Gestión de Bajas por Contingencias Comunes en PYMES: Guía Completa

La incapacidad temporal es una situación común que puede afectar a cualquier trabajador, ya sea por contingencias comunes o profesionales. Para las PYMES, comprender la legislación y los procedimientos asociados a las bajas médicas es crucial para una gestión eficiente y para evitar sanciones.

¿Qué es la Incapacidad Temporal (IT) y los tipos de baja?

La Incapacidad Temporal (IT) es la situación en la que un trabajador se encuentra temporalmente impedido para trabajar y precisa asistencia sanitaria de la Seguridad Social. La baja laboral se produce cuando un trabajador no puede ejercer su actividad por motivos de salud, ya se trate de una enfermedad física o mental. Los tipos de baja se diferencian principalmente por su origen:

• Baja por Contingencias Comunes: Es aquella causada por una enfermedad común o un accidente no laboral. Esto significa que la enfermedad o el accidente no tienen relación directa con la actividad profesional del trabajador. Ejemplos comunes incluyen dolores musculares y articulares (lumbago, cervicalgia o ciática), enfermedades estomacales, enfermedades respiratorias, esguinces, contusiones y torceduras. Cada vez son más frecuentes las enfermedades mentales, como el estrés, que puede desembocar en una baja por depresión, siendo una de las más comunes en España.
• Baja por Contingencias Profesionales: Se refiere a las situaciones que se producen en el ámbito de trabajo como consecuencia del desarrollo de una actividad laboral, es decir, accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.

Independientemente de la causa, la ausencia del trabajador debe estar justificada con un certificado médico de incapacidad, que le da derecho a recibir una prestación económica por la pérdida de ingresos.

Nuevas situaciones especiales de Incapacidad Temporal para mujeres trabajadoras (Desde junio de 2023)

Desde el 1 de junio de 2023, han entrado en vigor tres nuevas situaciones especiales de incapacidad temporal por contingencias comunes para mujeres trabajadoras, que no exigen período previo de cotización:

• Menstruación incapacitante secundaria: La cobertura de la prestación económica se inicia a partir del primer día de la baja en el trabajo y correrá a cargo del INSS o de la mutua responsable. La cuantía corresponde al 60% de la base de cotización.
• Interrupción voluntaria o involuntaria del embarazo: Se cubre mientras la trabajadora reciba asistencia sanitaria por el Servicio Público de Salud y esté impedida para el trabajo. La cobertura de la prestación económica se inicia desde el día siguiente al de la baja en el trabajo. Correrá a cargo del INSS o de la mutua responsable de la cobertura de contingencias comunes. La empresa abonará el salario íntegro correspondiente al primer día de la baja.
• Gestación desde la semana 39: La cobertura de la prestación económica de esta situación especial se inicia desde el día siguiente al de la baja en el trabajo hasta la fecha del parto. El abono del salario íntegro correspondiente al primer día de la baja corre a cargo de la empresa. El INSS o la mutua responsable asumirán el 60% de la base reguladora desde el segundo día hasta el vigésimo inclusive, y el 75% desde el día 21 en adelante.

Procedimiento de Gestión de la Baja por Contingencias Comunes en una PYME

El proceso de gestión de una baja laboral por contingencias comunes implica una serie de pasos y plazos que la PYME debe conocer y seguir rigurosamente para asegurar el cumplimiento normativo.

Inicio de la baja y certificación médica

Para comenzar, el trabajador tendrá que acudir al médico (del servicio público de salud o de la Mutua si la empresa tiene contratado ese servicio) para que el mismo emita el certificado de incapacidad laboral (parte de baja).

Comunicación y plazos para la empresa

Desde abril de 2023, ya no es necesario que los trabajadores entreguen físicamente sus partes de baja a la empresa. La comunicación se realiza directamente a través de los sistemas de la Seguridad Social, lo que reduce la carga administrativa tanto para los empleados como para las empresas.

No obstante, la empresa tiene la obligación de notificar la baja a la Seguridad Social. Si se trata de una baja por contingencia común, la baja tiene que ser notificada a través del sistema RED. Se deben introducir los datos de la empresa y del trabajador. En ese momento se conocerá la indemnización que corresponde al trabajador según su base reguladora. También se debe incluir la clave del código nacional de ocupación del empleado para calcular la duración estimada de la baja según la profesión, edad y enfermedad o accidente, y el código de la provincia del centro de salud donde se emitió el parte médico.

Si la baja se produjo por un accidente laboral o una enfermedad profesional y la PYME tiene contratada esa contingencia con una Mutua, tendrá que notificársela. La ley indica que todas las empresas tienen la obligación de notificar las enfermedades profesionales, incluso si no se ha emitido una baja médica, cumplimentando el parte de enfermedad profesional. Se tendrá un plazo máximo de cinco días hábiles después de la contingencia para esta notificación.

Partes de confirmación y duración de la baja

La baja por enfermedad o accidente tiene una duración de 365 días, que pueden prolongarse otros 180 si durante este tiempo se prevé la curación. Los partes de baja y confirmación de la baja se extenderán en función del periodo de duración que estime el facultativo que lo emite. En los procesos de más de 61 días naturales, el primer parte de confirmación se emitirá a los 14 días tras el parte de baja.

Si la baja laboral se extiende, la PYME debe remitir todos los partes médicos de confirmación. Se deben guardar los partes médicos durante cuatro años, contando desde la fecha de presentación telemática. Y no se debe olvidar dejar constancia de la baja médica en la ficha laboral del empleado.

Finalización de la baja

Una vez que la baja médica finaliza, caben dos opciones: el trabajador se incorpora a su puesto de trabajo o se solicita una nueva extensión. Pasado el primer año de la baja, el INSS deberá optar por conceder una prórroga de 180 días, dar de alta al trabajador o mandar al trabajador a un tribunal médico. En ese último caso se evaluará si se concede la prejubilación por no poder desarrollar la actividad.

¿Quién paga al trabajador en una baja por contingencias comunes?

A menos que el contrato laboral finalice, la PYME tendrá que seguir pagando al trabajador. El salario se descuenta de los seguros sociales al final de cada mes, a cargo de la Mutua o la Seguridad Social.

Por enfermedad común o accidente no laboral

El trabajador no recibirá remuneración durante los primeros tres días de la baja. La empresa como la Seguridad Social no pagarán nada hasta el día 4 de la baja laboral por contingencias comunes.

Entre los días 4 y 15 de la baja, ambos inclusive, el trabajador percibirá el 60% de su base reguladora como prestación económica por Incapacidad Temporal, pago que correrá a cargo exclusivo de la empresa.

Durante los días 16 al 20 de la baja, el trabajador seguirá percibiendo el 60% de su base reguladora. A partir del día 16, este importe lo asumirá la Mutua o la Seguridad Social.

Si la baja se alarga más de 21 días, el trabajador pasará a cobrar el 75% de la base reguladora. Este porcentaje estará a cargo de la Mutua o la Seguridad Social.

Es importante destacar que estos porcentajes son los mínimos establecidos por la normativa. Los convenios colectivos pueden mejorar dicha prestación, por ejemplo, estableciendo que el trabajador cobrará el 100% de la prestación con un complemento que debe abonar la empresa.

Por accidente de trabajo o enfermedad profesional

En este caso, el empleado comenzará a cobrar la baja desde el primer día, percibiendo el 75% de la base de cotización por contingencias profesionales del mes anterior a la baja médica. La empresa solo debe asumir el primer día de la baja, el resto lo deberá asumir la Seguridad Social o la Mutua.

A continuación, se presenta una tabla resumen de quién paga la prestación por Incapacidad Temporal según el tipo y duración de la baja:

Cálculo de la baja por contingencias comunes

Para hacer el cálculo de la baja laboral por contingencias comunes, es fundamental tener a mano las nóminas de los trabajadores para así conocer la base de cotización por contingencias comunes. Existen dos conceptos esenciales para entender cómo hacer el cálculo de la baja por contingencias comunes:

• Base de cotización: Se obtiene del salario bruto y sirve de base para realizar los cálculos del importe que debe pagar la empresa y el trabajador a la Seguridad Social.
• Base reguladora: Es una cifra que se obtiene a partir de un cálculo sobre las bases de cotización y que sirve para calcular los importes aproximados de las prestaciones derivadas de una incapacidad temporal.

La base reguladora que se toma para calcular la baja por enfermedad común es la base de cotización del mes anterior al del hecho causante. En contratos a tiempo parcial, es la media de los 3 meses anteriores. Una vez que se tenga la cifra de la base reguladora, se podrá aplicar el porcentaje del 60% o 75% para saber el importe final de la prestación de la baja.

Consecuencias de la gestión inadecuada de bajas

La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 21 LISOS) establece como infracción leve la tramitación fuera de plazo de los partes de Incapacidad Temporal, pudiendo sancionar al empresario con multa de 60 a 625 euros. Constituye una infracción grave que puede ser sancionada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando el accidente ha sido grave, muy grave o mortal con una multa entre 1.502,53 y 40.985,00 euros.

Es vital recordar que si un trabajador es "pillado" trabajando en situación de baja, puede enfrentar graves problemas, incluyendo la pérdida absoluta de la situación de incapacidad temporal y una sanción grave de entre 751 euros y 7.500 euros (Art. 23.1.a y 23.1.b de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).

El papel de las Mutuas en la gestión de bajas

Actualmente, las Mutuas tienen un papel más relevante en la tramitación de bajas médicas por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes de los trabajadores de las empresas adheridas a ellas. Podrán reconocer la prestación, denegar, suspender, anular y extinguir la prestación por IT, por lo que podrán proponer dar de alta al trabajador que consideren que ya puede trabajar. Sin embargo, el control de las altas y bajas médicas sigue en última instancia en los servicios públicos de salud.

Las Mutuas disponen de medios propios con dedicación exclusiva, incluyendo facultativos especializados en Medicina de Familia, apoyados por una red de especialistas en todas las disciplinas médicas (Traumatología, Reumatología, Otorrinolaringología, Oftalmología, Cardiología, Psicología, Psiquiatría, Angiología, Medicina Interna, Oncología, Neurofisiología). Esto agiliza la realización de pruebas diagnósticas, con un seguimiento médico eficiente. La mutua se ocupará de gestionar la incapacidad temporal y, por tanto, se encargará del seguimiento y control del estado de salud del trabajador, sin perjuicio de las competencias que corresponden a los servicios públicos de salud en materia sanitaria.

Bajas por contingencias comunes para autónomos

Los autónomos también tienen derecho a la prestación por Incapacidad Temporal por contingencias comunes. Para solicitarla, es necesario obtener el parte médico de baja emitido por el médico de cabecera.

• Cuantía: Por contingencias comunes, los 3 primeros días no se cobra nada. Del 4.º al 20.º día se percibirá el 60% de la base reguladora diaria (base de cotización del mes anterior dividida entre 30). A partir del día 21, la prestación será del 75% de la base reguladora.
• Duración: El periodo máximo por el que se podrá recibir la prestación es de 365 días (12 meses), con posibilidad de prórroga de 180 días más.
• Exoneración de cuota: Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 28/2018, cuando un autónomo lleva de baja más de 60 días, puede solicitar la exoneración de la cuota de autónomo por cese de actividad.

Para gestionar las bajas laborales, herramientas como el software de PayFit se sincronizan diariamente con la Seguridad Social, asegurando que toda la información sobre las bajas de los empleados esté actualizada automáticamente en la plataforma. Esto elimina la carga administrativa, previene errores y regularizaciones, y proporciona una visibilidad completa y actualizada del estado de las bajas laborales, asegurando el cumplimiento continuo con la normativa laboral sin esfuerzo adicional.