Centros de Coworking: Aspectos Clave para un Espacio de Trabajo Exitoso

Los espacios para el coworking cada vez tienen más éxito y representan una alternativa muy interesante a los espacios tradicionales de trabajo (oficinas). Un coworking es un espacio de trabajo compartido que reúne a profesionales de distintos sectores y empresas, facilitando la colaboración, reduciendo costos y fomentando la innovación. Estos entornos compartidos son algo más que un simple lugar en el que trabajar; fomentan la colaboración, la creatividad y la flexibilidad.

El entorno en el que trabajamos influye mucho en la productividad, la creatividad y la satisfacción con nuestro trabajo. Los espacios de coworking han transformado el entorno laboral, consolidándose como una solución eficiente para empresas de diversos tamaños y actividades. Estos lugares dinámicos, que fomentan la colaboración, requieren un equipamiento que priorice tanto la funcionalidad como el diseño, impactando directamente en la productividad, el bienestar y la imagen de marca. Para que un coworking cubra las necesidades de todo tipo de profesionales, debe contar con determinadas prestaciones, que son básicas para el funcionamiento diario de cualquier trabajador.

Elementos Esenciales de un Coworking

Pero ¿qué debe tener un espacio de coworking para que la magia sea posible en sus instalaciones? Tanto para la creación de nuevos espacios como para la renovación de los existentes, es esencial conocer los elementos clave para un coworking exitoso.

Infraestructura y Servicios Básicos

Uno de los requisitos más importantes para cualquier coworking es que tenga internet rápido y estable. Un buen coworking debe ofrecer Wi-Fi de alta velocidad que funcione en toda la instalación, con suficiente ancho de banda para que puedan trabajar simultáneamente y sin interrupciones varios usuarios. Este tipo de conexión es necesario para poder realizar videoconferencias, para trabajar con archivos grandes o para navegar de manera fluida. La buena calidad del internet es vital para conectar con clientes, proveedores y colaboradores. No puedes arriesgar la relación con los stakeholders.

Aunque los espacios de coworking sean flexibles y divertidos, no puede faltar una zona de trabajo que cuente con mesas, sillas ergonómicas, buena iluminación y todo lo necesario para que los usuarios puedan concentrarse en su tarea. En un buen coworking debes tener acceso a equipación y suministros de oficina básicos. Esto incluye escritorios, sillas, herramientas como proyectores, pizarras y papelería. Resulta muy incómodo tener que cargar con el abrigo y los materiales de trabajo en todo momento…con unas taquillas los usuarios podrán trabajar tranquilos y disponer de sus cosas en todo momento.

Los baños, una zona para hacer fotocopias e imprimir, y al menos una pequeña cocina, son los tres servicios básicos con los que debe contar un espacio de coworking. No es necesario que estén todos juntos, la distribución dependerá de las características del local, pero no debe faltar ninguno. Aunque estemos en una era digital, hacer fotocopias e imprimir documentos sigue siendo necesario para muchos profesionales. Un coworking de calidad debería ofrecer estos servicios.

Mobiliario Cómodo y Ergonómico

La comodidad es primordial cuando se pasan muchas horas trabajando. Como sabes, el mobiliario ergonómico ayuda a mantener la productividad. Un espacio cómodo y acogedor, con una decoración agradable y una buena iluminación, contribuye a ello. El coworking que elijas tiene que estar diseñado para potenciar la productividad y esto significa que tiene que ser amplio y cómodo.

Iluminación y Ventilación Adecuadas

La luz natural en el espacio de trabajo es clave para evitar dolencias como la fatiga visual o incluso el estrés. Está demostrado que trabajar con la luz del día aumenta la productividad, el buen estado de ánimo y el bienestar en el trabajo. Fíjate que tu coworking cuente con suficientes ventanas y aberturas exteriores. Pero además, también es importante que sean espacios diáfanos por donde pueda pasar la luz. Las paredes blancas también mejorarán la claridad del espacio y permitirán que la luz natural se refleje mejor. La luz natural, complementada con una buena iluminación artificial, ayuda a reducir la fatiga visual y mejora el estado de ánimo. A menudo pasamos por alto estos aspectos, pero son fundamentales para que un espacio de trabajo sea saludable y productivo.

Espacios para la Colaboración y el Descanso

Aunque una de las claves de los coworkings sea la colaboración, hay momentos en los que es necesario concentrarse y alejarse de las distracciones. Es esencial que el coworking cuente con áreas tranquilas o zonas designadas para trabajo. Estos espacios deben estar aislados del ajetreo de las zonas comunes. La colaboración es un pilar del coworking. Por ello, es fundamental que un coworking cuente con espacios para reuniones, lluvias de ideas y trabajo en grupo.

Salas de Reuniones y Zonas de Concentración

Las salas de reuniones, además de utilizarse para lo que su nombre indica, son espacios en los que se suele atender a los clientes, y se disfruta de una intimidad mayor que en otras áreas. Para llevar a cabo reuniones, presentaciones y videoconferencias, es necesario contar con salas equipadas con herramientas audiovisuales, asientos cómodos y aislamiento acústico. Estas salas deberían poder reservarse y tener diferentes tamaños para adaptarse a las necesidades de cada grupo. Para ello, un coworking tiene que estar equipado con phone booths desde donde podrás hacer tus llamadas sin molestar al resto de coworkers; y con salas de reuniones para atender a tus clientes con intimidad, incluso si optas por el teletrabajo.

Espacios Colaborativos y Zonas Informales

Las zonas abiertas diseñadas para la colaboración fomentan las interacciones espontáneas y el trabajo en equipo. En estas zonas se pueden incorporar sillones, mesas bajas, puffs, y mezclar diferentes tipos de mobiliarios… ¡porque en la variedad está el gusto! Estos espacios informales pueden incluir rincones con sofás o mesas altas para encuentros rápidos o pausas activas.

Áreas de Descanso y Cocina Equipada

Y tan importante es conectar, como desconectar. Por eso, los espacios de coworking deben incluir zonas preparadas para el descanso. Es necesario contar con salas de descanso y zonas de estar para desconectar, charlar y descansar del trabajo. Esas áreas deben ser cómodas y acogedoras con opciones como café, aperitivos y asientos cómodos. Tener cafetería o cocina es un plus importante. Te permite descansar y tomar algo, guardar y calentar comida casera y comer en tu lugar de trabajo sin tener que salir a restaurantes o desplazarte durante ese tiempo. Aunque algunos espacios de coworking utilizan las zonas informales como comedor, es recomendable reservar al menos un par de mesas anexas a la cocina específicamente para comer. Disponer de una cocina solo para coworkers y bien equipada te da la tranquilidad de organizar tu alimentación de manera correcta y disciplinada. Además, evitarás comprar comida todos los días. ¡Una linda terraza donde puedas tomarte el café de la media mañana es todo lo que está bien!

Ya sea en las terrazas y patios, o incluso en interiores, es importante que los espacios de coworking incluyan plantas y elementos de la naturaleza. Según un estudio llevado a cabo por Sir Cary Cooper, profesor de Psicología y Salud Organizacional en la Universidad de Lancaster, el bienestar de los trabajadores aumenta hasta un 15% cuando su lugar de trabajo recrea entornos de naturaleza.

Ubicación, Accesibilidad y Flexibilidad

El hecho de que un coworking esté bien ubicado y sea accesible es un punto a favor.

Ubicación Estratégica

Un coworking céntrico es mucho más atractivo que cualquier coworking en las afueras. El transporte, los restaurantes y otras comodidades urbanas facilitan integrar la jornada laboral con otro tipo de actividades. Si un día de la semana no te apetece llevar la comida lista y prefieres comprarla, no hay nada mejor que tener variedad de restaurantes cerca de tu lugar de trabajo. Un coworking ideal debe estar ubicado en un lugar accesible y bien comunicado, con vistas agradables y ambientes tranquilos para trabajar en concentración.

Accesibilidad Universal

La inclusividad debe ser una prioridad en los coworkings. Es un punto súper importante y muy valorado que ahora los espacios sean inclusivos y consideren servicios para personas con dificultades de movilidad. El espacio debe ser accesible para personas con discapacidad: deberá contar con rampas, ascensores, baños accesibles y espacios de trabajo diseñados para todos los usuarios. Además, las opciones de aparcamiento y transporte son muy importantes para llegar al lugar de trabajo.

Flexibilidad en Planes de Membresía

A medida que las empresas y los individuos evolucionan, sus necesidades de espacio de trabajo pueden cambiar. Un buen espacio de coworking debe ofrecer flexibilidad en los planes de inscripción y responder a estos cambios. Los planes flexibles permiten a los usuarios elegir lo que mejor se ajusta a sus necesidades. Para que puedas enfocarte en tu proyecto y llegar a objetivos, la comodidad del "todo incluido" marcará la diferencia. En este caso, no es sólo qué debe tener un coworking sino también qué debe incluir tu membresía. Fíjate bien en qué ofrece cada espacio. Tener todo incluido en tu membresía - conexión de alta velocidad, impresoras y escáneres o pizarras en las salas de reuniones, por ejemplo - hará tu jornada mucho más sencilla.

La Importancia de la Comunidad y el Networking

Entre otras cosas, lo que diferencia a los coworkings de las oficinas tradicionales es el sentido colectivo y las posibilidades que surgen de hacer networking. Los eventos de networking, talleres y reuniones que se suelen organizar fomentan el trabajo colectivo y el desarrollo profesional. Estos eventos ayudan a los miembros a conectarse entre sí, compartir conocimientos y colaborar en proyectos, lo que mejora la experiencia del coworking.

Al trabajar en un coworking, en cualquier momento tienes la oportunidad de conocer a otro emprendedor u otra empresa con quién hacer sinergias. Pero, si además, tu coworking se encarga de preparar actividades y dinámicas para que los miembros de la comunidad compartan y se conecten entre sí, las posibilidades de éxito aumentan. Formar parte de una comunidad de talento te permitirá crear oportunidades de negocio, intercambiar experiencias y mejorar tu networking. Si tu coworking organiza actividades deportivas, afterworks o cualquier otro evento de comunidad, no pierdas la oportunidad de participar. Los coworking están evolucionando de meros lugares de trabajo compartidos a espacios de enriquecimiento profesional, ofreciendo experiencias como charlas formativas y networking entre empresas.

Diseño y Sostenibilidad en Coworking

Tanto para la creación de nuevos espacios como para la renovación de los existentes, es esencial conocer los elementos clave para un coworking exitoso.

El Papel del Diseño

La importancia de un buen diseño de coworking radica en la diversidad de los profesionales que lo utilizan y en la necesidad de ofrecer una experiencia adecuada para todos. Un espacio de trabajo compartido debe garantizar la comodidad física, la productividad, la capacidad de concentración y el bienestar general. Al diseñar un espacio de coworking, es fundamental centrarse en cuatro aspectos clave: ergonomía, funcionalidad, estética y sostenibilidad. Un coworking es un espacio de trabajo compartido que reúne a profesionales de distintos sectores y empresas, facilitando la colaboración, reduciendo costos y fomentando la innovación. Estos espacios suelen ofrecer puestos de trabajo flexibles, salas de reuniones, zonas comunes e incluso áreas de descanso.

Ergonomía en el Diseño

La ergonomía en el trabajo influye directamente en la salud y el rendimiento laboral, y esto es especialmente importante en los espacios de trabajo compartidos. Un coworking bien diseñado debe priorizar el bienestar físico, comenzando por la elección de mobiliario ajustable a las necesidades de las personas y las actividades que realizan. Aunque puede ser un desafío debido al gran número de usuarios, existe una amplia variedad de muebles ideales para los coworkings. Las sillas de oficina ergonómicas son esenciales, adaptándose a los movimientos del usuario y proporcionando soporte desde el primer momento. Además, la ergonomía debe estar presente en la elección de las mesas de trabajo, asegurando una altura adecuada y dimensiones suficientes para colocar ordenadores, documentos y otros accesorios.

Distribución del Espacio y Funcionalidad

Una buena distribución del espacio de coworking permite aprovechar al máximo cada metro cuadrado, facilitando el equilibrio entre concentración y colaboración. Es fundamental crear distintas zonas con funciones específicas:

• Áreas de trabajo individual: Despachos con sillas y mesas de trabajo ergonómicas.
• Zonas de trabajo colaborativo u "open space": Espacios que promuevan la interacción y el intercambio de ideas, con butacas o sillas de conferencia.
• Salas de reuniones: Mobiliario flexible, pizarras y tecnología integrada. También pueden incluir cabinas acústicas para videollamadas o reuniones pequeñas.
• Espacios informales: Rincones con sofás o mesas altas para encuentros rápidos o pausas activas.

Además, la circulación debe ser fluida, con pasillos amplios y zonas comunes de fácil acceso, evitando que el mobiliario o la decoración se conviertan en obstáculos.

Tipos de Mesas para Coworking

Las mesas de coworking son fundamentales para crear un entorno de trabajo funcional y colaborativo. A continuación, se describen algunos tipos comunes:

• Mesas Colaborativas: Diseñadas para fomentar la interacción y la creatividad entre los trabajadores.
• Mesas Coworking: Ideales para espacios de trabajo compartidos, maximizando el espacio y permitiendo que más personas trabajen juntas.
• Mesas Bench: Caracterizadas por su diseño modular y lineal, facilitando la comunicación y la organización.
• Mesas Multipuesto: Permiten que varias personas trabajen simultáneamente en un mismo espacio, con opciones de separadores para mayor privacidad.
• Mesas de Reuniones: Varían en tamaño y forma (redondas, cuadradas, elípticas, rectangulares) para adaptarse a diferentes necesidades y tamaños de grupo.

La elección de la mesa adecuada dependerá del espacio disponible, el número de usuarios y el estilo de trabajo predominante. A la hora de valorar las medidas de la mesa de reuniones pueden surgir muchas dudas, a pesar de que el espacio físico disponible será el factor más decisivo. Por lo general, una medida estándar de las mesas de reuniones es que tengan entre 72 y 74 centímetros de altura, una altura cómoda para colocar las piernas debajo y para que entren sin problema personas de todas las alturas.

Dimensiones Estándar de Mesas de Reuniones

La altura estándar para la mayoría de estas mesas es de 72 a 74 centímetros.

Materiales Comunes para Mesas de Reuniones

La elección del material de la mesa de reuniones está influenciada por el estilo arquitectónico y decorativo de la empresa.

• Chapa de madera barnizada: Elegante y delicada.
• Cristal: Versátil y adaptable a cualquier ambiente.
• Bilaminado: Resistente y económico.
• Compacto fenólico: Ligero y resistente, aunque más caro.

Diseño Sostenible

El diseño sostenible no es solo una tendencia, sino una necesidad. Incorporar materiales reciclables, mobiliario duradero y procesos de fabricación responsables aporta valor añadido al espacio y responde a la creciente conciencia ecológica.

Tendencias en Diseño de Coworking

El diseño de oficinas coworking no solo debe responder a las necesidades actuales, sino también anticiparse a los cambios en los hábitos de trabajo. Los coworkings más modernos incorporan tecnología para mejorar la experiencia, desde sistemas inteligentes para reservar puestos y salas hasta soluciones que monitorizan la calidad del aire o permiten reuniones híbridas sin molestar al resto. También gana fuerza el diseño multifuncional, con espacios que pueden reconfigurarse fácilmente para diferentes usos: trabajo individual, encuentros informales, presentaciones o formaciones. En Barcelona existen espacios para coworking que se caracterizan por su estilo minimalista, futurista, vintage, etc.

Elegir el Coworking Ideal: Una Checklist

Cuando buscamos un piso de alquiler vamos con una checklist de lo que queremos que tenga. Normal, porque de ello depende que estemos cómodos o no. Lo mismo pasa cuando buscamos un espacio de trabajo. Es también un espacio en el que pasarás una cantidad de tiempo considerable a lo largo de la semana y por eso deberías tener una checklist sobre qué debe tener un coworking. El coworking ideal debe tener ciertas características que lo hagan atractivo para sus usuarios. Por último, el coworking ideal debe ser un espacio inspirador que estimule la creatividad y la productividad de sus usuarios. Las oficinas deben incluir, técnicamente, todo lo necesario para desempeñar una buena jornada laboral.

Algunas características clave a considerar para tu checklist son:

• Comunidad: Oportunidades de networking y actividades que fomenten la conexión.
• Luz natural: Suficientes ventanas y espacios diáfanos para maximizar la luz del día.
• Concentración: Áreas tranquilas y cabinas telefónicas para trabajos que requieren máxima atención.
• Terraza o patio: Espacios al aire libre para el descanso y la desconexión.
• Naturaleza: Plantas y elementos naturales en interiores y exteriores para mejorar el bienestar.
• Todo incluido: Membresía que cubra servicios esenciales como internet de alta velocidad, impresión y uso de salas de reuniones.