Deducción de Gastos Previos al Alta de Autónomo: Claves para Emprendedores

El inicio de actividad de una empresa o como autónomo en España requiere una planificación exhaustiva, y a menudo, conlleva una serie de gastos previos antes de que el negocio empiece a generar ingresos. Es habitual querer posponer al máximo el alta de autónomo para no incurrir en gastos, pero es crucial conocer las normativas fiscales para aprovechar las posibles deducciones y evitar problemas futuros con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

En muchas ocasiones, para poder poner en marcha un negocio es necesario hacer una inversión previa en local, equipos, materiales, estudios de mercado, desarrollo web, o incluso formación específica. Todos estos gastos se producen antes de que comience la actividad, pero la pregunta clave es: ¿Es posible desgravarlos?

¿Qué son los Gastos Previos al Inicio de Actividad?

Poner un proyecto empresarial o profesional en marcha requiere una planificación detallada. A medida que se define cómo será el negocio, surgirán necesidades en cuanto a productos y servicios que serán imprescindibles para poder trabajar. Algunos gastos pueden espaciarse en el tiempo, pero otros son necesarios desde el primer momento. Por ejemplo, si se desea abrir una tienda de ropa, habrá que afrontar gastos como la compra de stock o la adquisición de un sistema de TPV.

Los gastos previos son, por tanto, todos aquellos que el emprendedor asume para poner en marcha su negocio, pero antes de que el mismo esté funcionando y antes de adquirir legalmente la condición de autónomo. Esto implica que, aunque todavía no se estén generando ingresos, ya se están realizando desembolsos que afectarán directamente al futuro del negocio.

Deducción de Gastos Previos: IVA e IRPF

La normativa fiscal en España ofrece mecanismos para deducir ciertos gastos previos al inicio de la actividad, aunque con diferencias significativas entre el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Deducción del IVA

En materia de IVA, la regla general es que los autónomos pueden deducirse el IVA soportado por la adquisición de productos o la contratación de servicios para desarrollar su actividad. Para personas que aún no son autónomos a efectos de la Seguridad Social, el artículo 111 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA) es clave.

Este artículo señala que "quienes no viniesen desarrollando con anterioridad actividades empresariales o profesionales y adquieran la condición de empresario o profesional por efectuar adquisiciones o importaciones de bienes o servicios con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlos a la realización de actividades de tal naturaleza, podrán deducir las cuotas que, con ocasión de dichas operaciones, soporten o satisfagan antes del momento en que inicien la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes a dichas actividades".

Esto significa que puedes deducir el IVA de las compras que hagas antes de darte de alta como autónomo, siempre y cuando estas adquisiciones se realicen con la intención de destinarlas a la actividad empresarial o profesional.

Requisitos para la deducción del IVA

• Gasto afecto al negocio: El gasto realizado y cuyo IVA se desea deducir tiene que estar relacionado de forma directa y exclusiva con el negocio que se va a poner en marcha. El artículo 95 de la LIVA destaca expresamente que no es posible la deducción de cuotas soportadas o satisfechas por adquisiciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a la actividad empresarial o profesional.
• Intencionalidad de emprender: Se permite la deducción porque se entiende que hay una intención de iniciar una actividad. Para demostrar de manera objetiva esta intención, se pueden aportar pruebas como la solicitud de licencias o autorizaciones, o la adquisición de bienes relacionados con el negocio planeado.
• Alta en Hacienda: Para poder aplicar la deducción, es fundamental avisar previamente a Hacienda de la intención de emprender, dándose de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través del Modelo 036 (o el Modelo 037 simplificado). Al cumplimentar este modelo, se debe marcar la casilla 504, que indica la intención de adquirir o importar bienes y servicios con la finalidad de destinarlos a actividades empresariales o profesionales. En la casilla 505, se debe poner la fecha en la que se da de alta para poder deducir los gastos previos.
• Facturas completas: Para poder deducir tus gastos, necesitas justificar esa compra. Es imprescindible pedir factura completa de todo lo que se compre relacionado con el negocio, conteniendo tanto los datos fiscales del proveedor como los tuyos. La fecha de la factura debe ser posterior a la fecha facilitada en el alta en Hacienda (casilla 505).

Es importante recordar que la Dirección General de Tributos (DGT) estima que, si se cumplen los requisitos, la intención de destinar los bienes y servicios adquiridos al desarrollo de una actividad empresarial basta para practicar la deducción de tales cuotas de IVA, utilizando cualquier medio de prueba admisible en derecho. Aunque la falta de presentación de la declaración censal no limite el ejercicio del derecho a deducir, sí supone la comisión de una infracción tributaria simple.

Deducción en IRPF

A efectos del IRPF, la situación es diferente. La Agencia Tributaria establece que no se pueden desgravar los gastos anteriores al inicio de actividad en este impuesto, puesto que ninguna factura puede llevar una fecha anterior al inicio de actividad a efectos del IRPF. Para considerar que una renta procede de una actividad económica (y que se le pueda aplicar la desgravación correspondiente por los gastos soportados), es necesario que el sujeto esté en activo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social.

No obstante, la normativa indica que los gastos que sean necesarios para la obtención de ingresos por la actividad son deducibles. En el régimen de Estimación Directa, el rendimiento neto de las actividades económicas se determinará según las normas del Impuesto sobre Sociedades. Esto enlaza con la posibilidad de deducir gastos e inversiones previos al comienzo de operaciones, siempre que estén vinculados a la actividad económica.

Así, aunque no se puedan deducir directamente en el IRPF como gastos, algunas inversiones realizadas previamente pueden ser amortizables una vez iniciada la actividad, siguiendo las normas del Impuesto sobre Sociedades. Esto puede considerarse una forma de "deducción" a lo largo del tiempo.

Trámites Necesarios para la Deducción

El sistema para deducir los gastos previos está pensado sobre todo para aquellos autónomos que necesitan comprar material, subcontratar servicios o asistir a cursos antes de su alta definitiva. El objetivo es indicar a Hacienda la intención de realizar compras relacionadas con el negocio, aunque todavía no se vayan a recibir ingresos.

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Para deducir el IVA de compras antes de ser autónomo, primero se tiene que dar de alta en el Censo de Empresarios y Retenedores de Hacienda. Esto se hace cumplimentando el Modelo 036 (o el Modelo 037 simplificado para la mayoría de autónomos) de la siguiente manera:

1. Rellenar la casilla 504 del modelo, informando de que se da de alta porque se van a adquirir o importar bienes y servicios "con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlos a la realización de actividades de naturaleza empresarial o profesional".
2. En la casilla 505, se debe indicar la fecha en la que se da de alta para poder deducir los gastos previos. Esta fecha no se refiere al inicio de la actividad de venta, sino a la fecha de inicio de los actos preparatorios.

Una vez que se ha realizado este alta inicial en Hacienda, se podrán deducir todas las facturas que cumplan con el requisito de estar directamente relacionadas con la actividad y que tengan fecha posterior a la indicada en la casilla 505 del Modelo 036/037.

¿Qué hacer al iniciar la actividad definitivamente?

En el momento en que se comience la actividad y se empiecen a tener ingresos, se deberá informar a Hacienda presentando nuevamente el Modelo 036. Esta vez, se indicará la nueva situación marcando la casilla 508. En la casilla 509, se indicará la fecha en la que efectivamente se abrirá el negocio.

Anteriormente, se consideraba un plazo máximo de un año para guardar las facturas previas al inicio de la actividad, pero en la actualidad no se prevé ningún plazo específico entre la primera fecha de alta en Hacienda (casilla 505) y la segunda (casilla 509).

Presentación de las Declaraciones Trimestrales

Al darse de alta en Hacienda, se tienen que presentar las declaraciones trimestrales de IVA (Modelo 303) como cualquier otro autónomo. La única diferencia es que, en este periodo previo al inicio de ingresos, solo se declararán gastos. El resultado lógicamente será siempre negativo, lo que permitirá ir acumulando el IVA soportado para su posterior compensación o devolución. Es fundamental presentar estos trimestres para poder deducir el IVA correspondiente a los gastos iniciales.

Si lo que se va a adquirir está considerado bien de inversión, la deducción se efectuaría siguiendo el mismo sistema que si ya se estuvieran recibiendo ingresos, aplicando la misma normativa para determinar el porcentaje de IVA deducible.

Tabla: Comparativa de Deducción de Gastos Previos (IVA vs. IRPF)

Tipos de Gastos Previos Deducibles (IVA)

Te puedes deducir el IVA de todos aquellos servicios o bienes que necesites para poner en marcha tu negocio, pero no olvides pedir factura y guardarla a buen recaudo por si Hacienda te realiza una inspección. Aquí se presentan algunos ejemplos comunes de gastos previos al inicio de la actividad que pueden ser deducibles en el IVA:

• Inversiones en acondicionamiento de un local: Si la actividad se va a desarrollar en un local, las reformas necesarias, ya sean menores (pintura, imagen) o mayores (instalaciones, estructura), son deducibles. El IVA pagado por estos servicios será desgravable si se cumplen los requisitos.
• Gastos en maquinaria o materiales: La adquisición de maquinaria, equipos informáticos, herramientas o cualquier otro elemento necesario para el inicio de la actividad es deducible.
• Inversión en el desarrollo y puesta en marcha de un negocio online: Esto incluye gastos de dominio, hosting, diseño y desarrollo web, posicionamiento SEO, etc.
• Gastos relacionados con estudios de mercado: Aquellos enfocados a comprobar la viabilidad y estrategias del negocio, o a estudiar a la competencia.
• Formación específica: Si se necesita formación adicional directamente relacionada con el negocio que se va a emprender (ej. un curso de uñas de gel para un negocio de estética), el IVA de los cursos es desgravable.
• Adquisición del stock: Si la actividad requiere de contar con un inventario inicial de productos, el IVA pagado por estos productos también es deducible.
• Material de oficina y equipamiento informático: Si son necesarios para el funcionamiento del negocio y están directamente relacionados con el proyecto.

¿Y si ya soy autónomo pero inicio una nueva actividad?

Esta posibilidad también está prevista en la Ley de IVA. Si ya eres autónomo pero vas a iniciar una nueva actividad que te obligaría a darte de alta en un nuevo epígrafe del IAE, y necesitas realizar compras de material antes de empezar, también puedes aplicar estas deducciones. En este caso, tendrías que indicarlo a Hacienda a través del Modelo 036, como en el caso anterior. Se tendrían deducciones comunes a las dos actividades, así como deducciones exclusivas a cada actividad.

Alta en la Seguridad Social

Un aspecto crucial a tener en cuenta es la relación entre el alta en Hacienda y el alta en la Seguridad Social. Según una notificación del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), se considera que el comienzo de una actividad empresarial o profesional se produce desde el momento en que se realicen cualesquiera entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúen cobros o pagos o se contrate personal laboral.

Esto implica que cuando te des de alta en Hacienda (casilla 505 del Modelo 036/037), tienes que darte de alta en la Seguridad Social en el mismo mes natural. Es decir, si te dieras de alta en el Censo de Empresarios el 25 de octubre, tendrías que darte de alta en la Seguridad Social antes del 31 de octubre. Por ello, es recomendable darse de alta en Hacienda a principios de mes.

No hacerlo de esta manera podría generar problemas, ya que se han dado muchos casos en los que se han reclamado las cuotas de autónomo no ingresadas desde la fecha de alta en Hacienda. Este criterio, aunque puede parecer subjetivo, sirve para justificar ante Hacienda por qué durante un determinado periodo no se van a tener ingresos, y para evitar casos de facturación sin estar dado de alta como autónomo.

Como ves, puedes deducir el IVA de tus gastos previos al inicio de tu alta como autónomo, y conseguirlo no es complicado desde el punto de vista burocrático. Sin embargo, es fundamental cumplir con todos los requisitos y realizar los trámites correctamente para evitar inconvenientes con la administración tributaria. Contar con un asesor fiscal es fundamental para empezar tu negocio con buen pie y optimizar la gestión fiscal desde el primer momento.