El Cartel en un Congreso Emprendedor: Clave para la Divulgación del Conocimiento

Un evento o congreso científico es, sobre todo, una plataforma de divulgación de conocimiento. Por ello, al llevarlo a cabo, debemos asegurarnos de contar con el máximo número de herramientas disponibles para hacerlo, y una de ellas es el póster científico. Un póster es una herramienta para presentar en un congreso los resultados de un proyecto, investigación o experiencia científica. El objetivo es generar interés, compartir opiniones sobre la investigación y empezar nuevas colaboraciones.

Evolución y Ventajas del Cartel Científico

En el ámbito científico, publicar los resultados de ciertas investigaciones no siempre es posible. Desde la década de los 70 se desarrollaron los pósteres científicos o pósteres académicos como una nueva vía para visibilizar trabajos e investigaciones dentro del ámbito de un congreso científico. La utilización de carteles o pósteres para presentar resultados de investigación en reuniones científicas, tanto nacionales como internacionales, es hoy un recurso en continuo desarrollo. Actualmente, la estructura convencional de cualquier modalidad de reunión científica (congresos, talleres, simposios, seminarios, etc.), incluye, de una u otra forma sesiones de carteles.

Un póster científico digital tiene grandes ventajas y puede ser un gran servicio en cualquier evento de estas características. Este servicio se realiza desde hace ya años mediante pantallas LCD de alta definición. En cuanto al hardware, se trata de pantallas interactivas que transmiten modernidad e innovación. El uso de pantallas táctiles, además de proyectar una imagen moderna y actual al congreso o evento, mejora y optimiza la utilización del espacio destinado a la visualización de los pósteres.

Ventajas de un Cartel Digital

• Accesibilidad y Comodidad: Es más accesible para los congresistas y más cómodo a la hora de presentar sus trabajos, ya que no requiere de transporte ni cuidado de los pósteres.
• Sostenibilidad: Es un sistema más sostenible en el cual se prescinde del papel, no requiere de impresiones a color ni de fotocopias de los mismos para los interesados en la investigación.
• Interacción y Búsqueda: La plataforma permite la búsqueda por diferentes valores como título, autores o número de la comunicación.

Mediante un usuario y contraseña, los autores suben sus comunicaciones a la zona de administración de pósteres (con una plantilla generada desde la organización). Tras la recepción de los pósteres en la plataforma de gestión, estos son revisados por el personal técnico para la valoración de los mismos.

Cómo Preparar un Cartel Efectivo

La preparación de un cartel para una reunión científica requiere atención a ciertos detalles para asegurar su efectividad. Es deber de los organizadores facilitar los requisitos mínimos para la presentación de carteles en el programa de la reunión, como son: la altura y anchura de su soporte (por lo general de 1m; en el Palacio de Convenciones de La Habana es de 2m de alto por 95 cm de ancho), los elementos que se deben utilizar para fijar el material al soporte y el tamaño mínimo de los caracteres del texto, así como también señalar la secuencia de la presentación (por lo común, de izquierda a derecha).

Consideraciones Clave para el Diseño y Contenido

Elige el formato. Cada congreso tiene unas normas en cuanto al formato del póster (tamaño, orientación -vertical u horizontal-) y el modo de presentarlo (impreso o digital); tú decides el resto.

1. Conoce a tu Audiencia: ¿Quién va a ir al congreso? ¿Serán investigadores básicos, clínicos o médicos?
2. Crea un Diseño Atractivo: Puedes crear el póster con PowerPoint o Adobe Illustrator. Es recomendable que el póster sea muy visual, con menos del 50 % de texto. Usa una combinación de colores claros y poco saturados, pues ayudan a captar la atención.
3. Incluye el Contenido Justo y Organízalo: Lo primero que llama la atención de un póster es el título: debe ser descriptivo e interesante para los participantes del congreso. Organiza el contenido en apartados, como pueden ser la introducción, los métodos que usaste en la investigación, los resultados, las conclusiones y las referencias. Incluye solo los resultados que consideres relevantes para que se entienda el mensaje clave, y siempre que sea posible utiliza gráficos en vez de texto.
4. Usa Gráficos Sencillos: Asegúrate de que los gráficos son fáciles de entender y tienen buena resolución.
5. Pon tus Datos de Contacto: Incluye tu información de contacto en un lugar bien visible del póster. Puedes poner un código QR con el enlace a tus datos de contacto, a las redes sociales o a más información sobre el proyecto que has presentado en el congreso.

La organización de un cartel debe seguir normalmente el formato IMRYD (Introducción, Métodos, Resultados y Discusión), aunque habrá que tener en cuenta las consideraciones gráficas y la necesidad de que sea sencillo. El cartel debe numerarse de forma que concuerde con el programa de la reunión. En el Palacio de Convenciones se inserta, por parte de los organizadores, en el extremo superior derecho del panel, el número correspondiente al que aparece en el Libro de Resúmenes en la Sesión de Carteles.

Estructura Sugerida para un Cartel

Los caracteres del texto deben tener 4 mm de altura, y se recomienda utilizar el tipo de letra Orator o Times New Roman (24 ó 26) de los editores de texto Word o Word Perfect. Cada ilustración debe tener un título breve. Los diagramas, dibujos y elementos similares deben ser claros y concisos, sin detalles innecesarios. La secuencia de la presentación es, por lo común, de izquierda a derecha y debe orientar al lector con números y flechas sobre el orden que se debe seguir al leer cada elemento expuesto. El apiñamiento de elementos alejará al público; no obstante, es recomendable destacar visualmente algunas partes, de manera que se cumplan los principios de informar, persuadir y recordar.

La Presentación del Cartel en el Congreso

Ya estás en el congreso. La gente pasa, se para, curiosea… Es tu oportunidad de que conozcan tu trabajo. Tu póster es como tu hijo: quédate cerca. Desde que llegues (puntual, por supuesto), sonríe e invita a la gente a ver tu póster. El autor o presentador necesita conocer qué hacer antes, durante y después de la sesión de carteles. Debe estar a la hora señalada en la sesión de carteles para responder a las preguntas de sus colegas y ampliar la información expuesta.

En 20-30 segundos tienes que transmitir la idea central de manera lo suficientemente atractiva como para que te den la oportunidad de entrar en más detalle. No te quedes en blanco: prepara las respuestas. Si tú no fueras tú, ¿qué te preguntarías sobre el póster? Haz una lista con lo que crees que te van a preguntar y ten preparada la respuesta. La gente suele preguntar inicialmente cuestiones genéricas, como «¿Sobre qué trata tu póster?». Si les interesa, indagarán más. Tranquilo, nadie sabe más sobre tu investigación que tú mismo, así que no te pillarán en un renuncio.

Ármate de paciencia. Tendrás que repetir la misma información muchas veces, así que cultiva la paciencia e intenta hacerlo con entusiasmo. Mantén la calma si se forma una cola de gente interesada en tu póster y no sabes a quién responder primero. Extiende tus redes más allá del congreso. Toma nota de a quién le gustó tu trabajo, para seguir hablando después de la sesión de pósteres. Recuerda que el objetivo de presentar un póster es generar interés y establecer nuevos contactos. Cuanto mejor preparado lo lleves, más seguro te sentirás.

Una modalidad muy utilizada para garantizar una calidad superior en las sesiones de carteles, es otorgar diferentes estímulos o premios (muchas veces en metálico) al cartel que reúna el mejor diseño y presentación en reuniones y jornadas científicas.