Cómo encontrar y gestionar proveedores para tu negocio

Encontrar y gestionar buenos proveedores es uno de los pasos más importantes para cualquier negocio digital. Saber cómo encontrar proveedores para eCommerce es una habilidad clave para construir un negocio rentable y sostenible. Elegir bien, evaluar correctamente y gestionar de forma profesional marca la diferencia entre crecer o estancarse.

Contar con los proveedores adecuados puede ayudar a tu empresa a ofrecer productos y servicios de alta calidad y cumplir en todo momento con las expectativas de tus clientes. Si, por el contrario, tus proveedores no son fiables, tus recursos y tu reputación pueden verse afectados negativamente.

La importancia de una buena gestión de proveedores

• Permite mantener la calidad de los productos y servicios que ofreces y ganarte así la fidelidad de tus clientes.
• Reduce la probabilidad de recibir pedidos con retraso o inventario de peor calidad, lo cual te ayuda a evitar retiradas de productos o problemas jurídicos que podrían afectar a la reputación de tu negocio.
• Ayuda a estar al día de las tendencias del mercado y puede proponer soluciones que quizás no conozcas.
• Puede ofrecerte descuentos por volumen y mayores plazos de pago una vez consolidada la relación comercial, lo cual te ayudará a reducir costes, a gestionar el flujo de caja y a ofrecer precios competitivos.

Al inicio de cualquier actividad empresarial es muy común preguntarse cómo encontrar proveedores para tu negocio, ¿dónde puedo encontrarlos? ¿cuáles son los mejores sitios?

Diferencia entre fabricante y proveedor

Existe una diferencia clave entre un fabricante y un proveedor. Los fabricantes son empresas que producen directamente los artículos. Mientras que el fabricante trabaja la materia prima para darle la forma del producto final, el proveedor únicamente se dedica a la distribución. El proveedor es el que compra marcas y productos ya existentes y se los vende a mayoristas, minoristas y distribuidores.

Los mayoristas compran grandes volúmenes a fabricantes y los revenden a otros negocios.

Pasos para encontrar y seleccionar proveedores

1. Define tus necesidades y las del proveedor

Por muy obvio que parezca, primero debes determinar qué necesita tu negocio y qué necesitas del proveedor. No puedes empezar a firmar contratos con proveedores si no has definido claramente lo que quieres ofrecer a tus clientes. Una vez que se tenga claro cuál va a ser nuestra propuesta de valor, es mucho más fácil que puedas reflexionar sobre los medios que vas a emplear para lograr tu objetivo, y dentro de esta reflexión estarán los proveedores que vas a necesitar.

• Estándares de calidad: ¿El proveedor deberá cumplir unos estándares de calidad estrictos?
• Rango de precios y condiciones de pago: La misión de todo negocio es obtener beneficios. Si las tarifas del proveedor se salen de tu rango de precios, se verán afectados tus márgenes de beneficio, especialmente si te encuentras en un mercado de precios competitivos. Analiza las condiciones de pago del proveedor: algunos ofrecen pagos a plazos, mientras que otros exigen el pago por adelantado, especialmente si es la primera vez que trabajáis juntos.
• Frecuencia de suministro: ¿Con qué frecuencia necesitas los productos o servicios? ¿Qué nivel de volumen o disponibilidad necesitas del proveedor?
• Proveedores nacionales o extranjeros: Una de las primeras decisiones que deberás tomar para encontrar al fabricante o al proveedor más adecuado es si deseas trabajar con empresas nacionales o extranjeras. Una buena alternativa es encontrar fabricantes nacionales y extranjeros y trabajar con ambos simultáneamente. Además, en algunos casos la importación de productos desde el extranjero puede resultar más económica. Es posible que necesites a los dos. Por ejemplo, podrías recurrir a proveedores nacionales para adquirir ingredientes perecederos y garantizar su frescura, y optar por proveedores extranjeros para los productos no perecederos. En el caso de los proveedores nacionales, deberías considerar su proximidad y qué opciones de entrega te ofrecen.
• Requisitos específicos del sector: ¿El proveedor debe cumplir alguna normativa específica del sector?

2. Investiga y busca proveedores

Dedícale tiempo a la investigación de campo. El primer paso es tantear tu entorno. Buscar productos suele ser uno de los primeros obstáculos con los que se encuentran los vendedores.

• Búsqueda online: Suele ser el punto de partida más fácil, ya que al introducir «producto + proveedor + ubicación» en cualquier buscador ya deberías encontrar resultados interesantes. La búsqueda del tipo «fabricantes cerca de mí» en Google presenta grandes ventajas. Amplía tu rango de resultados empleando otro tipo de términos para tus búsquedas. Ten en cuenta que muchos de los sitios web de las empresas disponibles pueden estar mal optimizados o ser demasiado antiguos, por lo que deberás ser paciente en tus indagaciones y dedicarles bastante tiempo.
• Directorios online: Una tercera forma de acceder a listados de fabricantes y proveedores es a través de los directorios online. Uno de los métodos más rápidos y eficientes para acceder a grandes listados de fabricantes son los directorios online. Existen directorios de ámbito nacional como Solo industria o Empresite en España, y directorios de ámbito internacional, como Alibaba, Aliexpress o Europages. También puedes recurrir a directorios online de tu sector para agilizar la búsqueda. Por lo general, en estos directorios se muestran listas de proveedores ordenados por determinadas características, como la ubicación y la categoría del producto. Eso sí, es posible que tengas que pagar para poder acceder.
• Mercado asiático (Alibaba): Si te interesa el abastecimiento a través de fabricantes y proveedores internacionales, el mercado asiático puede ser una buena alternativa. Alibaba es una plataforma líder en encontrar fabricantes de China que pueden resultarte interesantes. Además de ser un proceso fácil, hacer compras en Alibaba es muy seguro. Aplica diferentes filtros durante tus búsquedas para conocer mejor a tus empresas candidatas. El filtro por certificaciones (por ejemplo, la SA8000) te permitirá comprobar que las condiciones laborales aplicadas por la empresa cumplen con los derechos humanos.
• Ferias y exposiciones: Las ferias comerciales son un lugar excelente para conocer en persona a posibles proveedores y ver de primera mano sus productos. Antes de asistir a una feria, consulta el horario, el plano del recinto y la lista de expositores para aprovechar tu tiempo al máximo, y ten preparada tu lista de requisitos para mantener conversaciones productivas. Este tipo de eventos puede representar una gran oportunidad para encontrar distintas empresas de un mismo sector.
• Asociaciones sectoriales: Si te vas a plantear una fabricación local o si buscas proveedores locales, el mejor paso para un emprendedor es empezar por las asociaciones sectoriales nacionales y locales.
• Recomendaciones: Habla con otros propietarios de negocios, socios o compañeros del sector que puedan conocer a proveedores de confianza. Su experiencia real con fabricantes y proveedores puede servirte de orientación a la hora de tomar una decisión. También puedes buscar recomendaciones en foros empresariales o grupos online.

3. Evalúa a tus candidatos y negocia

¿Ya tienes una pequeña selección de empresas en tu punto de mira? Encontrar fabricantes para hacer un listado general no tiene por qué resultar complicado. Pero ¿cómo hacer para quedarte únicamente con los más destacados?

Comunicación inicial:

• Prepara bien tu toma de contacto: no te dirijas al fabricante o proveedor hasta que no tengas claro qué es lo que quieres obtener y cuál es el modo más razonable de lograrlo.
• Sé claro y conciso: tu primera toma de contacto con la empresa debe reflejar con transparencia quién eres, a qué te dedicas y cuáles son tus objetivos.
• Pide lo que necesitas: ve al grano y pide presupuestos sobre lo que verdaderamente te interesa, solicitando información concreta sobre precios y cantidades.
• ¿Has pedido un presupuesto y no has recibido respuesta? Sé persistente.

Aspectos clave a considerar:

• Comunicación: ¿Cómo de rápido responde a tus consultas? ¿Te gusta su estilo comunicativo?
• Reputación: ¿El sitio web del proveedor tiene reseñas de negocios reales? ¿Has podido ver alguno de sus clientes actuales o pasados? Si puedes, contacta con alguno de estos clientes y pregúntales cómo les ha ido con este proveedor.
• Prácticas éticas: Este aspecto es especialmente importante si tu negocio aplica una política de sostenibilidad. ¿El proveedor habla de forma transparente sobre sus procesos de producción y aprovisionamiento? ¿La empresa aplica políticas sostenibles y éticas?
• Opciones de personalización: ¿Qué opciones de personalización ofrece? ¿Qué tarifas se aplican en la personalización de procesos? Que el proceso de fabricación de tu producto sea exclusivo puede elevar el precio, pero también la rentabilidad.
• Tiempos de entrega y costes de envío: ¿Cuáles son sus tiempos de entrega? Asegúrate de que tu abastecimiento está garantizado con tiempos de producción y entrega razonables. ¿Cuánto cuestan los envíos? Si la producción es barata, pero tu presupuesto se lo comen los costes del envío, no te resultará rentable.
• Cantidades mínimas de pedido (MOQ): ¿Se aplican cantidades mínimas en los pedidos? Las cantidades mínimas de pedido (MOQ, por sus siglas en inglés), son algo común en las relaciones con fabricantes o proveedores. Las MOQ son un compromiso con la empresa fabricante, que te exige comprar un determinado número de unidades por pedido. En cualquier caso, estas condiciones de compra suelen ser negociables.
• Manejo de defectos: ¿Cómo procede la empresa en caso de taras y defectos? Cuando contactes con las empresas fabricantes o los proveedores que te interesen, pregunta cómo proceden en caso de taras o desperfectos en el producto.
• Condiciones de pago: Es importante que las condiciones de los términos de pago queden claras desde el principio, ya que la adquisición del inventario es una de las inversiones más importantes para un negocio de ecommerce. Al inicio de una relación comercial con proveedores y fabricantes, es posible que te exijan pagar los pedidos por adelantado. Una estrategia bastante equitativa es acordar el pago de un 50 % del pedido por adelantado y del restante 50 % una vez que lo recibes.
• Exclusividad: ¿Existe la opción de exclusividad?

Si se trata de empresas locales, siempre puedes solicitar una entrevista personal e incluso una visita a sus instalaciones.

Para facilitarte la tarea, crea una plantilla que te permita ir puntuando a los proveedores según los criterios que has definido, las preguntas que les haces y la información que te dan. Una vez seleccionados los proveedores, guarda esta plantilla, pues te servirá como documento de referencia.

4. Prueba y prototipos

Algunas empresas fabricantes ofrecen sus propios servicios de desarrollo de productos que incluyen prototipos y modelados 3D, pero puede resultar un proceso muy costoso. No es necesario que te encargues personalmente de generar esta información. Otra opción práctica es contactar con un diseñador local y trabajar directamente con él.

Antes de lanzarte a la producción de un gran número de unidades, pide muestras para asegurarte de que el producto cumple con los estándares deseados. Firma y fecha la recepción de las muestras para tener una referencia en el futuro, y conserva siempre uno o dos ejemplares. También son un modo de mantener la consistencia de tus artículos. Tras acordar las condiciones del contrato, podrás solicitar unas pruebas de calidad del producto. Guárdalas como referencia para futuras comparaciones.

Antes de comprometerte a largo plazo, te recomendamos que realices un pedido de prueba para confirmar los datos y características que has recopilado del proveedor. De lo contrario, si te comprometes a ciegas desde ya y se presenta algún problema puede ser difícil dar marcha atrás en tu relación comercial.

5. Establece acuerdos y haz tu primer pedido

Evalúa tus necesidades y las del propio fabricante para llegar a un acuerdo de colaboración que os beneficie a ambos.

Ya dispones de toda la información sobre términos de pago, cantidades, estándares de fabricación… El siguiente paso tras encontrar fabricante es hacer tu primer pedido para que empiece el proceso de producción. Asegúrate de que todo evoluciona favorablemente manteniendo una comunicación directa con tus socios proveedores o fabricantes.

Gestión eficiente de proveedores

A medida que tu negocio crece, manejar proveedores con hojas de cálculo se vuelve ineficiente. Depender de un solo proveedor es un riesgo operativo.

Un estudio de la Universidad de Míchigan identificó dos métodos efectivos para aumentar la resiliencia de la cadena de suministro:

1. Contar con un proveedor secundario y de apoyo que pueda responder a tus solicitudes en caso de que se presente algún problema. De esta manera, ganarás en flexibilidad, si bien esta opción puede acarrear mayores costes y crear una cadena de suministro más compleja.
2. Llevar un seguimiento detallado de tus proveedores principales y evaluar periódicamente la posibilidad de que se produzcan interrupciones. De esta manera, puedes anticiparte a cualquier problema y adoptar las medidas oportunas sin necesidad de comprometerte con un proveedor secundario.

Independientemente del método que elijas, recuerda que la gestión manual de varios proveedores puede ser complicada y requerir mucho de tu tiempo. Aprovecha herramientas de gestión de inventario para llevar un control de todos tus pedidos. Con Square para comercios, disfrutarás además de funciones de gestión de proveedores que te permitirán llevar el seguimiento de todos tus proveedores desde un mismo lugar.

Buscar proveedores y fabricantes supone una importante inversión en tiempo y dinero a la hora de poner en marcha un negocio. La paciencia y la perseverancia son dos actitudes imprescindibles para encontrar al fabricante ideal.