Características de Microsoft Dynamics 365: Una Solución ERP y CRM en la Nube

En la era de la transformación digital, las empresas enfrentan el reto constante de adaptarse a un entorno dinámico, competitivo y cada vez más automatizado. La gestión eficiente de los recursos, la toma de decisiones basada en datos y la integración de procesos son factores clave para la competitividad en el mercado. El ERP Microsoft Dynamics es una de las herramientas más completas para gestionar las áreas financieras, operativas y de recursos humanos de una empresa.

Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales en la nube que combina funcionalidades de ERP y CRM. Este software ERP de Microsoft se caracteriza por su conectividad con otras soluciones de Microsoft, como Office 365, Power BI y Azure, lo que potencia su capacidad analítica y facilita una gestión centralizada de la información. Dynamics 365 es un conjunto de aplicaciones empresariales con tecnología de inteligencia artificial diseñado para simplificar las operaciones, mejorar la involucración de los clientes e impulsar mejores resultados empresariales. Las aplicaciones se conectan con Microsoft 365, Azure y Microsoft Power Platform para proporcionar una solución unificada, segura y escalable.

Entendiendo las Soluciones de ERP de Microsoft Dynamics 365

La historia de Dynamics se remonta a los antiguos productos Microsoft Dynamics CRM y las soluciones ERP como Navision y AX, adquiridas por Microsoft en los años 2000. Microsoft ha estado trabajando en los últimos años en el diseño y desarrollo de un ERP totalmente ubicado en la nube. La compañía ha estado revisando muchas versiones y han pensado muchos nombres para este producto, causando de esta manera mucha confusión. Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, tal y como se encuentra ahora en su forma definitiva. De esta manera, Microsoft ofrece a las empresas formas diferentes de combinar aplicaciones en un sistema ERP.

En noviembre de 2016 se lanzaron las primeras aplicaciones, dejando claro que Dynamics 365 se aleja de los paquetes fijos tradicionales. Al combinar las aplicaciones independientes entre sí, se convierte en un sistema ERP completo. Microsoft tomó la decisión de hacer desaparecer la edición de Dynamics 365 Business poco a poco de los mercados estadounidense y canadiense. Esto hizo que Dynamics 365 Enterprise Edition fuera rebautizada con un nombre más corto, Dynamics 365. Mientras tanto, Microsoft presentó una alternativa para las pymes: NAV 2018. Por esta razón, Microsoft lanzó el 2 de abril de 2018 al mercado Business Central, una variante en la nube. En el año 2018, Microsoft se sube al carro de la nube y del SaaS (software como servicio), ya que Dynamics 365 sólo se puede comprar como una solución en la nube en forma de SaaS.

Microsoft Dynamics 365 no es una sola herramienta, sino un conjunto de aplicaciones que abordan diferentes áreas clave de una empresa: ventas, marketing, atención al cliente, operaciones, finanzas, recursos humanos, entre otras. En pocas palabras, Dynamics 365 está diseñado para conectar todos los aspectos clave del negocio en una misma plataforma.

Ventajas de Microsoft Dynamics 365

Implementar el ERP Microsoft Dynamics aporta numerosas ventajas a las organizaciones:

• Conectividad nativa: Microsoft Dynamics 365 se conecta de manera nativa con herramientas como Office 365, Power BI y Azure, lo que permite una gestión centralizada y un análisis de datos más eficiente.
• Escalabilidad y personalización: Microsoft Dynamics se adapta a empresas de todos los tamaños y se puede personalizar según las necesidades específicas de cada organización, permitiendo la adición de módulos a medida que el negocio crece.
• Eficiencia operativa: Desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios, el software ERP Microsoft Dynamics reduce el tiempo dedicado a tareas manuales, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.
• Seguridad mejorada: Este ERP cumple con estrictas normativas de seguridad, protegiendo los datos empresariales y garantizando el cumplimiento de regulaciones internacionales.
• Unificación de datos: Dynamics 365 unifica los datos y procesos empresariales para simplificar las operaciones, mejorar la involucración de los clientes e impulsar el crecimiento.

Las empresas que adoptan software de ERP basado en la nube pueden esperar una serie de ventajas, entre las que se incluyen:

• Escalabilidad: Un sistema de ERP basado en la nube crece con su negocio, lo que proporciona acceso sin problemas a características y capacidad adicionales a medida que se expanden sus necesidades. Los sistemas de diseño modular, como Dynamics 365, garantizan que puede agregar o ajustar aplicaciones sin revisar todo el sistema.
• Ahorro de costes: Reduzca los gastos de TI con menores costes de hardware y modelos de suscripción de pago por uso.
• Información en tiempo real: Los análisis basados en inteligencia artificial ofrecen visibilidad de los datos en tiempo real, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas más rápido. Con Dynamics 365, las herramientas de análisis avanzado y Power BI ofrecen información útil en toda la empresa.
• Seguridad mejorada: Las características de seguridad y las herramientas de cumplimiento integradas protegen los datos empresariales confidenciales, lo que garantiza la tranquilidad. Dynamics 365 protege sus operaciones con la seguridad de nivel empresarial de Microsoft.
• Facilitar la colaboración: Las soluciones de ERP basadas en la nube conectan a los equipos en todas las zonas geográficas, lo que fomenta la colaboración con acceso centralizado a herramientas y datos compartidos. Dynamics 365 se integra perfectamente con Microsoft 365, lo que permite flujos de trabajo simplificados y una comunicación mejorada.

Microsoft Dynamics 365 Business Central vs. Dynamics 365 Finance

A la hora de valorar posibles soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) para tu empresa, puede resultar difícil hacer la elección correcta. Microsoft Dynamics 365 ofrece dos soluciones populares de ERP: Business Central y Finance. Pero ¿cómo saber cuál es la adecuada para ti? En este artículo, exploraremos las características y beneficios de ambas soluciones, así como su nivel de seguridad en la nube, para ayudarte a tomar una decisión bien fundamentada.

Microsoft separó hace poco más de un año el anterior ERP Finance and Operations en dos soluciones independientes: Dynamics 365 Finance y Dynamics 365 Supply Chain Management. Finance y Business Central son soluciones versátiles que las empresas pueden utilizar de manera diferente según el tamaño y la complejidad de sus operaciones. Al comprender las características ofrecidas por cada opción, podrás determinar cuál se adapta mejor a las necesidades de tu organización.

Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central es una solución integral de gestión empresarial alojada en la nube y diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una variedad de funciones integradas como gestión financiera, cadena de suministro, gestión de clientes, servicio al cliente, gestión de proyectos, automatización de servicios de campo (Field Services) y mucho más. Con Business Central, puedes conectar a tus equipos con datos de clientes para tomar decisiones informadas rápidamente.

Microsoft Dynamics 365 Business Central proporciona la plataforma perfecta para que las pequeñas y medianas empresas gestionen sus operaciones. El sistema es rico en funciones y escalable. Se puede pasar de una operativa pequeña a una empresa mayor sin necesidad de realizar muchos cambios. Además, Business Central se integra perfectamente con Microsoft Power BI para análisis en tiempo real e información sobre el rendimiento empresarial. En general, Dynamics Business Central es la solución ideal para organizaciones que buscan procesos simplificados, flexibilidad y seguridad, todo en un solo paquete. Su interfaz fácil de usar la hace accesible para todos, desde principiantes hasta profesionales experimentados.

Dynamics 365 Finance

Dynamics 365 Finance es la principal solución de planificación de recursos empresariales (ERP) de Microsoft, diseñada para organizaciones grandes y corporaciones. Ofrece una amplia variedad de funciones integradas, incluyendo gestión de cadena de suministro, planificación de recursos humanos, herramientas de automatización de servicios en campo, y más. La plataforma también es compatible con Power BI Analytics, lo que permite a los usuarios crear paneles e informes para obtener rápidamente información sobre sus operaciones. Dynamics 365 Finance cuenta con potentes funciones de computación en la nube para un almacenamiento seguro de datos, con sistemas de respaldo incorporados para una seguridad máxima.

Como una de las principales soluciones de ERP basadas en la nube, Dynamics 365 Finance ofrece a las empresas una amplia gama de funciones junto a una gran escalabilidad. Su tiempo de implementación y costo de propiedad lo convierten en una opción atractiva para organizaciones de tamaño mediano a grande. Incluye varios módulos como contabilidad financiera, cuentas por pagar, cuentas por cobrar o gestión de efectivo. Además, Dynamics 365 Finance ofrece paneles e informes personalizables, facilitando la visualización del rendimiento financiero de tu empresa. Se integra fácilmente con otras aplicaciones de Microsoft Dynamics, como Power BI, para que las empresas puedan ampliar la funcionalidad según sea necesario. Al igual que Business Central, D365 Finance se actualiza regularmente con nuevas funciones y mejoras para mantener a las empresas seguras y productivas.

Comparativa de Costes y Funcionalidades

Si el factor coste es determinante en tu caso, se considera que Dynamics 365 Business Central tiene un costo de implementación que es aproximadamente el 35% del costo de implementación de D365 Finance. En este sentido, Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece una solución mucho más asequible.

Aquí hay una tabla comparativa de las soluciones:

La Integración de la Inteligencia Artificial en los Sistemas de ERP

La inteligencia artificial sigue redefiniendo el funcionamiento de las empresas. Dynamics 365 ofrece soluciones basadas en inteligencia artificial, que incluyen agentes autónomos, para mejorar los procesos CRM y ERP. Con inteligencia artificial integrada, agentes autónomos, análisis avanzado y conexiones fluidas con otras herramientas de Microsoft, como Microsoft 365 Copilot, Dynamics 365 ayuda a su organización a trabajar de forma más inteligente, rápida y flexible para lograr mejores resultados.

Estas son algunas tendencias e innovaciones emergentes que es probable que den forma al futuro de ERP:

1. Capacidades predictivas avanzadas: Los sistemas de ERP basados en inteligencia artificial seguirán refinando el análisis predictivo, lo que ayudará a las empresas a prever todo, desde las tendencias del mercado hasta las demandas operativas con mayor precisión. Esto podría incluir:
   • Anticipar cambios en el comportamiento de los clientes en función de los datos históricos y en tiempo real.
   • Planificación avanzada de la demanda para minimizar los residuos y optimizar el inventario.
   • Predecir las necesidades de mantenimiento en la fabricación para evitar tiempos de inactividad.
2. Experiencias de usuario hiperpersonalizadas: En el futuro, los sistemas de ERP podrían ofrecer interfaces más adaptadas con tecnología de inteligencia artificial, entre las que se incluyen:
   • Paneles personalizados e información relevante para su rol.
   • Interacciones fluidas mediante comandos de voz y procesamiento de lenguaje natural.
   • La capacidad de automatizar tareas rutinarias en función de sus preferencias y comportamientos individuales.
3. Procesos de optimización automática: La inteligencia artificial y el aprendizaje automático podrían hacer que los sistemas de ERP sean más autónomos, lo que les permitiría:
   • Identifique las ineficiencias e implemente mejoras mediante agentes de inteligencia artificial.
   • Adapte automáticamente los flujos de trabajo a las condiciones cambiantes, como las interrupciones de la cadena de suministro.
   • Aprenda continuamente de los datos para mejorar el rendimiento general del sistema a lo largo del tiempo.
4. Integración más profunda de la informática perimetral y el Internet de las cosas (IoT): A medida que las empresas adoptan más dispositivos IoT, es probable que los sistemas de ERP futuros se integren profundamente con estas tecnologías para:
   • Habilitar la supervisión y administración en tiempo real de los recursos físicos.
   • Usar la informática perimetral para procesar los datos localmente para obtener conclusiones más rápidas y reducir la latencia.
   • Admitir sectores como la fabricación, la logística y el comercio minorista con más operaciones conectadas.
5. Herramientas de inteligencia artificial colaborativas: Los sistemas de ERP podrían incorporar herramientas de inteligencia artificial diseñadas para la colaboración, como:
   • Asistentes con tecnología de inteligencia artificial que recomiendan estrategias basadas en objetivos de equipo compartidos.
   • Características de administración de proyectos mejoradas que predicen cuellos de botella y sugieren la asignación de recursos.
   • Herramientas de traducción en tiempo real para admitir equipos globales que trabajan en distintos idiomas.
6. Seguimiento de sostenibilidad y medio ambiente, social y gobernanza (ESG): Los sistemas de ERP mejorados para inteligencia artificial ayudarán cada vez más a las empresas a realizar un seguimiento y optimizar sus esfuerzos de ESG mediante:
   • Proporcionar información en tiempo real sobre el consumo energético y el uso de recursos.
   • Compatibilidad con el cumplimiento de las normativas de sostenibilidad en constante evolución.
   • Identificar oportunidades para reducir las huellas de carbono y mejorar la eficacia.
7. Integración de cadena de bloques para la transparencia: La tecnología de cadena de bloques podría convertirse en un componente principal de los sistemas de ERP, lo que mejoraría:
   • Transparencia entre cadenas de suministro, desde el aprovisionamiento hasta la entrega.
   • Seguridad en transacciones financieras y seguimiento de cumplimiento.
   • Comprobación de la integridad de los datos para los informes normativos.
8. Estrategia basada en inteligencia artificial y toma de decisiones: Los sistemas de ERP futuros podrían actuar como asesores estratégicos, usando inteligencia artificial para:
   • Simular posibles resultados de decisiones empresariales.
   • Optimizar las estrategias de precios, la planificación de los recursos y la asignación de recursos.
   • Proporcionar la planificación del escenario para prepararse para los cambios económicos o de mercado.

La funcionalidad de la inteligencia de negocios (BI) se encuentra construida en cada aplicación. Esta funcionalidad puede realizar y mostrar (gráficamente) los análisis deseados, en función de los datos de una o más aplicaciones. Microsoft también ofrece la posibilidad de optar por la versión pro de Power BI por una tarifa adicional. Dynamics 365 ofrece a las empresas que lo deseen una variedad de aplicaciones basadas en la inteligencia artificial. Por ejemplo, cuando un agente está cerca de un cliente con el que no tiene contacto desde hace tiempo, puede hacer una sugerencia a través de su teléfono para poder quedar con él. Además, cabe la posibilidad de optar por la integración con hardware o software inteligente.

Integración y Ecosistema de Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 conecta y optimiza todas las partes de su negocio, incluidas las ventas, el servicio, el marketing, las finanzas y las operaciones. Unifique los datos, elimine las desconexiones entre conjuntos de datos, automatice los flujos de trabajo y adáptese rápidamente a las cambiantes necesidades empresariales para ofrecer más valor en menos tiempo con Dynamics 365. Más de 40.000 organizaciones a nivel global han implementado el software ERP Microsoft Dynamics ERP software con éxito, logrando mejoras significativas en su gestión operativa.

Para grandes empresas, Microsoft presenta una gran integración entre las funcionalidades de CRM y ERP con su nuevo sistema ERP. Microsoft ha asegurado una integración estándar con Dynamics 365, haciendo que sea más fácil para el socio. El Common Data Model (CDM) también es conocido en español como el modelo de datos común. Es un modelo de datos estándar desarrollado por Microsoft para garantizar que las soluciones sean compatibles y fáciles de integrar. Básicamente, ya no importa de qué servidor provenga la información, ya que los datos de entrada también se almacenan en ciertos formatos básicos.

Microsoft Flow ayuda a cada empresa a que configure sus propios flujos de trabajo. De esta manera, la propia organización puede elegir qué aplicaciones o sistemas se comunican entre sí y de qué manera. Por ejemplo, de esta manera se puede pasar el caso de un cliente de un abogado con sus horas trabajadas para dicho cliente al departamento de facturas. El modelo de datos común tiene como segunda funcionalidad el desarrollo simplificado de aplicaciones propias. Otra novedad es que las aplicaciones externamente desarrolladas también están disponibles en AppSource para la comunidad de Microsoft.

Implementación y Costes de Microsoft Dynamics 365

La implementación del ERP de Dynamics 365 no difiere mucho de otras soluciones ERP en la nube. Una implementación de sólo el CRM tiene una duración aproximada de 30 días, y el tiempo de un ERP completo puede variar de 6 a 9 meses. Para no entorpecer y retrasar el proceso de implementación es necesario una buena preparación. Lo más importante durante esta etapa preliminar es especificar qué datos y procesos necesitan ser administrados en el sistema. Durante esta fase preliminar se puede aprovechar para ver y procesar los requisitos, deseos y preocupaciones de los empleados.

No hay mucha diferencia entre cambiar a Dynamics 365 desde un sistema Microsoft de otro tipo u otro ERP. Esto quiere decir que el tiempo de implementación sigue siendo el mismo. Por lo que es una pena que los desarrollos que se le habían hecho a medida al sistema no se pueda traspasar al nuevo directamente. Para esto, tendrá que ser rediseñado en forma de Flow y Power Apps específicos. Mirándolo desde una perspectiva positiva, este dispositivo es mucho más simple y rápido que antes. Los usuarios de AX también podrían encontrar interesante que pueden traspasar el contrato de mantenimiento de Microsoft si cambian a Dynamics 365.

Los costes de Dynamics 365 están claramente definidos por Microsoft. El precio de la licencia oscila entre los 97 euros por usuario completo (full user) al mes (si sólo incluye la parte CRM) y 178 euros por usuario completo al mes para la solución completa, que incluye el CRM y el ERP. Sin embargo, los costes finales dependen en gran parte de las elecciones de la compañía. Si se requiere un dispositivo o aplicación específico para un sector, el coste final también se verá bastante determinado por el socio de la implementación.