Guía Completa para Dar de Alta tu Negocio en Hacienda y Seguridad Social

Para iniciar cualquier actividad económica es necesario darse de alta como autónomo o empresa tanto en Hacienda como en Seguridad Social. Esto supone una cierta carga de trabajo administrativo que puede parecer compleja si no estás familiarizado con ella. Antes de arrancar un proyecto económico, hay algunos trámites ineludibles con la Administración, además de otros a los que tendrá que hacer frente el emprendedor dependiendo de la actividad que vaya a realizar.

La Planificación: El Primer Paso Fundamental

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Este plan deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Estableciendo la Forma Jurídica y su Documentación Inicial

El siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio, que puede ser autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa, etc. La elección de la forma jurídica es crucial, ya que determinará muchos de los trámites posteriores.

Para la Constitución de una Sociedad

Si tu elección es una sociedad, deberás seguir estos pasos adicionales:

1. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil.
2. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el que deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
3. A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.
4. Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil.
• Certificado bancario de depósito de capital social.
• Estatutos sociales.
• DNI o NIE de los socios.

Alta en Hacienda: El Registro Censal

El alta de autónomo en Hacienda es el trámite con el que un emprendedor le comunica a Hacienda que va a comenzar su actividad. Este es el primer trámite que debes realizar antes de iniciar tu actividad. Para formalizar el alta censal en Hacienda existen dos opciones: presentar el modelo 036 o el modelo 037.

Modelos 036 y 037: ¿Cuál Elegir?

Para darse de alta en Hacienda existen dos modelos diferentes: el 036 y el 037. El modelo 037 es la versión simplificada del 036. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el modelo 037 está solo disponible para autónomos persona física. Además, también habrá que presentar el 036 obligatoriamente si se pretende vender productos fuera de la Unión Europea.

A continuación, una tabla comparativa para comprender mejor las diferencias:

El Epígrafe del IAE: Clave para tu Actividad

El primer paso importante para comenzar a rellenar estos modelos es tener claro el epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas) en el que se va a ubicar la actividad. Esta es una de las principales dificultades que se presentan a la hora de darse de alta en Hacienda. Dependiendo del epígrafe que se elija, cambiará tanto la forma de facturar -con o sin IVA, con o sin IRPF- como las declaraciones trimestrales que presentar. Una vez elegido el epígrafe en el que mejor se encuadra la actividad, lo primero es pedir cita previa en la web de la Agencia Tributaria. Verás cuatro casillas que puedes marcar. Escoge la que dice 036/037. IAE. NIF.

NIF Provisional y Definitivo para Sociedades

Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.

Una vez hayas realizado todos estos pasos y se obtenga el NIF provisional, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública.
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil.
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal.
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

Una vez dado de alta en Hacienda, deberás darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. El alta en la Seguridad Social consiste básicamente en la presentación del modelo TA.0521.

El Modelo TA.0521 y sus Plazos

El documento que hay que rellenar y entregar para el alta en la Seguridad Social es el TA.0521, que se compone de dos hojas. En este proceso será necesario presentar también el DNI y el número de afiliado a la Seguridad Social.

Para ello tendrás que presentar el impreso o modelo TA.0521 en alguna de las oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) junto con fotocopia del DNI o NIE y fotocopia del alta en Hacienda. Tienes para ello un plazo de 30 días desde el alta en Hacienda.

Si te has dado de alta primero en Hacienda y luego en la Seguridad Social, la fecha será retroactiva y tendrás que pagar los días de diferencia. Si por el contrario, te has dado de alta en la Seguridad Social antes, tienes 30 días para hacerlo en Hacienda.

También puedes realizar este trámite por internet. En este caso, se podrá enviar el alta de manera inmediata rellenando el impreso TA 0521 on line a través de la sede electrónica de la Tesorería.

Contenido del Modelo TA.0521 y Bases de Cotización

Según explican desde Declarando, en la primera hoja del TA.0521 se piden datos personales, datos relativos a la solicitud, a la actividad profesional y a la domiciliación de las cuotas. Justo al lado del epígrafe del IAE, se solicitará el código CNAE. La segunda hoja es un poco más compleja, ya que incluye varias opciones entre las que hay que elegir. Aquí se incluyen, por ejemplo, la elección de la base de cotización o de la mutua colaboradora. Éste último proceso es obligatorio, pero no implica costes adicionales y se puede escoger cualquiera de las entidades que aparezcan en el listado.

En el momento del alta definirás tu base de cotización y las coberturas por las que cotizas. Existen coberturas opcionales como el cese de actividad (paro del autónomo) y los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Con la nueva reglamentación del cese de actividad, te puede interesar cotizar por contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y por desempleo, aunque te suponga un 2,2% adicional de cotización. La mayoría de los autónomos, en torno al 80%, elige la base mínima de cotización, por lo que el tipo a aplicar, incluida la Incapacidad Temporal y financiación de prestaciones por riesgo durante el embarazo y la lactancia, sería el 29,90 % de 884,40 euros.

Bonificaciones y el Salario Mínimo Interprofesional (SMI)

Aparte de estas condiciones generales existen también otras tarifas para casos específicos, como la Tarifa Plana para los nuevos autónomos o bonificaciones de la cuota aplicables a diferentes colectivos (como los autónomos jóvenes, los autónomos con discapacidad, los trabajadores de Ceuta y Melilla, los mayores de 65 años o aquellos con cese de actividad por maternidad o paternidad).

Una problemática bastante extendida es la de aquellas personas que ejerciendo una actividad por cuenta propia, dudan entre hacerse autónomos o no debido a su bajo nivel de ingresos. Por ejemplo, si solo ingresas 600 euros al mes, no tiene sentido estar pagando 264 de cuota de autónomos. Existe numerosa jurisprudencia que ha dado la razón a autónomos que no llegaban al Salario Mínimo Interprofesional (SMI), que recurrieron ante una inspección y posterior sanción de la Seguridad Social.

Otros Trámites Obligatorios y Recomendados

Registro Mercantil (para Empresas)

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas. Contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Licencia de Apertura (si aplica)

Si tu actividad se va a desarrollar en un local comercial, una oficina o una nave, tendrás que tramitar la licencia de apertura, que es un permiso del Ayuntamiento para proceder a la apertura de un local en el que se vaya a ejercer una actividad económica. Hay dos tipos de licencias, dependiendo de la actividad:

• Inocuas: Aquellas que no generan molestias, impacto medioambiental ni riesgo para bienes o personas.
• Calificadas: Todas aquellas consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios).

Actualmente, el procedimiento habitual es empezar a funcionar una vez que hayas presentado la solicitud, eso sí, habiéndote asegurado de que cumples todos los requisitos necesarios para tu actividad. Esta obligación se extiende a la reanudación de la actividad tras ampliaciones o transformaciones importantes.

Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo

Existe un modelo oficial que establece el formato en el que los inspectores deben formular sus diligencias en cada visita. Este modelo está a la venta en librerías y debe legalizarse ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social correspondiente a tu provincia.

Protección de Datos (LOPD)

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Es conveniente cumplir con la LOPD, en primer lugar, para garantizar que nuestro negocio se encuentra dentro del marco legal, y por la exigencia de este cumplimiento en determinadas relaciones comerciales. La AEPD, Agencia Española de Protección de Datos, es la autoridad de control independiente que vela por el cumplimiento de la normativa y garantiza el derecho fundamental a la protección de datos personales.

Registro de la Marca

En general, cuando los emprendedores inician su actividad se encuentran con numerosas dificultades que sortear, centrándose en resolver cuestiones financieras, comerciales, etc., no considerando también primordial la protección legal de su marca, su imagen, poniendo en riesgo este importante activo.

¿Por qué para un emprendedor es importante contar con una marca registrada?

Cuando emprendes un negocio tienes la necesidad de darle un nombre, de identificarte ante tus clientes. La marca será ese nombre con el que te darás a conocer y te diferenciarás de la competencia. Por este motivo resulta imprescindible proteger la inversión desde el principio realizando el correspondiente Registro de Marca, que proporciona la seguridad jurídica otorgando el derecho exclusivo de uso sobre la marca, uno de los principales pilares de la empresa. Es un derecho territorial circunscrito al Estado en donde se presente la solicitud de registro y también es susceptible de extender su protección a nivel comunitario e internacional.

¿Al registrar mi dominio estoy protegiendo mi marca?

Es una de las confusiones más habituales. El registro de un dominio en internet, ya sea .es, .com, .org, etc., el único derecho que proporciona es la titularidad del nombre de dominio de la página web.