Cómo Calcular y Optimizar los Costos de Envío en tu Ecommerce

Los propietarios de tiendas de comercio electrónico a menudo se enfrentan a una ardua batalla a la hora de calcular los gastos de envío y mantenerlos bajos. Hoy en día, la mayoría de los compradores esperan entregas rápidas y asequibles, además de gratuitas, sobre todo si van a hacer una compra grande en tu tienda.

La forma en que presentas los costes de envío influye directamente en la tasa de conversión de tu tienda online. Las molestias de los gastos de envío se consideran la razón número uno del abandono del carrito de la compra. Con una tasa de abandono de carritos cercana al 69%, es importante hacer todo lo posible para evitar la pérdida de ventas. La conclusión es la siguiente: los gastos de envío importan, y tienes que estar al tanto de ellos.

Para empezar, no conocer los gastos de envío repercutirá directamente en la rentabilidad. Si no sabes cuánto pagas por los gastos de envío, excluyendo el coste del producto, no podrás tener un control firme de tus beneficios. En segundo lugar, para mostrar a los clientes estimaciones precisas de los gastos de envío, primero debes calcular los costes en que incurres. Si al pagar muestras unos gastos de envío engañosos en comparación con lo que habías presupuestado inicialmente, podrías causar estragos en la buena voluntad de tu empresa.

Otra razón importante es que así podrás calcular el umbral a partir del cual un cliente tiene derecho al envío gratuito. Si no conoces tus márgenes y gastos de envío, no podrás obtener una cifra exacta. Si sabes cuánto margen de maniobra puedes dar a un cliente, podrás establecer correctamente tus márgenes, lo que te permitirá obtener beneficios incluso cuando ofrezcas gastos de envío gratuitos.

Factores Clave que Afectan los Costos de Envío

Hay un montón de factores diferentes que pueden afectar a tus gastos de envío, y es importante que los entiendas bien. Una vez que sepas qué factores afectarán a tus gastos de envío, podrás trabajar para reducirlos. Los costos de envío dependen de cuatro factores principales y de qué servicios de envío utilices.

1. Dimensiones y Peso del Paquete: Esto es bastante sencillo: cuanto más grande sea el paquete, más costará enviarlo. La mayoría de los transportistas calculan sus tarifas en función del peso dimensional, que se calcula multiplicando la longitud, la altura y la anchura del paquete. A continuación, se utiliza un divisor estándar para dividir las dimensiones del paquete que he mencionado antes. Casi todas las empresas, como FedEx, UPS y DHL, te darán un presupuesto basado en el tamaño del paquete, lo que sea mayor: el peso dimensional o el peso real del paquete. Si el peso del paquete es superior al peso dimensional, se te cobrará esta cantidad. No es necesario hacer más cálculos.
2. Peso Dimensional (DIM Weight): Muchos servicios de envíos cobran según el peso dimensional. El peso dimensional, o «dim weight», lo utilizan los transportistas para determinar los costes en función del tamaño del paquete, no sólo de su peso. Si el peso dimensional del paquete es más alto que su peso real, el costo de envío se basa en el peso dimensional, y viceversa. Para calcular el peso dimensional, mide las dimensiones de tu paquete, calcula su volumen y divídelo por un divisor dimensional estándar, a menudo proporcionado por los transportistas. El divisor DIM varía según la empresa de envíos y representa los centímetros cúbicos por kilogramo. Por ejemplo, para un paquete de 30 cm de largo por 30 cm de ancho por 15 cm de alto, con un divisor DIM de 5000: (30 x 30 x 15) / 5000 = 2,7 kilogramos. Los servicios de envíos prefieren que redondees, así que, en este caso, el peso dimensional es de 3 kg.
3. Destino del Paquete y Zonas de Envío: Cuanto más lejos tenga que viajar el paquete, más caro será el envío. Los principales transportistas no complican las cosas, sino que crean lo que se conoce como zonas de envío. Éstas miden simplemente la distancia entre el punto de origen y el de destino. Por ejemplo, las zonas de envío en EE. UU. van de la Zona 1 a la Zona 8. Esto significa que dos paquetes enviados al mismo destino desde dos puntos de origen distintos podrían estar enviándose a zonas distintas. En general, el envío de un paquete será más caro si la zona de envío es más alta.
4. Velocidad de Envío: Cuanto más rápido quieras que llegue el paquete, mayor será el coste. La mayoría de las empresas de transporte ofrecen una amplia gama de opciones de envío. Ten en cuenta que si quieres garantizar un envío más rápido, necesitarás varios centros de cumplimiento. Sin embargo, un envío más rápido aumentará obviamente los costes.
5. Seguro de Envío: Otro factor importante que aumenta tus gastos de envío es el seguro. Por ejemplo, si diriges una joyería online y envías mercancías de un valor considerablemente alto, tus mercancías deben estar aseguradas. El seguro de envío reembolsa al remitente en caso de que la mercancía se pierda en tránsito o resulte dañada. Es un servicio caro, como mínimo, pero es un factor importante a tener en cuenta al calcular los gastos de envío.
6. Costos Adicionales Inesperados: A veces, puedes incurrir en gastos de envío inesperados, como recargos por volver a pesar, recargos por retrasos en aduanas o cargos por artículos perdidos o dañados. Los transportistas pueden cobrarte más si el peso etiquetado de tu paquete es inferior a su peso real, o si es grande pero ligero, lo que da lugar a una tarificación por peso dimensional. Los envíos transfronterizos pueden provocar retrasos aduaneros si los documentos están incompletos o son incorrectos, lo que puede añadir gastos de almacenamiento. Además, los envíos perdidos o dañados pueden dar lugar a costosas sustituciones o reenvíos. Lo mejor que puedes hacer para minimizar las molestias inesperadas es garantizar un embalaje adecuado y considerar la posibilidad de contratar un seguro para los artículos frágiles o valiosos.

Modelos y Métodos para Calcular los Gastos de Envío

Calcular los gastos de envío es bastante sencillo. Puedes hacer los cálculos manualmente o utilizar herramientas como las calculadoras de gastos de envío online.

Cálculo Manual de Gastos de Envío

Existen varios métodos para calcular los gastos de envío manualmente, lo que te permite una visión detallada de cómo se distribuyen tus costos:

1. Ratio de Gastos de Envío / Ingresos por Ventas (General): Este sencillo método te indica qué parte de tus ingresos por ventas se destina a los gastos de envío. Por ejemplo, si has ganado 12.000 $ en ventas este mes y has gastado 1.200 $ en envíos, calcula tu ratio así: 1.200 $ ÷ 12.000 $ = 0,10, o el 10%. O sea, que estás gastando 10 céntimos en envíos por cada dólar que ganas en ventas.
2. Ratio de Gastos de Envío / Ingresos por Pedido: Este método compara los gastos de envío con los ingresos de cada pedido. Por ejemplo, si un pedido tuvo ingresos de 180 $ y gastos de envío de 12 $, tu ratio gastos de envío/ventas sería de 12 $ ÷ 180 $ = 0,067, o 6,7%. Esto significa que los gastos de envío representan aproximadamente el 6,7% de los ingresos de cada pedido.
3. Ratio de Gastos de Envío / Ventas por Peso de Producto: Este método funciona bien si tus productos tienen distintos pesos. Supongamos que vendes 80 unidades de un artículo de 2 libras a 2 $ de envío por unidad y 30 unidades de un artículo de 10 libras a 10 $ de envío por unidad. Tu coste total de envío sería (80 * 2 $) + (30 * 10 $) = 400 $. Con unas ventas de 8.000 $, tu ratio gastos de envío/ventas sería de 400 $ ÷ 8.000 $ = 0,05, o el 5%.
4. Cálculo del Costo Medio de Envío por Paquete: Toma el coste total de envío de un mes y divídelo por el número de paquetes enviados en ese período.

Herramientas Online y Calculadoras de Envío

Si no quieres hacer tú mismo los cálculos manuales, siempre puedes optar por herramientas online. La mayoría de las empresas de transporte, como FedEx, tienen calculadoras de envíos en sus sitios web. Sin embargo, es mejor hacer los cálculos manualmente y compararlos con los resultados de las herramientas online, para asegurarte de que no se te escapa ningún coste oculto.

Las principales compañías de envíos cuentan con herramientas para calcular los costos de envío según las dimensiones del paquete y otros factores. La forma más sencilla para calcular y comparar el costo de envío es usar una herramienta que compara los costos de envío entre distintas compañías. Las extensiones de envíos de Squarespace te permiten comparar las tarifas de distintos proveedores en tiempo real.

Calculadoras de los Principales Transportistas:

• USPS: Suele ser la opción más asequible, especialmente para envíos terrestres y paquetes pequeños y livianos. Ofrecen una de las calculadoras más simples del mercado, solo necesitas ingresar un código postal.
• FedEx: Tienen calculadoras de envíos en sus sitios web que te dan un presupuesto basado en el tamaño o peso dimensional del paquete.
• UPS: Puedes usar su calculadora para determinar los costes de envío y las opciones disponibles.
• DHL: Aunque no tiene una calculadora interactiva propiamente dicha, puedes solicitar un presupuesto en su sitio web.

Estas herramientas te permiten estimar el costo de envío de tus productos en segundos y comparar las tarifas y opciones de envío de varias empresas de transporte y paquetería en un solo lugar.

Estrategias de Precios de Envío para tu Ecommerce

Los costos adicionales elevados en el área de pago son la principal causa de abandono del carrito de los compradores. Por ese motivo, elegir el precio correcto es clave. Tus márgenes de ganancias y tu atención al cliente rigen lo que puedes cobrarles a los clientes por el envío.

Opciones de Envío para Clientes:

• Envío Gratis: El envío gratuito es la opción ideal para cualquier tienda online, y se ha convertido en un estándar, no en un extra. Puedes decidir ofrecerlo a partir de cierto importe de compra (umbral de pedido mínimo), lo que te ayuda a cubrir los gastos y a aumentar el valor medio de la cesta. Calcula tu Valor Medio de Pedido (VMP) y establece el umbral de envío gratis un 15-20% por encima de tu VMP. Otra opción es incluir el costo total de envío en el precio del producto, evitando sorpresas al cliente. También puedes ofrecer envío gratuito solo en una zona de influencia determinada o para productos específicos.
• Envío Estándar (Tarifa Plana o por Peso):
  • Tarifa Fija: Ofrecer una tarifa plana de envío puede simplificar la experiencia de compra, ya que los clientes saben en todo momento cuál es el importe a pagar. Sin embargo, si manejas una variedad de productos de distintos tamaños y pesos, cobrar una tarifa plana puede resultar complicado y no ser la opción más rentable.
  • Por Peso: Esta es una estrategia transparente y justa. Simplemente establece el precio del envío basándote en el peso del paquete, lo cual es fácil de entender para los clientes y sencillo de implementar en la mayoría de las plataformas de ecommerce. Puede ser una buena opción para productos más pesados o más grandes, ya que cobra una tarifa más justa en función del peso.

  El envío estándar es el método de envío habitual con entrega en tres a cinco días. Cobrar a los clientes el envío al costo puede exponerte al riesgo de carritos abandonados. Si no puedes trasladar todo el costo al precio del producto, prueba trasladar parte al precio para reducir el costo de envío que muestras en el área de pago.

• Envío Acelerado: El envío acelerado es un servicio de envío prémium que asegura tiempos de envío rápidos por un cargo adicional. Es excelente ofrecer esta opción para los clientes que necesitan envíos en uno o dos días. Al igual que el envío estándar, puedes cobrar un cargo fijo por el envío acelerado o cobrar al costo. Los clientes que eligen el envío acelerado están dispuestos a pagar más.
• Tarifa Plana por Suscripción: Ofrecer una suscripción anual que cubra todos los gastos de envío a cambio de un pago por adelantado puede ser atractivo para clientes frecuentes. Esta es una estrategia popularizada por grandes jugadores como Amazon con su servicio Prime, pero solo resulta recomendable si tu tienda tiene una tasa de recurrencia de clientes muy elevada.
• Entregas Locales: Para las pequeñas empresas, especialmente si tienen una tienda física, ofrecer entregas locales es una opción excelente. Puedes configurar la entrega local definiendo un radio desde tu dirección o seleccionando códigos postales concretos.

Consideraciones Adicionales para la Fijación de Precios:

• Equilibrio Costo/Velocidad: Elige opciones que ofrezcan un buen equilibrio entre precio y velocidad.
• Competitividad del Producto: Valora si tu producto continúa siendo competitivo al incluir los gastos de envío. Estudia a tus competidores y asegúrate de que tus precios finales no se quedan fuera del mercado.

Cómo Reducir los Gastos de Envío en tu Ecommerce

Reducir los gastos de envío puede ser un asunto peliagudo. Optimizar los costos de envío es una prioridad para muchas empresas de ecommerce. Te sugiero que leas nuestro blog, que recoge los últimos consejos y trucos para reducir los gastos de envío.

Estrategias para la Reducción de Costos:

1. Optimizar el Embalaje: Utiliza embalaje adecuado para tus productos para reducir el peso y el tamaño del paquete. Esto minimiza el espacio ocupado y, por ende, el peso dimensional.
2. Buscar Compañías Regionales: Ahora es el momento de empezar a buscar compañías regionales, ya que ofrecen el mismo servicio a bajo coste. Pero tienes que recordar que su red es limitada. Por tanto, si tu empresa es pequeña, esto sería muy beneficioso.
3. Aumentar el Volumen de Envíos: Muchos transportistas ofrecen descuentos si envías muchos paquetes dentro de un período determinado. Las cantidades mínimas para obtener descuentos por volumen pueden ascender a cientos, lo que puede ser difícil de alcanzar para las pequeñas empresas o vendedores independientes.
4. Utilizar Envíos con Tarifa Plana: Podrías ahorrar mucho si tus productos caben en las cajas o los sobres de USPS con cargo fijo. Estos artículos se envían por correo prioritario de USPS por un precio fijo, si pesan hasta 70 libras. Sin embargo, podrías terminar pagando más con envíos por cargo fijo si tus artículos son pequeños y livianos.
5. Automatización y Herramientas de Gestión de Envío: Las herramientas de gestión de envío te permiten automatizar y optimizar el proceso de envío de tus productos. Plataformas como Shopify o extensiones de envíos en Squarespace te permiten comprar etiquetas de envío a tarifas más bajas que el precio minorista del servicio de correo y automatizar el llenado de direcciones y números de seguimiento. La automatización de la logística te ahorra gestionar operaciones largas y engorrosas y, por otro lado, permite mucha más precisión y control sobre las actividades gracias a una plataforma de envíos ecommerce que registra cualquier operación en tiempo real.
6. Externalizar la Logística (3PL): Delegar la logística en profesionales tiene ventajas inmediatas y tangibles para cualquier negocio. Contar con almacenes estratégicamente ubicados, como los de eLogy, acerca los envíos a los clientes y reduce los costes de desplazamiento. Un centro logístico te da la posibilidad de elegir siempre entre diferentes mensajerías y opciones de entrega, optimizando tarifas y tiempos.

Gestión de la Experiencia de Envío para el Cliente

Proporcionar una buena experiencia de envío es tan importante como ofrecer un producto de calidad. De hecho, un estudio revela que el 85% de los encuestados no volvería a comprar en una tienda en línea después de una mala experiencia de envío. Con un poco de planificación, puedes definir y comunicar tus políticas de envío claramente.

Aspectos Clave para una Experiencia de Envío Óptima:

1. Política de Envíos Clara y Transparente: Es importante que cuando los consumidores decidan comprar en un ecommerce tengan información precisa sobre la política de gastos de envío, para que puedan decidir si eso es lo que les conviene y no haya sorpresas desagradables en la materialización del proceso de compra. Tu página de políticas de envío es un buen lugar para detallar el proceso de devoluciones.
2. Comunicación del Estado del Pedido y Seguimiento: Una vez que tus clientes completan su compra, lo único en lo que piensan es: ¿Cuándo llegará mi pedido? Cuanto mejor comuniques las opciones de seguimiento, menos preguntas recibirás de clientes impacientes. Incluir números de seguimiento en cada pedido te ahorrará muchas preguntas en el futuro.
3. Gestión de Devoluciones: Las devoluciones son un aspecto inevitable de tener una tienda online. Tu página de política de envíos es un buen lugar para detallar el proceso de devoluciones. Deja claro si cobras por la devolución, si se trata de una tarifa fija, el costo exacto o si es gratuito. ¿Ofreces devoluciones, cambios o ambos? Dejándolo claro desde el principio, evitarás cualquier confusión.
4. Manejo de Problemas de Envío (Pérdidas, Daños, Retrasos): Si el paquete no está asegurado, escucha al cliente y averigua qué solución le haría sentir satisfecho. Aunque no siempre tengas la culpa, estos problemas siguen siendo tu responsabilidad, por lo que es una buena idea estar preparado para ayudar a los clientes. Si no puedes ofrecer compensaciones por demora, asegúrate de indicarlo claramente en tu página de política de envíos.
5. Opciones de Envío Flexibles: Para cumplir estas expectativas, puedes añadir opciones de envío más rápidas, aunque sean más caras. Considera la posibilidad de añadir una opción de envío exprés a tu configuración, para que los clientes puedan seleccionarla fácilmente al pagar.
6. Impuestos y Aranceles Aduaneros: Averigua qué impuestos o aranceles pueden aplicarse a tus envíos y muéstralos de forma clara a tus clientes. Asegúrate de mostrar en tu tienda los países a los que envías y las opciones de envío que ofreces. También es útil dejar claros los impuestos y aranceles aduaneros: si decides no cubrirlos, házselo saber a tus clientes para que no haya sorpresas.
7. Opciones de Regalo y Empaquetado Especial: Ofrecer opciones de regalo, aunque pueda tomar algo de tiempo y recursos, es una excelente forma de captar a los compradores de temporada. Las consultas sobre las opciones de regalo son una señal de interés que puede ayudarte a aumentar tanto los pedidos como el valor promedio durante la temporada navideña.

Integración de Envíos en Plataformas de Ecommerce

Una de las grandes ventajas de usar Shopify para tu negocio en línea es que el envío está completamente integrado en la plataforma. Por ejemplo, puedes ofrecer a tus clientes envío gratuito, tarifas planas o tarifas calculadas (basadas en peso y/o distancia). Si utilizas empresas de envío de terceros en lugar de Shopify, tendrás que ir a sus sitios web y calcular los costos de envío directamente con ellos.

Para añadir una función de estimación de gastos de envío a tu sitio, puedes utilizar un plugin si tienes un sitio WordPress o hacer que desarrollen esta funcionalidad desde cero. Dado que la mayoría de los sitios de comercio electrónico se basan en WooCommerce, vamos a considerar el enfoque del plugin. Para añadir una calculadora de envíos a tu tienda WooCommerce, puedes utilizar el plugin gratuito "Calculadora de envíos de la página de producto para WooCommerce". Recuerda que para que este plugin funcione correctamente, tendrás que configurar los ajustes de la zona de envío en WooCommerce.

En la gestión correcta de una tienda online es importante encontrar el equilibrio entre los precios de venta que aplicamos y los gastos de transporte. Durante el desarrollo de nuestro comercio electrónico y también en su evolución, debemos preocuparnos por organizar una estrategia de precios para el transporte de las mercancías que resulte adecuada para nuestro target o cliente objetivo.