Cómo debe ser un correo empresarial: la clave para una imagen profesional

Hoy en día, hablar de las ventajas de tener un correo corporativo es casi una obviedad. Sin embargo, en el caso de pequeñas empresas o personas autónomas, el correo corporativo sigue siendo un instrumento que se resiste. Tener un correo corporativo es fundamental para empresas de cualquier tipo y tamaño, e incluso también para las personas que trabajan como autónomas. De hecho, tenerla aporta una serie de beneficios que pueden ayudarte a impulsar tu negocio.

¿Qué es un correo corporativo y por qué es tan importante?

El correo corporativo es una cuenta de correo electrónico con dominio de creación propia. Con una cuenta de correo electrónico empresarial no solo podrás proyectar una imagen de marca más potente que le genere más confianza a tus clientes, sino que a largo plazo puede mejorar el éxito de tu negocio. El correo corporativo se ha convertido en una seña más de identidad y en un símbolo de profesionalidad. Los correos corporativos dan una imagen de cohesión y profesionalidad, lo que genera más confianza en proveedores y clientes. Una dirección de correo electrónico es la forma más fundamental de tu identidad en Internet. Si estás buscando trabajo, dirigiendo un negocio o creando una red de contactos, necesitas una dirección de correo electrónico profesional.

Una buena cuenta de correo electrónico profesional utilizada en un currículum o en una tarjeta de visita causa un buen impacto sin sobresalir como un adefesio. Aunque no hay ninguna ley que te impida utilizar tu cuenta de correo electrónico del instituto, es casi seguro que te hará más mal que bien y es muy probable que los reclutadores y directores de recursos humanos la descarten. Los correos corporativos ofrecen mayores posibilidades en cuanto a personalización de la cuenta: ya no solo a nivel de imagen al poder añadir el nombre de la empresa, sino también en cuanto al uso o al almacenamiento. Por no hablar de que son una herramienta de marketing fundamental.

Ventajas del correo corporativo profesional

El correo de empresa a menudo viene con niveles de seguridad más robustos en comparación con el correo personal. Esto incluye el cifrado de los datos para proteger la información sensible y la posibilidad de establecer políticas de seguridad específicas. Asimismo, permite mantener separadas las comunicaciones personales y las profesionales, protegiendo así la privacidad del empleado.

1. Seguridad y privacidad

En nuestra era digital híperconectada, las ciberamenazas son más relevantes que nunca. Con una cuenta de correo empresarial de pago adaptada a tus necesidades, puedes disfrutar de entre 10 y 50 GB de capacidad de almacenamiento, aproximadamente entre cinco y diez veces más que una cuenta gratuita.

2. Más capacidad

Muchos sistemas de correo corporativo incluyen características adicionales como calendarios, tareas, recordatorios y más.

3. Herramientas de colaboración y adiciones especiales

Las cuentas de correo gratuitas suelen tener limitaciones en cuanto a colaboración y gestión de proyectos, en comparación con las cuentas de correo profesional de pago. Con una cuenta gratuita, puedes enviar y recibir correos, establecer mensajes de fuera de oficina, sincronizar con tu calendario y organizar el contenido en carpetas etiquetadas, pero poco más.

Por el contrario, con una cuenta profesional de pago, puedes hacer mucho más desde un solo centro de operaciones. Con GoDaddy y Microsoft 365, puedes gestionar múltiples cuentas de usuario, compartir archivos, configurar dispositivos y utilizar diversas herramientas colaborativas de Microsoft Office desde un panel de control fácil de usar. Esto no solo facilita la comunicación en equipo y la gestión de proyectos, sino que también optimiza el tiempo y proporciona transparencia en las actividades de correo empresarial.

4. Oportunidades de branding y mayor confianza

Aunque ya lo hemos mencionado, merece la pena recordarlo. A la hora de construir una marca que destaque y genere confianza, las cuentas de correo gratuitas no están a la altura. De hecho, dan una impresión poco profesional. Mayor confianza en los clientes: contar con una cuenta de correo corporativo y una firma asociada vinculan directamente a un profesional con la firma que representa. Un nombre de dominio personalizado infunde confianza a tus clientes potenciales en el sentido de que tu negocio va en serio y no es un anuncio improvisado. El correo corporativo es una herramienta de marketing fundamental y contribuye a la imagen profesional de la empresa, generando confianza entre los clientes y otras partes interesadas. Puede utilizarse para enviar boletines informativos, ofertas especiales, anuncios de productos o servicios y más. Los clientes pueden enviar sus consultas, problemas o sugerencias a una dirección de correo corporativa específica, y la empresa puede responder de manera oportuna y organizada.

La relación entre el precio y la ganancia es abismal, así que es una inversión que brinda un retiro que puede llegar a ser superior al 100%, como lo mencionamos anteriormente, según Litmus. Queda entonces claro que el correo corporativo se trata de una opción excelente si queremos que nuestra marca o empresa tenga una mejor presencia en Internet.

Diferencias entre un correo corporativo y uno común

Ahora que ya sabes cómo crear una dirección de correo electrónico profesional impactante, es momento de analizar las principales diferencias entre las cuentas de correo gratuitas y las de pago para empresas.

Cómo crear una dirección de correo electrónico profesional

Configurar tu propia dirección de correo electrónico empresarial es un proceso sencillo. Hoy en día existen varios proveedores de servicios de correo electrónico en Internet que te permitirán registrarte para obtener una dirección de correo electrónico profesional. Muchos de estos proveedores de servicios de correo ofrecen planes de pago que permiten utilizar un nombre de dominio personalizado, lo que resulta especialmente útil cuando diriges tu propio negocio. Utilizar una dirección de correo profesional con un nombre de dominio personalizado da a tu empresa mucha más influencia. Averigua si el dominio que deseas ha sido registrado y, de lo contrario, regístralo a través de un proveedor autorizado. Este tipo de paquetes de correo corporativo suelen ser ofrecidos por proveedores de web / hosting y por servicios de correo de pago, que no forman parte de las multinacionales populares que ya todos conocemos.

Pasos para configurar tu cuenta de correo electrónico empresarial

1. En primer lugar, compra tu dominio en tu registrador de dominios de confianza. Verifica que el nombre de dominio que deseas está disponible.
2. Compra un plan de correo que se ajuste a las necesidades de tu negocio.
3. Sigue nuestra guía paso a paso para configurar tu dirección de correo empresarial personalizada.

Si tienes el dominio y el hosting no necesitas toda una web. Esto dependerá de tu empresa, objetivos y estrategias. Como mencionamos anteriormente, las páginas de dominio y hosting ofrecen el servicio, así que puedes adquirir únicamente estos, siendo el dominio el nombre que tendrán tus correos corporativos. Este puede ser el de tu empresa y el hosting será el espacio de almacenamiento donde se guardará tu información. Ten en cuenta que existen muchas opciones donde puedes obtener tanto el dominio como el hosting. Usualmente, la misma empresa te puede ofrecer ambos servicios, pero también puedes tenerlos con diferentes compañías. Lo ideal será buscar quién te ofrece mejores beneficios, según tus objetivos y presupuesto. Es importante que te garanticen seguridad y estabilidad, que no vas a tener fallas con sus plataformas ni a perder tu información.

Cómo configurar tu cuenta de correo electrónico empresarial con GoDaddy

Configurar un correo empresarial con GoDaddy y Office 365 es rápido y sencillo. Siguiendo los pasos a continuación, tendrás tu nueva dirección de correo profesional lista en poco tiempo:

1. Inicia sesión en tu cuenta de GoDaddy.
2. Haz clic en la sección de Correo profesional y Microsoft 365.
3. Selecciona un plan.
4. Compra una cuenta de correo electrónico.
5. Accede a tu producto de correo.
6. Introduce tu dominio.
7. Completa la información de tu correo.
8. Finaliza la configuración.

Para una explicación detallada de cada paso, consulta nuestra guía oficial sobre cómo crear una dirección de correo personalizada con tu dominio. Ah, y un aviso rápido: si te atascas en algún paso, contacta con nuestro equipo de soporte. Estamos aquí para ayudarte con cualquier duda o problema que tengas.

Cómo crear tu correo corporativo con Google Domains

Te lo explicaremos con Google, por ser la plataforma más usada.

1. Ingresa en Google Domains: En Google domains vas a seleccionar el dominio dentro del cual quieres crear la nueva cuenta de correo.
2. Personaliza el correo: El siguiente paso es hacer click en agregar usuario. Esta opción está dentro de la parte que dice “Añadir o quitar usuarios de G Suite”. En esta sección deberás completar algunos datos como por ejemplo el nombre de la persona, su apellido y su nombre de usuario de G Suite, luego solo debes indicar si será un usuario corriente o un administrador, y finalmente hacer click en el botón de añadir. Como verás, es un proceso bastante sencillo.

Consejos para crear una dirección de correo electrónico profesional

Aunque crear una dirección de correo electrónico profesional no es una tarea difícil, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

• Mantenla corta: No hagas que tu dirección de correo electrónico profesional sea demasiado larga. Si tienes un nombre muy largo, utiliza una versión más corta que sea fácil de recordar. En general, tu dirección de correo profesional debería tener entre 20 y 40 caracteres.
• Haz que sea pronunciable: Habrá ocasiones en las que tendrás que leer tu dirección de correo electrónico en voz alta a alguien, ya sea por teléfono o en persona, por lo que debes intentar que tu dirección de correo profesional sea lo más pronunciable posible.
• Evita los diacríticos y caracteres especiales: Aunque la ortografía de tu nombre completo utilice un diacrítico o acentos, debes evitar utilizarlos en tu dirección de correo electrónico.
• Evita números y combinaciones aleatorias: Los números pueden dar un aspecto desordenado y generar confusión visual. Esto puede dañar tu reputación y generar desconfianza. Las combinaciones aleatorias, simplemente no lo hagas.
• Fácil de deletrear: Asegúrate de que todos los elementos de tu dirección sean fáciles de deletrear. Si a ti te cuesta recordar cómo escribirla, es probable que a tus clientes les pase lo mismo.
• Relacionado con el nombre de la empresa: Tu dominio personalizado no solo debe estar relacionado con el nombre de la empresa, sino ser llamativo y fácil de recordar.

Ejemplos de direcciones de correo electrónico profesionales

Una dirección de correo profesional debe estar basada en tu dominio propio y ser consistente en toda la empresa. Esto facilita que los clientes potenciales recuerden o identifiquen el contacto de correo adecuado. Aquí tienes algunos buenos ejemplos de direcciones de correo electrónico profesionales en las que puedes inspirarte. Aunque no hay un conjunto fijo de normas a seguir, se recomienda que sigas uno de estos formatos. Tomemos el ejemplo de dos personas imaginarias - Jason Smith y Jessica Graham-Cumming:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Usos y funciones del correo corporativo

Ahora vamos a ver algunas de las funciones y usos más habituales del correo corporativo. Algunas ya las hemos mencionado pero vamos a desarrollarlas un poco más:

• Comunicación profesional: El correo de trabajo es esencial para mantener una comunicación profesional fluida tanto interna (entre los miembros de la empresa) como externa (con clientes, proveedores y otras entidades). Permite enviar y recibir mensajes de manera eficiente, organizar conversaciones y mantener un registro de comunicaciones importantes.
• Credibilidad y confianza: Las direcciones de correo corporativo contribuyen a la imagen profesional de la empresa, generando confianza entre los clientes y otras partes interesadas.
• Marketing y atención al cliente: Puede utilizarse para enviar boletines informativos, ofertas especiales, anuncios de productos o servicios y más. Los clientes pueden enviar sus consultas, problemas o sugerencias a una dirección de correo corporativa específica, y la empresa puede responder de manera oportuna y organizada.
• Seguridad y privacidad: El correo de empresa a menudo viene con niveles de seguridad más robustos en comparación con el correo personal. Esto incluye el cifrado de los datos para proteger la información sensible y la posibilidad de establecer políticas de seguridad específicas. Asimismo, permite mantener separadas las comunicaciones personales y las profesionales, protegiendo así la privacidad del empleado.
• Organización y gestión de tareas: Muchos sistemas de correo corporativo incluyen características adicionales como calendarios, tareas, recordatorios y más.

Buenas prácticas para el uso del correo corporativo

El uso efectivo y profesional del correo corporativo puede requerir un conjunto de buenas prácticas. Un correo empresarial bien diseñado puede ayudar a mejorar la imagen de la empresa, aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados. Debemos tener en cuenta que las cuentas de correo corporativo no son cuentas personales, por lo que tendrán unas particularidades de uso que hay que respetar.

Lo que debes evitar a toda costa

• No establecer políticas de uso interno: Es crucial definir cómo los empleados deben usar el correo corporativo para mantener la coherencia y profesionalidad.
• Usar contraseñas débiles: La información que se encuentra en las cuentas de correo es confidencial, por lo que es importante protegerlas bien. Es recomendable crear contraseñas que obligatoriamente alternen mayúsculas y minúsculas, incluyan números y caracteres especiales, y tengan una longitud determinada.
• Falta de una firma profesional: Como hemos comentado en este artículo los correos corporativos son una herramienta que construye imagen de marca y aportan profesionalidad.

Buenas prácticas para redactar correos electrónicos efectivos

Escribir un correo profesional va más allá de simplemente juntar palabras: se trata de crear una comunicación clara y profesional que ayude a tu empresa, colegas o clientes a comprender tu mensaje al instante. Siguiendo algunas buenas prácticas, puedes asegurarte de que cada correo que envíes genere confianza, mejore la colaboración en el trabajo e incluso potencie tus esfuerzos de marketing. Escribir un correo electrónico profesional puede resultar más complicado de lo que parece. ¿Debe ser breve y directo al punto? ¿O más formal y detallado? Muchas personas pasan demasiado tiempo dudando sobre la redacción y terminan con mensajes que suenan genéricos o poco claros. La buena noticia es que existen estrategias sencillas -y plantillas prácticas- que pueden ayudarte a redactar correos que se lean y generen resultados.

1. Empieza por el asunto

La línea de asunto es tu primera impresión, y muchas veces el factor decisivo para que tu correo se abra o no. Para aumentar las posibilidades de que genere interacción, asegúrate de que sea breve, específica y relevante. Un buen asunto responde a la pregunta: “¿Puede el destinatario predecir de qué trata este correo?”. Si la respuesta es no, vuelve a escribirlo hasta que quede claro. Por ejemplo, en lugar de escribir “Reunión”, prueba con: “Reunión de seguimiento del proyecto X - miércoles a las 14:00”. Las mejores líneas de asunto comunican la información clave desde el principio y aumentan la probabilidad de que tu correo sea leído.

2. Escribe una introducción

La apertura marca el tono de tu correo. Al empezar un correo, evita saludos genéricos como “A quien corresponda” y, en su lugar, personaliza el mensaje con el nombre del destinatario. Según el nivel de formalidad, expresiones como “Estimado/a”, “Hola” o “Buenas” pueden funcionar perfectamente. Algunos estudios señalan que dirigirse a alguien por su nombre genera confianza y demuestra que el mensaje fue escrito para esa persona, y no copiado y pegado de una plantilla. Justo después del saludo, explica de forma breve el propósito de tu correo para que el lector sepa de inmediato por qué te estás poniendo en contacto.

Ejemplo de introducción a un correo profesional:

Hola Sara,

Me gustaría hablar de nuestro próximo proyecto. Tengo algunas ideas que quiero compartir contigo.

3. Desarrolla el tema (pero sé breve)

La claridad es fundamental. Mantén tu comunicación directa y al grano para no abrumar a tu destinatario. Los profesionales suelen estar muy ocupados y no tienen tiempo para leer párrafos largos, así que céntrate en un único tema o petición por correo. Para que tu mensaje sea fácil de leer, divide el texto en frases cortas o viñetas siempre que sea posible. Haz saber al destinatario que puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta o comentario, y luego cierra con una frase acorde con el nivel de formalidad.

4. Mantener el tono y la formalidad adecuados

Elegir el tono correcto depende del contexto de tu comunicación profesional. Un mensaje dirigido a un cliente puede requerir un estilo más formal y cortés, mientras que un correo interno a un compañero puede ser más informal. Siempre mantén un tono profesional y respetuoso, ya sea que estés enviando un recordatorio rápido o redactando una actualización de marketing. Los mensajes y el estilo de redacción han de ser acordes a la política de empresa, su cultura corporativa y el libro de estilo, si este existiese.

5. Cierres efectivos

Hay varias opciones de cierre, según el tono del mensaje. Para los correos electrónicos más formales, opciones como “Un cordial saludo”, “Atentamente”, “Cordialmente” y “Saludos” son opciones habituales. Para mensajes más informales, puedes optar por frases como “Que tengas un buen día”, “Cuídate”, “Buen fin de semana” o “Hasta luego”. La clave está en elegir una frase adecuada que encaje con el tono y el contenido de tu mensaje.

6. Técnicas de personalización

Agregar un toque personal puede hacer que tus correos sean más efectivos y atractivos. Usa el nombre del destinatario, referencia interacciones recientes o adapta tu mensaje con una plantilla de correo específica para la situación. La personalización demuestra atención al detalle, ayuda a generar confianza y hace que el destinatario se sienta valorado, tanto si escribes a un colega como si haces un seguimiento con un cliente.

Ejemplos de correos electrónicos profesionales

A continuación encontrarás varios ejemplos de correos electrónicos para distintas situaciones, con líneas de asunto claras, saludos personalizados y cierres efectivos.

Ejemplo de correo electrónico profesional 1: Solicitud de reunión

Asunto: Programar una Reunión

Hola Fernando,

Espero que estés teniendo un buen lunes. Me gustaría concertar una reunión para hablar de los resultados de nuestro último proyecto. Ofrecer una llamada añade un siguiente paso sencillo.

Un cordial saludo,

[Tu nombre y firma]

Ejemplo de correo electrónico profesional 2: Solicitud de empleo

Asunto: Solicitud de Empleo

Estimado Sr. Ortega,

Me gustaría presentarme para el puesto de Copywriter en su empresa. Adjunto envío mi Curriculum Vitae. Quedo a su entera disposición para compartir mayor información a través de una entrevista, si lo considera pertinente.

Atentamente,

[Tu nombre y firma]

Ejemplo de correo electrónico profesional 3: Confirmación de pedido

Asunto: Confirmación de Pedido

Hola Cristina,

Gracias por tu compra. Te confirmamos que hemos recibido tu pedido y lo estamos procesando. Recibirás un número de seguimiento cuando se realice el envío.

Que tengas un buen día,

[Tu nombre y firma]

Ejemplo de autorespuesta de correo profesional

O quizá te estés tomando unas merecidas vacaciones. Sea cual sea el motivo, a veces no puedes responder a los correos, por lo que conviene tener un mensaje de autorespuesta. A continuación te damos un ejemplo.

Asunto: Respuesta tardía - Gracias por tu mensaje

Hola,

Gracias por tu mensaje. Lo he recibido y te responderé lo antes posible.

Estoy [motivo del retraso en la respuesta]. Mi tiempo de respuesta puede variar en función del volumen de mensajes que reciba, pero haré todo lo posible por responderte en un plazo de [plazo].

Por favor, llama a nuestro servicio de atención al cliente al [número de teléfono] en horario de oficina si necesitas ayuda inmediata.

Gracias por tu paciencia y comprensión.

Un saludo,

[Tu nombre y firma]

Por qué funciona: Es cortés, transparente y ofrece un método de contacto alternativo en caso de urgencia.