Claves para la Configuración de Espacios de Coworking Exitosos

Los espacios de coworking han revolucionado la manera en que concebimos el trabajo, ofreciendo un ambiente único que fomenta la creatividad, la productividad y la colaboración. Para muchos autónomos, startups y pymes, resulta un desafío tener desde el primer momento un espacio exclusivo para su emprendimiento. Es en este escenario donde los espacios de coworking juegan un papel trascendental, permitiéndoles disfrutar de una zona de oficinas acorde a su presupuesto y necesidades.

Un espacio de coworking es mucho más que un simple lugar para trabajar; es una comunidad vibrante donde profesionales de diversos campos se unen para compartir ideas, proyectos y éxitos. Los beneficios del coworking son múltiples y variados, extendiéndose más allá de la simple conveniencia de tener un lugar donde trabajar. Estos espacios están diseñados para inspirar la creatividad, aumentar la productividad y ofrecer una red de apoyo que puede ser crucial para el desarrollo profesional y personal.

Elementos Fundamentales para un Coworking de Calidad

Para que un coworking cubra las necesidades de todo tipo de profesionales, debe contar con determinadas prestaciones que son básicas para el funcionamiento diario de cualquier trabajador. Elegir el espacio de coworking adecuado es una decisión que puede tener un impacto significativo en tu productividad, bienestar y crecimiento profesional.

1. Ambiente y Ergonomía

Lo primero que debes evaluar es el mobiliario que ofrecen en el coworking. Son muchas horas las que pasamos en nuestro puesto de trabajo, por tanto deberás optar por una mesa amplia y una silla cómoda que no afecte tu espalda. El mobiliario en un coworking debe ser ergonómico, modular y flexible. También debes sentirte a gusto con el ambiente del lugar; intenta visitar varios espacios para que te hagas a la idea de cómo sería tu día a día en cada uno de ellos. La comodidad es primordial cuando se pasan muchas horas trabajando, y el mobiliario ergonómico ayuda a mantener la productividad. El entorno en el que trabajamos influye mucho en la productividad, la creatividad y la satisfacción con nuestro trabajo.

Es importante personalizar tu espacio de trabajo para que se ajuste a tus necesidades y te haga sentir cómodo. Agrega elementos decorativos, como plantas, fotografías o elementos inspiradores, que reflejen tu personalidad y te motiven durante el día. Además, el diseño de interiores tiene que ser atractivo y funcional. La iluminación debe ser adecuada, preferentemente natural, complementada con lámparas de techo o de pared. Los colores claros en paredes amplían visualmente el espacio.

2. Servicios Complementarios y Facilidades

Generalmente nos inclinamos por espacios de trabajo compartidos porque facilitan nuestro día a día. Así que otro factor importante a tener en cuenta es asegurarte de que puedas contar con locaciones adicionales.

Salas de Reuniones y Espacios Colaborativos

La colaboración es un pilar del coworking. Por ello, es fundamental que un coworking cuente con espacios para reuniones, lluvias de ideas y trabajo en grupo. Para llevar a cabo reuniones, presentaciones y videoconferencias, es necesario contar con salas equipadas con herramientas audiovisuales, asientos cómodos y aislamiento acústico. Estas salas deberían poder reservarse y tener diferentes tamaños para adaptarse a las necesidades de cada grupo. Además, es muy enriquecedor trabajar con personas distintas a ti, y en muchos coworking los propios trabajadores hacen reuniones donde cada uno comenta su proyecto al resto y crean sinergias muy interesantes.

Cabinas para Llamadas

Busca espacios que cuenten con cabinas para hacer llamadas; de esta manera tendrás la garantía de no interferir con el trabajo de otros miembros del coworking. Si el presupuesto lo permite, cread cabinas para poder hacer llamadas de teléfono sin molestar al resto. Esto es crucial si se cuida bien la insonorización de los espacios.

Zonas de Descanso y Office/Cocina

Una zona de comedor con office será el lugar ideal para tomar un descanso y disfrutar de un buen café. Es beneficioso que el coworking cuente con un área de cocina totalmente equipada con microondas, neveras, cafeteras y otros enseres de cocina. También puede incluir mesas y sillas para permitir a los miembros comer en el lugar, fomentando la interacción y la colaboración entre ellos. Es necesario contar con salas de descanso y zonas de estar para desconectar, charlar y descansar del trabajo. Esas áreas deben ser cómodas y acogedoras con opciones como café, aperitivos y asientos cómodos.

Es crucial tener una zona designada para los miembros para relajarse y desconectarse del trabajo, ya sea con butacas cómodas, almohadas, o incluso con una zona de juegos para poder hacer una partida a los dardos o al billar mientras se fomenta el networking. También está bien disponer de alguna terracita para salir a tomar el aire si es conveniente.

Internet de Alta Velocidad y Servicios de Reprografía

Uno de los requisitos más importantes para cualquier coworking es que tenga internet rápido y estable. Este tipo de conexión es necesario para poder realizar videoconferencias, para trabajar con archivos grandes o para navegar de manera fluida. Un buen coworking debe ofrecer Wi-Fi de alta velocidad que funcione en toda la instalación, con suficiente ancho de banda para que puedan trabajar simultáneamente y sin interrupciones varios usuarios. Asegúrate también de que cuentas con una alternativa permanente y en funcionamiento, de dos proveedores separados que no usen las mismas líneas. Otro punto importante es el poder tener acceso al servicio de reprografía (impresión, escaneo y fotocopiado), ya que, aunque tengamos nuestro despacho, siempre surgen imprevistos y nos facilitamos la vida teniendo estas opciones a mano.

3. Ubicación y Accesibilidad

Procura buscar un punto medio que no te quite la comodidad y te mantenga próximo a tu domicilio, pero que el espacio que elijas sea una zona céntrica y representativa que llame la atención de tus clientes y que sea de fácil acceso. El hecho de que un coworking esté bien ubicado y sea accesible es un punto a favor. Un coworking céntrico es mucho más atractivo que cualquier coworking en las afueras. El transporte, los restaurantes y otras comodidades urbanas facilitan integrar la jornada laboral con otro tipo de actividades. La inclusividad debe ser una prioridad en los coworkings. El espacio debe ser accesible para personas con discapacidad: deberá contar con rampas, ascensores, baños accesibles y espacios de trabajo diseñados para todos los usuarios. Tener acceso las 24 horas del día los 365 días del año es una ventaja puesto que no todos los espacios lo garantizan.

4. Comunidad y Redes (Networking)

Entre otras cosas, lo que diferencia a los coworkings de las oficinas tradicionales es el sentido colectivo y las posibilidades que surgen de hacer networking. Fomento de una comunidad activa e inclusiva. Un buen espacio de coworking no solo proporciona un lugar para trabajar, sino también una comunidad en que los miembros puedan conectarse, compartir conocimientos y colaborar. Esto puede incluir talleres, charlas, networking y otros eventos que favorezcan la interacción entre los miembros. Que te den acceso a profesionales y mentores que puedan ofrecer orientación y asesoramiento. Así como recursos para ayudar a los miembros a crecer profesionalmente, como talleres y programas de formación. El tablón de coworkers con fotos y nombres de los miembros, ya sea en un tablón físico en el espacio de coworking, o en la intranet, ayudará a crear y mantener una comunidad, especialmente a medida que el número de miembros aumenta. El coworking más que un gasto, es una inversión, ya que te permitirá la posibilidad de ampliar tu red de contactos y hasta encontrar posibles clientes.

Tabla de Impacto del Networking en Coworking

5. Flexibilidad en los Planes de Precios y Precio Competitivo

A medida que las empresas y los individuos evolucionan, sus necesidades de espacio de trabajo pueden cambiar. Un buen espacio de coworking debe ofrecer flexibilidad en los planes de inscripción y responder a estos cambios. Los planes flexibles permiten a los usuarios elegir lo que mejor se ajusta a sus necesidades. El Coworking que elijas tiene que ofrecer varios planes de precios con opciones flexibles que se adapten a las necesidades de los usuarios. Que sus tarifas sean competitivas y que se ofrezca una buena relación calidad-precio.

6. Compromiso con la Sostenibilidad

Cada vez es más importante que los espacios estén pensados para tener una buena eficiencia energética, que se lleven a cabo prácticas sostenibles, que se fomente el uso del transporte público u otros medios sostenibles, incluso que cuenten con una zona para guardar las bicicletas. Sin dejar de tener en cuenta la separación de la basura para fomentar el reciclaje. El coworking sostenible se refiere a espacios de trabajo compartido que adoptan prácticas ecológicas y responsables con el medio ambiente.

7. Seguridad

El espacio tiene que ser accesible y seguro para todos los miembros. Esto incluye tener una ubicación conveniente, accesibilidad para personas con movilidad reducida, así como sistemas de seguridad como cámaras de vigilancia y controles de acceso. Los espacios de coworking se encuentran entre los lugares de trabajo más seguros en el mundo y casi siempre carecen de video-vigilancia o personal de seguridad. Sin embargo, merece la pena tomar precauciones, particularmente en los grandes espacios con un mayor número de miembros, y por tanto, mayor anonimato. La mayor parte de los miembros continúan dejando los portátiles o los móviles sin vigilarlos, y especialmente por las tardes cuando hay menos usuarios, el riesgo de robo aumenta. Algunos espacios han separado las áreas de trabajo fijas y flexibles, por lo que hay menos objetos de valor diseminados por las zonas abiertas. Algunos también proporcionan taquillas o armarios con cerradura.

Cómo Maximizar la Productividad en un Coworking

La productividad en un espacio de coworking es un desafío único que combina la flexibilidad y libertad de un ambiente no convencional con la necesidad de mantener un alto nivel de eficiencia y enfoque. Aunque estos espacios ofrecen grandes oportunidades para la colaboración y el networking, también pueden presentar distracciones que afecten tu capacidad de trabajo.

• Establece objetivos claros: Comienza cada día definiendo qué es lo que quieres lograr.
• Elige el lugar adecuado dentro del coworking: Si tu trabajo requiere mucha concentración, opta por un área tranquila, alejada del paso frecuente de personas. Si buscas inspiración o colaborar con otros, elige una zona común que fomente la interacción. Aprovecha la flexibilidad que el coworking ofrece para adaptar tu entorno a tus tareas diarias.
• Establece una rutina (aunque el coworking sea flexible): Define bloques de trabajo, pausas y horarios fijos de inicio y cierre. Incluso puedes planificar tus días en función de la disponibilidad de salas de reuniones o eventos del espacio.
• Usa las herramientas del coworking a tu favor: Aprovecha las salas de reuniones para enfocarte en tareas complejas sin interrupciones. Usa las zonas comunes para despejarte o conocer a otros coworkers que puedan aportar nuevas ideas.
• Cuida tu entorno digital y físico: Usa auriculares con cancelación de ruido si necesitas aislarte del entorno. Mantén tu escritorio ordenado para reducir distracciones visuales. Además, silencia las notificaciones innecesarias y utiliza herramientas como Pomodoro o gestores de tareas para mantener el foco.
• Socializa... con inteligencia: Participa en eventos del coworking, charlas informales o pausas para el café, pero sin descuidar tus tiempos de productividad. Puedes reservar momentos del día para socializar, sin que interrumpan tus tareas prioritarias.
• Participa en actividades y eventos: Aprovecha estas oportunidades para expandir tu red de contactos, aprender nuevas habilidades y encontrar inspiración. Participa en talleres, conferencias, grupos de discusión o sesiones de networking.
• Contribuye a la comunidad: Busca formas de contribuir a la comunidad del coworking ofreciendo tus habilidades o conocimientos. Puedes organizar talleres, presentar charlas o simplemente estar dispuesto a ayudar a otros miembros cuando lo necesiten.

La Evolución del Coworking

El concepto de coworking ha trascendido las barreras tradicionales del espacio de trabajo, convirtiéndose en una solución inclusiva que acoge a una diversidad de profesionales, desde freelancers hasta grandes corporaciones. Esta evolución refleja un cambio en la forma en que concebimos el trabajo, priorizando la flexibilidad, la colaboración y el acceso a una comunidad diversa sobre la estructura rígida de la oficina convencional. Sin embargo, para que el coworking sea verdaderamente para todos, es esencial abordar activamente las necesidades específicas de diferentes grupos y promover un ambiente de accesibilidad e inclusión. Esto implica no solo facilitar el acceso físico, sino también crear un entorno acogedor que respete y celebre la diversidad en todas sus formas.

El futuro del coworking se vislumbra no solo prometedor sino también lleno de innovaciones y mejoras que transformarán la manera en que trabajamos juntos. Estos espacios no son solo áreas de trabajo compartido; son ecosistemas en los que la colaboración, la tecnología y la sostenibilidad juegan roles fundamentales en la creación de una nueva cultura laboral. Se proyecta hacia una mayor personalización y especialización, con espacios que atienden nichos específicos de mercado y ofrecen servicios más allá del espacio físico de trabajo, como acceso a redes de inversores, programas de aceleración y conexiones globales.