Cómo Contabilizar una Transferencia Bancaria en Pymes: Una Guía Esencial

Entender los conceptos de la contabilidad básica es una gran herramienta en cualquier empresa. La contabilidad es el instrumento que nos permitirá disponer de toda la información económica de nuestra empresa. Entender los conceptos de manera clara y sencilla es el leitmotiv de la creación de algunos manuales que se auto describen como “contabilidad para torpes”, donde se destacan los conceptos más relevantes para poder entender los procesos contables que inciden directamente en el control y la adecuada toma de decisiones empresariales.

Para organizar de manera sencilla las finanzas de la empresa, el Plan de Cuentas permite diferenciar pasivos, activos, así como ingresos y gastos. La gestión de tesorería es otra de las piezas clave en la contabilidad de cualquier empresa: sólo conociendo el estado de liquidez del negocio -si disponemos o no de dinero, y en qué cantidad- es posible optimizarlo y hacer frente a los pagos que tenemos en el futuro y a las inversiones que vamos a acometer. Los documentos contables facilitan una visión de la situación de la empresa: ¿estamos ganando dinero? ¿tenemos una deuda creciente? ¿podemos hacer frente a los próximos gastos e inversiones?

La Transferencia Bancaria como Medio de Pago en Pymes

A diferencia del cheque o del pagaré, el uso de la transferencia como medio de pago para quien la utiliza implica un coste, que se deberá asumir. Este coste puede ser compensado por la rapidez y efectividad del sistema, lo que favorece su utilización en la realización de pagos periódicos o nóminas. Por otra parte, dicho instrumento lo podemos mecanizar, ya que no precisa de ningún dato o contenido autógrafo para su correcta emisión.

Costos y Comisiones Asociadas a las Transferencias Bancarias

La emisión de una transferencia, a diferencia de la emisión de un cheque o pagaré, donde los costes financieros, en caso de existir, los soporta la persona que los cobra, tiene asociada una comisión en el momento de su emisión, esto es, habitualmente soporta los gastos financieros de la operación quien paga. Dicha comisión, como la gran mayoría de las comisiones bancarias, está basada en un porcentaje sobre la cantidad transferida con un mínimo. De tal modo que si el importe calculado no es igual o superior al mínimo se aplicará este último. Así, cuanto menor sea el grado de manipulación de los empleados de la entidad en la realización de la transferencia, menor será su coste. En este sentido, nuestra opinión es que aquellas transferencias que realicemos vía banca electrónica por defecto deberán estar exentas de comisiones, ya que somos nosotros quienes usamos nuestros medios y tiempo para su emisión, ya que la entidad tan solo aporta una infraestructura y medios de los que ya dispone.

Así, una vez realizada la transferencia se producirá el cargo en la cuenta ordenante mientras que el abono en la cuenta del beneficiario estará sujeto a las normas de valoración negociadas por este último. Un aspecto que deberemos tener presente en la recepción de transferencias entre distintas entidades es que existe un plazo para la anulación de una transferencia ordenada. Así, si ordenamos una transferencia tendremos hasta las seis de la tarde del día de su realización para proceder a su anulación. Esta capacidad que tiene el ordenante ha de ser tenida en consideración cuando, como por ejemplo, en el caso del comercio electrónico, se solicita al comprador del justificante de la transferencia para proceder al envío del producto adquirido. Por último, hay que tener presente que una transferencia puede ser devuelta por el beneficiario, lo que ocasionará una comisión de devolución al ordenante.

Modalidades de Realización de Transferencias

1. Mediante la conexión a sistema de banca electrónica, habitualmente por internet: cumplimentamos y ordenamos nosotros mismos cada una de las transferencias utilizando como firma una clave numérica o alfanumérica personal.
2. Mediante la transmisión de un fichero normalizado a la entidad financiera: Cuando hemos de realizar un número elevado de transferencias es muy habitual utilizar los denominados cuadernos de la Asociación Española de la Banca (AEB). Dichos cuadernos no son más que una serie de normas para la codificación de un fichero electrónico donde se detallan todos los datos del emisor de las transferencias, así como todos y cada uno de los datos necesarios de los beneficiarios. Así, en el caso de las Transferencias Bancarias se utilizará el Cuaderno 34 de la AEB o el 34-14 de la normativa SEPA.
3. OMF, Orden de Movimiento de Fondos: estas transferencias no se realizan a través del circuito tradicional, sino que el trasvase de fondos se realiza entre las cuentas de tesorería que los bancos comerciales mantienen en el Banco de España. Hay que tener en cuenta que esta modalidad de transferencia, si bien tiene la ventaja de que la valoración del abono en la entidad destinataria es el mismo día de su realización, también ha de tener presente que el horario para su realización es más limitado, concluyendo a las 13:00 de cada día hábil.

Contabilización de Transferencias Bancarias en la Pyme

La mayor parte de la carga de trabajo contable corresponde al registro en la contabilidad de estas operaciones bancarias. Tradicionalmente los movimientos bancarios se registraban uno a uno manualmente en los programas informáticos de contabilidad, asociando cada cobro o pago a la operación de ingreso o gasto que le correspondía. Este proceso se mejoraba cuando las herramientas comenzaron a permitir guardar la información sobre el pago o cobro de una factura en el momento de registrarla y aprovechando la información que en la propia factura hay sobre su pago futuro. La siguiente evolución para aligerar el trabajo de mecanización manual fue traer la información bancaria en lotes de datos en formato electrónico mediante la importación manual de ficheros. El usuario tiene que importarlos manualmente cada vez que quiere hacer el proceso. La información que se puede extraer de los extractos bancarios según los estándares normalizados (Norma 43) es muy pobre en la mayoría de los casos.

Un objetivo corriente en la gestión financiera de una empresa es equilibrar los saldos de las distintas cuentas de tesorería bancarias: cuentas corrientes y de crédito. Esta es una tarea que no solo tiene sentido en tiempos de crisis, donde los ajustes son de cirujano financiero, sino que es conveniente siempre. Para llevar a cabo este juego es inevitable hacer transferencias de fondos entre distintas cuentas.

Asientos Contables en Transferencias entre Cuentas de la Misma Entidad o con OMF

En este tipo de operación no se produce un desfase temporal entre la ejecución del traspaso en la cuenta origen y su recepción en la cuenta destino. Esto suele suceder cuando el traspaso de fondos se produce entre cuentas de la misma entidad o mediante una transferencia OMF. En este caso el que la operación sea inmediata o difiera en fechas en origen y destino, no tiene mayor importancia. En ambos casos se van a generar 2 asientos distintos. En los dos se hará referencia a cuentas corrientes con empresas del grupo, asociadas o vinculadas.

El primer caso tratado, el uso de esta prestación no tiene mayor importancia ya que se podría resolver con un simple asiento contable.

Asientos Contables en Transferencias entre Cuentas de Distintas Entidades

Cuando se lleva a cabo una transferencia normal entre cuentas de distintas entidades se produce una diferencia temporal, generalmente de 2 días. Su origen es histórico, ya que con el actual uso de la informática ya no tiene sentido técnico. Sin embargo, es un derecho al que no renuncian las entidades financieras ya que las diferencias en fechas valor de las operaciones les suelen reportar beneficios indirectos. En este caso se llevan a cabo dos asientos, uno en la ejecución de la transferencia en origen, con su correspondientes gastos; y otro en la recepción de los fondos, también con sus gastos, aunque en este caso no suelen ser normales. Para tener un adecuado registro contable durante el tiempo en que los fondos han salido de la cuenta origen pero no han llegado a la cuenta destino usamos una cuenta puente: 5721/52011.

Ejemplos de Contabilización de Transferencias entre Empresas Socias

Existen situaciones específicas donde las transferencias entre empresas requieren una contabilización particular, especialmente cuando hay lazos de vinculación.

Caso 1: La empresa A transfiere dinero a B y B NO lo va a devolver (a fondo perdido)

Se supone que la empresa B queda participada por A:

• Podría ser por ampliación de Capital (cuenta 100).
• O bien a la cuenta 118 - Aportaciones de socios o propietarios, para compensar pérdidas.

Lo de la subvención, existiendo lazos de vinculación, no resulta coherente. Las subvenciones para los entes que las conceden, les figura como gastos (pérdida) en razón de su mecenazgo.

Caso 2: La empresa A transfiere dinero a B y B lo devolverá

Si existe intención de devolver estas transferencias estaríamos ante la figura de un formal préstamo a documentar y registrar por su naturaleza tanto contable como en sus cuestiones fiscales.

• Para la empresa A, sería un préstamo a B, contabilizándose en la cuenta 551 (Cuentas corrientes con socios y administradores) o en una cuenta de préstamos a largo o corto plazo, según el plazo de devolución.
• Para la empresa B, sería igualmente un préstamo de A, contabilizándose en la cuenta 520 (Deudas a corto plazo con empresas del grupo) o 171 (Deudas a largo plazo con empresas del grupo), según el plazo.

Gestión del Extracto Bancario y Conciliación

La gestión del extracto bancario constituye la mayor parte de la carga de trabajo contable, especialmente en el punteo o revisión de la correspondencia de los movimientos registrados (distintos tipos de facturas, tickets, compras, ventas) con su movimiento bancario.

El cierre contable es el proceso por el que determinamos el resultado del ejercicio del año. Implica revisar las cuentas para detectar errores y duplicidades, así como realizar los ajustes necesarios para que la contabilidad refleje la realidad del negocio.

La Importancia del Plan de Cuentas y la Imagen Fiel

El plan de cuenta y sus definiciones contables, es de libre uso facultativo por parte de las empresas. Por eso, muchas de éstas, hacen uso de esta facultad conforme a los fines de la contabilidad como herramienta para medir y analizar los resultados, como asimismo, presentar la Imagen Fiel (Resultados, Patrimonio Neto y Situación financiera), conforme a los saldos reales. Aunque éstos, en algún caso, no sea exactamente el real. Como por ejemplo, los bancos (cuenta 572). Los saldos bancarios negativos en la cuenta 572, si bien los propios bancos te presentan importes en negativo (no puede ser de otra forma), en cambio, el NPGC (mejor dicho el programa D2 del RM), no te permite presentar importes negativos. Claro, siempre y cuando, no existan otros saldos bancarios en positivo superiores. Dentro de un total, no pasa nada. En tales casos, tienes que llevar dicho importe a una cuenta de pasivo (transitoriamente) en vez de la clásica 572 para que dicho programa te la valide. Se suele usar una 521, aún cuando su definición no sea la real. Luego a principio de ejercicio, si aún persiste el importe negativo, vuelves a pasarlo a la cuenta 572, a fin de que el saldo de la contabilidad, en dicha cuenta, coincida exactamente con la del banco a cualquier efecto que la empresa quiera analizar, como "cuenta corriente bancaria". Porque la empresa, así lo quiere. Eso pasaría lo mismo con cualquier otra cuenta que dicho programa D2 no admita su importe en la cuenta que desea la empresa.

Hemos de acostumbrarnos, a ver la contabilidad como una herramienta de trabajo para uso de la empresa. Y para eso exactamente "inventó" la contabilidad de doble partida el frailucho ese. El Pachuli... Y ésta, la empresa, es libre de interpretarla conforme a las prerrogativas que ya presenta para ello el NPGC. Solo es cuestión de conocerlas y saber usarlas. Eso sí, respetando los principios fundamentales que se contemplan en el mismo. Normas de Registro y Valoración (Segunda parte). Y en cuanto a la tercera parte (Cuentas Anuales), para información pública, que también son principios fundamentales, sobre todo, cara al Registro Mercantil, ya se ocupa tácitamente el programa D2 en los casos necesarios, aunque en algunos aspectos no sean coincidentes con los deseos y/o necesidades de la empresa. Pero como ya he explicado con un ejemplo, para eso está el conocer las prerrogativas del NPGC necesarios y saber usarlas en casos necesarios. Libre uso de cuentas y relaciones contables, preservando siempre la Imagen Fiel.

Herramientas y Programas de Contabilidad para Pymes

Actualmente existen ya múltiples soluciones y programas de contabilidad para todo tipo de necesidades y empresas. Entre las opciones más novedosas destacan los programas de contabilidad online para pymes y autónomos como a3innuva Contabilidad para pymes.

Para conocer más sobre contabilidad, conoce qué es la contabilidad analítica y por qué resulta clave para la toma de decisiones.