres personas.

En la mayoría de los casos, los fundadores de estos centros no los abren como un negocio exclusivo, sino como un complemento a su actividad profesional, aunque sí dedican gran cantidad de su tiempo a su centro. El 85% de ellos tiene otros trabajos, un dato que pone de manifiesto la vocación y compromiso con un nuevo modelo de trabajo que caracteriza a esta corriente colaborativa. Aunque el coworking como alquiler de espacio no es un negocio muy rentable, las sinergias que se producen recompensan a los fundadores con otros beneficios profesionales, sociales y económicos (Beneficios intangibles del coworking).

No obstante, casi todos los espacios (90%) son negocios privados, y sólo un 10% corresponde a organizaciones públicas o asociaciones. A pesar de que en general no se trata de un tipo de iniciativa altamente rentable, el 70% de los gestores de centros de coworking les gustaría crecer con las condiciones actuales.

Coworking: Más Allá de la Reducción de Costes

El coworking no es solo un argumento de reducción de costes al compartir oficina; es una plataforma de rentabilidad social que puede generar un espacio de este tipo en cualquier ciudad. Mi visión del coworking, aunque subjetiva, es fruto de asimilar los valores de esta forma de trabajar e intentar aplicarlos de la forma que más útil considero para la sociedad.

Beneficios Sociales y Profesionales del Coworking

Los espacios de coworking ofrecen múltiples beneficios:

• Plataforma de Comunicación: Un espacio activo es capaz de generar un flujo de noticias suficiente como para convertirse en un foco permanente de atención, y convertir a sus coworkers en los verdaderos protagonistas, facilitando así una labor a la que el profesional habitualmente puede dedicar poco tiempo.
• Plataforma de Formación: El conocimiento que se comparte en un espacio de coworking dinámico ya supone una fuente casi inagotable de recursos. Además, es habitual que en ellos se prodiguen los eventos formativos de carácter práctico que solucionan problemas reales, abordando tanto el crecimiento profesional como el personal.
• Foco de Innovación: Una visión global permite estar al día en herramientas y avances que provienen de todo el mundo, en ocasiones desde espacios similares, convirtiéndose en un lugar de transferencia permanente de innovación hacia su entorno más próximo.
• Conectores del Territorio: Los espacios de coworking pueden ser magníficas vías para conocer lo que está ocurriendo en lugares cercanos similares e interactuar con sus miembros, detectando oportunidades de negocio o simplemente conociendo formas diferentes de hacer las cosas.
• Geolocalizadores de Profesionales: Un lugar frecuentado por un grupo de profesionales dinámico y ubicado geográficamente es un lugar al que otros profesionales y empresas acuden para buscar colaboradores, y de los que además pueden tener referencias de forma inmediata.

El Futuro del Coworking

El futuro de los centros de coworking tenderá hacia más y más servicios y apoyo. El negocio evolucionará sin duda hacia algo que sea siempre transversal y con más métricas. Hoy en día, se busca asegurar a los clientes que han hecho la elección correcta, y esto se hará necesariamente analizando la relevancia de los espacios y las soluciones, con pruebas que lo respalden.

Como responsables de hostelería, los gestores de coworking se convierten en expertos en los pequeños problemas de los clientes y cada día un poco mejores gracias a la anticipación. Tienen mucha imaginación para encontrar soluciones y están acostumbrados a los cambios, por lo que están preparados para responder a los nuevos usos con soluciones concretas y prácticas. Esto demuestra una empresa a la vez rica y estratégica, que tiende a estructurarse y profesionalizarse para responder a las expectativas de los usuarios y justificar las ventajas del trabajo descentralizado.

Fuente: Elaboración propia basada en la información del artículo.