Guía Completa para el Cambio de Partner ERP en tu Empresa

Contar con un software de gestión empresarial moderno es vital para tu empresa. No en vano, resulta de gran ayuda a la hora de facilitar y agilizar la gestión de las cuentas o de reducir la aparición de errores. A estas alturas, nadie duda de la importancia del orden en los registros contables. Es por ello que reemplazar el software de contabilidad se ha convertido en una necesidad irrenunciable para todas las empresas.

Ciertamente, solo si trabajamos con las herramientas más actuales seremos capaces de exprimir posibilidades tan interesantes como la personalización o las plataformas en la nube. Un software de contabilidad de última generación puede hacer mucho por tu pyme:

• Automatizar los procesos contables.
• Ofrecer una imagen global de tu empresa accesible en todo momento y lugar.
• Brindar una configuración y ejecución ultrarrápidas para que reemplazar el software de contabilidad no afecte al día a día de tu negocio.

Está demostrado que emplear un CRM personalizable en la nube permite desarrollar dinámicas empresariales mucho más eficientes. De hecho, los programas de contabilidad y facturación más novedosos ayudan decisivamente a los empleados en la toma de decisiones y los preparan para afrontar cambios de forma productiva.

No Dejes que tu Software de Contabilidad se Quede Atrás

Es evidente que las necesidades y expectativas de nuestros clientes evolucionan constantemente, pero los sistemas de registro contable no logran seguirles el ritmo. Consecuentemente, es imprescindible implementar programas de contabilidad y facturación capaces de adaptarse plenamente a este entorno cambiante.

¿Sabías que más del 90 % de los clientes consideraría cambiar de negocio antes que trabajar con una empresa que sigue aferrada a un sistema de contabilidad obsoleto? La lentitud y los errores propios de los procesos manuales merman la experiencia del consumidor. Por este motivo, hay que prestar atención a los síntomas que indican que ha llegado el momento de reemplazar el software de contabilidad.

La tarea de revisar y reemplazar el software de contabilidad puede antojarse muy pesada para las pymes. Sin embargo, las consecuencias de no hacerlo resultan mucho peores (descenso en las ventas, clientes insatisfechos, infracciones normativas, etc.).

¿Cuándo es el Momento de Reemplazar tu Software de Contabilidad?

Conforme crece tu negocio, aumentan las expectativas de tus clientes. Así, el software de contabilidad que te valía antes, hoy puede lastrarte en forma de duplicidades, exceso de inventario, problemas de procesamiento de pedidos.

Detectar la obsolescencia de un ERP no siempre es sencillo, porque el deterioro es gradual. El momento para cambiar de ERP no es cuando el sistema colapsa, sino cuando empiezas a notar que te está limitando. Existen varios criterios que pueden tenerse en cuenta para saber que este momento ha llegado:

6 Señales de que Tienes un Software de Contabilidad Obsoleto

1. La falta de interconexión de tus programas de contabilidad y facturación te hace perder mucho tiempo y la productividad de tu negocio decae.
2. La contabilidad manual ya no puede seguirle el ritmo a la demanda de tus clientes, a pesar de incrementar la plantilla.
3. Elaborar informes resulta demasiado difícil y no te brinda la información que necesitas.
4. Tus clientes se sienten insatisfechos y tus ventas bajan a consecuencia de la información errónea o incompleta.
5. La seguridad y el cumplimiento normativo se han convertido en un serio problema para tu empresa. El riesgo legal y las sanciones son una preocupación.
6. El sistema es rígido, imposible de actualizar, y carece de funcionalidades en la nube, impidiendo el trabajo remoto.

Otras señales incluyen la insatisfacción del usuario con el servicio o las condiciones del proveedor de ERP, una excesiva cantidad de problemas o una mala atención al cliente. Igualmente, puede darse con algunos departamentos o de hecho puede darse con otras herramientas que hayamos incorporado recientemente y que están dejando a nuestro actual ERP "fuera de juego".

Además, si el ERP resulta excesivamente complejo de manejar y requiere de larga experiencia para que los nuevos empleados lo usen, es un buen indicio para pensar que es hora de cambiarlo.

Cambio de ERP o Cambio de Partner ERP: ¿Qué Necesitas Realmente?

Cambiar el software de gestión empresarial no es una decisión que se tome a la ligera. El cambio de ERP implica revisar procesos, migrar datos, formar equipos y, sobre todo, elegir el partner adecuado que acompañe a la empresa en cada paso.

En ocasiones, el problema no está en el software, sino en el acompañamiento. Un mal partner puede convertir una buena solución en una mala experiencia. Un buen partner no solo implanta tecnología, sino que acompaña, asesora y adapta la solución a las necesidades reales del negocio.

Las razones para cambiar de ERP pueden ser diversas, pero suelen responder a necesidades de crecimiento, digitalización o mejora operativa. Un cambio de ERP se justifica cuando el sistema actual ya no puede acompañar el crecimiento de la empresa.

¿Qué Supone un Cambio de ERP en una Empresa?

El cambio de ERP en una empresa implica una transformación profunda. No se trata solo de instalar un nuevo sistema, sino de revisar procesos, redefinir flujos de trabajo y capacitar a los equipos. Un cambio bien ejecutado no es un gasto: es una inversión con retorno medible. Un ERP actualizado permite automatizar tareas repetitivas y eliminar los procesos manuales que generan errores.

Preguntas Clave antes de Cambiar de ERP

Tomar la decisión de cambiar de ERP implica mucho más que elegir un nuevo software. Es un proceso estratégico que requiere reflexión y análisis.

1. ¿Qué problemas estoy intentando resolver con el cambio?
2. ¿El problema está en el software o en el partner?
3. ¿Qué impacto tendrá el cambio en mis equipos?
4. ¿Estoy preparado para una migración de datos segura y ordenada?
5. ¿Qué criterios debo seguir para elegir el nuevo ERP y el partner adecuado?

Estas preguntas te ayudarán a definir el alcance del proyecto y a tomar decisiones más acertadas en la implantación del nuevo ERP.

La Solución: Utilizar lo Último en Programas de Contabilidad y Facturación

Vivimos un momento óptimo para que las pymes como la tuya modernicen sus sistemas. La nube ha democratizado el coste de este software, haciendo que incluso las empresas pequeñas puedan permitírselo.

El amplísimo abanico de proveedores tecnológicos puede resultar demasiado abrumador a la hora de elegir los programas de contabilidad y facturación idóneos para tu negocio. Así, son muchas las cuestiones a considerar antes de decantarnos por uno: facilidad de aprendizaje, acción con sistemas preexistentes, coste, frecuencia de actualizaciones, servicio posventa, etc.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: El Software que tu Empresa Necesita

Todas las empresas deben modernizar sus programas de contabilidad y facturación, ya que su productividad y su volumen de ventas dependen de ello. Cuando se trata de algo tan decisivo como reemplazar el software de contabilidad de tu pyme, hay que ponerse en manos de soluciones tecnológicas de confianza.

Microsoft Dynamics 365 constituye una solución tecnológica que marca la diferencia con sus competidores por diversas razones:

• Se integra plenamente con otras herramientas (API, CRM, nóminas…).
• Armoniza los procesos contables de forma global y automática.
• Aumenta la productividad gracias a la automatización y refuerzo de la seguridad de los procesos empresariales.
• Proporciona una visión general y precisa de tu empresa. Microsoft Dynamics 365 centraliza todos los datos y los actualiza en tiempo real para ofrecer la mejor experiencia a tus clientes.
• Potencia la movilidad al brindar una experiencia idéntica en todo tipo de dispositivos con independencia de su ubicación geográfica.
• Se trata de un software muy intuitivo que todos tus empleados aprenderán a manejar de manera fácil y rápida.

Dynamics 365 Business Central es un potente ERP que puedes adaptar a las necesidades de tu negocio.

Pasos Clave para un Cambio de ERP Exitoso

Para que el cambio de ERP sea un éxito, es fundamental seguir una hoja de ruta clara. El cambio de ERP no tiene por qué ser un proceso traumático. Con una buena planificación, las preguntas adecuadas y el partner correcto, puede convertirse en una oportunidad para transformar tu negocio.

Un cambio de ERP conlleva retos que, si no se anticipan, pueden encarecer el proyecto y prolongar los plazos. La resistencia interna es uno de los principales factores de fracaso en proyectos ERP. Una migración de ERP bien ejecutada sigue una metodología estructurada.

Consejos para Afrontar la Implantación de un ERP

Tanto si estás pensando en una posible implantación de un ERP como si ya te has decidido por ello, deberás seguir una serie de indicaciones para que la toma de decisión o el cambio sea más sencillo:

1. Contar con un buen partner: Para la implantación de un ERP será clave la elección de un buen partner, ya que ellos van a ser los que dirijan y ejecuten todas las fases de la implantación de un ERP. Es por ello que recomendamos la elección de un partner consultor que disponga de una gama amplia de productos para que pueda recomendarte el que más se adapte a tus posibilidades. En caso contrario, solo podría aconsejarte su único producto. Este partner deberá acompañarte en todo el proceso de implantación y ofrecerte un soporte posterior.
2. Valora los recursos: Hay que valorar los recursos de los que dispone la empresa para conocer si el ERP se va a adecuar a ellos. También, debes tener en cuenta los recursos humanos y los técnicos.
3. Tómate tu tiempo: El proceso de elección, cambio o implantación de un ERP es complejo. Por ello, debes tomarte tu tiempo para meditar y valorar la decisión.
4. Asume el cambio: Hay que estar predispuesto al cambio. El proceso de implantación de un ERP implica cambios en tu empresa, sobre todo en la forma de trabajar.
5. Define objetivos: Tienes que tener claros los objetivos que quieres alcanzar con la implantación de un ERP.
6. Comprométete: Tu equipo deberá comprometerse a colaborar con la implantación del ERP.

Uno de los errores más habituales es no definir con claridad el alcance del proyecto desde el principio. La tecnología sin adopción no sirve de nada. El proyecto no termina el día del go-live.

Fases de un Proyecto de Implantación de un ERP

Un proyecto de implantación de un ERP pasa por distintas etapas. Nuestra forma de trabajar en este tipo de proyectos incluye:

1. Consultoría: Estudio de los procesos internos de la empresa para conocer el negocio e implantar la mejor solución.
2. Preparación del Proyecto: Actividades de asignación de medios materiales y humanos necesarios, y planificación inicial detallada.
3. Definición: Establecimiento por escrito de las especificaciones funcionales del nuevo sistema, integraciones y estrategia de migración.
4. Construcción Iterativa del Prototipo: Desarrollo progresivo del ERP y presentación al cliente para confirmación de funcionamiento.
5. Preparación Final: Pruebas de rendimiento, migración de datos y formaciones a los empleados.
6. Arranque y Soporte: Puesta en marcha del ERP, soporte y mantenimiento correctivo.

Gestión del Cambio en la Implementación de un ERP

Si la gestión del cambio no la llevamos a cabo adecuadamente, esta puede generar problemas y consecuencias graves para la empresa. Es crucial contar con un plan de gestión para el cambio bien estructurado y con un equipo experto en la implementación del ERP que pueda guiar a la empresa en el proceso para ayudar a manejar los riesgos y desafíos asociados con el cambio.

4 Pasos Esenciales para Elaborar un Plan de Gestión del Cambio

La estrategia incluye una serie de elementos que debemos tener en cuenta si queremos preparar a la empresa para los cambios que se avecinan, debemos asegurar que todo se lleve a cabo de manera efectiva y maximizar los beneficios.

1. Comunicación: Debe ser directa y transparente para destacar los objetivos y beneficios del cambio, e involucrar a todos los empleados en el proceso.
2. Formación: Es importante brindar la formación necesaria a los empleados para que puedan utilizar el ERP de manera efectiva. Esto incluye la capacitación necesaria en el uso del sistema, así como también en los procesos y procedimientos relacionados con el mismo.
3. Evaluación Continua: Permite evaluar el progreso del cambio, identificar problemas u oportunidades de mejora y hacer los ajustes según sean necesarios.
4. Apoyo de los Líderes: Contar con el apoyo de los líderes de la empresa resulta indispensable para guiar y motivar a los empleados durante el proceso de cambio.

Los incentivos pueden ser una herramienta efectiva para motivar a toda la organización a adoptar el nuevo sistema y procesos de manera efectiva. Estos deben estar diseñados para ayudarles a superar la curva de aprendizaje y pueden ser de varios tipos como recompensas financieras, reconocimiento público, capacitación adicional, tiempo libre, etc.

Identificación de Problemas y Diseño del Plan de Mitigación de Riesgos

Durante el proceso de implementación debemos de estar atentos a los problemas o dificultades que surgen y buscar soluciones rápidas y eficaces. La identificación temprana de estos problemas es esencial para evitar que se conviertan en problemas más grandes y para asegurar que el cambio se lleve a cabo de manera efectiva.

Vamos a identificar dichos problemas a través de nuestro mecanismo de comunicación abierto y transparente con los empleados, líderes y consultores. Escucharemos las preocupaciones y dificultades que surjan durante el proceso y establecer un Plan de Mitigación de Riesgos con soluciones rápidas y eficaces para superarlas. Esta identificación temprana también implica analizar constantemente el progreso del cambio y hacer ajustes según sea necesario, utilizando los KPIs que se definan.

¿Por Qué Cambiar mi Partner de ERP/CRM Microsoft?

Son muchos los motivos por los que puedes estar planteándote un cambio de Partner, siendo los más habituales un mal servicio, consultores con falta de experiencia y conocimientos, no cumplir con los compromisos adquiridos y en definitiva una pérdida de confianza.

Si es tu caso, es importante no precipitarse a la hora de buscar otros proveedores que puedan complementar o incluso sustituir a tu Partner actual, ya que como bien sabes todo cambio implica una inversión de tiempo y dinero, especialmente en lo que respecta al traspaso técnico y de conocimientos del negocio.

Elegir un Partner de Confianza: Un Proceso Sencillo pero Complejo

A nivel administrativo hacer un cambio de Partner de Microsoft suele ser un proceso sencillo cuyos puntos más sensibles son las condiciones de los contratos vigentes y la buena voluntad del Partner saliente. En cambio, elegir un nuevo Partner de confianza ya no es tan fácil, ya que hoy en día hay muchas opciones en el mercado con propuestas similares.

Desde CrossPoint siempre recomendamos cumplir con los acuerdos vigentes, respetando los vencimientos y avisando con suficiente antelación al proveedor correspondiente. En ese sentido, analizaremos la situación de tus licencias para elaborar juntos un plan de transición respetuoso para todas las partes.

En general, la propiedad del código desarrollado en tu aplicación es tuya, por lo que sí, vas a conservarlo. Sin embargo, algunos desarrollos, especialmente los verticales o ISV, suelen llevar consigo un mantenimiento que incluye el derecho a actualizaciones y soporte, por lo que si no lo renuevas o rompes relaciones con el proveedor del producto puede derivar en problemas en su mantenimiento.

Sí, te recomendamos avisar con suficiente antelación a tu Partner actual para que pueda tenerlo en cuenta en su proceso de facturación.

Un partner no debe vender software por catálogo. No instala. En un mundo lleno de software, lo que importa es el equipo que está detrás. No digas “queremos modernizarnos”. Un ERP no es solo una base de datos bonita. Migrar sin depurar datos es como meter la ropa sucia en el armario nuevo. Revisa tus artículos, clientes, cuentas contables y tarifas. Nada de decisiones desde la torre de marfil.

Migrar en Black Friday o a fin de año es como operarse mientras corres una maratón. Simula procesos de verdad con datos reales. Aquí es donde muchos fallan. ¿Quién te responde si algo no cuadra? ¿Quién te forma? Cuando una migración se hace bien, se nota.

Una empresa elige un ERP porque “lo usa otra empresa parecida”, o porque el comercial le promete que se adapta a todo. Lo implantan. ¿Resultado? Se pierde confianza en el sistema. Esto es lo que hacemos desde Precognis.