Cómo Administrar un Negocio a Distancia y Prosperar en la Era Digital

Hoy día, muchos emprendedores trabajan en remoto en sus proyectos online, por lo que no es imprescindible estar presente en una oficina para poder gestionar una empresa. Gestionar un negocio a distancia nunca había sido tan fácil como ahora, ya que existen multitud de herramientas online que te permiten controlar cómo va tu empresa desde cualquier lugar. Esta nueva forma de gestión a distancia está adquiriendo mucha importancia, tanto en grandes como en pequeñas empresas, y es por este motivo que es crucial informarse sobre los pasos a seguir para llevarla junto con sus ventajas.

La gestión empresarial se refiere al conjunto de actividades orientadas a mejorar la competitividad y la productividad de un negocio, abarcando la organización, la administración y el funcionamiento de una empresa. Este tipo de gestión requiere de profesionalidad y capacitación.

La Realidad del Trabajo Remoto

El trabajo a distancia es una realidad consolidada. El 67% de las empresas espera que el trabajo desde casa sea permanente o duradero, y más de la mitad de los empleados encuestados en un estudio del Pew Research Center favorecen el trabajo remoto. Los empleados disfrutan de la libertad y flexibilidad que les brinda trabajar desde casa, lo que les permite diseñar su propio horario y acumular ingresos adicionales. Además, es más fácil para sus bolsillos, el medio ambiente e incluso sus mascotas y niños.

Si bien comenzar un negocio remoto o convertir su ubicación física en una digital es la tendencia actual en innumerables industrias, no hay garantía de que sea una empresa exitosa o fácil. Administrar una empresa de forma remota requiere mucho más que darle a su empleado una computadora y enviarlos a su camino, abarcando muchas partes móviles desde la legitimación de su negocio hasta el desarrollo de un nuevo estándar de procedimientos y protocolos.

Claves para una Gestión Remota Exitosa

Administrar un negocio de manera efectiva implica muchos factores que hay que gestionar de forma integral para generar acciones coordinadas y decisiones clave.

• Planificación estratégica: Implica la definición de metas y objetivos que se alinean con la visión de la organización y la identificación de las estrategias necesarias para alcanzarlos. La planificación estratégica también desempeña un papel fundamental al alinear a todo el equipo de la empresa hacia un objetivo común y brindar una dirección clara para la toma de decisiones en todos los niveles.
• Gestión financiera: Este componente implica la administración de los recursos económicos de la organización de manera estratégica y responsable; incluye la planificación, seguimiento y control de los ingresos, gastos, inversiones y flujo de efectivo. Es clave para la supervivencia de un negocio.
• Marketing y Publicidad: El marketing implica la creación y ejecución de estrategias para identificar, comunicar y satisfacer las necesidades de los consumidores. Mientras, la publicidad juega un papel importante para promocionar los productos o servicios por medios diversos.
• Gestión del Talento Humano: Se centra en el reclutamiento, la selección, el desarrollo y el mantenimiento del talento humano, que es indispensable para el buen funcionamiento de la organización. Recursos Humanos es un área pilar en las empresas y más en tiempos de incertidumbre.
• Control de Calidad: Este proceso involucra la supervisión y evaluación constante de los productos, servicios o procesos de producción para identificar y corregir defectos o inconsistencias.
• Innovación: Implica la generación de nuevas ideas, procesos o productos que satisfagan las necesidades cambiantes de los clientes y que aporten valor adicional.
• Atención al Cliente: Las empresas más exitosas son aquellas que escuchan a sus clientes, buscando establecer una conexión emocional con ellos, lo que puede llevar a la lealtad a largo plazo y a la preferencia por la marca en un mercado competitivo.
• Gestión de Proyectos: Se centra en la planificación, ejecución y control de proyectos específicos que contribuyen a los objetivos globales de la empresa.
• Cumplimiento Legal: Estar en forma y regla siempre traerá beneficios para los negocios. El cumplimiento legal abarca una amplia variedad de áreas como los aspectos fiscales, laborales, medioambientales, de privacidad y más.
• Tecnología y Sistemas de Información: Esto incluye el uso de hardware, software, redes y sistemas de gestión de datos para optimizar operaciones, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia.
• Visión a Largo Plazo: Este componente se trata de tener una visión amplia, siempre viendo hacia el futuro inmediato y de largo plazo.
• Sostenibilidad y Responsabilidad Social: La sostenibilidad se refiere a la capacidad de la empresa para operar de manera que minimice su impacto negativo en el medio ambiente, al tiempo que aumenta los beneficios económicos y sociales. En tanto, la responsabilidad social se refiere al compromiso de la empresa de actuar de manera ética y contribuir positivamente a la sociedad.
• Administración de Riesgos: Se centra en la identificación, evaluación y mitigación de amenazas que pueden afectar negativamente a la empresa.
• Estrategia de Marketing Digital y Ventas: Es fundamental porque permite a las empresas conectarse de manera efectiva con los consumidores en línea, lo que a menudo resulta en una mayor eficiencia.
• Cultura Empresarial: Se refiere a las normas, creencias y comportamientos compartidos por los empleados de una organización, lo que influye en la forma en que trabajan juntos y toman decisiones.
• Administración del Sitio Web: Este actúa como una ventana al mundo para la empresa, por lo que debe ser atractivo, fácil de navegar, rápido y seguro.
• Protección de Datos y Privacidad: Implica la implementación de políticas y prácticas destinadas a salvaguardar la información confidencial y personal de los clientes, empleados y socios comerciales.

Un Plan de Negocios Remoto Detallado

Iniciar un negocio remoto o llevar su negocio a distancia no es algo que pueda suceder de la noche a la mañana. Es una decisión que requiere mucha reflexión y planificación, específicamente, un plan de negocios remoto. Un plan de negocios remoto es un documento detallado que establece todos los objetivos que tiene para su negocio y los pasos que tomará para alcanzarlos. Debe incluir todos los detalles exactos, al igual que un plan de negocios para una ubicación física.

Para la mayoría de empresarios es fundamental disponer de herramientas que faciliten la gestión de su negocio a distancia. La movilidad es un factor fundamental, sobre todo para aquellas empresas que tienen clientes y/o trabajadores en otros países. Y cada vez son más las compañías que, gracias a internet, consiguen captar clientes en cualquier rincón del mundo y cuentan con equipos de profesionales deslocalizados, que por el motivo que sea prefieren trabajar en remoto.

Herramientas Esenciales para la Gestión Remota

Existen multitud de herramientas online que te permiten controlar cómo va tu empresa desde cualquier lugar. Estas herramientas son perfectas para gestionar y controlar a distancia tanto las métricas clave de tu negocio, como para mantener la coordinación y comunicación entre todos los profesionales que trabajen para ti.

1. Google Drive

Google Drive es un servicio de Google para almacenar todo tipo de archivos en la nube. El plan básico de Google Drive ofrece una cuenta gratuita de 15GB de capacidad, que puedes ampliar si lo necesitas utilizando alguno de sus tres planes premium (100GB, 1TB o 10TB de espacio de almacenamiento).

Además, con Google Drive puedes crear tus propios documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc., que puedes compartir con tus colaboradores. Esta opción es perfecta para trabajar en equipo, aun cuando no todos estén presencialmente en la oficina. Al compartir cualquier documento, presentación u hoja de cálculo con tus empleados, puedes decidir qué nivel de acceso das a cada quién: si solo pueden leer el documento, si pueden además dejar comentarios o si incluso pueden editarlo. Con esta última opción se acabaron los problemas para saber cuál es la última versión, ya que varias personas pueden trabajar y editar a la vez un mismo documento.

Otra funcionalidad interesante de Google Drive es que, para cualquiera de los archivos que hayas creado, puedes activar la opción de acceder a ellos sin conexión, de forma que podrás revisarlos o consultarlos tanto si estás en un avión sin internet como si te quedas sin red en el lugar desde donde estés trabajando.

2. Skype

Si estás visitando a unos clientes fuera de tu ciudad, pero igualmente tienes que atender una reunión importante en la oficina, o si tienes que entrevistar a un nuevo candidato que vive en otra ciudad, no puedes dejar de utilizar Skype. Este servicio de comunicación ofrece la posibilidad de realizar llamadas, tanto de voz como de vídeo, a través de internet, ya sea desde un ordenador o smartphone.

Incluso si más de una persona de las que tiene que estar en la reunión se encuentra en otro lugar, el meeting se podrá hacer igualmente a través de Skype gracias a la funcionalidad que permite hacer videollamadas en grupo. Además, este software ofrece la opción de compartir pantalla, de modo que si tienes que realizar una presentación a distancia, podrás hacerlo sin problemas desde donde sea que estés. Por otra parte, si con quien tenías que reunirte o a quien tenías que entrevistar no aparece online en el momento acordado, puedes llamarle por teléfono a través de Skype, ya sea a un teléfono fijo o a un móvil. Tienes varios planes en función de si quieres pagar una tarifa fija al mes, o de si prefieres pagar por uso (crédito de Skype).

3. Slack

Slack es una herramienta de comunicación especialmente diseñada para equipos de trabajo. Es decir, se trata de un chat en el que no solo tienes canales para hablar directamente con otra persona, de uno a uno, sino que puedes crear canales en función de los departamentos que tengas en tu empresa o canales por proyectos o por temas. Las personas que formen parte de un departamento, de un proyecto o les interese un tema, podrán unirse a ese canal. Y todas las conversaciones relacionadas se mantendrán a través del canal expresamente creado para ello.

El uso de esta herramienta es muy indicado para mantener una comunicación abierta y transparente con tus equipos, tanto si estáis todos en la oficina como si alguno de vosotros está trabajando a distancia. De hecho, es una herramienta muy utilizada por equipos que tienen varios miembros en remoto. Se trata de una vía de comunicación muy fácil de usar, permite que todos sepan qué está ocurriendo en un determinado momento con relación a un proyecto, o qué novedades hay en un departamento o respecto a un determinado tema de interés para la empresa. Slack también ofrece la opción de crear canales privados para compartir información sensible a la que no todos deberían tener acceso. Quien cree estos canales invitará tan solo a las personas que considere que deben estar informadas al respecto.

4. Express VPN

Si estás en el extranjero, puede ocurrir que algunas webs, videos o redes sociales estén bloqueados y no puedas acceder a ellos. O también puede pasarte que, en un determinado momento, tengas que conectarte a una red Wi-Fi pública para trabajar, lo cual no es especialmente recomendable, sobre todo si trabajas con información sensible o si tienes que conectarte para realizar un pago a través de internet.

Para eso existe Express VPN, que es una red virtual privada que permite que la conexión entre tu ordenador e internet sea segura - protegida del ataque de hackers - y privada, para que puedas navegar de forma anónima sin que te bloqueen el acceso a ninguna web. Para garantizar la seguridad de la información que envías y recibes a través de internet, Express VPN encripta todos los datos. De este modo, te está protegiendo frente a cualquier tipo de monitorización o rastreo. Y para garantizar tu privacidad lo que hace es ocultar tu dirección IP y tu ubicación, de manera que puedes acceder a cualquier tipo de contenido en internet sin problemas, desde donde quiera que estés.

5. Holded (Software de Facturación y Contabilidad en la Nube)

En Holded ofrecen un software de facturación y contabilidad en la nube. Puedes acceder a él desde cualquier lugar, y ponen a tu disposición toda la información financiera y contable de tu empresa en tiempo real. Donde sea que te encuentres, podrás acceder a Holded desde cualquier dispositivo, ordenador, tablet o smartphone, y controlar cómo van tus ventas, gestionar tus proyectos, monitorizar el estado de tus facturas, presentar impuestos, controlar los flujos de caja, gestionar tu inventario, controlar tu stock, etc.

Y sin tener que preocuparte por la seguridad de tu información, porque utilizan sistemas de encriptación SSL, que son los que también utilizan los bancos. Además, realizan copias de seguridad de tus datos y utilizan distintos servidores para almacenarlos. De este modo garantizan aún más su seguridad y te facilitan el acceso rápido a toda tu información. Puedes probar Holded hoy mismo.

Otras herramientas relevantes:

• Dropbox: Sistema que permite almacenar archivos (sean tanto de tamaño pequeño como grande) y abrirlos posteriormente desde cualquier dispositivo.
• Evernote: Permite tener tus tareas organizadas con listas y recordatorios, disponibles en cualquier dispositivo.
• Basecamp: Organizador y gestor de tareas muy útil para equipos de personas que trabajan de manera colaborativa.
• Wunderlist: Permite organizar todos tus proyectos y compartirlos con los demás de manera sencilla.
• KeyANDCloud: Programa de facturación online por excelencia, permite crear facturas y presupuestos, controlar el stock e integrarse con programas contables.

Consejos Clave para Administrar un Negocio a Distancia

Administrar un negocio de forma remota no es algo que pueda suceder de la noche a la mañana. Es una decisión que requiere mucha reflexión y planificación, específicamente, un plan de negocios remoto. La teoría está muy bien pero lo que realmente importa es el ¿CÓMO? hacerlo.

1. Planificación Detallada

Para que todo salga conforme a lo previsto, lo mejor es que la planificación sea por escrito, lo más detallada posible y posteriormente enviada a todo el personal de tu equipo. Si empiezas a generar un documento con todos los puntos relevantes que deben ser tomados en cuenta durante tu ausencia y con todas las tareas específicas para compartirla con tu equipo de trabajo, de esta manera puedes administrar un negocio de forma remota y adelantarte a cualquier imprevisto.

2. Elegir las Herramientas Adecuadas

Debemos escoger las herramientas más adecuadas para poder llevar este negocio tan deseado a distancia. De este modo, podremos ir de vacaciones tranquilamente a donde queramos sin preocupaciones. Desde el barco, tren, hotel entre otros, tendremos la oportunidad de estar permanentemente en contacto con el personal del equipo y controlar así sus acciones.

3. Delegar y Confiar en tu Equipo

Para poder llevar una empresa de esta forma tienes que empezar por saber delegar en las personas que trabajan contigo. Si confías en la gente que te rodea y delegas en ellos, verás la cantidad de ventajas que tiene tanto para ti, como para tu compañía y tus empleados. Contar con el mejor equipo en tu empresa es esencial. Tienen que ser personas resolutivas, capaces, organizadas y responsables. Tendremos que tener un equipo con el cual podamos confiar y sea eficiente a la hora de realizar las tareas.

4. Comunicación Constante y Efectiva

Al no estar de manera física debes estar siempre presente a través de tu teléfono móvil, correo electrónico, Skype, entre otros. Debes regularmente programar llamadas con tu equipo de trabajo para conocer avances e incidencias durante el día. Los gerentes remotos que intentan evaluar el éxito de los empleados a menudo reciben ayuda redefiniendo su definición de ese éxito. Considere centrarse en las tareas que se realizan y la calidad de dicho trabajo, en lugar de regular estrictamente el tiempo de los empleados como lo haría en un espacio compartido.

5. Digitalizar las Finanzas

Es común que muchas empresas utilicen la nube para transferencias digitales de datos, pero rara vez la consideran para sus finanzas. Digitalizar sus finanzas es un paso excelente porque garantiza la accesibilidad sin importar dónde se encuentre y le otorga acceso en tiempo real a detalles cruciales sobre la salud financiera de su negocio.

Es fundamental tener tu cuenta bancaria personal y una cuenta aparte para el negocio. Los estados de cuenta bancarios son muy importantes, y por lo mismo una muy buena idea es crear una carpeta donde guardes cada uno de estos. Aparte de tu mercancía e insumos, incluye a tus colaboradores y nóminas, de egresos e ingresos, de pérdidas y ganancias.

6. Fomentar la Conexión del Equipo y la Innovación

No es ningún secreto que al administrar una empresa de forma remota, se sacrifican los beneficios de la interacción cara a cara. Afortunadamente, con un poco de creatividad y software, puede reducir los puntos débiles creados por esta pérdida. Por ejemplo, puede organizar happy hours digitales, jugar trivia, tener almuerzos en video o presentar desafíos de acondicionamiento físico no competitivos para alentar a los miembros del equipo a salir del estilo de vida sedentario y remoto. Fomentar la innovación puede reavivar esa chispa creativa que muchos empleados pueden haber perdido, además de ayudar a fortalecer el vínculo entre usted y su personal.

7. Definir Roles y Expectativas Claras

Un negocio remoto exitoso es aquel en el que todos los miembros del equipo están en la misma página. Esto reduce drásticamente los dilemas de “demasiados chefs en la cocina” y permite que la empresa funcione de manera eficiente y colectiva. Esto incluye definir el rol, los plazos, las tareas, los entregables y los deberes de todos. Comunique cómo se ve el éxito y esfuércese por crear expectativas realistas.

Desafíos de la Gestión Remota y Cómo Superarlos

Al igual que con cualquier nueva empresa, surgen algunos desafíos cuando se comienza o se hace la transición a un modelo de negocio digital.

1. Interrupciones de Internet: Tener una conexión que admita la transmisión de medios no es lo mismo que tener el ancho de banda para organizar una reunión de la empresa. Los empleados, y especialmente los líderes, necesitan tener una conexión a Internet estable.
2. Distracciones: Los empleados con mascotas y niños en casa pueden enfrentar distracciones importantes mientras intentan trabajar o presentar una cara profesional en una reunión.
3. Fallas de comunicación: Cuando se trabaja de forma remota, no se puede visitar el escritorio de su colega cuando tiene una pregunta o necesita comentarios. Esto puede crear fallas de comunicación ocasionales, incluso con un paquete completo de software de comunicación.
4. Falta de interacción cara a cara: A algunos empleadores les preocupa que su equipo no trabaje tan duro o eficientemente sin una supervisión en persona (aunque las investigaciones indican lo contrario). Por el contrario, a algunos empleados les preocupa que el personal directivo pueda juzgar injustamente su ética laboral o perder el contacto con sus necesidades. Para mantener abiertas las líneas de comunicación y detectar problemas con anticipación, priorice los controles regulares entre la gerencia y el personal.

Otra parte de la gestión exitosa de una empresa de forma remota es asegurarse de que su personal tenga todas las herramientas que necesita para ser eficiente, productivo y feliz mientras trabaja a distancia. Debido a que cada departamento tiene necesidades diferentes, puede reclutar a los jefes de departamento para que enumeren las necesidades de su equipo. Aunque algunos miembros de su equipo ya tendrán estas necesidades, usted, como propietario de la empresa, debe asegurarse de que todos estén equipados adecuadamente.