Adaptación del Comercio Electrónico al RGPD: Requisitos y Mejores Prácticas

Para operar una tienda online, es fundamental recopilar información personal de los usuarios, como nombres, direcciones de correo electrónico y datos bancarios. Por ello, es crucial que las empresas comprendan y cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su ecommerce para evitar sanciones severas y proteger su reputación.

¿Qué es el RGPD y por qué es importante para el ecommerce?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea diseñada para regular cómo las empresas y organizaciones gestionan los datos personales de los individuos. El RGPD no solo se aplica a empresas situadas en la Unión Europea, sino a cualquiera que se dirija a ciudadanos dentro de la UE. Esto significa que si usted tiene un ecommerce que vende a clientes en Europa, debe cumplir con las exigencias del RGPD, incluso si su negocio se encuentra fuera de la zona.

No cumplir con estas regulaciones puede tener serias repercusiones legales, financieras y reputacionales para su negocio. El RGPD establece sanciones severas por incumplimiento, que pueden llegar hasta 20 millones de euros o al 4% de la facturación global anual, la cifra que sea mayor. Por lo tanto, asegurarse de cumplir con la ley es esencial para evitar costes inesperados que podrían poner en riesgo la viabilidad financiera de su ecommerce.

En 2024, adaptar su ecommerce al RGPD no solo es una obligación legal, sino una estrategia esencial para proteger a sus clientes y evitar sanciones costosas. A medida que la conciencia sobre la privacidad digital sigue creciendo, los usuarios son cada vez más exigentes respecto al manejo de sus datos personales. Por eso, cumplir con el RGPD no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que refuerza la confianza en su marca.

Leyes Adicionales que Afectan al Comercio Electrónico en España

Además del RGPD, en España existen otras normativas que regulan la actividad de los ecommerce y la protección de datos:

• Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD): Es la normativa española que introduce el RGPD en el ordenamiento jurídico español.
• Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI-CE): Esta normativa regula las transacciones realizadas a través del comercio electrónico y cómo deben efectuarse las comunicaciones comerciales digitales. Cualquier envío de comunicaciones comerciales por correo electrónico o mensajería electrónica requiere el consentimiento previo del usuario.
• Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (LGDCU): Esta ley regula los derechos de los consumidores y usuarios, así como los de las asociaciones de consumidores y usuarios. Las tiendas online deben proporcionar información clara sobre la identidad del vendedor, características esenciales de los productos o servicios, precios totales, gastos adicionales y condiciones de entrega.

Principales Requisitos del RGPD para el Comercio Electrónico

Si tiene una tienda online, ya sea en Prestashop, Shopify, WooCommerce o cualquier otra plataforma, asegúrese de cumplir las obligaciones derivadas del RGPD para negocios como el suyo. El primer requisito fundamental del RGPD es que los ecommerce deben obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar, almacenar o procesar sus datos personales. Esto incluye la información básica como nombre, dirección de correo electrónico, dirección de envío, número de teléfono, etc. El consentimiento debe ser:

• Libre
• Específico
• Informado
• No condicionado

El ecommerce debe ser completamente transparente en cuanto a cómo y por qué se recopilan los datos. Esto se logra mediante una política de privacidad que debe ser fácilmente accesible en todo momento, generalmente en el pie de página de la web.

El RGPD impone varias obligaciones legales que todo ecommerce debe cumplir, entre ellas:

• Política de privacidad clara y accesible: Es obligatorio proporcionar a los usuarios una política de privacidad que explique cómo se recopilan, utilizan y almacenan sus datos.
• Consentimiento explícito: Ya no es válido el consentimiento tácito. Necesitas el consentimiento activo y explícito para procesar los datos personales.
• Gestión de cookies: Las cookies que no son estrictamente necesarias deben contar con la aprobación explícita del usuario antes de su uso.
• Derechos de los usuarios: Los usuarios tienen derecho a acceder, rectificar, oponerse y borrar sus datos en cualquier momento.

Pasos Prácticos para Adaptar tu Tienda Online al RGPD

Para asegurar que su tienda en línea cumpla con la normativa, es necesario realizar ciertos ajustes en su página web y adaptar sus procesos. A continuación, se detallan algunos de los cambios más importantes que deberá hacer en su sitio de comercio electrónico para evitar problemas.

1. Ajustes Necesarios para los Formularios y el Consentimiento de Cookies

Uno de los aspectos clave del RGPD es el consentimiento explícito de los usuarios para recopilar y procesar sus datos personales. Cuando pida a los usuarios que completen formularios para realizar una compra o registrarse en su sitio web, o antes de implementar cookies no esenciales, deberá incluir una casilla de consentimiento donde el usuario acepte explícitamente sus términos y condiciones y su política de privacidad. Esta casilla debe estar desmarcada por defecto y no debe combinarse con otras opciones, como el consentimiento para recibir comunicaciones de marketing.

Es importante que el consentimiento se obtenga de manera clara y verificable. Además, la empresa debe registrar dicho consentimiento para poder responder ante posibles auditorías futuras y demostrar su cumplimiento normativo. El enlace a los términos y condiciones y a la política de privacidad debe ser fácilmente accesible desde el formulario de registro o de compra.

Los formularios que recojan datos personales deberán contar con unos elementos básicos para mejorar la información de los usuarios. Es necesario informar en el mismo formulario de los aspectos básicos de nuestra política de privacidad: el responsable de los datos, con qué finalidad los vamos a usar, la legitimación y destinatarios. Se requiere el consentimiento específico para cada fin, con un checkbox distinto para cada finalidad. Además, debemos incluir un enlace a una página donde se recoja de forma detallada nuestra política de privacidad.

Consentimiento de Cookies: Como las cookies son un elemento que puede servir para la identificación de nuestros usuarios, la norma obliga a ofrecer más información sobre ellas y a mejorar las opciones de los usuarios de nuestra tienda. Se han de modificar los avisos sobre cookies básicos que se usaban hasta este momento, para incluir dos opciones: el consentimiento expreso o la posibilidad de rechazar las cookies que no sean estrictamente necesarias y acceder al sitio. Debemos indicar qué cookies se usarán en la tienda y cuál es la finalidad, pudiendo hacerlo en la página de política de privacidad o en una página específica sobre cookies.

Al igual que todas las acciones que impliquen consentimiento de los usuarios, tenemos que llevar un registro sobre el consentimiento de cookies. El consentimiento del usuario se tiene que renovar cada doce meses y se le debe ofrecer la posibilidad de retirarlo en cualquier momento. El RGPD establece que las cookies esenciales no requieren de consentimiento, solo las no esenciales.

Un banner de consentimiento permite a los usuarios aceptar el tratamiento de datos, rechazarlo (limitándolo a las esenciales) o establecer preferencias. Al hacer clic en la opción de establecer preferencias, aparecen claramente diferenciadas las distintas opciones a marcar o desmarcar:

• Análisis y rendimiento de la web
• Marketing
• Personalización
• Funcional
• Esencial (marcada obligatoriamente, ya que es imprescindible para el uso del sitio o para ofrecer los servicios contratados)

Este tipo de banners de consentimiento se pueden instalar con algún software RGPD como puede ser el plugin Cookiebot, disponible para las principales plataformas de comercio electrónico.

2. La Importancia de Actualizar la Página de Política de Privacidad

La política de privacidad es un documento fundamental que debe reflejar cómo su ecommerce recopila, utiliza, almacena y comparte los datos personales de los usuarios. El RGPD exige que esta política sea clara, comprensible y accesible para los usuarios. Conviene crear o revisar la página que recoge la política de privacidad de nuestro ecommerce para adaptarla a las reglas del RGPD. La norma obliga a dar visibilidad a esta información, por lo que es aconsejable incluirla en el menú de pie de página, el menú del footer, y que así sea fácilmente accesible.

La página de política de privacidad de nuestra tienda online tendrá que incluir:

• Mencionar expresamente el sometimiento al RGPD.
• Detallar toda la información que se recoge de los usuarios.
• Informar del responsable de los datos, que puede ser el propietario del ecommerce o una persona en la que se haya delegado esta función.
• Informar del derecho de los usuarios a solicitar al responsable el acceso a los datos personales que hayan facilitado, a su rectificación o supresión, a la limitación o a su oposición de su tratamiento. Los usuarios también tendrán derecho a solicitar la portabilidad de sus datos.
• Se debe exponer claramente la finalidad o finalidades que se van a dar a los datos recogidos, y durante qué plazo van a ser conservados.
• Si existe algún proceso automatizado a partir de esos datos, por ejemplo, la segmentación de los clientes en base a las acciones realizadas en la tienda online, se debe explicar de forma clara en esta página.

3. Garantizar que se Faciliten los Derechos de los Usuarios

El RGPD otorga a los usuarios varios derechos sobre sus datos personales. Su ecommerce debe estar preparado para permitir que los usuarios ejerzan estos derechos de manera fácil y accesible. El RGPD indica que se ha de facilitar a los usuarios la gestión de los derechos sobre sus datos, mediante la admisión de solicitudes por medios electrónicos. Es muy recomendable crear un formulario específico en nuestra tienda que permita a los usuarios el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de los datos. La nueva regulación del RGPD obliga a recoger el consentimiento para estas acciones mediante un sistema doble que asegure expresamente la voluntad del usuario para recibir estos contenidos, sistema que se conoce como doble “opt-in”.

Tabla: Derechos de los Usuarios bajo el RGPD y Cómo Implementarlos

Es muy importante guardar la información de los términos que el usuario aceptó, no vale con una página de nuestra web que podemos cambiar de un momento a otro sin que el usuario se entere, por ello tenemos que guardar los términos exactos que aceptó en ese momento nuestro cliente. Se recomienda para todo esto preparar en el panel de control esta opción para que sea de forma dinámica y a lo largo de los años, podamos utilizarla si modificamos nuestros términos.

En cuanto al consentimiento de los menores de edad, será lícito prestarlo sin tutores cuando estos tengan 16 años, aunque el RGPD deja abierta la posibilidad a cada Estado miembro de establecer otros límites siempre que no sean inferiores a los 13 años. Es recomendable mostrar una ventana intermedia flotante preguntando "¿Eres mayor de 16 años? SI/NO" al registrarse o solicitar la fecha de nacimiento para comprobarlo. Esto también puede permitir acciones comerciales como el envío de cupones de descuento en cumpleaños, si se recoge en los términos.

Muchos sitios de comercio electrónico ofrecen la opción de Comprar sin Registrarse, en cuyo caso el consentimiento va solo para el pedido en particular, con lo cual la tarea es más sencilla porque solo tenemos que controlarlo en los pedidos cuando pase el período fiscal.

4. Contratos con Encargados de Tratamiento de Datos

Generalmente, una tienda online tendrá que compartir datos de sus clientes con el proveedor del hosting que los almacena o con la empresa de logística que realiza los envíos. Se debe firmar un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con cualquier empresa con la que nuestro comercio online comparta datos. El objetivo es fijar la finalidad concreta que se va a dar a los datos de nuestros clientes. Estos contratos deben recoger:

• Instrucciones para el tercero en cuanto al uso que debe dar a los datos.
• Deber de confidencialidad del tercero respecto a los datos.
• La obligación del tercero de adoptar medidas de seguridad para la custodia de los datos.

No asuma que terceros son compatibles: solo usted es el responsable si hay una violación de datos en uno de los terceros a los que envía datos personales.

5. Auditorías de Seguridad Periódicas y Cifrado de Datos

Una de las mejores prácticas para asegurar la protección de los datos personales es realizar auditorías de seguridad periódicas. Esto incluye la revisión de la infraestructura tecnológica, las aplicaciones y los accesos de usuarios internos. Estas auditorías permiten identificar posibles vulnerabilidades en su sistema y garantizar que las medidas de seguridad implementadas son efectivas y se ajustan a las normativas del RGPD. El nuevo reglamento obliga a informar a las autoridades de cualquier brecha de seguridad que afecte a los datos personales de nuestro comercio en menos de 72 horas. Llevar a cabo una auditoria de seguridad que nos ayude a prevenir estos riesgos puede ser una inversión muy rentable en nuestro negocio.

Asegúrese de que los datos personales de los clientes estén encriptados tanto en tránsito como en reposo. Esto significa que la información debe estar protegida cuando se transmita a través de la red (por ejemplo, cuando el cliente realiza una compra) y cuando se almacena en sus servidores. Si por ejemplo, tenemos una vulnerabilidad en nuestra tienda online y la explotan mediante un Injection SQL ya nos están sacando datos limpitos y entendibles. El caso ideal sería tener cifrado con claves privadas / públicas específicas para la solución de comercio electrónico.

Limitar el acceso a los datos personales solo a aquellos empleados y colaboradores que necesiten esta información para desempeñar su trabajo. Además, asegúrese de que los accesos estén protegidos por autenticación de dos factores. La normativa exige implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones.

Otro punto importante que muchas empresas de comercio electrónico pasan por alto es la revisión de las bases de datos. Si cuenta con un CRM, asegúrese de que esté al día en cuanto al cumplimiento normativo. Asegúrese de que los datos almacenados sean solo los necesarios para cumplir con los fines establecidos y que no se conserven durante más tiempo del necesario. Verifique que haya obtenido el consentimiento explícito para el uso de datos personales en marketing. Si el consentimiento no está claramente documentado o si los usuarios no han dado su consentimiento de manera explícita, debe obtenerlo nuevamente para estar en cumplimiento de la legislación vigente.

También es muy importante tener en cuenta que las copias de seguridad de los datos en reposo deberían de ser cifradas por completo. Date cuenta, si nos hackean nuestra tienda online con tal de bajarme un backup tendríamos toda la información. Para evitar esto, lo mejor es anonimizar todos estos datos sensibles cuando se trabaja en entornos de desarrollo o pruebas.

6. Migración a Servidor Seguro (HTTPS y Certificados SSL)

Si aún no lo ha hecho, es fundamental migrar su ecommerce a servidores seguros que ofrezcan protocolos de seguridad avanzados, como HTTPS y certificados SSL. Esto garantizará que los datos enviados entre su sitio web y los usuarios estén protegidos contra posibles ataques. La norma no obliga a que nuestro comercio electrónico disponga de conexión cifrada y servidor seguro bajo protocolo HTTPS. Sin embargo, es muy aconsejable utilizar estas características en nuestro negocio online. El tráfico seguro ofrece mayor confianza a nuestros clientes, mejorará nuestro SEO y puede hacer que nuestra tienda sea más rápida.

7. Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO) y Análisis de Riesgos

La figura del DPO (Data Protection Officer) interviene en procesos legales para garantizar el correcto cumplimiento de la normativa en cualquier tipo de proceso empresarial o tecnológico. No obstante, esta figura "no es necesaria para pequeñas pymes", es más propia de entidades públicas o a gran escala donde se realizan procesos de big data a multinivel que pueden llegar a ser comprometedores sin un correcto análisis de riesgo o plan de contingencia predefinido en la empresa. Realizar un análisis de riesgos es crucial para identificar y mitigar posibles amenazas.

Estas medidas técnicas se conocen en la nueva normativa como planes de contingencia, es decir una serie de protocolos y buenos hábitos destinados a prevenir conflictos que pongan en riesgo nuestro negocio o el cumplimiento de la RGPD.

Consecuencias de No Cumplir con el RGPD en eCommerce

El incumplimiento del RGPD puede dañar la reputación de su ecommerce de forma irreversible. La exposición pública de una violación de datos o la falta de transparencia en el tratamiento de los datos personales puede generar una crisis de confianza. Las empresas que no gestionan adecuadamente los datos personales pueden dar la impresión de ser irresponsables o poco éticas, lo que afectará a su imagen de marca.

El incumplimiento del RGPD también puede acarrear consecuencias legales y económicas severas. Una de las consecuencias más graves de no cumplir con el RGPD son las multas financieras, que pueden llegar a los 20 millones de euros o al 4% de la facturación global anual de la empresa, la cifra que sea mayor. El artículo 83 del RGPD establece las condiciones y las sanciones por incumplimiento.

Es importante recordar que la empresa es responsable de los datos que recopila y esto incluye protegerlos contra robos y filtraciones. Por ejemplo, el caso de la tienda de telefonía The Phone House es muy ilustrativo, ya que la empresa se enfrentó a una sanción de 6,5 millones de euros a causa del secuestro de aproximadamente 100 GB de datos personales de hasta 13 millones de clientes, ex-clientes, empleados y proveedores.

Herramientas y Plataformas para Asegurar el Cumplimiento del RGPD

Existen múltiples herramientas que pueden ayudarte a adaptar tu ecommerce al RGPD, tales como:

• Herramientas de gestión de cookies: Cookiebot o OneTrust facilitan la obtención y gestión del consentimiento de cookies.
• Plataformas de automatización de privacidad: Privacy Tools o GDPR.eu ofrecen soluciones completas para la gestión de políticas de privacidad.
• Plugins de WordPress: Si usas WordPress, hay plugins como GDPR Compliance Suite que automatizan muchos de los procesos de cumplimiento del RGPD.

En nuestra experiencia, la implementación de estas herramientas fue clave para automatizar la mayoría de las tareas relacionadas con la privacidad, permitiéndonos enfocarnos en la expansión del negocio.