Guía Completa para el Alta y Baja de Autónomos en España: Trámites, Plazos y Obligaciones

A pesar de que conforman uno de los motores económicos más importantes de España, los autónomos siempre son los últimos de la fila en cuanto a ayudas, subvenciones y favores legislativos. Desde un punto de vista emprendedor y liberal, siempre se ha entendido el trabajo por cuenta propia como uno de los ejercicios más valiosos de esfuerzo personal y valor económico. Crear algo de la nada y enriquecer la economía local son algunas de las motivaciones que llevan a una gran parte de la población activa a atreverse a prescindir de jefes y escapar de la vida en oficina para hacer realidad sus sueños.

Sí, a pesar de la crisis y de la incertidumbre, este modelo laboral sigue atrayendo a emprendedores de todas las clases y colores. De hecho, se registra un 0,77% más de autónomos que en el mismo mes del año de la pandemia, lo que representa un incremento de 24.984 personas.

¿Por qué sucede esto?

• Transparencia de beneficios: El trabajador tiene un control total y absoluto de la facturación.
• Sin barreras de entrada: Para darse de alta como autónomo no es necesario aportar ningún capital inicial, ni tener conocimientos contables para hacer cierres de año.
• Derechos paritorios: Aunque todavía queda mucho camino por recorrer, hoy los autónomos comparten muchos de los derechos fundamentales del trabajador.
• Diversificación: Si la empresa quiebra, el empleado se va a la calle. En cambio, un autónomo puede construirse su propia cartera de clientes para no depender enteramente de un solo pagador.

Además, existen otras ventajas como la famosa tarifa plana que permite darse de alta con una ventajosa bonificación sobre la cuota de la Seguridad Social, las reducciones voluntarias del IRPF o la práctica simplificada del pluriempleo.

No obstante, en torno al autónomo sigue habiendo una concepción muy negativa de la Administración. Por suerte, la Administración ya está trabajando en ello y hay propuestas sobre la mesa para reducir tanto las barreras de entrada al RETA como los plazos dados por los trámites convencionales.

Cómo darse de alta como autónomo

Se suelen dar dos situaciones distintas: o bien que lleves un tiempo desarrollando algún tipo de actividad y quieras formalizarlo, o bien que estés pensando en emprender, pero no cuentas con el capital mínimo para crear una sociedad. En cualquiera de los dos casos, te encontrarás con una barrera importante a superar si nunca has realizado trámites con la Agencia Tributaria o desconoces cómo funciona la Administración en materia de trámites telemáticos.

Con la convicción en mente, es hora de empezar con el papeleo (o más bien las subidas de documentos online). Ah, y no te olvides de capitalizar el paro si es que estás en esa situación.

Muchos emprendedores corren a darse de alta en Hacienda primero para después acudir a la Seguridad Social. Con la actualización legislativa, el único requisito impuesto es que la fecha de alta en la Seguridad Social sea la misma o anterior a la de la Agencia Tributaria. Igualmente, puedes darte de alta en el RETA hasta 60 días antes de la fecha de inicio de la actividad, es decir, de presentar los modelos en Hacienda. Y es que no es lo mismo la fecha de tramitación que la fecha de alta. De no cumplir con este requisito, abonarás la primera cuota de autónomos por el mes completo, aunque hayas hecho el alta un día 16, por ejemplo.

Alta en la Seguridad Social

Para ello deberás entrar en la sede electrónica (hasta octubre de 2021 también era posible realizar el trámite presencialmente en la Tesorería General de la Seguridad Social). Ahí deberás obtener el número de afiliación si nunca has trabajado y darte de alta en el RETA. Tus esfuerzos han de estar puestos en el modelo TA0521. Antes de empezar con ello, ten a mano una fotocopia del DNI porque se te solicitará en algún momento. En el apartado tercero de esta sección verás que se te solicita el epígrafe del IAE y el código CNAE. En la segunda hoja del modelo tendrás que elegir la base de cotización y la mutua colaboradora.

Además, si eres apto para acceder a la tarifa plana, se te asignará automáticamente. Eso sí, entre otras cosas, no debes haber estado dado de alta en el RETA en los últimos dos años. En cuanto a la mutua aseguradora, has de saber que es obligatoria para todos los autónomos. Claro que no tiene ningún coste adicional, ya que la prestación por cese de actividad (conocida como "el paro de los autónomos") está incluida si tienes que cerrar el negocio por causas ajenas a tu voluntad.

Alta en Hacienda

Al igual que sucede con la Seguridad Social, deberás acudir a la sede electrónica para cumplimentar ahí el modelo 036 (o el modelo 037 de resumen en su defecto). Dependiendo del campo profesional que elijas, pagarás más o menos impuestos, por lo que debes planificarlo bien antes de dar ningún paso. Desde JRAEconomistas aconsejan elegir un solo epígrafe. Dejando eso de lado, deberías estudiar bien el documento para ver si puedes aplicarte alguna bonificación. Por ejemplo, si trabajas en casa, habrías de reflejar los metros cuadrados de la vivienda que se utilizarán para desarrollar la actividad.

Una vez realizados los trámites fiscales en Hacienda, se debe acudir a la Tesorería General de la Seguridad Social para darse de alta en el régimen de autónomos. Este paso debe realizarse durante los 30 días siguientes al inicio de la actividad, rellenando el impreso TA.0521. El alta en el régimen de autónomos implica el pago de una cuota mensual a la Seguridad Social que varía cada año.

Cese de actividad (la baja de autónomos)

Si, tras años de trabajo por cuenta propia, se decide que es el momento de dejarlo, uno de los primeros pasos a dar es darse de baja como autónomo. El proceso para darte de baja como autónomo es prácticamente el mismo que acabamos de ver para el alta.

Requisitos para darse de baja como autónomo

Como con la mayoría de procesos que implican a un trabajador por cuenta propia, hay que cumplir una serie de requisitos para poder darse de baja como autónomo:

• Si, además de ser autónomo, eres administrador de una sociedad, debes justificar por qué solicitas la baja a través de un documento público.
• Si vas a optar por la prestación por cese de actividad, tendrás que justificar que hay razones económicas serias para solicitar la baja.
• No debes tener deudas pendientes con la Administración Pública.

Es importantísimo que cumplas estas condiciones porque, de lo contrario, ni la Seguridad Social ni Hacienda aceptarán el trámite de baja y te mantendrán como autónomo.

Pasos para darse de baja como autónomo

Una vez hayas cumplido los requisitos, debes seguir dos pasos para darte de baja como autónomo. Primero, tendrás que darte de baja en Hacienda y, después, en la Seguridad Social.

Baja en Hacienda

Para formalizar la baja como autónomo en la Agencia Tributaria es imprescindible rellenar y presentar los Modelos 036 o 037 según el caso particular. Estos trámites puedes hacerlos desde la Sede electrónica de Hacienda. Tendrás que seleccionar la casilla 150, que es la relativa al cese de actividad, indicando la fecha en la que vas a tramitar la baja de forma efectiva como autónomo, así como el resto de datos fiscales. Esta gestión se puede realizar de forma telemática, con certificado electrónico o Pin24, presentando en la sede electrónica de la Agencia Tributaria el modelo 036 o modelo 037 y recogiendo en el mismo la baja. El último paso será firmar (con tu certificado electrónico) y enviar. Hecho esto, ya estarías dado de baja en lo que respecta a Hacienda.

Baja en la Seguridad Social

Para hacerlo de forma online tendrás que entrar también en su plataforma web. Una vez dentro, tendrás que cubrir todos los datos relacionados con tu actividad y para ello necesitarás el código o códigos IAE en los que hayas estado dado de alta (tienen que ser los mismos que aparecen en tus modelos 036, 037). El RETA (Régimen Especial de los Trabajadores Autónomos) es el régimen de cotización a la Seguridad Social donde están registrados los trabajadores por cuenta propia. Lo encontrarás en la ruta Empresarios / Afiliación e inscripción / Baja de trabajador en el régimen especial de autónomo. La fecha que consignarás en el mencionado modelo TA.0521 será la misma fecha que diste en Hacienda cuando tramitaste tu baja. Para llegar hasta este punto, puedes hacerlo también siguiendo el itinerario Ciudadanos / Afiliación e inscripción / Baja en el RETA. En este momento tendrás que consignar el epígrafe (o epígrafes) del IAE del/de los que te has dado de baja en la AEAT.

Plazos para darse de baja de autónomos

Los plazos para darse de baja de autónomos son diferentes entre Hacienda y la Seguridad Social, y te conviene tenerlos muy presentes para evitar posibles “sanciones” en forma de abono de cuotas de autónomo completas.

Para solicitar la baja en Hacienda tienes un plazo de un mes previo al cese de actividad o a la disolución de la actividad. El margen es amplio, pero totalmente opuesto al de la Seguridad Social, ya que esta establece un plazo máximo de 3 días naturales tras el cese efectivo de la actividad. Sin embargo, también permite comunicar la baja hasta 60 días antes del cese de la actividad gracias a los últimos cambios en las leyes.

También es importante recalcar que se puede solicitar la baja en fecha correspondiente al cese de actividad hasta 3 veces al año. Si se solicitan más bajas, el resto siempre se trasladará al último día del mes en el que tenga lugar el cese de la actividad, obligando a pagar la cuota de autónomo del mes al completo.

Cómo saber que ya estoy dado de baja de autónomos

Si has completado todos los pasos que hemos explicado antes, ya te habrás dado de baja como autónomos. Ahora bien, si tienes dudas y quieres confirmar que estás dado de baja, solo tienes que acceder al portal web de la Seguridad Social y seguir estos pasos:

1. Acceder a la Sede Electrónica.
2. Pulsar en “Ciudadanos”.
3. Acceder a “Informes y Certificados”.
4. Entrar al “Informe de situación actual de trabajador”.

En dicho informe podrás comprobar si, en efecto, ya has dejado de estar en el régimen especial de trabajadores autónomos o si, por algún motivo, sigues dado de alta.

Obligaciones fiscales después de la baja

Que te hayas dado de baja como autónomo no significa que hayas terminado con tus obligaciones fiscales, ya que seguirás teniendo la obligación de presentar los modelos trimestrales pendientes de tu actividad. Eso quiere decir que, si por ejemplo te has dado de baja en Febrero, tendrás que contabilizar el IVA y el IRPF, si corresponde, de Enero hasta el día de Febrero en el que te hayas dado de baja. Así, una vez llegue Abril, tendrás que presentar los modelos correspondientes con las cantidades que has facturado en ese margen entre enero y la baja. De hecho, la obligación se extiende. Una vez llegue fin de año, habrá que presentar los modelos anuales que todo autónomo debe presentar. ¿Se va a limitar a las cantidades entre enero y la baja en febrero? Sí. ¿Es obligatorio hacerlo? También.

Los modelos obligatorios incluyen:

• La declaración de IVA (modelo 303) del trimestre en el que se haya tramitado la baja de autónomos.
• La declaración de IRPF del trimestre (con el modelo 111) en el que se ha solicitado la baja.
• Los resúmenes anuales de IVA e IRPF que se presentan cada año en enero.

No importa cuándo dejaste de ser autónomo y por cuánto tiempo lo fuiste. Es obligatorio presentar la declaración informativa anual de impuestos. Aunque hayas cobrado menos del salario mínimo interprofesional (SMI), entre abril y junio del año siguiente al que dejaste de ser autónomo tendrás que presentar la declaración de la renta.

Una vez se cierre esa última presentación anual, ahora sí habrán terminado todas las obligaciones fiscales por completo. Ahora bien, no hacerlo puede implicar las sanciones habituales a las que se enfrentan los autónomos que reciben requerimientos de Hacienda o presentan los modelos fuera de plazo.

Obligaciones de guardar facturas

Se suele decir que un autónomo, una vez se ha dado de baja, está obligado a guardar sus facturas durante 5 años. La realidad es que ese periodo de tiempo es variable y depende de diferentes criterios:

• Según la Administración Tributaria: Hay que guardar toda la documentación y facturas durante un mínimo de 4 años, plazo tope de prescripción de los impuestos en caso de posibles investigaciones por parte de Hacienda.
• Según el Código de Comercio: Es obligatorio conservarlos hasta 6 años a partir del cese de actividad.
• Según el Código Penal: Es recomendable conservarlos hasta 10 años desde el cese de actividad, dado que pueden ser útiles como pruebas en juicio.
• Según la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales: Es obligatorio conservar la documentación fiscal hasta 10 años en caso de ser empresario.
• Según el Impuesto sobre el Valor Añadido: Es obligatorio conservar las facturas hasta 4 años si están relacionadas con bienes muebles y hasta 9 años si son sobre bienes inmuebles.

En cualquiera de estos contextos, es fundamental contar con un sistema de contabilidad y facturación que garantice las copias de seguridad y la fácil disposición de la información en caso de ser solicitada.

Preguntas frecuentes sobre la baja de autónomos

¿Qué plazo tengo para darme de baja? ¿Qué pasa si no me da tiempo?

Un trabajador por cuenta propia tiene tres días naturales tras la fecha de baja para hacer oficial su solicitud de baja de autónomo. En caso de excederse dicho tiempo, la Tesorería General de la Seguridad Social procederá al cargo de la cuota en su totalidad, y además podría incluso imponer una sanción económica de hasta 625 euros.

¿Puedo darme de baja de autónomos temporalmente?

Sí, es posible darse de baja de autónomo y volver a darse de alta en cualquier momento. La Agencia Tributaria entiende que hay trabajos estacionales, o simplemente malas rachas económicas, y que esto no tiene por qué lastrar a los emprendedores que buscan florecer como trabajadores autónomos. Si tenías tarifa plana de autónomos en la Seguridad Social y te quedaban meses para disfrutarla, la pierdes. Esto significa que si quieres volver a darte de alta, se te aplicará una cuota completa. Si estabas dado de alta en RETA como autónomo sin tarifa plana (es decir, pagando normal, sin bonificaciones), tampoco podrás beneficiarte de la tarifa plana al volver a darte de alta para trabajar por tu cuenta.

¿Qué hacer una vez tramitada la baja en autónomos?

Lo mejor que se puede hacer tras haber terminado todo el proceso de solicitud de la baja de autónomo es proceder a la comprobación de que todo está bien cerrado. Es decir, asegurarnos de que ya no estamos dados de alta como autónomos y que, por tanto, no tendremos que hacer frente a más gastos de la cuenta. La forma más rápida de hacerlo es solicitando un Informe de Vida Laboral y comprobando nuestro estado a ojos de Hacienda.

¿Cuántas veces puedo darme de baja en un año?

Es posible darse de baja y de alta como autónomo hasta tres veces dentro de un mismo ejercicio económico sin ningún tipo de problema ni penalización económica. Eso sí, para conseguirlo sin problemas habrá que estar al corriente con Hacienda en todas ellas. La Seguridad Social penaliza el darse de baja de autónomo a partir de la cuarta vez. Las tres primeras bajas en un año se pueden tramitar de forma totalmente gratuita. Además, a partir de la cuarta vez, la cuota de autónomo será más cara y no se aplicará ninguna bonificación. Hacienda no penaliza las altas y bajas de autónomos. No obstante, Hacienda sancionará a los contribuyentes que hayan sido autónomos y no presenten sus declaraciones trimestrales, sus resúmenes anuales o su declaración de la renta dentro de los plazos marcados.

¿Puedo darme de baja en Hacienda y seguir cotizando en la Seguridad Social?

No, es una casuística que no se contempla, y de hecho es ilegal en España. Solo deben cotizar aquellos profesionales que desempeñen una actividad económica, por lo que la baja en la AEAT conlleva también la baja en la Seguridad Social.

Si has dejado de ser autónomo o necesitas tramitar tu baja, una asesoría de impuestos de autónomos te puede hacer la vida más fácil. Al ofrecer servicios de asesoría para autónomos por Internet, el trámite es superfácil.