Certificado de Empresario Individual: Requisitos y Trámites en España

Emprender un negocio es un proyecto que merece ser evaluado cuidadosamente. Una parte fundamental de este proceso es obtener el certificado de empresario individual, un documento que acredita la situación legal del autónomo y le permite operar dentro del marco legal español.

¿Qué es el Registro Mercantil?

El Registro Mercantil es aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos.

Organización del Registro Mercantil

• Los Registros Mercantiles dependen del Ministerio de Justicia.
• Todos los asuntos a ellos referentes están encomendados a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
• Cada Registro Mercantil está a cargo de uno o varios Registradores.
• Los Registradores son funcionarios públicos a todos los efectos legales.
• El Registro Mercantil está integrado por los Registros Mercantiles territoriales y por el Registro Mercantil Central.
• Los Registros Mercantiles territoriales están establecidos en todas las capitales de provincia, extendiéndose su competencia al territorio de la provincia, y, además, a algunas otras ciudades como Ceuta, Melilla, Eivissa, Mahón (Maó), Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde, y Santiago de Compostela.
• El Registro Mercantil Central tiene su sede en Madrid.

Inscripción en el Registro Mercantil

En el Registro Mercantil se inscriben los empresarios individuales y las sociedades en general, así como los actos y contratos relativos a los mismos.

En el caso del empresario individual se inscriben: La identificación del empresario y su empresa.

Para las sociedades, se inscriben en el Registro Mercantil, entre otros, los siguientes actos:

• La constitución.
• Los aumentos y reducciones de capital.
• Las modificaciones estructurales, como fusiones, escisiones y absorciones.
• Las disoluciones y liquidaciones.
• Los nombramientos y ceses de cargos.
• Los poderes.
• Los concursos de acreedores.

Asimismo corresponde al Registro Mercantil:

• La legalización de los libros de los empresarios, que se realiza mediante la remisión de los libros en soporte informático a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto, siempre que se reúnan los requisitos en materia de firma electrónica avanzada, debiendo contar la firma electrónica con la preceptiva intervención de una entidad prestadora de servicios de certificación.
• El nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
• El depósito y publicidad de los documentos contables.
• La centralización y publicación de la información registral, que será llevada a cabo por el Registro Mercantil Central en los términos prevenidos por este Reglamento.
• La centralización y la publicación de la información de resoluciones concursales en la forma prevista en el Real Decreto 685/2005, de 10 de junio.

El Ministerio de Justicia pone a disposición de sociedades, empresarios y demás entidades obligadas a presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, los modelos vigentes de depósito de cuentas anuales.

La presentación de documentos en el Registro Mercantil puede hacerse por vía telemática.

Trámites y Documentación Necesaria

Para obtener el certificado de empresario individual, es necesario realizar una serie de trámites ante diferentes organismos. A continuación, se detallan los pasos y la documentación requerida:

1. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE):

Declaración de alta en el I.A.E.

2. Asignación de Número de Identificación Fiscal (NIF):

Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa según CNAE -09.

3. Afiliación y alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA):

La asignación de un número al empresario, por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social, para su identificación en el Régimen que corresponde del Sistema de la Seguridad Social.

Ante la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio de actividad.

El empresario deberá de solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias y para cada uno de los regímenes en que realice la actividad.

4. Documentación Adicional:
• Fotocopia y original del DNI del titular.
• Fotocopia y original del DNI de los trabajadores (si los hay).
• Modelo oficial de la solicitud.
• Original o copia del documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual ó titular del hogar familiar.
• Personas casadas: Deberán hacer constar en régimen civil aplicable, identidad del cónyuge y certificación del matrimonio, lugar y fecha de celebración.

Una vez hecha la tramitación presencial mencionada en los puntos, la Oficina de tramitación se encargará de seguir la tramitación telemática con la Agencia Estatal Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social.

Alternativas al RETA

Existe la opción de optar por una mutualidad de previsión social ligada a colegios profesionales. Actualmente son 10 las mutualidades que ofrecen la alternativa al RETA a los colegiados autónomos: arquitectos técnicos, arquitectos superiores, químicos, gestores administrativos, abogados, procuradores, ingenieros e ingenieros técnicos industriales, médicos.

Funcionamiento del Registro Mercantil

El Registro Mercantil se lleva por el sistema de folio personal, lo que quiere decir que se abre a cada sujeto inscrito una hoja registral en la cual se anotan todos los hechos y actos que configuran su historial jurídico.

La inscripción en el Registro Mercantil ha de practicarse en virtud de documento público, notarial, judicial o administrativo según los casos, salvo en determinados casos previstos en las leyes, como son: La inscripción del empresario individual y la inscripción y cese de administradores, salvo el nombramiento de Consejero Delegado que requiere escritura pública.

Los documentos extranjeros también pueden inscribirse en el Registro Mercantil siempre que tengan fuerza en España con arreglo a las leyes, así como cuando se trate de ejecutorias pronunciadas por Tribunales extranjeros a las que deba darse cumplimiento en España.

Como norma general, la inscripción en el Registro Mercantil ha de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica de la misma.

Calificación e Inscripción

El Registrador ha de calificar bajo su responsabilidad la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de quienes los otorguen o suscriban y la validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro.

La calificación e inscripción de los títulos debe realizarse por el Registrador en el plazo de quince días desde la presentación de los títulos o, en su caso, desde la devolución de los mismos al Registro o desde el despacho de otros documentos previos o desde la subsanación de los defectos apreciados en la calificación del Registrador.

Recursos contra la Calificación del Registrador

Contra la calificación negativa del Registrador suspendiendo o denegando una inscripción puede interponerse recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado o ante el Juzgado de Primera Instancia de la capital de la Provincia en que radique el Registro.

Las resoluciones expresas o presuntas de la Dirección General de los Registros y del Notariado son, a su vez, susceptibles de recurso ante los órganos del orden jurisdiccional civil.

Cuando el conocimiento del recurso contra la calificación del Registrador esté reservado por los Estatutos de Autonomía a determinados órganos de las Comunidades autónomas o a los órganos jurisdiccionales que radiquen en la Comunidad Autónoma en que radique el Registro el recurso se interpondrá ante el órgano competente.

El interesado podrá solicitar que califique el documento presentado otro Registrador de los incluidos en el cuadro de sustituciones aprobado por la Dirección General de los Registros y del Notariado en los siguientes casos: si hubiese transcurrido el plazo máximo para calificar o inscribir y no hubiere tenido lugar la inscripción, o si la calificación del Registrador hubiere sido negativa. La calificación sustitutoria está regulada el el RD 1039/2003 de 1 de Agosto y el Cuadro de sustituciones fue aprobado en resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 30 de junio de 2008.

Efectos de la Inscripción

La inscripción en el Registro Mercantil tiene importantes efectos legales:

• Obligatoriedad: la inscripción en el Registro Mercantil tiene carácter obligatorio, salvo en los casos en que expresamente se disponga lo contrario. Los actos inscribibles no inscritos no pueden perjudicar a las personas que confíen en el contenido del Registro. La no inscripción de actos de inscripción obligatoria puede dar lugar a que las personas que estaban obligados a solicitar la inscripción incurran en responsabilidad. Los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil.
• Prioridad: inscrito o anotado preventivamente en el Registro Mercantil cualquier título, no podrá inscribirse o anotarse ningún otro de igual o anterior fecha que resulte opuesto o incompatible con él. Esto supone que el documento que acceda antes al Registro será preferente sobre los que accedan con posterioridad.
• Legalidad: el Registrador, calificará bajo su responsabilidad la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de quienes los otorguen o suscriban y la validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro. Para inscribir actos o contratos relativos a un empresario o una sociedad será precisa la previa inscripción del empresario o sociedad. Para inscribir actos o contratos modificativos o extintivos de otros otorgados con anterioridad será precisa la previa inscripción de éstos. Para inscribir actos o contratos otorgados por apoderados o administradores será precisa la previa inscripción de éstos.
• Publicidad: el Registro Mercantil es público. La publicidad se hará efectiva por certificación del contenido de los asientos expedida por los registradores o por medio de nota informativa. La certificación es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro. La publicidad telemática del contenido de los Registros mercantiles se realizará de acuerdo con lo dispuesto en las leyes y el Registrador deberá asegurarse de la identidad e interés legítimo del solicitante. Registro Virtual del Colegio de Registradores.
• Legitimación: el contenido del Registro se presume exacto y válido. Los asientos del registro están bajo la salvaguarda de los Tribunales y producirán sus efectos mientras no se inscriba la declaración judicial de su inexactitud o nulidad.
• Oponibilidad: los actos sujetos a inscripción serán oponibles a terceros de buena fe desde su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
• Fe pública: en caso de que se declare que el contenido del Registro Mercantil no es exacto o es nulo, esto no puede perjudicar los derechos que adquirieron otros sujetos de buena fe que confiaron en el contenido del Registro.

Certificaciones del Registro Mercantil

El Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España ha desarrollado un servicio a través de su registro electrónico que permite la obtención de certificaciones electrónicas de distintos tipos en el Registro Mercantil, entre las que se encuentran las certificaciones de cargo y vigencia de cargo.

Este servicio permite la obtención de una certificación con un código seguro de verificación con el que poder acceder al documento original desde cualquier lugar, así como realizar el cotejo de las copias electrónicas por los prestadores de servicios de confianza, garantizando la integridad de la información y su autenticidad.

De esta forma el ciudadano evita el desplazamiento físico al registro mercantil para realizar la solicitud y obtener la información, evita igualmente la impresión de papel y por último el acceso al cotejo de los documentos expedidos sin requerir medios presenciales ni desplazamientos de los ciudadanos.

El Colegio de Registradores y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) pusieron en producción un servicio electrónico por el que se accede a la información registral sobre la existencia y vigencia de los cargos de administradores de las sociedades inscritas en los Registros Mercantiles desde la plataforma de la FNMT, sin que sea necesaria mediación del solicitante del certificado (distinta de la propia solicitud de certificado electrónico en los sistemas de la FNMT) ni la aportación de ningún documento en el proceso de solicitud y obtención de certificados electrónicos.

Este servicio permite directamente, desde la página web de la FNMT, la consulta on-line para saber de la existencia de administradores relacionados con la persona jurídica consultada, evitando de esta forma la necesidad de presentar por el ciudadano la certificación de vigencia y cargo necesaria anteriormente.

Este servicio informa al prestador de servicios de certificación de la revocación del cargo en el registro mercantil en el momento en que ésta se produce, permitiendo al prestador la revocación de oficio al no estar respaldado el certificado con la situación actual en el RM.

El actual sistema integrado CORPME-FNMT permite adaptarse a la vigencia de los certificados sean de dos, tres o más años, activando los sistemas de alerta generados desde los registros mercantiles a la FNMT sobre la revocación de los poderes inscritos durante toda la vigencia de los certificados expedidos y respaldados por la información inscrita en los registros.

Otros aspectos a considerar

Además de los trámites para el certificado de empresario individual, es importante considerar otros aspectos relacionados con el negocio, como las hojas de reclamación, horarios comerciales y carteles necesarios para un establecimiento.