Guía Completa para la Contabilización del Finiquito y la Indemnización por Contrato Temporal en Empresas

Las rotaciones de personal están a la orden del día en cualquier empresa moderna. Ya sea por despidos o por bajas voluntarias, todas las compañías tienen que asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales, especialmente en lo que al pago del finiquito y de otras indemnizaciones se refiere.

Gestionar el fin de un contrato laboral es un proceso delicado donde conocer tus obligaciones como empleador es clave para proteger la salud legal y financiera de tu negocio. A continuación, explicaremos cómo contabilizar el finiquito en una empresa y aprenderemos qué cuentas contables intervienen en este proceso.

En este artículo, aprenderás:

• ¿Qué es el finiquito?
• Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar el finiquito
• Cuentas contables relacionadas con el finiquito
• Asientos contables relacionados con el finiquito
• Ejemplo de contabilización de finiquito

¿Qué es el Finiquito?

El finiquito es un documento legal que se utiliza en el ámbito laboral para formalizar la terminación de una relación laboral entre un empleado y un empleador. Este documento recoge el saldo y liquidación de todas las cantidades económicas pendientes de pago entre ambas partes, incluyendo salarios, pagas extras, vacaciones no disfrutadas, indemnizaciones y cualquier otro concepto económico que corresponda al trabajador hasta el momento de la finalización de su contrato.

La organización es todo. Ten una plantilla de finiquito por convenio con campos fijos (datos personales, fechas, conceptos) y variables (salario, días, horas, bases). Centraliza evidencias: recibo firmado, comunicación de baja, justificante de pago, intercambio de correos y, si existe indemnización, la carta con su causa y método de cálculo.

Componentes de un finiquito:

Los componentes de un finiquito son los siguientes:

• Salarios pendientes: cualquier cantidad de salario que el trabajador haya devengado y que aún no haya sido pagada.
• Pagas extras proporcionales: la parte proporcional de las pagas extraordinarias que el trabajador haya generado. Si efectivamente están prorrateadas, revisa que no falten ajustes por cierres o redondeos.
• Vacaciones no disfrutadas: la compensación económica por los días de vacaciones que el trabajador no haya podido disfrutar. El trabajador tiene derecho como mínimo a 30 días de vacaciones al año o los que se establezcan según el convenio aplicable, o lo que es lo mismo, por cada mes trabajado se generan 2,5 días de vacaciones. Calcula las vacaciones devengadas hasta la fecha (por ejemplo, 30 días naturales/año → 2,5 días/mes; 22 laborables/año → ≈1,8 días/mes), resta las ya disfrutadas y paga el saldo al valor de salario/día.
• Horas extraordinarias: cualquier cantidad correspondiente a horas extras trabajadas y no remuneradas. Incluye las horas extra devengadas y no abonadas, valoradas conforme a convenio o contrato.
• Indemnización por despido: en caso de que aplique, según el tipo de despido y la legislación vigente.
• Otras compensaciones: cualquier otro concepto que se deba liquidar, como bonus o comisiones pendientes. Si el variable está devengado, inclúyelo. Si depende de un cierre futuro (por ejemplo, un bonus anual que cierra en diciembre y la baja es en mayo), documenta el criterio: liquidación parcial por prorrata, diferimiento a fecha de cierre, o exclusión si así lo establece la política de bonus. Revisa pluses de nocturnidad, turnicidad, disponibilidad, transporte u otros. Comprueba si su devengo es por día, hora o periodo completo, y abona lo pendiente a la fecha de baja. Regulariza anticipos de nómina o préstamos que resten por devolver. Valora lo imputado y lo pendiente de imputar (vehículo, vivienda, seguro médico, etc.). Si ha habido una revisión salarial con efectos retroactivos, liquida la diferencia para el periodo afectado. Aplica embargos vigentes con respeto a la inembargabilidad y el orden de prioridad. Liquida dietas y gastos aprobados y justificados que estén pendientes.

El finiquito laboral o extinción del contrato es el documento con el que la empresa salda las deudas pendientes con una persona trabajadora cuando la relación laboral termina por cualquier causa: despido, baja voluntaria, fin de contrato temporal, jubilación, no superación del periodo de prueba, mutuo acuerdo, etc.

Aspectos Previos a Tener en Cuenta a la Hora de Contabilizar el Finiquito

Uno de los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de contabilizar el finiquito y una posible indemnización por despido es su tratamiento fiscal. En España, el finiquito tributa como renta del trabajo a efectos del IRPF y, además, cotiza a la Seguridad Social.

Por su parte, la indemnización por despido tiene un tratamiento fiscal específico y más favorable, ya que está exenta en el pago del IRPF, bajo las siguientes condiciones:

• Para despidos improcedentes, este límite es de 33 días por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.
• Para despidos procedentes, la indemnización legalmente establecida es de 20 días por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades.

Además, hay que tener en cuenta que la indemnización por despido aplica en diversos supuestos dependiendo de la naturaleza del despido y las circunstancias laborales. En este sentido, existen el despido improcedente, el despido procedente, el despido colectivo (ERE), el despido por causas objetivas y el despido por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, que tienen diferentes condiciones e indemnizaciones.

En caso de baja voluntaria, aplicará el finiquito, pero no la indemnización por despido. Las indemnizaciones percibidas por la extinción de un trabajo temporal no se encuentran exentas del IRPF. Estarán exentas del pago del IRPF y no se incluirán en la declaración las indemnizaciones por despido o cese del trabajador, hasta el importe obligatorio establecido por la legislación laboral (Estatuto de los Trabajadores). (Art.7. LIRPF apartado e))

Cuando la indemnización supere el importe obligatorio establecido se encontrará exento el importe que llegue hasta ese mínimo obligatorio y la cuantía que supere ese mínimo exento deberá declararse como rendimiento irregular del trabajo por cuenta ajena.

Finiquito vs. Indemnización: Diferencias clave

Aunque a menudo se usan indistintamente, son conceptos diferentes. La indemnización compensa al trabajador por la pérdida de su empleo y solo se abona en ciertos tipos de despido (objetivo e improcedente). El finiquito, en cambio, es una liquidación de las cantidades que la empresa adeuda al trabajador, e incluye el salario del último mes, pagas extra y vacaciones no disfrutadas. La indemnización, si corresponde, se incluye dentro del finiquito. En tus documentos y en tu comunicación, separa ambos importes y explica la causa de la indemnización cuando exista.

Tipos de Despido y su Indemnización

No todos los despidos conllevan una compensación económica, y cuando lo hacen, su importe varía drásticamente. La indemnización por despido es la compensación económica que, por ley, debes abonar a un trabajador al extinguir su contrato por causas no imputables a su conducta, cuya cuantía varía según el tipo de despido, su salario y su antigüedad.

• Despido Improcedente: Se produce cuando un juez dictamina que no existen causas válidas que justifiquen el despido o que la empresa no ha seguido el procedimiento formal requerido. En esta situación, la empresa tiene la opción de readmitir al trabajador en su puesto o abonarle la máxima indemnización legal. Esta compensación es de 33 días por año trabajado para contratos posteriores a febrero de 2012 (o 45 días para el tiempo anterior a esa fecha), con un tope de 24 mensualidades.
• Despido Objetivo: Se produce por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción (las llamadas causas ETOP). Las causas ETOP del despido objetivo deben ser concretas y demostrables. Por ejemplo, una causa económica se justifica con una caída de ventas persistente. Una causa técnica podría ser la implementación de un nuevo software que automatiza tareas. La indemnización por despido objetivo es de 20 días de salario por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades. La empresa está obligada a comunicar el despido con un preaviso de 15 días y entregar simultáneamente la carta de despido junto con la propuesta de pago de la indemnización.
• Despido Procedente (Disciplinario): Un despido es declarado procedente cuando la empresa acredita con éxito que el trabajador ha cometido una falta grave y culpable que justifica la extinción del contrato (por ejemplo, ausencias injustificadas, indisciplina o acoso). En este escenario, al ser la causa imputable al empleado, este no tiene derecho a recibir ninguna indemnización por despido procedente. Sin embargo, sí tiene derecho a recibir el finiquito, que incluye los salarios pendientes y otros conceptos devengados. No es necesario preaviso.
• Fin de Contrato Temporal: Cuando un contrato temporal vence, normalmente se producen dos pagos: el finiquito (con los conceptos devengados) y la indemnización por finalización que corresponda. Si el contrato se extingue por llegar a su fin, el trabajador tiene derecho a una indemnización de 12 días de salario por año trabajado (salvo en contratos formativos o de interinidad). Es importante no confundir la finalización de un contrato temporal con un despido.

Para el cálculo de la indemnización por despido, es crucial tener en cuenta los siguientes elementos:

1. El salario regulador diario: Es la base de todo. No se trata solo del sueldo base, sino que debes incluir todos los conceptos salariales que el trabajador percibe de forma regular: complementos, antigüedad y, muy importante, el prorrateo de las pagas extraordinarias. Este no incluye conceptos extrasalariales como dietas o gastos de transporte, ya que no retribuyen el trabajo.
2. La antigüedad del trabajador: Cada día cuenta. La antigüedad se mide en años de servicio en la empresa. Legalmente, los periodos inferiores a un año se prorratean por meses completos. Es decir, si un empleado ha trabajado 5 años, 4 meses y 12 días, a efectos del cálculo se computarán 5 años y 5 meses.
3. La causa del despido: El motivo lo cambia todo. La legislación española, a través del Estatuto de los Trabajadores, asigna un número de días de salario a indemnizar por cada año trabajado según el tipo de despido.

Para saber cómo se calcula la indemnización del despido, el proceso parte del salario diario del trabajador (incluyendo salario base, complementos y prorrata de pagas extra), que se multiplica por los días de indemnización que marca la ley según el tipo de despido. El resultado se multiplica por los años de antigüedad, con un límite de mensualidades. Por ejemplo: un salario de 60 €/día, con 5 años de antigüedad y despido improcedente (33 días) resulta en 9.900 € (60x33x5).

Cómo calcular un despido injustificado y una liquidación #liquidacion #finiquito

Equivocarse en el cálculo de una indemnización puede salir caro, transformando un despido objetivo en uno improcedente. Uno de los más habituales es utilizar calculadoras no oficiales. Internet está lleno de herramientas que prometen enseñarte cómo calcular un despido, pero que pueden estar desactualizadas o no contemplar todos los matices legales, como los topes máximos de mensualidades. La solución más segura es utilizar siempre la herramienta oficial del Consejo General del Poder Judicial (CGPJ). La calculadora de indemnización del CGPJ es una herramienta online gratuita y muy intuitiva. Para usarla, solo tienes que acceder a la web del Poder Judicial e introducir los datos que te solicita: fecha de inicio y de finalización de la relación laboral, salario bruto diario (o anual) y el tipo de despido (improcedente u objetivo). La herramienta aplica automáticamente la normativa vigente, incluyendo los topes y los tramos de 33/45 días si corresponde, y te genera un resultado fiable.

Ejemplo práctico: El responsable de RRHH de una empresa de distribución, antes de comunicar un cese, siempre utiliza la calculadora del CGPJ. Introduce los datos y genera el cálculo oficial. Imprime el resultado, que demuestra que la indemnización por despido según el CGPJ es la correcta, y lo adjunta al finiquito.

Cuentas Contables Relacionadas con el Finiquito

De acuerdo con el Plan General Contable español, las principales cuentas contables relacionadas con el finiquito son las siguientes:

• 640 - Sueldos y salarios: esta cuenta se utiliza para registrar el total de sueldos y salarios devengados por los empleados de la empresa. Incluye todos los pagos efectuados a los trabajadores por el desempeño de sus funciones, así como las bonificaciones y otros incentivos relacionados con el salario, entre las que se incluye el finiquito cuando termina la relación laboral entre empresa y empleado. No incluye pagos por indemnizaciones u otras prestaciones no salariales.
• 641 - Indemnizaciones: en esta cuenta se registran las cantidades pagadas a los empleados como indemnización por despido. Esto incluye tanto las indemnizaciones legales como las pactadas en contratos laborales o convenios colectivos, destinadas a compensar al empleado por la terminación de su contrato de trabajo. También se incluyen las indemnizaciones por renuncias voluntarias incentivadas y cualquier otra compensación similar. Esta cuenta de indemnizaciones recoge las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio, particularmente indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas. También podríamos incluir las indemnizaciones por traslado y por suspensión del contrato. En este caso se trata de despidos aislados y no de despidos en masa. Se consideran gastos del ejercicio en el que se pagan. Normalmente este asiento se realizará en el mismo asiento en el que reflejemos las nóminas.
• 1402 - Provisión por prestaciones a largo plazo al personal: se utiliza para registrar las provisiones realizadas por la empresa para cubrir futuras obligaciones por prestaciones a largo plazo al personal. Incluye compromisos como jubilaciones, pensiones, indemnizaciones por antigüedad, y otros beneficios que se otorgarán al personal en el futuro y que requieren una provisión contable en el presente para reflejar correctamente la obligación futura.
• 795X. Exceso de provisión por indemnizaciones por despido: aquí se registran los excesos de provisiones por indemnizaciones por despido que se hayan reconocido previamente y que, al cierre del ejercicio, resulten innecesarios o superiores a las obligaciones reales. Esto ocurre cuando la provisión inicial para indemnizaciones por despido resulta ser mayor que los pagos efectivamente realizados o que las obligaciones reales de la empresa en este concepto. El ajuste se registra como un ingreso extraordinario para reflejar el exceso de provisión revertido.

Asientos Contables Relacionados con el Finiquito

El cálculo de la indemnización por despido es solo el primer paso. Para una gestión empresarial impecable, debes reflejar este pago correctamente en tu contabilidad. Desde una perspectiva de gestión, registrar la indemnización como un gasto en el momento en que se produce la obligación es crucial para la planificación financiera. Esta práctica contable, conocida como el principio del devengo, te permite además planificar mejor tu tesorería.

Registro del pago del finiquito

En el momento del pago del finiquito, se registrará el siguiente asiento:

Registro de la provisión y pago de la indemnización por despido

En caso de que haya que contabilizar la indemnización por despido, se contabilizará el siguiente asiento:

En el momento en el que se abona el finiquito que incluye la indemnización (si corresponde), se contabiliza el siguiente asiento:

Ajuste por exceso o defecto de provisión

En el caso de que exista indemnización, se podría dar el caso de que la provisión inicial fuese inferior o superior a la indemnización final.

En caso de que exista exceso de provisión, se contabilizará lo siguiente:

En caso de que la provisión sea inferior a la necesaria, se contabilizará el siguiente asiento:

Ejemplo de Contabilización de Finiquito por Contrato Temporal

Imagina un empleado que es despedido por su empresa. Las condiciones contractuales de este empleado en el momento del despido son las siguientes:

• Sueldo mensual: 2.000 €
• Vacaciones no disfrutadas: 5 días (con un salario diario de 66.67 €)
• Parte prorrateada de las pagas extras: 1.000 €
• Indemnización por despido: 5.000 €

Asimismo, la empresa ha provisionado una indemnización por despido de 4.500 €.

Cálculo del finiquito

Para el cálculo del finiquito, se realizan los siguientes cálculos:

• Salario por vacaciones no disfrutadas: 66,67 x 5 días = 333,35 €
• Parte prorrateada de las pagas extras: 1.000 €.
• Parte de la nómina del mes del despido: 1.200 €.
• Total de sueldos y salarios a pagar (finiquito) = 2.533,35 €.

Asientos contables

En ese momento, se contabiliza el siguiente asiento contable, aplicándose un 10% del sueldo a la Hacienda Pública y un 10% a la Seguridad Social:

Adicionalmente, la empresa debe contabilizar la indemnización por despido que, recordemos, está exento del pago del IRPF. El primer paso es provisionar esta indemnización:

En el pago de la indemnización, al ser la provisión inferior a la cuantía a indemnizar, se contabiliza un gasto adicional: