Balance de Situación para PYMES: Guía y Ejemplo Práctico

Un balance de situación es una herramienta indispensable para medir la prosperidad y solvencia de un negocio en un momento determinado. Junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, es uno de los documentos más importantes y valiosos para cualquier empresa. El balance de situación es un documento que tiene por objetivo mostrar la salud financiera de un negocio en un momento concreto. Brinda una información clave en torno a los activos, los pasivos y el patrimonio neto que, a su vez, permite entender su capacidad para generar beneficios y su solvencia.

Componentes Clave del Balance de Situación

El balance de situación se estructura en tres componentes fundamentales:

• Activos: Aquí se engloban los bienes tangibles (inmuebles, maquinaria, inventario…) e intangibles (marcas registradas, patentes, derechos de autor…) que posee el negocio.
• Pasivos: Son las obligaciones que una empresa tiene con terceros. Es decir, sus deudas.
• Patrimonio neto: Es la diferencia entre el activo total y el pasivo total y representa el valor de la empresa para sus propietarios.

Periodicidad del Balance de Situación

Con carácter general, todas las empresas deben hacer un balance de situación al año y entregarlo al Registro Mercantil dentro de sus cuentas anuales. Ahora bien, esto suele aplicarse solo a las pymes. Las grandes empresas y las empresas cotizadas en bolsa suelen hacer balances de situación de forma mucho más asidua. Generalmente, una vez cada tres meses.

Relación entre Activos, Pasivos y Patrimonio Neto

Evidentemente, existe una relación estrecha entre estos tres conceptos. Mientras que el activo hace referencia a todo lo que posee la empresa, ya sea dinero en efectivo o productos por vender, el pasivo alude a las deudas contraídas. Esto implica que todo lo que posee la empresa (sus activos) está financiado de un modo u otro. Puede ser mediante deuda (pasivo) o a través del capital de los propietarios (patrimonio neto).

Conceptos Clave para Interpretar el Balance

Una vez calculado el balance de situación, hay que interpretarlo. Para ello, es importante comprender los siguientes conceptos:

• Solvencia: Es la capacidad que tiene la empresa para hacer frente a sus obligaciones a largo plazo.
• Liquidez: Este concepto hace referencia a la capacidad de la empresa para enfrentar sus obligaciones a corto plazo.
• Endeudamiento: Es la parte de la financiación de la empresa que ha sido obtenida mediante préstamos de terceros.

Una empresa que tiene suficientes activos para operar, puede pagar sus deudas en un plazo corto de tiempo y dispone de un patrimonio neto sólido, dispondrá de buena salud.

Ejemplo práctico

Solo hay que pensar en un pequeño negocio cuyas únicas propiedades son un local (160.000 euros) y la maquinaria alojada en su interior (40.000 euros). Para conseguirlas, sus tres socios aportaron 120.000 euros (40.000 euros cada uno) y solicitaron el resto por financiación (80.000 euros).

Balance Abreviado para PYMES

El Balance de las PYMEs, al igual que el abreviado del PGC presenta una menor desagregación de las partidas que el ordinario, y se adapta a las diferencias que se aplican sólo a las PYMEs, principalmente en valoración de activos. Recoge el conjunto de bienes y derechos que forman el activo de una empresa, y los recursos propios y fondos ajenos con que se financian éstos.

Criterios de Clasificación de Activos y Pasivos

Para la elaboración del balance, es crucial clasificar correctamente los activos y pasivos. A continuación, se detallan algunos criterios clave:

• Los activos vinculados al ciclo normal de explotación que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso del mismo. A estos efectos se entiende por ciclo normal de explotación, el periodo de tiempo que transcurre entre la adquisición de los activos que se incorporan al proceso productivo y la realización de los productos en forma de efectivo o equivalentes al efectivo.
• Aquellos activos, diferentes de los citados en el inciso anterior, cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se produzca en el corto plazo, es decir, en el plazo máximo de un año, contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del activo se clasificarán como no corrientes.
• Las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca en el corto plazo, es decir, en el plazo máximo de un año, contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio; en particular, aquellas obligaciones para las cuales la empresa no disponga de un derecho incondicional a diferir su pago en dicho plazo.
• Los pasivos financieros clasificados como mantenidos para negociar, excepto los derivados financieros cuyo plazo de liquidación sea superior a un año.

Los terrenos o construcciones que la empresa destine a la obtención de ingresos por arrendamiento o posea con la finalidad de obtener plusvalías a través de su enajenación, fuera del curso ordinario de sus operaciones, se incluirán en el epígrafe A.III.

Si la empresa tuviera créditos con clientes por ventas y prestaciones de servicios con vencimiento superior a un año, esta partida del epígrafe B.II del activo del balance, se desglosará para recoger separadamente los clientes a largo plazo y a corto plazo.

El capital social y, en su caso, la prima de emisión o asunción de acciones o participaciones con naturaleza de patrimonio neto figurarán en los epígrafes A-1.I. «Capital » y A-1.II. «Prima de emisión», siempre que se hubiera producido la inscripción en el Registro Mercantil con anterioridad a la formulación de las cuentas anuales. Si en la fecha de formulación de las cuentas anuales no se hubiera producido la inscripción en el Registro Mercantil, figurarán en la partida 3.

Cuando la empresa adquiera valores de su propio capital, sin perjuicio de informar en la memoria, se registrarán en el epígrafe A-1.IV.

Las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por terceros distintos a los socios o propietarios, que estén pendientes de imputar a resultados, formarán parte del patrimonio neto de la empresa, registrándose en la subagrupación A-2. «Subvenciones, donaciones y legados recibidos». Por su parte, las subvenciones, donaciones y legados no reintegrables otorgados por socios o propietarios formarán parte del patrimonio neto, dentro de los fondos propios, registrándose en el epígrafe A-1.VI.

Si la empresa tuviera deudas con proveedores con vencimiento superior a un año, esta partida del epígrafe C.IV del pasivo, se desglosará para recoger separadamente los proveedores a largo plazo y a corto plazo.

Cuando la empresa haya emitido instrumentos financieros que deban reconocerse como pasivos financieros pero que por sus características especiales pueden producir efectos específicos en otras normativas, incorporará un epígrafe específico tanto en el pasivo no corriente como en el corriente, denominado «Deuda con características especiales a largo plazo» y «Deuda con características especiales a corto plazo».

Para facilitar la elaboración, una buena forma de ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de elaborar el balance de situación es descargar una plantilla predefinida y rellenar cada uno de sus huecos.

Ejemplo de Partidas Contables en el Balance

A continuación, se presentan ejemplos de cómo se registrarían algunas partidas contables en el balance de una PYME:

• Se posee un inmueble comprado por 11.000 (5.000 de suelo y 6.000 de construcción).
• Se poseen acciones por 2000 de la sociedad matriz del grupo.
• El año pasado se compraron por 40 unas acciones con intención de obtener unas plusvalías y venderlas. A 31/12 del año pasado valían 50, pero no se han vendido y a 31/12 de este año valen 100.
• El capital de la entidad es de 11.000, de los que 1.000 proceden de una capitalización de deudas realizada este año.
• Los intereses devengados y pendientes de pago eran de 600 el 31/12 del año anterior, mientras que este 31/12 eran de 500.
• Existen unas provisiones por retribuciones a largo plazo al personal de 500.
• A 31/12 del año anterior había un anticipo de clientes de 3.500. Este año hay anticipos por 4500.