Guía Completa para Comunicados de Prensa Efectivos y el Éxito en Crowdfunding

Introducción: ¿Qué es y Por Qué es Crucial un Comunicado de Prensa?

En esencia, un comunicado de prensa, o una nota de prensa, es un documento breve para captar la atención de la prensa. Es una poderosa herramienta de comunicación que permite a las empresas informar al mundo de próximos acontecimientos, lanzamientos de productos, cambios de personal o cambios en el funcionamiento de la empresa. Un comunicado de prensa es un documento conciso y relevante emitido por una organización para anunciar algo notable, como un evento de recaudación de fondos para una obra de caridad.

Su propósito es atraer la atención de periodistas, editores y medios de comunicación, con el objetivo de generar cobertura mediática e interés público. La cobertura de los medios es una excelente publicidad para tu negocio ya que, incluso con una estrategia de marketing de primer nivel, las personas valoran mucho las opiniones de terceros. Cuando emites un comunicado de prensa destacado, los periodistas lo publicarán en los medios, y esto le brindará a tu empresa una publicidad valiosa y confiable.

Un comunicado de prensa es la forma más rápida y fácil de obtener publicidad gratuita. Si está escrito correctamente, un comunicado de prensa puede conducir a la publicación de varios artículos sobre su empresa y sus productos. Además, los comunicados de prensa son rentables. Los comunicados de prensa forman parte de la comunicación corporativa de la empresa, puesto que tienen el objetivo de hacer sentir la voz de la empresa como organización social, más allá de sus objetivos comerciales. Asimismo, un comunicado de prensa es útil también para aclarar controversias.

Para destacar entre la manada, necesitas cobertura mediática. La prensa positiva sobre ti, tu empresa, tu cliente o tu evento es de lo que se trata. Recuerda siempre que tu comunicado de prensa tiene que captar la atención de los periodistas que lo reciban. Fomentar las relaciones con los periodistas proporcionándoles información sobre la empresa y tus datos de contacto les permite construir el perfil de tu empresa y les anima a escribir más en profundidad si se genera suficiente expectación en torno a la noticia. La creación de marca con una serie de publicaciones que tengan interés en tu nicho o puedan darte a conocer en tus zonas geográficas de actuación contribuirá en gran medida a establecer una base sólida para tus actividades.

¿Cuándo Enviar un Comunicado de Prensa? Temas Noticiables

No puedes escribir un comunicado de prensa si no tienes algo de interés periodístico para contarle a tu audiencia. Los comunicados de prensa no suelen surgir de una sesión de lluvia de ideas. Te recomendamos redactar comunicados de prensa únicamente cuando suceda algo interesante y significativo en la empresa. Lo más importante para que tu comunicado de prensa se destaque es elegir un tema interesante. Los medios no querrán leer sobre lo que sucede durante las reuniones semanales de tu equipo. En cambio, considera redactar un comunicado de prensa cuando tengas novedades importantes o cuando suceda algo inusual.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de noticias de interés periodístico sobre las que tu empresa podría escribir en un comunicado de prensa:

• Presentación de un producto o servicio nuevo: Debe hacerse muy rápidamente, incluso en el título, si es posible, cómo el producto es innovador.
• Inauguración o renovación de la marca de la empresa: Sé muy claro sobre las razones de la nueva dirección, al tiempo que aseguras a tus clientes que los magníficos productos a los que están acostumbrados serán aún mejores, y que el servicio continuará ininterrumpidamente.
• Firma de un contrato con un cliente reconocido o una asociación: Esto es aún más relevante si se firma una sociedad con una empresa conocida. Satisface tres elementos y lo tienes cubierto: quién se asocia, por qué se asocia y por qué es estupendo tanto para las empresas como para los clientes.
• Obtención de financiación o un cruce de umbral.
• Contratación de nuevos ejecutivos o elección de nuevos miembros de la junta directiva: Para las empresas y negocios de alto perfil, puede ser una buena idea informarles cuando se ha producido un cambio de personal en tu empresa. Podría indicar una nueva dirección, un nuevo comienzo, o algo más. Este tipo de comunicados de prensa suelen ir dirigidos a personas del sector.
• Ofrecimiento de un programa de pasantías o un fondo de becas.
• Transición a la sostenibilidad.
• Anunciar cifras o un estudio: Los medios son aficionados a las cifras, las estadísticas porque es muy fácil de manejar. En este ejemplo, la información entregada es clara: es un número. Esta es la ventaja de los comunicados de prensa “corporativos”.
• Anunciar una adquisición: Es un clásico de las noticias corporativas. Las adquisiciones o fusiones son eventos importantes en el crecimiento de un negocio o la maduración de un mercado.
• Gestión de crisis: Las empresas de relaciones públicas están ahí cuando necesitas ayuda. Quieres apagar cualquier incendio con un comunicado de prensa que explique tu verdad o atenuar las consecuencias de una crisis con una disculpa y una muestra de empatía.

Crowdfunding y Comunicados de Prensa: Amplificando tu Causa

El crowdfunding se ha convertido en un método cada vez más popular para que individuos y organizaciones recauden fondos para diversos proyectos y causas. Los comunicados de prensa juegan un papel vital en la promoción de eventos de recaudación de fondos para la caridad y en generar interés por parte de los medios y del público.

Estos documentos concisos e informativos están diseñados para captar la atención, resaltar la importancia de la causa y fomentar la participación. Los comunicados de prensa son herramientas indispensables para los eventos de recaudación de fondos benéficos. Sirven como puente entre tu organización y los medios, permitiéndote compartir tu historia, objetivos e impacto con una audiencia más amplia. Al distribuir comunicados de prensa, puedes atraer cobertura mediática, asegurar entrevistas y generar interés en torno a tu evento. Aprovechar los comunicados de prensa puede aumentar considerablemente la visibilidad y el alcance de tu campaña de recaudación de fondos.

Estructura y Elementos Clave de un Comunicado de Prensa

Los comunicados de prensa tienen un formato específico. Esto permite que los periodistas examinen rápidamente el texto y extraigan la información que necesitan. Para asegurarte de que tu comunicado de prensa sea efectivo y llame la atención, debe contener varios elementos clave. Aquí hay un desglose de los elementos fundamentales que componen un comunicado de prensa:

1. Logotipo: Siempre en la esquina superior derecha, sin falta. Tienes una marca: úsala.
2. Fecha de Publicación: Incluye el encabezamiento "Comunicado de prensa" con la fecha de emisión del comunicado y los detalles más precisos si quieres embargar la fecha. Asegúrate de que la fecha es reciente cuando se aplica un embargo.
3. Información de Contacto: Identifica a la persona que atiende a los medios de comunicación y a la prensa con su nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Los datos de contacto deben estar limitados y específicos para el actual comunicado de prensa.
4. Título y Subtítulo (Hed y Dek): Son dos elementos de gran importancia, por lo que debes redactarlos como si fueran parte de una noticia de último momento. Asegúrate de que llamen la atención ya que pueden ser los únicos elementos del comunicado en los que se detenga un periodista. El titular debe ser claro, corto y significar la información, de 6 a 12 palabras convincentes que enganchen al periodista y al lector. El subtítulo puede ser más extenso que el título, úsalo para proporcionar información adicional sobre el tema a desarrollar.
5. Ubicación y Fecha: Empieza el primer párrafo con la ubicación de la empresa, escrita en mayúsculas, y la fecha del comunicado. Si la empresa está ubicada en una ciudad conocida, no necesitas incluir el estado.
6. Entrada o Lead: Es el primer párrafo del texto y es el principal. Debe resumir todo lo que tienes pensado desarrollar en los párrafos siguientes. Este breve párrafo debe contener de cuatro a cinco puntos vitales de interés periodístico y responder a las preguntas: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de tu historia.
7. Cuerpo del Comunicado: El resto del texto debe incluir información que respalde lo redactado en la entrada. Aquí es donde puedes resaltar los objetivos, metas e impacto de tu organización y del evento en sí. Incluye detalles relevantes como la fecha, hora y ubicación del evento, así como cualquier orador destacado o actividades especiales. Usa los hechos reales: eventos, productos, servicios, gente, objetivos, logros, planes, proyectos.
8. Boilerplate (Información de la Empresa): Al finalizar el cuerpo del comunicado, incluye un párrafo con una breve descripción de tu empresa y datos de contacto en dos o tres oraciones. Este párrafo es realmente útil para los periodistas, ya que responde el “quién” y el “qué” de tu comunicado de prensa en un lenguaje sencillo. Al final de esta sección, pon tu página web.
9. Notas al Editor: Una sección con enlaces y estadísticas adicionales sobre los temas tratados en el comunicado proporcionará información útil si el periodista o el lector desean ampliar o hacer un seguimiento de la noticia.
10. Fin del Comunicado: No olvides cerrar el comunicado con -FIN- o ###, dando al periodista la señal de que el contenido que requiere cobertura mediática ha terminado. Ponlos centrados directamente debajo de la última línea del comunicado; es una práctica periodística.

Tabla de Tipos Comunes de Anuncios en Comunicados de Prensa

Los comunicados de prensa pueden cubrir una amplia gama de noticias corporativas. A continuación, se presenta una tabla que resume los tipos de anuncios más frecuentes que justifican un comunicado de prensa y su objetivo principal:

Cómo Redactar un Comunicado de Prensa Atractivo: Mejores Prácticas

Redactar un gran comunicado de prensa puede requerir un poco de tiempo y esfuerzo para aprender, pero merece la pena por los resultados que aportará a tu negocio y por el dinero que te ahorrarás en contratar a profesionales de las relaciones públicas. Un comunicado de prensa eficaz genera cobertura mediática instantánea, se centra en tu público objetivo y genera actividad en las redes sociales. ¡Vamos a por el oro!

1. Escribe en Estilo Periodístico y Objetivo

• Habla en tercera persona en todo momento en el comunicado de prensa; deja el "nosotros" y el "nuestro" para las entrevistas posteriores. Y escribe siempre desde el punto de vista de la empresa.
• Sea objetivo, no “venda” su producto. Si usa un vocabulario comercial, el periodista cuestionará su tema, porque debería verificar lo que declaras en tu comunicado de prensa y no lo hará.
• Desterrar superlativos: super, increíble, único, … Todas estas palabras desacreditan al sujeto. Solo sé descriptivo.
• Evita usar terminología especializada, abreviaturas u otro lenguaje confuso. Este tipo de palabras puede desalentar de inmediato a periodistas y editores que estén leyendo tu comunicado de prensa.
• Los artículos deben ser lo más alegres y positivos posible. Evita frases como "tras la dimisión del anterior presidente" o "después de un periodo de inactividad".

2. Crea un Titular Pegadizo y un Párrafo Principal Intrigante

• El titular es conocido por ser lo que atrae al lector y es muy importante para todo el comunicado. Una sola línea: de 6 a 12 palabras convincentes que enganchen al periodista y al lector. Este es tu discurso, así que tómate tu tiempo para formarlo bien. Cuenta una historia y será la línea de asunto de tu correo electrónico al medio de comunicación, así que invierte la mayor parte de tu esfuerzo creativo aquí y en el párrafo principal.
• Los títulos de los comunicados deben tener un "captador de atención" para atraer a los periodistas, al igual que los titulares de los periódicos están pensados para atraer a los lectores.
• Tras captar la atención con tu titular, aquí es donde debes clavarlo. Tienes de 20 a 30 palabras para ampliar y dar cuerpo a la historia. Este breve párrafo debe contener de cuatro a cinco puntos vitales de interés periodístico. Es la esencia de la historia.
• Para saber si su comunicado de prensa es efectivo y claro, existe un método simple: entregue su comunicado de prensa a alguien que no conozca el tema.

3. Aplica la Pirámide Invertida

La regla para redactar comunicados de prensa se basa en el principio de la pirámide invertida. Es una fórmula, pero todo el mundo la utiliza porque funciona. Como la información más importante aparece primero y los detalles más sutiles se van añadiendo a medida que avanza la historia, la edición por espacio se consigue fácil y rápidamente cortando simplemente la información menos esencial de la parte inferior de la plantilla y trabajando hacia arriba.

La pirámide responde a estas preguntas clave (lo mejor posible): quién, qué, por qué, cuándo, dónde y cómo:

• El titular despierta el interés y esboza de qué trata la historia.
• El párrafo 1 condensa toda la historia en 20-30 palabras, incluyendo el quién, el cuándo y el dónde.
• El apartado 2 proporciona los antecedentes, el contexto y por qué ocurre.
• El apartado 3 desarrolla la historia, cómo se desarrolló.
• El apartado 4 introduce citas de un actor clave, una celebridad o un portavoz para ampliar el atractivo.
• El apartado 5 proporciona información sobre dónde comprar los productos, el coste, la dirección del sitio web y cuándo puede haber más eventos o actividades asociadas.

4. Brevedad y Claridad

• Manténlo breve y conciso. Un comunicado de prensa no debe exceder una página, alrededor de 400 o 500 palabras. Cuanto más corto, mejor. Cuanto más corta sea la información, es más probable que se lea.
• Haz que su documento sea digerible y agradable de leer, haciendo párrafos con títulos. Elige la comodidad de lectura.
• Haga oraciones cortas y claras: no está escribiendo literatura sino un comunicado de prensa. No haga oraciones que excedan las 20 palabras. No haga párrafos demasiado largos.
• No pases más información. Porque ninguno será retenido. Así que anuncie solo una información por comunicado de prensa.
• Observa cómo navegas por sitios web; estamos acostumbrados a consumir información de una forma muy formateada y digerible.

5. Incluye Citas y Datos Relevantes

• Las cifras espectaculares reforzarán tu caso, pero asegúrate de que son exactas. Lo último que alguien quiere hacer es tirar de la manta bajo sus propios pies.
• La cita es fija -no se puede editar-, así que asegúrate de que añade o proporciona más detalles a la historia. Incluye el nombre completo y el estatus de la persona citada, y asegúrate de que tiene la suficiente confianza y competencia para afrontar una entrevista posterior si se solicita.
• Es esencial comprobar que la persona citada está de acuerdo con que se le cite. No incluyas los datos de contacto de otras personas sin su consentimiento.

Distribución y Seguimiento para Maximizar el Alcance

Los periodistas y los medios de comunicación reciben toneladas de comunicados de prensa al mismo tiempo. Para que tu mensaje se refleje en los medios, debe convencer al periodista/editor de que vale la pena citar su mensaje. Si su comunicado de prensa parece un artículo real, los periodistas a menudo lo dejan como un artículo con una edición mínima. Por lo tanto, depende de usted asegurarse de que su comunicado de prensa se vea como un artículo real.

1. Estrategia de Envío

• Los profesionales de las relaciones públicas dicen que es preferible enviar los comunicados de prensa el martes, el miércoles o el jueves. Los lunes están demasiado llenos, y los viernes demasiado ocupados, o todo el mundo está pensando en el fin de semana.
• Apunta a un nicho específico: no debes enviar tu comunicado de prensa a todos los contactos de los medios de comunicación que conozcas. Tu comunicado solo resonará en los medios de comunicación relevantes, así que asegúrate de distribuirlo a las personas adecuadas.
• Elabora cada lanzamiento para un determinado canal o medio objetivo y mándalo a un reportero específico para que lo cubra. Esta información puede encontrarse normalmente en los canales de la página web.
• Además de enviar un comunicado de prensa, comuníquese personalmente con los periodistas que desea contactar. Envíales algo personal.

2. Formato del Envío por Correo Electrónico

• Coloca el comunicado en el cuerpo del texto del correo electrónico, y no como un archivo adjunto. Nunca envíe sus comunicados de prensa como un archivo adjunto en un correo electrónico, porque nada es más desalentador que abrir un archivo adjunto.
• Si debes usar un archivo adjunto, haz que sea texto plano o un archivo de "Formato de Texto Enriquecido". Los documentos de Word se aceptan en la mayoría de los canales, pero si usas la versión más nueva (.docx) guarda una versión más antigua (.doc). Utiliza archivos PDF solo si envías paquetes de prensa con muchos gráficos.
• No escribas un comunicado con el membrete y luego lo escanees y lo envíes como una imagen jpeg. Es una pérdida de tiempo para ti y el editor.
• Cuando envíes un comunicado de prensa por correo electrónico, no titules el "Asunto" como "Comunicado de prensa". Te perderás entre todo lo demás. Capta la atención del editor eligiendo tu titular.
• Usa el formato con moderación. Las fuentes grandes y distintos colores no realzan tus noticias, distraen de ellas.

3. Optimización para la Credibilidad y Multi-canal

• Para demostrar tu credibilidad, incluye fuentes primarias, citas, enlaces y estadísticas. Proporciona tanta información de apoyo como puedas.
• Provee algunos enlaces informativos extra que respalden tu comunicado de prensa. Si la compañía que vendes tiene información adicional en Internet que los lectores puedan encontrar de ayuda, añádela.
• Cuando un periodista o bloguero de medios comparte tu comunicado de prensa en Internet, mejorarán tus posibilidades de éxito si adaptas tu artículo para que sea interactivo y compatible con las redes sociales. Anímate a incluir elementos como hashtags, alias de redes sociales, enlaces e infografías en tu contenido.
• Es una buena práctica mantener un registro de todos tus comunicados de prensa alojados en tu propia página web. Esto puede hacer más fácil ofrecer un enlace, además de mantener un registro con un propósito histórico.

4. Preparación para el Seguimiento

• Si tu comunicado de prensa es realmente relevante, los periodistas querrán más información o entrevistar a las personas relacionadas con él. Si estás cómodo con la idea de dejar que las personas clave sean contactadas directamente por los medios, puedes proveer sus datos de contacto en el propio comunicado de prensa. Si no, debes aportar los detalles de tu departamento de comunicaciones/PR en la sección de "Contacto".
• Luego de enviar tu comunicado de prensa a los medios relevantes, deberás esperar para ver si alguno lo promociona.