Guía completa sobre el alta de autónomo y el acceso a documentos importantes

¿Ha pensado en montar un negocio por su cuenta? Le adelantamos que lo primero es ir a la Tesorería General de la Seguridad Social y darse de alta como autónomo. Antes de empezar, el futuro autónomo debe saber que no existe capital mínimo legal para ser autónomo, pero que con esta forma legal, se responsabiliza con todos sus bienes de las futuras deudas que pueda contraer.

¿Qué tengo que hacer para darme de alta como autónomo?

El proceso de alta como autónomo implica varias gestiones esenciales, que pueden realizarse de forma presencial o electrónica.

1. Alta en la Tesorería General de la Seguridad Social

Lo primero, debe ir a la Tesorería General de la Seguridad Social. Allí debe obtener el número de afiliación a la Seguridad Social si no lo tiene y darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Para darse de alta presencialmente deberá rellenar el modelo TA0521. También puede hacerlo a través de la sede electrónica de la Seguridad Social. De hecho, recuerde que a partir del 1 de octubre, todos los autónomos van a estar obligados a gestionar por vía electrónica los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas.

2. Elección de la entidad gestora o mutua

En el momento de inscribirse, deberá hacer constar la entidad gestora o mutua por la que opta para cubrir el riesgo por enfermedad profesional y accidente de trabajo. Desde 2007, todos los autónomos tienen la obligación de cubrir estas contingencias, además de la incapacidad temporal, con una mutua. Será otra de las visitas obligadas.

3. Alta en la Agencia Tributaria

Otra visita obligada es a la Agencia Tributaria para darse de alta en el Censo de Empresarios. La información que le van a solicitar se utilizará también para gestionar los impuestos a los que debe hacer frente. El modelo 036 de declaración censal es para cualquier obligado tributario que deba cumplir con la obligación tributaria formal de presentar esta declaración.

4. Solicitud de licencias

Es necesario solicitar las licencias pertinentes en función del tipo de actividad que vaya a desarrollar. Las licencias varían de una comunidad a otra y de un municipio a otro.

Trámites vía SMS para autónomos

La Seguridad Social ya permite a los trabajadores por cuenta propia realizar una serie de gestiones vía SMS. Desde el alta del autónomo en el régimen específico, hasta el cambio de mutua o la modificación de las coberturas, existen una decena de gestiones que se pueden realizar a través del código SMS. En total son diez los trámites que los autónomos pueden completar a través de los SMS. La administración enviará un mensaje de texto con el código que se debe utilizar para poder acceder a la gestión.

Entre los trámites que se pueden realizar están tanto el alta como la baja en el RETA de estos profesionales. Estas dos gestiones son indispensables para realizar la actividad o dar por cesada la misma, respectivamente. Asimismo, la identificación mediante SMS también será válida para poder solicitar un duplicado de esos documentos de alta o baja. Otra de las gestiones disponibles es el cambio de base de cotización. Se podrá realizar la modificación de forma manual o bien elegir que se incremente de forma automática según el aumento de las bases máximas. Continuando con los papeleos de autónomos que permite la identificación por código SMS también se puede realizar la modificación de actividad. Además, si se necesita consultar o conseguir los recibos de liquidación mensuales de cotización al RETA también está disponible como trámite a través de mensaje de texto. También la modificación de la condición de trabajo autónomo, por ejemplo, como titular o como socio colaborador. El último y décimo trámite disponible es la modificación de la mutua colaboradora.

El duplicado del alta de autónomo: Un documento esencial

Cuando te das de alta como autónomo, lo haces a través del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. Ese trámite genera un documento oficial que acredita que has sido dado de alta en este régimen. Este documento no solo indica la fecha exacta en la que comenzaste tu actividad, sino también otros detalles relevantes como tu número de afiliación, tu base de cotización y el código de actividad económica (CNAE).

Por eso, cuando hablamos de “duplicado del alta de autónomo”, nos referimos a conseguir nuevamente ese documento acreditativo oficial. Las razones por las que podrías necesitar un duplicado de tu alta de autónomo son muchas más de las que podrías pensar en un primer momento. Disponer del certificado de alta, siendo autónomo, es fundamental (aunque no obligatorio), ya que ayuda, en primer lugar, a confirmar el estado laboral (como trabajador por cuenta propia) y, sobre todo, su legalidad (es decir, a demostrar que se es autónomo y que se está afiliado al Régimen de Autónomos).

En segundo lugar, el certificado de alta de autónomos es clave en una gran parte de los trámites administrativos, fiscales y laborales que el autónomo realiza a lo largo del año (hasta, incluso, para actualizar alguno/s de sus datos personales).

“El duplicado de alta de autónomo es un documento que te respalda en caso de realizar una operación importante”, aseguraron desde la asesoría Ayuda T Pymes.

Según los expertos, resulta muy interesante tener a mano este documento en caso de "tramitar la baja, cambiar datos o solicitar una prestación por accidente”. Es decir, se trata de un certificado que demuestra que el autónomo está ejerciendo una actividad por cuenta propia y está “sujeto a las regulaciones del RETA”. Destacando su importancia, señalaron los asesores, en el caso hacer alguna modificación en su inscripción en el RETA. Por ejemplo, añadió la asesoría, “es probable que algunos negocios o empresas soliciten este documento a los autónomos si van a colaborar como freelance”.

¿Dónde se obtiene el certificado de alta de autónomos?

Hemos hablado de la Seguridad Social y de Hacienda, así que la duda es razonable. Pues bien, aunque tengas que rellenar trámites en los dos portales web para darte de alta como autónomo, si quieres volver a obtener tu certificado de alta como autónomo, se hace en la Seguridad Social. ¿Por qué? Pues porque lo que te están dando es un certificado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y el organismo que se encarga de eso es la Seguridad Social. Básicamente y contado de forma muuuy simplona, Hacienda se encarga de los impuestos y la Seguridad Social del registro de trabajadores.

Cómo obtener el duplicado del alta de autónomo

La buena noticia es que no necesitas acudir presencialmente a ninguna oficina para obtener el duplicado de alta. La sección concreta donde puedes descargar este duplicado se llama “Acreditación de alta, baja o modificaciones en trabajo autónomo”. Para facilitarte todavía más la tarea, te explicamos detalladamente cómo acceder y obtener el documento.

1. Acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social: Entra a la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
2. Identificación digital: Aquí necesitarás identificarte digitalmente. Vía SMS: si tienes tu número de teléfono registrado en la Seguridad Social, podrás recibir un código por mensaje de texto. También puedes usar certificado digital.
3. Navegación: Una vez dentro, accede al apartado "Vida laboral e informes" y selecciona “Acreditación de alta, baja o modificaciones en trabajo autónomo”. Si por el contrario, el autónomo no desea acceder a través del Sistema RED, también puede solicitar el duplicado en la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Tras seleccionar la forma de acceso, el afiliado al RETA deberá clicar en el apartado “ciudadanos”. Dentro del apartado “ciudadanos” encontrará diferentes opciones de solicitud. En esta ocasión, deberás hacer clic en “Duplicado de resolución/alta/baja en Régimen Especial de Trabajadores por cuenta propia o autónomos”.
4. Visualizar y descargar: Después de identificarte, podrás ver todas tus altas, bajas o modificaciones en el RETA. Ahí verás un listado de todas tus resoluciones, ordenadas por fecha. Una vez dentro del sistema, verás un listado de tus altas, bajas y modificaciones en el RETA. El documento se generará automáticamente en formato PDF. Una vez descargado el certificado de afiliación en PDF desde la sede electrónica, puedes imprimirlo directamente desde tu ordenador.

El consejo de Ayuda T Pymes es que el autónomo escoja o el Sistema RED o la Sede Electrónica de la Seguridad Social para solicitar el duplicado de alta.

Preguntas frecuentes sobre el duplicado del alta de autónomo

• ¿Es suficiente la vida laboral? El informe de vida laboral sí indica las fechas de alta y baja en el RETA, pero no incluye el resto de datos específicos que aparecen en la resolución de alta (como el CNAE o la base de cotización).
• ¿Se puede solicitar aunque ya no esté de alta? Sí. El sistema te permitirá descargar la resolución de tu última alta o baja, así como cualquier modificación relevante.
• ¿Tiene coste obtener el certificado de alta de autónomo? Naaada. Obtener el certificado de alta de autónomo es gratis. Completamente.

Según los últimos datos publicados por la Seguridad Social, en 2024 hay más de 3,3 millones de personas afiliadas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Esto representa aproximadamente el 16 % del total de afiliados al sistema de Seguridad Social. De acuerdo con informes del Instituto Nacional de Estadística (INE), dos de cada tres autónomos ya utilizan servicios electrónicos para gestionar sus altas, bajas, modificaciones y otros trámites relacionados con la Seguridad Social. Varios informes de gestorías y asociaciones de autónomos (como ATA o UPTA) revelan que un porcentaje significativo de solicitudes de subvenciones o bonificaciones son rechazadas o requieren subsanación porque el autónomo no aporta correctamente el duplicado de alta en el RETA.

Problemas comunes y soluciones al obtener el duplicado

Aunque el proceso es bastante sencillo, puede que te encuentres con alguna dificultad. Si quieres acceder por SMS y no te llega el código, probablemente sea porque tu número no está registrado. En ocasiones, algunos autónomos no encuentran su alta en el listado. Esto puede deberse a que han pasado muchos años desde que se dieron de alta, o a que ha habido un error administrativo. Si quieres acceder por SMS y no te llega el código, probablemente sea porque tu número no está registrado. Si todavía tienes problemas para abrir archivos MSJ, puede haber otros problemas que impiden abrir estos archivos. Estos otros problemas incluyen (enumerados en orden desde la mayoría hasta el menos común): Las referencias a archivo MSJ no válidas en el Registro de Windows (la "guía telefónica" del Sistema Operativo Windows), la eliminación accidental de la descripción de un archivo MSJ en el registro de Windows, una instalación incompleta o incorrecta de una aplicación asociada al formato MSJ, tu archivo MSJ está dañado (aspectos relacionados con tu archivo Binary Data mismo), tu MSJ está infectado por malware, los controladores de dispositivo del hardware asociados a tu archivo MSJ están dañados o anticuados, tu ordenador no tiene los recursos del sistema adecuados para abrir el formato Binary Data.

Tabla comparativa: Tipos de documentos para autónomos

Para aclarar las diferencias entre los documentos más solicitados por los autónomos, presentamos la siguiente tabla:

Muchos autónomos descuidan la documentación relacionada con su actividad, sobre todo cuando todo parece ir bien. Solicitar un duplicado del alta de autónomo es un trámite más sencillo de lo que parece, pero que a menudo se convierte en una fuente de confusión por la falta de información clara. Recuerda que este documento es la prueba más fiable y completa de que estás -o estuviste- dado de alta como autónomo, y que te puede abrir muchas puertas tanto a nivel administrativo como profesional. Y si te queda alguna duda o necesitas orientación más específica sobre tu caso, no dudes en acudir a un asesor especializado.