Cómo Crear un Coworking Exitoso: Guía Completa

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.

La más importante es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

Si estás inmerso en el mundo de los negocios, seguramente hayas escuchado la palabra "coworking" en numerosas ocasiones. Un espacio de coworking es una oficina compartida donde profesionales independientes, startups, freelancers y pequeñas empresas pueden trabajar juntos, creando nuevas comunidades y colaboraciones profesionales entre ellos.

Para lograr estos objetivos, este tipo de espacios suelen ofrecer áreas comunes, escritorios compartidos, salas privadas y servicios como Internet y salas de reuniones.

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

Análisis del Mercado y Planificación

Antes de lanzarte a montar un coworking, es crucial realizar una investigación exhaustiva del mercado y planificar cuidadosamente tu negocio. ¿Cuál es la demanda de espacios de coworking en tu área? ¿Quiénes serán tus clientes objetivo? ¿Cuál es tu competencia?

Antes de perderte entre papeles y trámites burocráticos, debes realizar una investigación en profundidad del mercado actual. Para ello, abre un documento en el ordenador, preferiblemente un Excel para tenerlo todo más ordenado por columnas, y comienza a enumerar los coworkings de la zona, su modelo de negocio, a qué target se dirigen, la ubicación y sus tarifas.

Además del micro entorno, también deberás conocer el macro entorno, sobre todo en el caso de que quieras enfocarte en un nicho de mercado muy específico como por ejemplo diseñadores de moda. Si es la primera vez que realizas uno, en internet puedes encontrar miles de ejemplos e incluso plantillas que te facilitarán la tarea. En el apartado de plan financiero, deberás hacer un estudio de viabilidad, quizás en este caso sea bueno que cuentes con la ayuda de algún experto en la materia, ya que de ello va a depender en gran medida que consigas o no financiación.

Definiendo el Cliente Ideal

Javier Moral destaca como claves para conseguir el éxito en este sector aspectos como definir lo más exactamente posible el perfil del cliente, estudiar a la competencia y trabajar mucho los elementos de diferenciación.

Ubicación y Diseño del Espacio

El local donde desarrollarás la actividad es determinante para el éxito del negocio. Teniendo en cuenta la investigación de mercado previa, ya tendrás claro dónde querrás que se ubique tu local, así que delimita la zona y comienza tu búsqueda.

El lugar donde ubicarás tu coworking es una de las decisiones más importantes que tomarás. Debe ser accesible, bien comunicado y ofrecer un entorno inspirador para tus futuros usuarios.

Ahondando un poco más en este último aspecto de importancia estratégica, el espacio debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte. Idealmente debería poder permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

El diseño y el equipamiento de tu coworking jugarán un papel fundamental en la experiencia de tus usuarios. Crea un ambiente acogedor y funcional que fomente la creatividad, la colaboración y la productividad.

En cuanto al espacio, Javier Moral recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno.

Adaptación y Cumplimiento Normativo

¿Tiene ya licencia previa? ¿De qué? ¿Tiene la instalación de aire hecha? ¿Tiempo de carencia? ¿Está adaptado a minusválidos? Tendrás que ver si el local dispone de una entrada adaptada, al igual que un baño. ¿Tiempo de contratación?

Uno de los aspectos que más miedo da a la hora de abrir un negocio, es la licencia. ¿Cuál es mi consejo? Intentar cumplir los máximos estándares incluidos en la regulación de espacios comerciales, es decir, si vas a tener puestos de trabajo, que las mesas cumplan con las medidas y la altura, al igual que el resto de mobiliario. Si además vas a poner una cafetería, que cumpla con todos los sistemas de salida de humos exigidos.

En el caso de que el local ya cuente con una licencia previa, tendrás que ir al organismo de tu comunidad y rescatarla para conocer qué tipo de permiso es y sus características.

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.

Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Cumplir con la normativa legal y garantizar la seguridad de tus usuarios es fundamental para el éxito a largo plazo de tu coworking.

Servicios y Comodidades

Ofrece una amplia gama de servicios y comodidades para hacer que tu coworking sea irresistible para tus usuarios.

• Internet de alta velocidad
• Salas de reuniones equipadas
• Áreas de descanso
• Servicios de impresión y escaneo
• Eventos de networking

Marketing y Promoción

Una vez que tu coworking esté listo para abrir sus puertas, es hora de promocionarlo y lanzarlo al mercado. Utiliza estrategias de marketing digital, redes sociales y relaciones públicas para dar a conocer tu coworking y atraer a tus primeros usuarios.

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.

La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

Gestión y Operación

Por último, pero no menos importante, asegúrate de establecer procesos eficientes de gestión y operación para tu coworking.

La gestión del coworking está integrada en el mismo centro y para fomentar las relaciones entre coworkers se organizan varias actividades.

En este sentido, también sugiere asociarse con comunidades externas.

Financiación

Las fuentes de financiación para nuevos emprendedores son enormes a día de hoy. Lo importante en este apartado es armarte de paciencia y creer en tu idea.

Eventos Corporativos en Coworking

Si estás próximo a organizar un evento empresarial es probable que estés con un listado de tareas que parecen interminables. Un evento empresarial es una herramienta potente que puede ayudar a dar visibilidad a nuestra empresa. Los eventos bien organizados pueden impactar de manera positiva en nuestro negocio, sobre todo cuando se trata de lanzamientos.

Desde nuestra experiencia de más de 22 años en el sector coworking facilitando toda clase de reuniones y eventos, podemos decirte que la planificación es la etapa más importante de cualquier evento corporativo. Si planificas bien, podrás tener un alto porcentaje de éxito prácticamente asegurado.

Tipos de Eventos Empresariales

Existen muchos tipos de eventos que se pueden realizar a nivel empresarial, a grandes rasgos podríamos clasificarlos en dos grupos.

• Eventos Internos: Dirigido a empleados o inversores, con el objetivo de reforzar los valores y la cultura organizacional.
• Eventos Externos: Destinado a clientes potenciales o actuales, generalmente tienen como objetivo dar a conocer la marca y la fidelización.

Algunos de los eventos más habituales que se pueden celebrar en un espacio de coworking son:

• Reuniones
• Juntas Directivas
• Conferencias
• Seminarios
• Jornadas de Team Building
• Lanzamiento de Producto

Salas de Reuniones en Coworking

Las salas de reuniones de los centros de coworking son espacios ideales para eventos corporativos. Si estás organizando un evento, el alquiler de una sala de reuniones puede facilitarte la tarea, el entorno profesional acompaña a la perfección las acciones empresariales, es una opción más económica y versátil que alquilar un espacio para eventos tradicional. Además, al encontrarse en un ambiente colaborativo y empresarial, te permite aumentar la visibilidad.

Las salas de reuniones ofrecen una variedad de tamaños y configuraciones para adaptarse a tus necesidades. Muchas salas ofrecen paquetes especiales para eventos que incluyen servicios como catering, decoración y asistencia técnica.

Transformar tu Oficina en un Coworking

Si estás pensando en convertir tu actual oficina en un espacio colaborativo de coworking, es fundamental que sigas unos cuantos pasos. Aquí te dejamos varias consideraciones que deberías tener en cuenta:

1. Evalúa tu oficina actual: Analiza el tamaño, los servicios ofrecidos y los recursos que necesitan mejoras.
2. Crea una comunidad: Fomenta un ambiente colaborativo a través de actividades de networking y comunicación activa.
3. Define tu modelo de negocio: Decide cómo monetizarás tu espacio de coworking, ya sea mediante alquiler de salas, planes de membresía o servicios adicionales.

Ventajas de Transformar tu Oficina en un Coworking

• Uso eficiente del espacio
• Flexibilidad
• Creación de comunidad
• Innovación
• Rentabilidad
• Beneficios fiscales

Ejemplo Práctico: Inversión y Gastos

La actividad prevista es un centro de coworking de 300 m2, con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.

Se prevén las siguientes inversiones en inmovilizado material:

• Reforma y acondicionamiento del local: 7.000 €
• Mobiliario de despachos y salas: 14.000 €
• Herramientas y útiles: 1.500 €
• Equipos informáticos: 3.000 €

En el Activo Corriente, el epígrafe de Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales suma 5.355 €. El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.

La emprendedora aporta un capital social de 15.000 €. El resto (18.855 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), al 5,5% de interés nominal anual, que se devolverá mediante 36 cuotas mensuales constantes de 569 € (formadas por intereses y devolución del capital).

Gastos de personal: suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa. En nuestro supuesto, la emprendedora, además de gestionar la actividad, ejerce las funciones comerciales y de comunicación. Encuadrada en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, cotiza sobre la base mínima la cantidad mensual de 265 €, que se cargan al negocio, aunque según ley, la responsabilidad de cotizar corresponde al autónomo y no a la sociedad. Su salario bruto anual se fija en 18.000 €.

También se contrata, a tiempo parcial, a un gestor del espacio, con un salario bruto de 12.000 €, que además de apoyar a la empresaria en las tareas administrativas del centro, contribuye a dinamizarlo atendiendo las necesidades de los coworkers y organizando diferentes actividades colectivas.

Amortizaciones: gasto ineludible que recoge la pérdida de valor del los elementos del inmovilizado. En nuestro ejemplo ascienden a un total de 3.330 euros al año.

Precios y Rentabilidad

En cuanto a los precios, el precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos.

Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.

Tabla de Inversiones y Gastos Anuales