Certificado PYME AEAT: Requisitos y Proceso para Obtenerlo

El autoempleo, la creación de un negocio propio y el emprendimiento son procesos exigentes con diversas etapas. Antes de iniciar un negocio, es fundamental estudiar su viabilidad. En España, la creación de una PYME implica cumplir con una serie de requisitos legales, administrativos y fiscales. Además, es crucial tener en cuenta las obligaciones fiscales y contables, así como los derechos laborales y de protección de datos.

La palabra PYME proviene del acrónimo de Pequeñas Y Medianas Empresas. En España, las PYMES representan más del 99% del tejido empresarial, lo que subraya su importancia estratégica.

Tras la caída de la actividad empresarial provocada por la pandemia, una recuperación económica más rápida y sólida de lo previsto ha incitado al optimismo, de manera que muchos emprendedores se han animado a poner en marcha sus ideas de negocio.

Pasos Esenciales para Formalizar tu PYME

Si estás considerando abrir una empresa, te explicamos los requisitos y pasos para formalizar su constitución, de forma que puedas comenzar a facturar lo más rápido posible.

1. Elige la forma jurídica

El primer paso para abrir una empresa es decidir su forma jurídica, la cual dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. En cambio, si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios, o una sociedad cooperativa, en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.

2. Obtén la certificación negativa del nombre

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal.

Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo.

De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

3. Redacta los estatutos sociales

Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios.

Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos.

Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

4. Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el capital mínimo que establece la ley es de 3 000 euros, mientras que para las sociedades anónimas esa cifra asciende a 60 000 euros.

En cambio, para las sociedades cooperativas, el capital social mínimo depende de la regulación autonómica y del sector de actividad, aunque normalmente oscila entre 1 500 y 3 000 euros.

5. Solicita el número de identificación fiscal en la Agencia Tributaria

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Para obtener el NIF, tendrás que rellenar el modelo 036, que puedes presentar telemáticamente en la Agencia Tributaria.

Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad.

6. Firma la escritura pública ante notario

Si tienes socios, tendréis que acudir ante un notario para firmar la escritura pública de constitución de la sociedad. Tendrás que presentar una serie de documentos, entre ellos los estatutos sociales, la certificación negativa del nombre de la empresa expedida por el Registro Mercantil Central, la certificación bancaria del depósito del capital social y los documentos de identificación de cada uno de los socios.

Cabe aclarar que, si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública.

Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

7. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil.

Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades.

Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución.

8. Date de alta en IAE

El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online.

Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Registra patentes y marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

10. Obtén el certificado electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Tipos de Empresas en España

Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.

• Sociedad anónima: Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
• Sociedad de responsabilidad limitada: A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales.
• Emprendedor de responsabilidad limitada: Como alternativa a la sociedad limitada, cabe la posibilidad de registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. Esta alternativa supone ser una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
• Empresario individual (autónomo).

Trámites Adicionales

Una vez elegida la forma jurídica, el siguiente paso es obtener una certificación negativa por parte del Registro Mercantil. La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social.

Los estatutos sociales son otro de los pasos clave para la creación de una empresa. Deben recoger la denominación de la empresa, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social.

Una vez tenemos el certificado bancario y también una certificación negativa del Registro Mercantil, en la que se indica que la denominación de la empresa es única y no está previamente registrada, deberemos acudir al notario, aportando los estatutos sociales y los documentos de identidad de los socios de la empresa.

Una vez se ha obtenido la escritura de constitución, es necesario presentarla ante la Agencia Tributaria, junto con una copia de los estatutos sociales y del modelo 036. Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa.

Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.

Plan de Empresa: El Primer Paso

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial.

Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
• Estructura jurídica: el siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis ...

El Certificado de Estar al Corriente de Pago con Hacienda

El certificado de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria es un documento esencial para demostrar tu buena situación fiscal ante distintas administraciones y entidades. Obtenerlo es sencillo si estás al día con tus impuestos, y te evitará contratiempos en muchos trámites importantes.

Cualquier contribuyente puede solicitar este certificado:

• Personas físicas (autónomos o particulares).
• Personas jurídicas (sociedades, cooperativas, asociaciones…).
• Representantes legales o apoderados (con el modelo correspondiente).

Además, es importante saber que terceros, como una asesoría, por ejemplo, pueden solicitarlo en tu nombre si están debidamente autorizados mediante apoderamiento en la sede electrónica de la AEAT.

Para que la Agencia Tributaria conceda este certificado, es necesario cumplir con dos condiciones básicas:

• Estar al corriente de las obligaciones tributarias: o lo que es lo mismo, no tener deudas pendientes o haber solicitado y obtenido un aplazamiento o fraccionamiento aprobado.
• Haber presentado todas las declaraciones y autoliquidaciones exigidas: si falta alguna, el certificado será denegado.

¿Cómo se solicita el certificado de estar al corriente de pagos con la AEAT (Hacienda)?

El proceso es bastante sencillo y se puede hacer de varias formas:

1. Expedición de certificados tributarios. Estar al corriente de las obligaciones tributarias": Rellena el formulario y presenta la solicitud. Una vez presentada suele emitirse de forma inmediata, salvo que haya algún problema.
2. Presencialmente: También puedes solicitarlo en una delegación de la Agencia Tributaria, aunque necesitarás cita previa.
3. A través de un representante: Una gestoría o asesoría puede solicitarlo por ti si tiene un apoderamiento registrado ante Hacienda. Esto suele ser habitual entre autónomos.

¿Qué contiene el certificado?

El certificado, como hemos dicho anteriormente, indica si estás o no al corriente de tus obligaciones con la Agencia Tributaria. En concreto detalla lo siguiente:

• Resultado: favorable o desfavorable.
• Fecha de emisión.
• Nombre del titular.
• Situación fiscal a efectos del certificado.
• Referencias a deudas, si las hubiera, o declaraciones no presentadas.

Si el resultado es favorable, puedes usarlo durante su periodo de validez. Si es desfavorable, se indicará el motivo: deuda existente, falta de presentación de impuestos, etc.

¿Cuánto tiempo es válido?

Por norma general, el certificado tiene una validez de 6 meses desde la fecha de expedición.

Sin embargo, algunas administraciones públicas pueden solicitar uno más reciente (por ejemplo, de los últimos 3 meses), así que es recomendable revisar los requisitos concretos del trámite para el que lo necesitas.

¿Qué pasa si tengo deudas con Hacienda?

Si no estás al corriente porque tienes una deuda pendiente, puedes:

• Ver si realmente existe esa deuda y es real.
• Solicitar un aplazamiento o fraccionamiento del pago. Si se concede, y cumples con los plazos, puedes volver a pedir el certificado y este debería ser favorable.
• Abonar la deuda y después solicitar el certificado.
• Subsanar errores o declaraciones no presentadas, si ese fuera el motivo de denegación.

En cualquier caso, la Agencia Tributaria te notificará el motivo del rechazo y, si corriges la situación, puedes volver a solicitarlo.

¿Y cómo podemos comprobar la validez del certificado?

Los certificados expedidos electrónicamente tienen un código seguro de verificación (CSV) que permite a cualquier entidad comprobar su autenticidad en la sede electrónica de Hacienda. Esto es muy útil, por ejemplo, cuando lo entregas en una licitación o a una administración que necesita verificarlo.

¿Y si lo necesito para una licitación pública?

En el caso de los contratos públicos, el órgano de contratación puede comprobar directamente tu situación fiscal a través de medios electrónicos.

Sin embargo, algunas entidades siguen solicitando que el interesado presente el certificado. Por eso, conviene tenerlo actualizado y disponible por si lo necesitas.

Certificado de Contratistas y Subcontratistas de Hacienda

La Ley General Tributaria determina que cualquier persona que contrate o subcontrate servicios o ejecuciones de obras con profesionales, será responsable de la deuda relativa a los tributos que se deben repercutir por la actividad en caso de que el profesional contratado no se haga cargo. Este es el motivo del que exista un certificado diferente a los que hemos visto con anterioridad. Se trata del certificado de contratistas y subcontratistas de Hacienda.

Al igual que el certificado de estar al corriente con Hacienda, un certificado de contratistas y subcontratistas positivo acredita que quien lo obtiene no tiene obligaciones tributarias pendientes correspondientes a los 12 meses anteriores. Lo normal es que las empresas decidan no colaborar con profesionales con un certificado denegado, por lo que si se da el caso deberá analizar la causa y solventar el problema.

¿Cómo solicitarlo?

• Por internet: a través de a Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Si el resultado es positivo, el certificado se generará automáticamente.
• En oficinas de la Agencia Tributaria: mediante el cumplimiento del formulario (01C), en el que se deben consignar los datos identificativos del solicitante y del pagador o pagadores.