Guía Completa para Elaborar un Plan Financiero para Emprendedores

La planificación financiera es un aspecto que ninguna empresa puede dejar de lado, sobre todo, cuando hablamos de finanzas. El éxito de cualquier proyecto, ya sea empresarial o personal, depende en gran medida de una planificación financiera adecuada. Un plan financiero bien estructurado es la base sobre la cual se construyen los cimientos de un negocio sostenible y rentable. Incluido generalmente dentro del business plan, este documento sigue siendo una de las mejores herramientas analíticas para determinar si un negocio es viable o no.

Un buen plan económico-financiero te permite conocer tus necesidades de inversión, prever ingresos y gastos, calcular cuándo alcanzarás el punto de equilibrio y, sobre todo, demostrar a inversores o entidades financieras que tu proyecto es viable. Asimismo, un plan financiero te ayuda a saber si tu negocio está siendo rentable o si corre algún tipo de riesgo económico en los próximos meses.

¿Qué es un Plan Financiero y por qué es Crucial?

Un plan financiero es un instrumento que establece objetivos económicos empresariales y estrategias para alcanzarlos a corto, mediano y largo plazo. Es un documento detallado que proyecta la situación financiera futura de una persona, empresa o proyecto. Este plan incluye una serie de estimaciones sobre ingresos, gastos, inversiones, financiamiento y flujo de caja, con el fin de establecer objetivos financieros claros y trazar un camino para alcanzarlos.

El principal objetivo de elaborar un plan financiero es analizar las inversiones necesarias para el proyecto y la sostenibilidad del mismo. Es esta parte del proyecto de negocio, y no otra, la que revelará si una idea es viable económicamente. El plan financiero de una empresa estudia cuánto dinero se necesita para un proyecto, cómo conseguirlo, así como qué productos o servicios se ofertarán, con qué coste (tanto fijo como variable) y a qué precio se pondrán en el mercado. A este plan también suele llamarse plan económico financiero, ya que no solo habla del dinero que tenemos actualmente en caja, sino de toda la estructura monetaria que forma parte del negocio.

Tener un plan económico financiero da más control sobre tu empresa al permitirte:

• Saber el dinero que necesitas para empezar el negocio.
• Calcular cuándo recuperarás la inversión.
• Detectar si los precios cubren los costes fijos y variables de la empresa.
• Evitar riesgos repentinos de falta de dinero.
• Tomar decisiones con datos que las justifiquen.

Además, el plan financiero sirve para poner en marcha los distintos tipos de planes en una empresa: plan estratégico, plan de marketing digital, plan de negocio, plan de viabilidad, plan de producción, plan de expansión o plan de consolidación. Este plan organiza el día a día de tu empresa al reflejar los objetivos del negocio, las estrategias que se siguen para alcanzarlos, los recursos necesarios para desarrollar las estrategias y cuáles serán las fuentes de financiación.

Objetivos Principales de un Plan Financiero

Entre los objetivos del plan financiero podemos establecer estos 5 principales:

1. Analizar la viabilidad económica del negocio.
2. Planificar ingresos y gastos que se tendrán en el futuro.
3. Evaluar la rentabilidad del negocio.
4. Detectar necesidades de financiación de la empresa.
5. Garantizar liquidez suficiente para las siguientes operaciones.

Tipos de Planes Financieros según su Horizonte Temporal

Un plan financiero puede tener diferentes horizontes temporales, dependiendo de los objetivos que se persigan:

• A corto plazo: Es un instrumento diseñado para obtener liquidez inmediata con un banco o ente financiero, con el propósito de generar ganancias en un plazo no mayor a doce meses.
• A mediano plazo: Abarca un período de 2 a 5 años. En esta etapa se definen objetivos más ambiciosos, como el lanzamiento de nuevos productos, la expansión a nuevos mercados o la adquisición de activos importantes.
• A largo plazo: Se extiende más allá de 5 años y contempla la visión a largo plazo de la empresa. Se establecen objetivos estratégicos, como el crecimiento sostenido, la consolidación en el mercado o la salida a bolsa.

Elementos Clave que Componen un Plan Financiero

El plan financiero suele componerse de varios elementos clave, cada uno de los cuales contribuye a una visión integral de la salud financiera de un negocio o proyecto:

• Análisis de Resultados: Una vez que revisas lo que invertiste, lo que ganaste y lo que perdiste, puedes hacer un análisis de resultados que te mostrará la situación financiera de tu empresa antes de iniciar un plan financiero.
• Necesidades de Capital: Este elemento te da a conocer la cantidad de dinero que necesitas para iniciar tu empresa o un proyecto nuevo y para continuar su funcionamiento.
• Balance General: Este dato lo obtienes al calcular la diferencia entre las cuentas de activo (lo que posees) y las de pasivo (lo que debes). El balance es una mirada al estado actual de su negocio.
• Flujo de Caja: También conocido como cash flow, muestra la entrada y salida de recursos financieros en un periodo determinado.
• Punto de Equilibrio: Para encontrar el punto de equilibrio, tu empresa debe obtener la misma cantidad de ingresos que de gastos. Es un indicador clave de la salud financiera y es una medida de cuánto se necesita vender para cubrir sus gastos.
• Análisis del Entorno: Muchos aspectos externos influyen en la vida de una empresa o negocio: el clima político, los cambios económicos a nivel nacional o mundial, las nuevas leyes que afectan su industria y mercado, además del desempeño de las ventas o el crecimiento de su oferta.

Pasos Detallados para Elaborar un Plan Financiero Sólido

El plan financiero de una empresa es un documento vivo y actualizado, siempre preparado para ayudar ante cualquier situación. Trazar una hoja de ruta es sumamente complicado, aunque sí necesario para garantizar la supervivencia y expansión del proyecto empresarial. El actuar con improvisación, sin planificar, puede causar serios problemas de viabilidad, al estar más expuestos a tomar decisiones incorrectas.

Estos son los bloques clave que se deben tener en cuenta para elaborar el plan financiero de una empresa:

1. Plan de Inversión Inicial

Lo primero será especificar cuáles son las inversiones necesarias para poner en marcha el negocio, es decir, los activos fijos que perdurarán durante años en la empresa. Aquí se deben tener en cuenta todos los gastos a años vista de la compañía: aplicaciones informáticas, maquinaria, el gasto de alquiler de oficinas, etc.

2. Fuentes de Financiación

Es muy importante establecer los canales de financiación que necesitará la inversión inicial, tanto recursos propios como ajenos, y el método de retorno. En resumen, este punto busca examinar cómo se financiará el proyecto de negocio. La financiación de un proyecto o negocio puede provenir de dos fuentes principales: recursos propios (capital aportado por los socios) y recursos ajenos (préstamos bancarios, inversionistas).

3. Presupuesto y Previsión del Flujo de Caja

El flujo de caja, o cash flow, es una de las principales magnitudes a tener en cuenta para conocer la viabilidad de la empresa, pues mide la capacidad de generar fondos, así como de autofinanciarse sin tener que recurrir a terceros. Sería interesante, además, hacer una previsión a futuro de este cash flow para poder anticiparse a lo que llegue. En esta parte del plan financiero se indica la cantidad de inversión inicial que hace falta para poner en marcha el negocio o un proyecto nuevo dentro de la empresa.

4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias

No es más que un análisis de los gastos y los ingresos de la empresa que, aunque sencillo, ¡es un cálculo muy importante! Esta tabla se hará para los 12 meses del año y a su vez una proyección anual de varios años.

5. Amortizaciones

También con vistas a futuro, es fundamental conocer la capacidad de la empresa de compensar la depreciación efectiva de los activos, es decir, la desvalorización de la maquinaria, por ejemplo. En caso de necesitar una reposición de mobiliario, activos o partes importantes de la producción, ¿sería la empresa capaz de autofinanciarse y poder hacer frente a este gasto sin acudir a terceros?

6. Umbral de Rentabilidad o Punto de Equilibrio

Calcular este dato es vital a la hora de tomar decisiones sobre los precios de los productos o servicios que oferta la empresa. Además, gracias a esta información se será capaz de analizar la rentabilidad del negocio. También conocido como break-even point, el umbral de rentabilidad revelará con qué precios y en qué condiciones la empresa obtendrá beneficios. Para ello, se tendrán que enfrentar los costes con los ingresos. Además, si se está empezando, es muy importante que se considere el periodo de recuperación de la inversión o payback. El proyecto será más rentable cuanto menor sea este tiempo de recuperación. Este número te muestra cuánto debes vender para cubrir todos tus gastos. Es como el "mínimo para sobrevivir". Todo lo que vendas por encima de ese punto, es ganancia.

7. Balance General

El balance, dividido en activo, pasivo y patrimonio neto, es una fotografía de la empresa en un momento determinado. Esta herramienta será capaz de ofrecer información básica con la que se podrá revisar la salud financiera de la entidad, pudiendo analizar obligaciones y derechos frente a terceros. Es muy importante que se mantenga el balance actualizado.

Pautas Adicionales y Aspectos a Considerar

Antes de crear un plan financiero, es importante seguir algunas pautas que garantizan una planificación financiera integral con fundamento estratégico empresarial:

• Conoce tu Terreno: Para hacer un plan, tienes que conocer el terreno desde el que iniciarás. Por ello, es importante que tengas muy claro el capital con el que cuentas, los recursos de personal, equipo y mobiliario que ya tienes, así como los riesgos a los que puedes enfrentarte. Como parte de esto, también realiza un pronóstico de ventas que te ayude a entender cómo serán las transacciones en tu negocio. Una previsión de ventas es clave para la planificación, porque proyecta el flujo de caja y su estado financiero general.
• Establece Objetivos SMART: Los objetivos tienen que ser ambiciosos, claro está, pero también realistas. Para esto, se recomienda crear objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en tiempo.
• Considera los Gastos Constantes: Siempre considera los gastos que son constantes (como el pago de servicios, materias primas, sueldos, alquileres o maquinaria) y no priorices las utilidades únicamente. Si cuentas con personal en tu empresa, es importante analizar los gastos y las necesidades del personal.
• Plan de Contingencia: Dentro de esa gestión inteligente de tus recursos financieros, planifica qué tendrías que hacer para que, si algo sale mal, puedas mantener la empresa en funcionamiento con lo básico. Para esto, debes hacer una predicción del capital que tendrás disponible en los próximos meses.
• Análisis DAFO: Incluir lo establecido en un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) previo. En este documento se identificarán las fortalezas y debilidades del negocio y cómo estas afectan a las finanzas, así como las amenazas y oportunidades que puedan determinar el éxito de la empresa.

Documentos Esenciales para el Análisis Financiero

Para que el sentido del análisis de los números sea más eficaz, es conveniente agrupar los elementos económicos y financieros según su significado y función en los siguientes tres documentos o estados esenciales:

• El estado de tesorería: Que refleja los movimientos de la misma, cobros y pagos, y como consecuencia el saldo de disponible.
• La cuenta de resultados: Que, como su nombre indica, refleja el resultado, pérdida o beneficio obtenido por la diferencia entre ingresos y costes.
• El balance de situación: Que refleja las inversiones y su financiación y, por lo tanto, la mayor o menor garantía patrimonial que ofrece el proyecto.

El entender el significado de estos elementos y la estructura de estos estados nos ayudará a operar con los mismos y obtener una serie de métricas e indicadores que nos permitan tomar decisiones estratégicas de forma ágil.

Métricas e Indicadores Clave para Evaluar la Viabilidad

Algunas de las métricas e indicadores que aportan información determinante desde el punto de vista económico-financiero y que, por tanto, deben conocerse, son:

Errores Comunes al Crear un Plan Financiero y Cómo Evitarlos

Es fundamental evitar los típicos errores al crear el plan financiero para asegurar su efectividad:

• Sobreestimar ingresos: Creer que se va a vender todo desde el día uno es un error. Sé prudente con los cálculos.
• Olvidar los costos ocultos: Siempre hay gastos imprevistos. Incluye un margen de seguridad en tu presupuesto.
• No considerar impuestos: Recuerda que existen obligaciones fiscales que afectan tus finanzas.
• No revisar ni actualizar el plan: Un plan financiero para emprendimientos no es algo estático. Revísalo y actualízalo cada mes.
• No validar los precios de tus proveedores: Una variación puede cambiar todo tu presupuesto.
• Subestimar el capital inicial: Muchos emprendedores creen que pueden comenzar con muy poco, pero luego se quedan sin oxígeno financiero.
• No usar herramientas de control: Excel o herramientas gratuitas como Google Sheets pueden ser de gran ayuda.

Ejemplos Prácticos de un Plan Financiero

Caso Ilustrativo: Plan Financiero de una Cafetería

Para comprender la importancia de este documento, imaginemos el plan financiero de una cafetería con los siguientes datos:

• Inversión inicial:
  • Reforma del local: 15.000 €
  • Maquinaria: 10.000 €
  • Licencias: 3.000 €
  • Stock inicial: 2.000 €
  • Total de la inversión: 30.000 €
• Gastos mensuales:
  • Alquiler: 1.200 €
  • Sueldos: 3.000 €
  • Suministros: 500 €
  • Materia prima: 1.000 €
  • Otros gastos: 300 €
  • Total de gastos mensuales: 6.000 €
• Ingresos estimados:
  • Supongamos que cada día se venden 200 € y se ha abierto 26 días: 200 € × 26 días = 5.200 €.

Gracias a este documento, detectamos un problema: los ingresos estimados (5.200 €) no cubren los gastos mensuales (6.000 €), lo que resultaría en pérdidas. Estos datos permiten ajustar precios o cambiar la estrategia antes de que sea demasiado tarde.

Herramientas para la Elaboración: Excel y Software Especializado

Para hacer los presupuestos de tu empresa, las tablas principales a trabajar son la cuenta de resultados y el balance. La Escuela de Organización Industrial (EOI) ha desarrollado la plantilla Plan Económico Financiero, una hoja de cálculo con instrucciones guiadas para que se pueda completar de forma sencilla el plan financiero. A continuación, se detallan los presupuestos clave:

Ejemplo Presupuesto de Ventas (Cuenta de Resultados)

Esta tabla se hará para los 12 meses del año y a su vez una proyección anual de 5 años. Para rellenar la hoja de cálculo, se deben estimar los datos de ventas como objetivos realistas. Los costes variables se calcularán como un porcentaje de las ventas estimadas, mientras que los costes fijos se repetirán todos los meses.

Este presupuesto permite:

• Conocer cuáles son los ingresos del proyecto - previsión de ventas:
• ¿Qué vamos a vender? - productos, servicios.
• ¿A qué precios vamos a vender? - precios de venta.
• ¿Cuánto vamos a vender? - estimar número de clientes a facturar.
• Conocer cuánto cuesta conseguir dichos ingresos - presupuesto de costes y compras:
• ¿Qué costes vamos a soportar? - Estructura de costes.
• Costes directos - relacionados con las compras y ventas.
• Costes de marketing.
• Costes de personal.
• Resto de costes fijos o de estructura.
• Compras del período.

Ejemplo Presupuesto de Tesorería (Flujo de Caja)

Para hacer el presupuesto de tesorería se utilizará la cuenta de resultados añadiendo los flujos de caja, es decir, las entradas y salidas de recursos financieros. Esta tabla se hará para los 12 meses del año y a su vez una proyección anual de 5 años. Se proyectarán datos basándose en el presupuesto de ventas y se añadirán entradas y salidas de dinero por préstamos, aportaciones de socios, inversiones o pago de cuotas.

Este presupuesto ayuda a:

• Anticiparnos a los posibles problemas de liquidez, determinando cuándo se producen las necesidades de tesorería - plan de tesorería:
• ¿Cuándo vamos a cobrar las ventas? - plazos de cobro.
• ¿Cómo vamos a cobrarlas? - medio de cobro (soporte digital, etc.).
• ¿Cuándo vamos a pagar las compras y/o costes directos? - plazos de pago.
• ¿Cuándo y cuánto dinero entra procedente de la financiación?
• ¿Cuándo y cuánto dinero sale para pagar las inversiones?
• ¿Cuánto y cómo se va “quemando” el dinero? - burn rate.
• ¿Cómo se van a financiar los déficits de tesorería? - replantear la financiación.
• Comparar tesorería vs. resultado - Liquidez vs Rentabilidad - Indicadores:
• Resultado (+), tesorería (+) = rentable y con liquidez. Viable.
• Resultado (+), tesorería (-) = rentable pero no va a sobrevivir, al no tener liquidez. No viable.
• Resultado (-), tesorería (+) = no rentable, pero puede sobrevivir, pues tiene suficiente liquidez.

Ejemplo Presupuesto de Inversión (Balance)

Para hacer el presupuesto de inversión se utilizará el balance. Esta tabla es la más sencilla, con una proyección anual de 5 años. Se estimarán las inversiones que se tendrán que realizar y cómo se van a financiar.

Este presupuesto permite:

• Determinar qué inversiones necesitamos - presupuesto de inversiones:
• ¿De cuáles disponemos? ¿Cuáles hay que adquirir?
• ¿Cómo es su estructura? - % en inmovilizado y en corriente.
• Determinar cómo se van a financiar dichas inversiones - presupuesto de financiación:
• ¿Cuánto aportamos? ¿Cuánto nos endeudamos?
• ¿Cómo es su estructura? - % en propia y en ajena - a devolver a corto y/o a largo plazo.

Apoyarse en un software especializado para elaborar tu plan de financiación ofrece una serie de beneficios significativos. Con un software de planificación financiera, puedes acceder a plantillas predefinidas, herramientas de análisis y funciones específicas que facilitan la creación de un plan detallado y preciso. Al utilizar un software especializado, mejorarás la calidad y la eficiencia de tu plan de financiación, aumentando tus posibilidades de éxito al presentarlo ante bancos, inversores y otras partes interesadas.

La planificación financiera te ayuda a evitar problemas antes de pensar en invertir, contratar más personal o tomar decisiones económicas. Es muy importante que consideres el periodo de recuperación de la inversión o payback. Tu proyecto será más rentable cuanto menor sea este tiempo de recuperación. Con un buen plan financiero, una buena idea y muchas ganas, estamos seguros de que el proyecto que decidas iniciar, triunfará.