Guía Completa de Bajas Médicas en la Seguridad Social para Empresarios

La baja laboral es una situación frecuente a la que debe hacer frente cualquier empresario o profesional con empleados a su cargo. Se produce cuando un trabajador no puede ejercer su actividad por motivos de salud, ya se trate de una enfermedad física o mental.

La baja médica y la baja laboral son conceptos relacionados, pero distintos: la baja médica se refiere a la incapacidad temporal del trabajador para desempeñar su trabajo debido a una enfermedad o lesión, y debe ser certificada por un médico. La baja laboral, por su parte, es el período durante el cual el trabajador no puede acudir a su puesto de trabajo debido a la baja médica.

Durante el tiempo de baja médica el trabajador tiene derecho a recibir una prestación económica. La baja médica del trabajador es básica para obtener una baja laboral. Consiste en reconocimiento por parte de un profesional de la salud de la situación que provoca la causa de la incapacidad temporal. Esta distinción es importante porque, en función del caso, el empleado tendrá derecho a cobrar una cuantía superior o inferior.

Cambios Recientes en la Gestión de Bajas Médicas (a partir de 2023)

Desde 2023 han cambiado las reglas sobre cómo se gestionan las bajas médicas en España. El 1 de abril ha entrado en vigor una importante modificación que servirá para simplificar los trámites relacionados con las bajas por enfermedad (Incapacidad Temporal (IT)).

Ahora ya no es obligatorio entregar el parte de baja a la empresa, pero ¡ojo! los trabajadores siguen obligados a informar a la empresa de su situación de baja. No, desde abril de 2023 la obligación desaparece. Podrías incurrir en una infracción laboral si insistes en la entrega física.

Cuando la persona empleada de hogar inicie una baja médica, el INSS dirigirá una comunicación vía SMS al empleador. Además, se enviará una comunicación postal, para informarle de esta situación. Las personas que prestan servicios retribuidos en el ámbito del hogar familiar tampoco tendrán que efectuar estas comunicaciones al titular del hogar familiar, sino que será el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) quien lo comunique.

Tipos de Bajas Laborales y sus Causas Comunes

En otros casos la baja laboral está causada por un accidente, que puede haber ocurrido en el puesto de trabajo, en cuyo caso se hace referencia a un accidente laboral, o fuera de éste.

Sea cual sea la causa, la ausencia del trabajador debe estar justificada con un certificado médico de incapacidad, que le da derecho a recibir una prestación económica por la pérdida de ingresos.

Aproximadamente el 30 por ciento de las bajas laborales están causadas por el estrés, que muchas veces desemboca en una baja laboral por depresión, una de las más comunes en España. Otras causas frecuentes de baja laboral incluyen:

• Dolores musculares y articulares (por ejemplo, lumbago, cervicalgia o ciática).
• Enfermedades estomacales.
• Enfermedades respiratorias.
• Enfermedades mentales (cada vez son más frecuentes y su incidencia no deja de crecer).
• Esguinces, contusiones y torceduras.

Duración de la Incapacidad Temporal (IT)

Cualquier baja IT (es decir, por incapacidad temporal) tendrá una duración máxima de un año, prorrogable hasta 180 días más cuando se prevea la recuperación en ese periodo.

Esta baja deberá revisarse cada cierto tiempo y, en determinados casos, habrá que considerar la posibilidad de una incapacidad permanente si el paciente no mejora una vez transcurrido al menos un año.

Así, desde el 1 de abril de 2023, los nuevos partes de baja y confirmación de la baja se extienden igualmente en función del periodo de duración que estime el médico que los emita y en ellos figurará la duración estimada de la baja y la fecha de la siguiente revisión médica.

Clasificación de los Procesos de IT según la Duración Estimada

La duración del proceso de IT determina cómo y cuándo deben emitirse los partes médicos. El médico, en función de cuando prevea que el trabajador va a recuperar su capacidad laboral, consignará en el parte la fecha del alta, que podrá ser la misma que la de la baja o cualquiera de los tres días naturales siguientes a ésta.

Siempre que se produzca una modificación o actualización del diagnóstico, se emitirá un parte de confirmación que recogerá la duración estimada por el médico que lo emite.

Procedimiento de Gestión de la Baja Laboral en una Pyme

Si el trabajador está enfermo o ha sufrido un accidente, debe acudir al médico de la Mutua o del Servicio Público de Salud, quien emitirá un parte de baja por incapacidad temporal. El médico que expida el parte médico de baja/alta y confirmación entregará al trabajador/a una copia del mismo para él. La persona trabajadora se quedará con el ejemplar de su parte médico de baja.

Comunicación a la Seguridad Social y Mutua

El envío de documentos médicos mediante este sistema supone el cumplimiento del trámite obligatorio previsto en el artículo 2 del Real Decreto 575/97, de 18 de abril, por el que se regulan determinados aspectos de gestión y control de la prestación económica de la Seguridad Social por Incapacidad Temporal. Por tanto, los partes remitidos mediante el Sistema RED, y validados y aceptados por el INSS, dispensarán a las empresas del trámite de presentación vía papel de este documento ante cualquier CAISS o Dirección Provincial del INSS, surtiendo el envío mediante fichero informático los mismos efectos que si se presentaran en papel.

Si se trata de una baja por contingencia común, como una enfermedad o un accidente fuera del ámbito laboral, debes notificar a la Seguridad Social mediante el sistema RED. Tendrás que introducir los datos de tu empresa y la cotización del trabajador para determinar la base reguladora de la prestación económica, la clave del código nacional de ocupación del empleado para calcular la duración estimada de la baja según la profesión, edad y enfermedad o accidente y el código de la provincia del centro de salud donde se emitió el parte médico.

Si la baja se produjo por un accidente laboral o una enfermedad profesional y tienes contratada esa contingencia con una Mutua, tendrás que notificársela. La ley indica que todas las empresas tienen la obligación de notificar las enfermedades profesionales, aunque no se haya emitido una baja médica, cumplimentando el parte de enfermedad profesional. Tendrás un plazo máximo de cinco días hábiles después de la contingencia.

Una vez recibida esa información, las empresas podrán consultar los datos a través del Fichero INSS Empresas. Las empresas, por su parte, tienen la obligación de remitir al INSS, en un plazo máximo de tres días hábiles y a través del Sistema RED, los datos económicos del parte médico de baja.

Modalidades de Comunicación a través del Sistema RED

• Sede Electrónica (SEDESS): Se usará la sede electrónica (SEDESS) para la comunicación.
• WinSuite32: A través de la WinSuite32, por un procedimiento similar al descrito para cotización, los ficheros son remitidos a la TGSS a través de Internet. Se tratan en la TGSS y el usuario recibe notificación acerca de la aplicación de los movimientos que envió. Esta modalidad está disponible las 24 horas del día.
• “Incapacidad Temporal Online” desde la página Web de la Seguridad Social: A través de la opción “Incapacidad Temporal Online” desde la página Web de la Seguridad Social en “Sistema RED Online”, de manera similar a “Afiliación Online”. Esta modalidad se encuentra disponible de lunes a viernes de 08:00 a 20:00 (horario peninsular).

Este servicio permite comunicar, a través del Sistema RED-online, los certificados de empresa necesarios para el reconocimiento de las prestaciones de maternidad y/o paternidad del Régimen General. En primer lugar se deben incorporar los datos asociados a la empresa (Régimen y Código Cuenta Cotización) y al trabajador (NAF e Identificador), señalando el tipo de prestación: maternidad y/o paternidad.

Gestión de Partes de Alta Médica

Por lo que respecta al parte de alta médica, en los procesos derivados de contingencias comunes, lo emitirá el médico del servicio público de salud tras el reconocimiento médico del paciente. También puede ser extendido por los inspectores médicos del servicio público de salud y del INSS. El INSS comunicará a Ibermutua los partes médicos de alta por contingencias comunes de trabajadores protegidos por esta mutua, de manera inmediata o el primer día hábil siguiente a su recepción. En todo caso, deberá contener la causa del alta médica, el código de diagnóstico definitivo y la fecha de la baja inicial. La persona trabajadora se quedará con el ejemplar de su parte médico de alta, debiéndose incorporar a su puesto de trabajo al día siguiente de la emisión de la baja.

Control y Seguimiento por parte de las Mutuas

Ibermutua llevará el control y seguimiento de la situación de incapacidad temporal por contingencias comunes de los trabajadores de las empresas que tengan concertadas con esta mutua dicha cobertura. Así, a partir del momento en que se expida el parte médico de baja, sin perjuicio de las competencias que corresponden a los servicios públicos de salud en materia sanitaria, Ibermutua contactará con los trabajadores en situación de baja laboral y les efectuará los reconocimientos médicos que considere necesarios mientras dure el proceso de incapacidad temporal.

En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, la persona trabajadora protegida por Ibermutua (o autónomo/a adherido a esta mutua con cobertura de contingencias profesionales) deberá acudir a los servicios médicos de Ibermutua y serán éstos quienes emitan los correspondientes partes de baja, de confirmación de la baja y de alta médica.

Propuesta de Alta por Parte de la Mutua

En los procesos de incapacidad temporal derivados de contingencias comunes cuya cobertura corresponda a Ibermutua, cuando, a la vista de los partes médicos de baja o de confirmación de la baja, de los informes complementarios o de las actuaciones de control y seguimiento que desarrolle, considere que el trabajador puede no estar impedido para el trabajo, podrá formular a la inspección médica del servicio público de salud una propuesta motivada de alta médica, que irá acompañada de los informes y pruebas que le haya realizado al trabajador.

Una vez recibida la propuesta de alta de Ibermutua, la inspección médica del servicio público de salud estará obligada a comunicar a la mutua y al INSS, en un plazo máximo de 5 días hábiles desde el siguiente a la recepción de la propuesta de alta, la estimación de la misma, con la emisión del alta, o su denegación, en cuyo caso acompañará informe médico motivado que la justifique. Si la inspección médica considera necesario citar al trabajador/a para revisión médica, ésta se realizará dentro del plazo de 5 días hábiles desde el siguiente a la recepción de la propuesta de alta de Ibermutua.

¿Quién Paga al Trabajador Durante la Baja Laboral?

A menos que el contrato finalice, debes seguir pagándole al trabajador. El salario se descuenta de los seguros sociales al final de cada mes, a cargo de la Mutua o la Seguridad Social. Una duda frecuente para empresarios y departamentos de RRHH consiste en saber cuánto le corresponde pagar a la empresa en caso de baja laboral de uno de sus empleados.

1. Por enfermedad común o accidente no laboral

• El trabajador no recibirá remuneración durante los primeros tres días de la baja.
• Desde el cuarto hasta al decimoquinto día, el salario será el 60 por ciento de la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja médica y correrá a tu cargo.
• A partir de ese momento lo asumirá la Mutua o la Seguridad Social.

2. Por accidente de trabajo o enfermedad profesional

• En este caso, el empleado comenzará a cobrar la baja desde el primer día.
• El trabajador recibirá el 75 por ciento de la base de cotización por contingencias profesionales del mes anterior a la baja médica.

3. Bajas especiales

• Baja por menstruación incapacitante: Correrá a cargo de la Seguridad Social desde el primer día, y corresponderá al 60 % de la base de cotización de la empleada.
• Baja por interrupción del embarazo y baja preparto (desde la semana trigésima novena de gestación): Las pagará la empresa el primer día (salario íntegro) y, desde entonces, la asumirá la Seguridad Social (60 % de la base de cotización). A partir del día 21, en su caso, la retribución será del 75 %, también a cargo de la Seguridad Social.

El pago lo realiza directamente la entidad gestora o mutua competente. Los trabajadores del régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) incluidos en el sistema especial de trabajadores agrarios que hayan optado por incluir esta prestación, también pueden recibir estos pagos a través de la Mutua colaboradora con la Seguridad Social.

Obligaciones del Empresario

Si la baja laboral se extiende, debes remitir todos los partes médicos de confirmación. Recuerda que debes guardar los partes médicos durante cuatro años, contando desde la fecha de presentación telemática. Y no olvides dejar constancia de la baja médica en la ficha laboral del empleado.

Cuando la empresa o el empleador no tenga obligación de incorporarse al Sistema RED, las comunicaciones se realizarán por correo ordinario y por SMS.