La Etiqueta Empresarial: Un Lenguaje Universal en el Mundo de los Negocios

Con el avance de las tecnologías y la logística, las fronteras a nivel comercial se difuminan, permitiendo que cada vez más profesionales de todas partes del mundo interactúen unos con otros. Saber comportarse en un almuerzo de negocios, en un cóctel o en el trabajo, día a día, se volvió algo fundamental para el futuro de la carrera de los jóvenes y de los profesionales con experiencia. La etiqueta empresarial es la herramienta necesaria para proyectar una imagen exitosa, positiva y segura, tanto en el área laboral como personal.

¿Qué es la Etiqueta Empresarial?

La etiqueta empresarial (EE) es un conjunto de reglas relacionadas con el comportamiento, las formas de correspondencia, los requisitos de apariencia y el estilo de negociación que son aceptados en la comunidad empresarial y el ámbito de las relaciones internacionales. Se puede comparar con las reglas de tráfico, donde los participantes son representantes de negocios, diplomáticos y funcionarios públicos. El objetivo del protocolo empresarial, tal y como explica Carmen Cuadrado Pérez en su libro “Protocolo en las relaciones internacionales de la empresa y los negocios”, es “reforzar una determinada imagen que a la empresa con tanto esfuerzo le ha costado construir”.

La etiqueta de negocios es un tipo de comportamiento que se espera de los miembros del equipo para mantener la imagen de la empresa y el respeto mutuo. Puede variar según la cultura. Sin embargo, cuando todos entienden y siguen un conjunto específico de estándares, se puede crear un sentido de unidad. A veces está implícita, pero en la mayoría de los casos, los miembros del equipo acuerdan las reglas básicas para que todos presenten una imagen cohesiva. Cuando los miembros del equipo siguen la etiqueta de negocios, se genera una comunicación efectiva en el lugar de trabajo.

Desde la aparición del primer portal social Classmates.com en 1995, el concepto de etiqueta empresarial ha incluido también las normas de comportamiento en Internet, mensajeros y redes sociales. El mundo acelerado de hoy en día exige que los profesionales se mantengan al tanto de su ámbito empresarial mejorando profesionalmente de forma continuada.

La Importancia del Contexto y la Cultura

Aunque parece algo sencillo, es muy importante tener en cuenta el contexto de la persona con la que estás haciendo negocios. Los conceptos básicos de la etiqueta de negocios varían según la cultura, y comprenderla puede resultar particularmente desafiante si trabajas para una empresa con una cultura diferente a la tuya. En el mundo de los negocios, existen diferentes perspectivas cuando se trata del contacto visual, el lenguaje corporal, el código de vestimenta y los modales en la mesa, por nombrar algunos ejemplos. El uso del lenguaje es muy importante. Por ejemplo: en Venezuela la palabra “cartuchera” se utiliza para referirse a un estuche para guardar lápices, gomas de borrar, sacapuntas y otros pequeños objetos relacionados. En España, este objeto se llama “estuche”. Este pequeño ejemplo se puede aplicar a grandes ventas y a situaciones en las que se necesita tener en consideración las particularidades propias de cada región y el uso que dan a las palabras y a determinadas frases.

Estas recomendaciones son algunas de las que se deben analizar para que tu carta de presentación sea bien vista por otros profesionales que residen en lugares con unas costumbres y una cultura diferentes a la tuya.

Principios Básicos de la Etiqueta Empresarial

Adquirir estas cinco reglas de cortesía pueden ayudarte a dar una buena primera impresión y mostrar respeto por los miembros de tu equipo. Los empresarios se están dando cuenta de que los empleados, además de buenos conocimientos técnicos, deben tener buenos modales. Los directivos marcan la tendencia corporativa.

1. Sé puntual: Ya sea que asistas a una entrevista o a una reunión diaria de actualización, la puntualidad en un entorno de trabajo es una muestra de respeto por los tiempos de tus compañeros. Hacer esperar a otras personas porque no pudiste salir de casa a tiempo es simplemente de mala educación y una mala etiqueta empresarial. Las reglas de puntualidad varían según la cultura. En algunos lugares, por ejemplo, es normal llegar siempre un poco tarde. En caso de duda, sé siempre puntual y adapta tu comportamiento en caso de ser necesario.
2. Saluda a tu equipo: Saludar a otros miembros es una etiqueta de negocios importante tanto para entornos de trabajo formales como informales. Si alguien entra a la habitación en una cena o reunión de negocios, salúdalo adecuadamente, ya sea con un apretón de manos o siguiendo alguna costumbre local. Cuando entres en la oficina, hazlo con una sonrisa, incluso si tu viaje matutino te dejó agotado. La sonrisa no solo mejorará instantáneamente tu estado de ánimo, sino que también evitarás que tus sentimientos negativos se contagien a otros. Una de las partes más importantes de la etiqueta empresarial es saber cómo saludar a las personas correctamente.
3. Vístete correctamente: La vestimenta adecuada es subjetiva y dependerá de si trabajas en una oficina o de forma remota. Una buena etiqueta empresarial requiere que pienses un poco más en tu atuendo de trabajo; de esa manera, les mostrarás a tus empleados y colegas que respetas tu puesto y te preocupas por la imagen de la empresa. Si no estás seguro de cuál es la vestimenta de negocios adecuada, pídele consejos a tu gerente o supervisor.
4. Respeta los espacios compartidos: La forma en que trates los espacios compartidos representa como eres como profesional, por lo que es importante que etiquetes los archivos correctamente, mantengas todo organizado y respetes a los demás usuarios de estos espacios. La etiqueta de negocios también se aplica a los espacios compartidos, ya sea que dejes todo ordenando luego de hacer uso de un espacio o sigas los procesos determinados por la empresa para los espacios virtuales.
5. Desarrolla tu inteligencia emocional: La inteligencia emocional es la capacidad de reconocer, regular y comprender tanto nuestras emociones como las de los demás. Las personas con alta inteligencia emocional saben empatizar con los miembros del equipo y superar los desafíos. La capacidad de trabajar bien con los demás y comportarse con inteligencia emocional es tan importante como el talento cuando se trata de tener éxito en el lugar de trabajo. Si bien la inteligencia emocional no es exactamente una regla de la etiqueta de negocios, sin dudas te ayudará en el trabajo, sin importar los conflictos que surjan.

Otros Aspectos Clave de la Etiqueta Empresarial

• Uso de las palabras "por favor" y "gracias": La etiqueta empresarial adecuada exige el uso de las palabras “por favor” y “gracias”.
• Respeto por el tiempo de los demás en reuniones: Si se aproxima una comida o cena de negocios importante, es recomendable que comas unas almendras y frutos secos, u otro snack saludable antes de salir.
• Escucha activa: Ya sea hablando con tu jefe, un cliente o un subordinado, practica técnicas de escucha activa para ganarte a la gente. Implica prestar atención al orador y hacer preguntas aclaratorias o usar declaraciones reflexivas para demostrar que comprendes lo que está diciendo.
• Evita los chismes negativos: Evita los cotilleos negativos: eso es una gran falta de etiqueta empresarial.
• Ofrece ayuda y apoyo: Simplemente preguntar qué está pasando y ofrecerte a ayudar puede ser de gran ayuda.
• Mantén la calma bajo presión: Cuando los plazos se vuelven ajustados y los ánimos se disparan, ser conocido como sensato obtiene puntos importantes para la promoción.
• Identifica y resuelve problemas: Una de las mejores formas de ganar un ascenso y demostrar una buena etiqueta empresarial es ver un problema y proponer una forma de solucionarlo.
• Admisión de errores y búsqueda de soluciones: Cuando te das cuenta de que te equivocaste, es natural entrar en pánico. Siempre que sea posible, trata de corregir los errores por tu cuenta. Sin embargo, permanece abierto a las sugerencias de los demás.
• Colaboración y receptividad a las sugerencias: Una de las reglas importantes de la etiqueta empresarial es: escuchar las sugerencias de los demás y buscar formas de colaborar activamente. Además, ten cuidado al interactuar con los demás. Haz lo mismo en las reuniones: invita a todo el mundo a hablar, aunque solo sea por unos momentos.
• Aceptación constructiva de la crítica: En lugar de considerar una valoración negativa como prueba de que tu jefe te odia, úsala como un punto de partida en el camino hacia la mejora. Si la retroalimentación ha sido constructiva, la respuesta será que sí.
• Honestidad: La honestidad en los asuntos del lugar de trabajo es fundamental, y romper esta regla de etiqueta empresarial puede causarte serios problemas.
• Respeto por las políticas de la empresa: En lugar de buscar formas engañosas de eludir las reglas del manual del empleado, comenta con tu supervisor aquellas que consideres injustas.
• Manejo del volumen de voz en espacios abiertos: Sé consciente del volumen de tu voz. Si tienes una discapacidad auditiva (¡el 15 % de los adultos la tienen!), la etiqueta empresarial adecuada sería usar una sala insonorizada para hacer llamadas o ir a una sala de reuniones para discutir algo con un colega.
• Pide aclaraciones: Puedes evitar muchos errores en el lugar de trabajo pidiendo aclaraciones cuando sea necesario.
• Control de la energía y el drama: Tu energía negativa y frenética se contagia a todos con los que te encuentras y hace que tus compañeros de trabajo se sientan estresados, incluso si no corren peligro de fracasar.
• Apretones de manos firmes y contacto visual: En el mundo de los negocios, dar la mano es de rigor. La mejor manera de darse la mano es con firmeza mientras haces contacto visual.
• Lenguaje corporal consciente: Tu lenguaje corporal grita mucho incluso cuando no dices ni una palabra. Las cejas levantadas pueden indicar curiosidad, pero también incredulidad. Los hombros encorvados indican estrés y tensión. Inquietud indica nerviosismo.
• Liderazgo con el ejemplo: ¿Trabajar en una posición de liderazgo? ¿Esperas que el equipo se quede hasta tarde cuando se acerque una fecha límite importante? Deja que tu equipo vea que tú también te quedas.
• Avisar sobre ausencias: Recuerda, es posible que otros no conozcan tus planes, especialmente si trabajas con un equipo grande.
• Corrección gramatical y ortográfica: Pocas cosas te etiquetan más como incompetente que los correos electrónicos, memorandos y cartas repletas de errores gramaticales y ortográficos. Asegúrate de revisar toda la correspondencia antes de imprimir o presionar el botón de enviar: esa es la regla número uno de la etiqueta de correo electrónico para los negocios.
• Manejo de conflictos en privado: Pocas cosas se ven menos profesionales que una gran pelea a gritos que todo el mundo puede oír. Ofrece hablar con ellos en privado en lugar de ventilar sus quejas frente a los demás.
• La Regla de Oro: Trata a los demás como te gustaría que te trataran a ti.

La Vestimenta Empresarial

No hay duda de que nuestra forma de vestir dice mucho de nuestra imagen personal y, nos guste o no, también de la empresa o institución a la que representamos. “Etiqueta empresarial, es un lenguaje visual que proyecta respeto y profesionalismo. Elegir el atuendo adecuado no es una imposición obsoleta, sino una forma de mostrar consideración hacia los anfitriones y la ocasión. Aunque las normas de vestimenta han evolucionado, su función de reflejar seriedad y adaptabilidad sigue vigente”, señala en un reciente artículo del experto en temas de protocolo y etiqueta, el Mtro. Felipe R.

Todas las empresas adoptan comportamientos y trajes de acuerdo a su cultura interna. Las multinacionales, principalmente, las de orígenes europeos, tienden a ser más conservadoras, en tanto las de América del Norte y del Sur tienen un carácter más informal. El estilo de la empresa se refleja en la vestimenta de su directiva y funcionariado. Aprender a vestirse en un entorno empresarial no solo significa conocer el código de vestimenta de la compañía, sino también comprender la forma de vestimenta, de acuerdo a la posición o el cargo que se desempeña en la empresa.

Consultar el código de vestimenta es fundamental cuando asistimos a un evento empresarial -y es obligación del organizador enviarlo a los invitados- aún así vemos que hay personas que llegan con pantalón levi’s, chamarras informales, etc., aquí el punto central para abordar este dilema es la intención y el mensaje que deseamos proyectar como profesionales. Respetar el protocolo de etiqueta no es solo un acto de conformidad, sino una muestra de respeto hacia el entorno, los anfitriones y los demás asistentes.

Código de Vestimenta según la Cultura

El código de vestimenta juega un papel importante en la comunicación empresarial, especialmente en reuniones internacionales. Por ejemplo, en Europa y Estados Unidos es común usar trajes de negocios clásicos, mientras que en países árabes el uso de tocados es un elemento obligatorio. Es importante recordar que el estilo de vestimenta debe corresponder a la cultura del país anfitrión.

Casual Day

Algunas empresas adoptan el “casual day” un día a la semana, generalmente los viernes, para descontraer un poco el ambiente de trabajo. Así, los caballeros se “liberarán” del uso de la tenida formal.

• Para caballeros: pantalón de algodón, camisas de algodón lisas, a cuadritos o listadas (mangas cortas en el verano y largas en el invierno), mocasines y medias de algodón. Un suéter en los hombros para cambios climáticos es una prenda complementaria. En algunos casos se permite el uso de pantalones vaqueros.
• Para mujeres: Un buen pantalón de algodón, una blusa por encima y tacos bajos es una cómoda y conveniente opción.

Piezas Clave del Guardarropa Empresarial Femenino

• Vestido enterizo entallado en tonos beige, bajo la rodilla y chaqueta del mismo color.
• Vestidos rectos negro o azul (sobre todo para quienes no tienen una figura estilizada) y chaqueta de igual color o con detalles de otra tonalidad que haga un contraste elegante (blanco, beige, entre otros).
• Traje de pantalón y chaqueta en los tonos citados o en otros, siempre discretos.
• Calzados clásicos con taco medio en negro, marrón y beige.
• Cartera de diseño clásico negro o marfil.
• Medias de nailon color piel o un poco más oscura.

Las propuestas mencionadas posibilitan ampliar el guardarropa, sea combinando las piezas o añadiendo blusas de colores variados. En cuanto al maquillaje y a las uñas, todo debe estar impecable, pero sin estridencias.

Etiqueta de Negocios para Trabajadores Remotos

La definición y las prácticas de la etiqueta de negocios han cambiado mucho debido al gran crecimiento de los equipos virtuales. Es importante mostrar amabilidad y profesionalismo en tu redacción. Por ejemplo, puedes usar frases como “Espero que...”, “Gracias por...”, “Este es un recordatorio rápido...”, “Avísame...”, “Aguardo tu respuesta”, etc.

Etiqueta en la Comunicación Telefónica

Cuando te comuniques con clientes o socios comerciales por teléfono, ten en cuenta las siguientes etiquetas:

• No llames sin avisar: En el mundo de los negocios, todos tienen un horario específico que deben respetar. Llamar sin previo aviso puede considerarse de mala educación.
• Usa un tono razonable y sé claro: Es importante usar el tono de voz correcto durante las llamadas telefónicas del trabajo. Deberás mantener un tono cortés al hablar con los miembros del equipo o los clientes, y también ser consciente del volumen y la claridad con la que hablas.
• Crea un buzón de voz profesional: Crear un buzón de voz profesional para cuando no estés disponible es una etiqueta de negocios muy conveniente ya que permite a las personas saber quién eres, a qué te dedicas y por qué no estás disponible.

Etiqueta para Videoconferencias

Las videoconferencias son uno de los métodos más populares para conectarte con los equipos remotos. Por lo tanto, es importante conocer algunas reglas básicas de etiqueta sobre las videoconferencias.

• Silencia tu micrófono: Silencia tu micrófono si no eres tú el que habla para garantizar que otros puedan tener toda la atención de la sala virtual.
• Participa con el cuerpo: Siéntate con la espalda recta, mira atentamente y usa el lenguaje no verbal para demostrar al orador que estás involucrado y prestando atención.
• No interrumpas: Interrumpir a alguien en una videollamada puede resultar bastante molesto.
• Vístete correctamente: Es importante que te vistas adecuadamente. Tu vestimenta debe seguir el código de vestimenta de la empresa. También es importante cuidar de tu higiene personal cuando te sientes frente a la cámara.

El Poder de la Etiqueta en las Relaciones Empresariales

El protocolo incluye una serie de normas básicas que se deben poner en práctica para lograr transmitir una imagen adecuada al cliente en potencia. Tres de los aspectos que se deben observar si quieres mantener la etiqueta empresarial: la forma en la que te presentas, el contexto del interlocutor y las fórmulas de cortesía que utilizan. El lenguaje corporal también juega un papel importante en la comunicación empresarial. Los políticos a menudo lo utilizan para generar confianza.

El desayuno de trabajo es un acto de empresa cada vez más habitual en el mundo de los negocios y profesional. El poder de las comidas de negocios para tomar decisiones importantes. En una comida de negocios se debe evitar las bebidas alcohólicas. Lo ideal sería comenzar hablando de temas coloquiales y dejar la presentación formal para la hora del café.

La etiqueta empresarial existe para poner aceite a los engranajes de las relaciones entre supervisores y subordinados; entre compañeros de trabajo y colegas, y entre representantes de la empresa, clientes y consumidores. La mayoría de los errores de etiqueta empresarial pueden perdonarse y serán perdonados si operas desde una posición de respeto por aquellos con los que interactúas.