Ejemplos y Estructura de Cartas de Negocios en Inglés

Saber escribir cartas en inglés es una habilidad muy valorada en el mundo laboral y, sin embargo, mucha gente no sabe cómo hacerlo adecuadamente. Hay quien piensa que hoy día solo se escribe por correo electrónico, pero nada más lejos de la realidad. Las cartas son más formales y oficiales que otras formas de comunicación, por eso se toman más en serio y por eso se usan para enviar información importante. Es importante que si te preparas para que tu inglés en el mundo laboral sea altamente competente, también tengas en cuenta el inglés formal por escrito en medios tradicionales como las cartas de negocios.

Tipos Básicos de Cartas de Negocios

Existen cuatro tipos básicos de cartas de negocios: las consultas, las peticiones especiales, las cartas comerciales y las de relaciones con el cliente.

1. Inquiry Letters - Cartas de Consulta

Una inquiry letter se escribe para preguntar por un producto o servicio a una empresa. Suelen escribirlas los clientes, pero también las empresas a otras empresas, para solicitar información sobre productos como materias primas, maquinaria, recambios, o servicios como el transporte de mercancías, marketing, reparaciones y muchos otros.

Aspectos clave al redactar una carta de consulta:

• Es muy importante dejar claro qué información queremos recibir, por qué la quieres y para cuándo la necesitas.
• Antes de escribirlas, hay que dejar muy claro quiénes somos y por qué estamos haciendo esta petición, describir con detalle qué es lo que solicitamos y para cuándo necesitamos una respuesta.
• Si es necesario, indicad que la información se mantendrá en la confidencialidad y siempre dad las gracias por adelantado.

Frases útiles:

• I thank you in advance for your help (Le agradezco de antemano su ayuda).
• I would like to thank you beforehand for… (Me gustaría agradecerles de antemano por…).

Ejemplo de carta de consulta:

D.A. Ayuela
Departamento de Compras
Intermatrix
Calle Delfín 34
28907 El Bercial, Getafe, Madrid

Londres, 12 de diciembre de 2022

Muy señor nuestro:

Acabamos de recibir su petición de información del 9 de diciembre referida a la gama de máquinas herramientas MEGA presentada en nuestro nuevo catálogo.

El señor Harry Jenkins, nuestro director regional de Ventas, le llamará próximamente, con el fin de concertar una entrevista.

2. Sales Letters - Cartas Comerciales

Las cartas comerciales se escriben para convencer al lector de que compre nuestro producto o servicio. Saber vender es una de las habilidades más importantes de cualquier empleado y saber hacerlo en inglés… eso ya no tiene precio.

Consejos para redactar cartas comerciales:

• Identify your audience (Identifica a tu público).
• Appeal to reader’s emotions, pocketbook or comfort (Apela a las emociones, el bolsillo o comodidad del lector).
• Don’t boast (No presumas).

3. Customer Relations Letters - Cartas de Relación con el Cliente

Este tipo de cartas están destinadas a mantener una buena relación con nuestros clientes y proveedores, ya sea dando buenas o malas noticias, aceptando o declinando propuestas. La regla general es que si estáis aceptando la propuesta seáis directos y lo pongáis al principio, dando los detalles después y al contrario si se trata del rechazo de la propuesta, entonces es mejor ser indirectos.

4. Follow-up Letters - Cartas de Seguimiento

Son cartas para agradecer al cliente por su compra y animarle a volver a comprar nuestro producto o servicio. Se comienzan con un agradecimiento y se sigue con la oferta comercial, pero sin abusar.

Ejemplo de carta de seguimiento:

Estimado señor:

Durante la Feria Internacional de TEFL, visitó nuestro pabellón y manifestó interés por nuestros cursos TEFL.

Me complacería entrar en contacto con usted con el fin de tratar de la posibilidad de impartir nuestros cursos TEFL en su país.

Adjunto nuestro catálogo que incluye una explicación comprensiva de nuestros cursos TEFL que han parecido interesarle.

Con la esperanza de reunirme con usted pronto, le envió mi cordial saludo.

5. Complaint Letters - Cartas de Reclamación

Estas cartas requieren más delicadeza. Si se hacen con el tono adecuado, aumentaremos las posibilidades de conseguir lo que queremos.

Ejemplo de carta de reclamación:

Muy señores nuestros:

Se nos acaba de recibir la entrega de nuestro pedido Nro. 1532 y sentimos tener que comunicarles que el artículo Nro. 231/3/4/5 no tiene la calidad habitual. Esperamos que comprendan nuestra decepción. Pedimos que nos concedan un descuento suplementario del 10% del artículo Nro. 231/3/4/5.

6. Adjustment Letters - Cartas de Enmienda

Estas cartas se usan para responder a las reclamaciones. Se trata de dar una solución al conflicto que se ha generado. Como en las follow-up letters, si vais a aceptar la reclamación y dar una compensación deberéis dar las buenas noticias al principio y si no, al final de la explicación. En cualquier caso se debe explicar al cliente por qué ha sufrido el problema.

Correspondencia Comercial Adicional

Invoicing and Payment - Facturación y Pago

El proveedor dirige al cliente la factura o el saldo de sus cuentas, y le pide su abono. Ocasionalmente, precisa la forma de pago que desea. El cliente escribe para anunciar o acompañar el pago. El proveedor acusa recibo del pago.

Ejemplos de correspondencia:

• Invoicing (Facturación):

  Les adjuntamos nuestra factura proforma por importe de 2.917 euros, así como nuestra factura por su pedido 409J. Tras el pago de esta última, pediremos a nuestros agentes de tránsito que expidan su pedido.

  Debido a los problemas de adaptación que han seguido a la instalación de nuestro nuevo ordenador, les rogamos, verifiquen todos los detalles de estas facturas y nos informen inmediatamente de cualquier error por nuestra parte.

• Remittance (Pago):

  Hemos dado hoy las disposiciones necesarias para que se haga a su cuenta de La Caixa una transferencia de 1.576 euros. Esta suma corresponde al pago de la factura No. 1505.

• Receipt of Payment (Acuse de recibo del pago):

  Acusamos recibo de su transferencia bancaria al importe de su último saldo contable. Con la esperanza de contarles siempre entre nuestros clientes, les enviamos un cordial saludo.

Vocabulario esencial de facturación:

Collection of Debts - Cobro de Pagos

El cobro puede originar numerosos problemas, ya porque el deudor carece de liquidez y solicita aplazamientos, ya porque no está de acuerdo con la suma que se reclama. Las dificultades pueden deberse también a razones técnicas (banca, pagos internacionales). El acreedor utilizará todos los medios a su alcance antes de llegar a unos contenciosos.

Ejemplos de cobro de deudas:

• Rechazo de extensión de crédito:

  Muy señor nuestro,

  Como contestación a su carta, sentimos informarles que es imposible concederle un plazo de crédito suplementario.

  Si el pago no se produce en los plazos estipulados, nos veremos obligados a remitir su caso a nuestro departamento jurídico.

• Solicitud de demora en el pago:

  Muy señor nuestro,

  Como ha podido constatar desde hace varios años, hemos abonado siempre nuestras facturas con la mayor puntualidad posible.

  Sin embargo, los daños provocados por el incendio de nuestro almacén de Alcorcón nos originan grandes problemas de liquidez.

  Por ello, le estaríamos muy agradecidos si nos concediera una demora en el pago de 60 días.

Atención: "DEBT" significa crédito o deuda, y "LOAN" significa prestar o préstamo.

Estructura General de una Carta de Negocios en Inglés

Es muy común encontrarnos con la necesidad de redactar una carta de negocios en inglés. En estos casos es necesario seguir un estilo de redacción formal, el cual se distingue por una serie de frases. Comenzamos una carta de negocios en inglés con la fecha y la dirección. Nuestra dirección, la dirección del remitente, es la que cae a la derecha, o a la izquierda encima de los datos de contacto del destinatario. Es decir, como suele ser en Inglaterra, ¡todo es al revés, al otro lado! La fecha en la carta en inglés no necesariamente tiene que estar a la derecha.

Elementos de la Estructura:

1. Encabezado

• Si desconoce el nombre de la persona a la que escribe puede optar por Dear Sir, Dear Madam. Sin embargo, generalmente es mejor evitar éstos últimos: demuestra que no hemos buscado en Google a quién le escribimos.
• En el caso de dirigirse a alguien conocido incluya dicho nombre: Dear Mr. (Sr.), Mrs. (Sra.), Miss (Srta.) o Ms. (Sra. o Srta.).
• Finalmente, si se trata de un compañero o amigo puede utilizar algo más directo Dear Frank.

2. Referencia

Puede optar por fórmulas como With reference to… / In reference to… para indicar dónde conoció la empresa (por ejemplo: your advertisement in the newspaper / your letter of 23rd March / your phone call today).

3. El Motivo de la Carta

Para indicar cuál es la motivación de la carta use la siguiente fórmula I am writing to…, de forma que pueda continuar con enquire about (preguntar sobre) … apologize for (disculparme por) … confirm (confirmar). En general, es mejor no iniciar una carta comercial en inglés con los méritos del caso. Un agradecimiento es lo mejor aquí. Por ejemplo, dar las gracias por una conversación telefónica previa, una reunión, por la contribución que una empresa determinada hace en la historia de la humanidad. I would like to take this opportunity to thank you for your cooperation in recently completing our business deal.

4. Cuerpo del Mensaje

Algunas frases que le ayudarán a desarrollar el contenido de su carta podrían ser las siguientes:

• Could you possibly … ? (¿Sería posible …?)
• I would be grateful if you could … (Le agradecería …)
• I would be delighted to … (Me / Nos encantaría …)
• Unfortunately … (Desafortunadamente …)
• I am afraid that … (Me temo que …)
• I am enclosing … (Estoy adjuntando …)
• Please find enclosed … (Adjunto a la presente sírvase encontrar …)
• Enclosed you will find … (Adjunto a la presente encontrará …)

En la correspondencia empresarial, sin embargo, puede permitirse una redacción más específica de lo habitual y escribir lo que queremos decir desde el principio. ¡El modelo perfecto! Por supuesto, cada carta de negocios en inglés es diferente. Por ejemplo: This is to confirm receiving your detailed quotation.

5. Cómo Terminar

Finalmente, a modo de despedida puede usar las siguiente frases:

• Thank you for your help. (Gracias por su ayuda.)
• Please contact us again if… we can help in any way. (Por favor, contáctenos de nuevo si… podemos ayudar de alguna manera.)

En determinadas ocasiones puede resultar adecuado anticipar una nueva cita, para lo cual le sugerimos:

• I look forward to (Esperando ...)
  • hearing from you soon. (escuchar de Usted pronto.)
  • meeting you next Friday. (nuestra cita el próximo viernes.)
  • seeing you next Monday. (verlo el próximo lunes.)

6. Fin de la Carta

El final de la carta debe tratarse con cierto cuidado. Despídete de manera formal y firma con tu nombre y apellidos. “Sincerely” o “Best regards” son opciones comunes.

Diferencias Léxicas entre Inglés Británico y Americano

Es importante tener en cuenta algunas diferencias léxicas al redactar cartas de negocios, dependiendo del público al que te dirijas.

Consejos Adicionales para la Escritura Formal

• División de palabras:
  • No se pueden dividir: las palabras de una sílaba (price, need), las palabras de dos sílabas, una de las cuales consta solo de una letra (above, enough), los nombres propios (salvo cuando están formados por varias partes), y las palabras que tienen guiones (solo se permite la división marcada por el propio guion: self-addressed, pre-paid, reply-paid).
  • No separar las letras correspondientes a un solo sonido. Están bien divididas: mer-chan-dise, law-yer.
  • Cuando hay consonantes dobles, la separación se debe situar entre las dos consonantes. Esto es obligatorio en las palabras de dos sílabas: fit-ting, trig-ger. Se puede hacer en las palabras de más de dos sílabas: commit-ted.
• Sufijos:
  • La 'n' no se duplica nunca cuando se añade el sufijo '-al' a un nombre terminado en '-tion'. Ejemplos: Nation -> National, Operation -> Operational, Addition -> Additional.
  • Por el contrario, cuando se añade '-ly' para transformar los adjetivos en adverbios, estos últimos se escriben siempre con doble 'l'. Ejemplos: National -> Nationally, Operational -> Operationally, Addition -> Additionally.
• Tono: No traduzca o redacte en forma coloquial, o familiar, más que cuando esté muy seguro de las formas que va a emplear.

La Carta de Presentación (Cover Letter) en Inglés

¿Alguna vez te has planteado si realmente necesitas una carta de presentación en inglés? En España, al igual que en cualquier otro país de habla hispana, también existen numerosas oportunidades para destacar con una carta de presentación en inglés. La carta de presentación debe complementar tu CV: explica por qué eres la persona indicada, no repitas lo del CV palabra por palabra.

Estructura de una Carta de Presentación en Inglés:

1. Datos de Contacto: Incluye tu nombre, apellido, dirección, correo electrónico y número de teléfono. También la fecha. Ten en cuenta que el formato de la fecha varía según el país.
2. Datos del Destinatario: Incluye nombre, apellido y rol del destinatario. Lo ideal sería saber a quién tienes que dirigir tu carta de presentación en inglés. Si no sabes el nombre del destinatario: Dear Hiring Manager, Dear Mr. / Ms. [Apellido].
3. Saludos: El saludo es tu primera oportunidad de causar una buena impresión. “Dear Hiring Manager” o “Dear Mr./Ms. [Last Name]” son comunes.
4. Primer Párrafo (Introducción): Indica el puesto al que te estás presentando y dónde has encontrado la descripción de la vacante. Transmite tu entusiasmo y explica tus motivaciones. Por ejemplo: As a highly trained phlebotomist, I was excited to see your opening on Indeed and wanted to apply for this ideal position at my local medical center.
5. Párrafos Intermedios (Cuerpo): Explica con más detalle las experiencias y aptitudes de tu CV. Habla de las experiencias clave o de los logros más importantes relacionados con la posición a cubrir. Explica por qué eres la elección ideal para el puesto. Destaca cómo tus competencias y experiencia encajan con los requisitos del trabajo.
6. Último Párrafo (Cierre y Llamada a la Acción): En inglés, es común ser más directo al solicitar una entrevista. I would welcome the opportunity to discuss my qualifications further in an interview. Dale las gracias a la persona que revise tu carta de presentación en inglés por haberte dedicado su tiempo.
7. Despedida Formal: Despídete de manera formal y firma con tu nombre y apellidos. “Sincerely” o “Best regards” son opciones comunes.

Ten en cuenta que una carta de presentación en inglés debe ser breve y directa. Una buena carta de presentación debe ser concisa y persuasiva. Explica por qué te interesa esa empresa, área y empleo en particular. ¿Crees que eres tú, y no otra persona, el mejor candidato para el trabajo?

Formato y Extensión:

• Una carta de presentación en inglés tiene un formato estándar que te recomendamos seguir.
• Elige una fuente profesional, clara y fácil de leer. Utiliza la misma fuente en todo el texto, mejor si tiene un tamaño entre 10 y 12 puntos.
• Establece márgenes de 2.5 cm en todos los lados de la página.
• ¿Cómo de larga debe ser una carta de presentación? Guarda tu carta como un archivo PDF.

Diferencias entre una Carta de Presentación en Inglés y en Español:

La estructura típica en inglés incluye un encabezado, saludo, párrafos de presentación y argumentación, cierre y despedida. En español, la estructura es similar. Una carta de presentación en inglés suele ser más directa y menos formal que las cartas en español. Pero las diferencias no se limitan a la estructura y el tono.

Ejemplos de Cartas de Presentación:

Ejemplo para Marketing Specialist:

Dear Hiring Manager,

I am excited to apply for the Marketing Specialist position at YourCompany. With five years of experience in campaign management and a proven record of increasing conversions by 30%, I believe I can contribute significantly to your team. I welcome the chance to discuss how my skills align with your goals.

Sincerely,

[Your Name]

Ejemplo para Cosmetologist:

Nov.

Dear Mr. [Last Name],

Since 2020, I have been working as a cosmetologist at Studio Luz in Madrid, providing hair care services, facial treatments, and nail treatments. Additionally, I offer advanced education in hair styling, coloring, and cutting. I am also passionate about performing high-quality spa services such as manicures and waxing. I am excited to discuss this opportunity further and explore how I can best integrate into your team. I am available for an interview at your earliest convenience.

Todos los ejemplos vienen con la práctica. ¡Es por eso que recomiendo perfeccionar su inglés en la práctica!