Guía Completa de Cláusulas LOPD para Facturas Proforma de PYMES y Autónomos

La protección de datos se ha convertido en una pieza fundamental para cualquier negocio, sin importar su tamaño. Para autónomos y pequeñas empresas, entender las obligaciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es crucial, especialmente en documentos tan comunes como las facturas.

¿Qué es el Texto LOPD para Facturas?

El texto LOPD para facturas es la información que se suministra a los clientes sobre la protección y el tratamiento de sus datos personales. Es una cláusula informativa que se debe incluir en todas las facturas que se emitan para clientes particulares y profesionales. Las siglas LOPD hacen referencia a la Ley Orgánica de Protección de Datos (actual LOPDGDD), donde se regula la protección de datos en España, junto al RGPD. Entre esas regulaciones, se incluye el texto legal para las facturas emitidas a personas físicas.

¿Por qué se debe incorporar el texto de protección de datos en facturas?

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece un marco legal que regula la recopilación, el uso y el almacenamiento de datos personales de ciudadanos de España. La LOPDGDD exige que toda empresa que trate datos personales informe a los interesados sobre la finalidad del tratamiento, sus derechos y cómo pueden ejercerlos. Las facturas, al ser documentos que contienen información personal, no son una excepción.

Además, incluir el texto LOPD en facturas sirve para dar cumplimiento a la LOPDGDD y el RGPD respecto al deber de informar a los interesados sobre el tratamiento que se hace de sus datos personales, de manera que tengan un mayor control sobre aquella información personal que ceden a empresas o profesionales. De la misma manera que especificar la cuota de IVA y los datos del emisor de la factura es obligatorio, también lo es incluir el texto legal de protección de datos en las facturas.

Incorporar un texto legal en las facturas demuestra a los clientes que la empresa se preocupa por la protección de sus datos y que cumple con la normativa vigente. Esto genera confianza y transparencia en la relación comercial.

¿A quién le afecta la LOPD?

Uno de los errores más frecuentes entre autónomos y pequeñas empresas es pensar que la protección de datos es cosa de grandes corporaciones. La LOPD (junto con el RGPD europeo) te afecta si recoges, almacenas, usas o transmites cualquier tipo de dato personal. Dicho de otro modo: si tienes una base de datos con nombres, correos o teléfonos, ya eres responsable del tratamiento de datos personales. Cabe recordar que la Ley de Protección de Datos no se aplica a personas jurídicas, es decir, a empresas u otras organizaciones públicas o privadas, por lo que cuando estas sean el cliente, no será necesario incluir dicha cláusula.

Con independencia del sector en el que operes, existen una serie de obligaciones mínimas que la ley exige a cualquier negocio que trate datos personales:

• Debes documentar qué datos recoges, para qué los usas, cuánto tiempo los conservas y con quién los compartes.
• Cuando recojas datos de un cliente, proveedor o cualquier persona, debes informarle de forma transparente: qué datos recoges, con qué finalidad, cuánto tiempo los guardas y cuáles son sus derechos (acceso, rectificación, cancelación, oposición).

La LOPD establece distintos niveles de exigencia según el tipo de datos que se traten. No es lo mismo gestionar correos electrónicos de clientes que manejar historiales médicos o datos de menores.

Requisitos Legales del Texto LOPDGDD en Facturas

La LOPDGDD no establece de forma explícita la obligatoriedad de incluir un texto legal en las facturas. Sin embargo, sí se desprende de varios artículos la necesidad de informar a los clientes sobre el tratamiento de sus datos personales en este tipo de documentos. Así lo señala de manera clara la LOPDGDD en el capítulo I, artículo 11, sobre transparencia e información al afectado:

“Cuando los datos personales sean obtenidos del afectado, el responsable del tratamiento podrá dar cumplimiento al deber de información (…) indicándole una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata a la restante información”.

La información básica a la que se refiere el apartado anterior deberá contener, al menos:

• La identidad del responsable del tratamiento y de su representante, en su caso.
• La finalidad del tratamiento.
• La posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679.

La ley española se basa en la de la UE sobre protección de datos, por lo que esto también entraría dentro de la checklist RGPD.

Cómo Redactar el Texto de Protección de Datos para Facturas

Reflejar la Ley de Protección de Datos en tus plantillas de factura no significa copiar y pegar la ley entera. Es crucial aclarar adecuadamente que la empresa cumple con la normativa y no únicamente desarrollar un texto legal incomprensible de cara al cliente.

Elementos clave que debe incluir el texto:

1. Identidad del Responsable: La factura debe indicar la identidad del responsable del tratamiento de datos personales, lo que podría coincidir con los datos de facturación.
2. Finalidad del Tratamiento: Se debe explicar claramente para qué se usará la información de carácter personal. Por ejemplo: “Los datos personales recabados en esta factura se utilizarán para gestionar la facturación y cumplir con las obligaciones legales”.
3. Legitimación del Tratamiento: También se debe explicar para qué se van a utilizar los datos personales que se recopilan en la factura. Por ejemplo: “El tratamiento de sus datos personales está legitimado por su consentimiento expreso y nuestro interés legítimo en prestarle el mejor servicio posible”.
4. Medios para Ejercer los Derechos: Debe aparecer una dirección de correo a la que los interesados puedan acudir para ejercer sus derechos. Así podrán acceder, rectificar y suprimir los datos conforme marca la ley.

Si además de tener un software RGPD, la empresa cuenta con un programa de facturación, hay soluciones que se pueden integrar entre sí y que cuentan con este texto legal incorporado.

Ejemplos prácticos de textos LOPDGDD aplicados en facturas:

Aquí se presenta un modelo de texto que puedes adaptar:

«En cumplimiento de lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de datos personales y la libre circulación de los mismos, le comunicamos que los datos que usted nos facilite quedarán incorporados y serán tratados en los ficheros titularidad de [Nombre de tu empresa] con el fin de poderle prestar nuestros servicios, así como para mantenerle informado sobre cuestiones relativas a la actividad de la empresa. [Nombre de tu empresa] se compromete a tratar de forma confidencial los datos de carácter personal facilitados y a no comunicar o ceder dicha información a terceros. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad ante [Nombre de la empresa] en [Dirección de la empresa] o [Correo electrónico de contacto].»

En otros casos podemos ver un texto legal más escueto, por ejemplo, si se trata de una factura electrónica. Basta con agregar un fragmento más breve con un enlace a la Política de Privacidad:

«De conformidad con la LOPDGDD, los datos personales recopilados se tratarán siguiendo la normativa vigente. Los datos personales recogidos serán tratados de acuerdo con nuestra Política de Privacidad [enlace a la Política de Privacidad].»

La ventaja de referirse directamente a una ley sin entrar en detalle es que la empresa se compromete a seguir lo que estipula la legislación, sin tener que concretar los detalles, que cualquiera puede consultar directamente en la ley mencionada. Sin embargo, es importante asegurarse de cumplir con lo que dispone la normativa, y de actualizar el texto legal incluido en las facturas ante cualquier cambio de las leyes.

¿En qué parte de la factura se debe añadir el texto legal?

Lo habitual es que la cláusula de protección de datos se incluya como texto a pie de factura, es decir, después del apartado en el que se consignan el total, la cuota de IVA y la base imponible y los métodos de pago. Para cumplir la LOPDGDD, el texto debe aparecer en la factura de manera accesible y fácilmente legible. Esto no significa que deba tener demasiado protagonismo. Suele añadirse al pie de la factura, es decir, tras el apartado donde aparece el total del importe a cobrar.

Si usas un programa de facturación, es muy probable que este cuente ya con una opción para editar este tipo de texto de protección de datos para las facturas y poder incluirlo de forma sencilla en tus facturas. Solo tendrás que configurarlo siguiendo los pasos del programa. Si usas Excel o Word para redactar tus facturas, solo tienes que modificar la plantilla de facturas que utilices, incluyendo la cláusula de protección de datos al final de las mismas.

En caso de facturas de larga extensión, que pueden tener más de una página, es posible incluir el texto de protección de datos en el anexo. En ese caso, es fundamental mencionar dicho anexo en el documento principal de la factura.

Excepciones al Incluir la Cláusula LOPD en Facturas

Si has firmado con tu cliente particular un contrato en el que ya le informas de todo lo que aparece en la cláusula de protección de datos para facturas, no será necesario que incluyas dicha cláusula en todas sus facturas. Por ejemplo, en alguna factura que recibas periódicamente de algún servicio, como el del teléfono móvil, verás que la cláusula no aparece, puesto que ya fuiste informado sobre el tratamiento de tus datos al firmar el contrato del servicio y diste tu consentimiento para ello.

Consecuencias de No Cumplir con la Normativa LOPD y RGPD

Muchos autónomos y pymes dan por hecho que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) solo se ceba con las grandes empresas. Error. El incumplimiento de la misma y según el tipo de infracción que se haya cometido, se penalizará en un rango que abarca desde los 900 € hasta los 600 000 €.

Pero el impacto no es solo económico. Una sanción de la AEPD genera un daño reputacional considerable, especialmente en sectores donde la confianza del cliente es clave (salud, derecho, educación). Por ello, es crucial cumplir con la normativa vigente, evitando posibles sanciones o daños en tu reputación.

Cómo Garantizar el Cumplimiento RGPD en tu Facturación

En la actualidad, casi todos los datos de los que un usuario dispone están expuestos en la red, pudiéndose conseguir con tan solo un clic. Es importante evitar ciertos riesgos:

• Alta probabilidad de acceso no autorizado.
• Enviar facturas por canales poco seguros (mensajería instantánea, apps personales, etc.).
• Incluir datos innecesarios en la factura. Cuanta más información, más riesgos.
• No proteger los dispositivos donde se almacenan facturas (contraseñas débiles, ordenadores compartidos, etc.).
• Usar software no homologado ni compatible con RGPD. Riesgo de pérdida o fuga de datos.

A continuación, las mejores prácticas para asegurar que tu proceso de facturación cumple con el RGPD:

1. Utilizar software de facturación seguro y certificado: El sistema debe ofrecer cifrado, trazabilidad, almacenamiento seguro, acceso restringido, copias automáticas y control de permisos.
2. Evitar herramientas manuales como Excel o plantillas sin control: Son inseguras y fáciles de perder o duplicar.
3. Establecer políticas internas de privacidad: Debe definirse quién puede acceder a las facturas, cómo se conservan, cómo se destruyen y cómo se gestionan las solicitudes de los clientes.
4. Automatizar el proceso de envío: El envío automático desde la plataforma evita errores y accesos no autorizados.
5. Implementar autenticación de dos factores: Añade una capa extra de seguridad.
6. Formar a los empleados: Todos deben conocer las normas básicas del RGPD.

Un buen reflejo de la LOPD en la facturación al consumidor puede ser simplemente expresarle y, así, avisarle de que sus datos quedarán guardados en los ficheros de la empresa. También, se le deberá hacer saber a este usuario que la adquisición de los datos se realiza con el único objetivo de ofrecer una adecuada prestación de servicios y aportarle información de utilidad en lo referente a su interés por parte de la compañía en la que se desarrolle el negocio, o bien los servicios que presta el autónomo.

Por último, deberá aclararse que los datos del cliente, conforme a la LO 15/1999 de 13 diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, se tratarán de una forma estrictamente confidencial, junto al compromiso de la no cesión a terceras personas físicas o jurídicas.

Una aclaración importante, ya que en ocasiones da lugar a confusión, es la necesidad de que la empresa o los servicios del autónomo velen por el cumplimiento de la ley en todos los casos. Es decir, si bien es cierto que cuando se factura a un determinado cliente, implícitamente este está consintiendo en dar sus datos, esto no significa que haya aceptado que los mismos se den de alta en la base de datos, por lo que se deberán añadir dichas notas legales a las plantillas de las facturas.