Aplicaciones Útiles para Empresarios: Guía Completa para Optimizar tu Negocio

Sabemos que iniciar una empresa es complejo y exige trabajo duro, pero actualmente existen herramientas muy útiles a disposición de las startups en cualquiera de las áreas de negocio para hacer más fácil la gestión y control de las tareas. Gestionar un negocio no es tarea fácil. Ya sea que lideres una startup en crecimiento o dirijas una empresa consolidada, hay un sinfín de procesos que requieren tu atención: ventas, atención al cliente, administración financiera, gestión de equipos… y la lista sigue. Afortunadamente, la tecnología ha evolucionado al ritmo de las necesidades empresariales, y hoy existen aplicaciones diseñadas para hacer más eficiente la gestión de negocios. Las aplicaciones o apps han alterado la dinámica del mercado para siempre y se han convertido en los últimos años en unas herramientas imprescindibles para los emprendedores.

Los avances tecnológicos permiten que las empresas puedan realizar una gestión más sencilla y eficiente de sus actividades. La proliferación de apps disponibles es la muestra de la cada vez mayor digitalización de las operaciones y procesos de pymes y autónomos. Cada año surgen miles de nuevas apps de finalidad diversa y muchas de ellas pueden marcar un antes y un después en la gestión de los procesos diarios de los emprendedores. La eficiencia tecnológica de las apps en numerosas áreas permite reducir costes y aumentar considerablemente el retorno de recursos variados a la empresa.

Usos de las Aplicaciones por los Emprendedores

Entre los diferentes usos que los emprendedores dan a las apps, se encuentran:

• La planificación, gestión y monitorización de la mayoría de los procesos diarios.
• La interacción con clientes y el aumento del engagement con su negocio.
• Comunicación con el equipo interno y externo.
• Monetización de diferentes recursos de la empresa.
• Comercialización de productos o servicios por parte del emprendedor.

Dependencia o Empoderamiento: ¿Cómo Usar la Tecnología a tu Favor?

Vivimos en una era hiperconectada. Las empresas, los gerentes y los empleados dependen cada vez más de la tecnología para operar con eficiencia. Sin embargo, esta dependencia puede volverse un arma de doble filo. La línea entre la productividad y la adicción digital es más difusa que nunca. El problema no radica en la tecnología en sí, sino en cómo la utilizamos. Si una app de gestión de negocios se convierte en una carga más que en un facilitador, algo está fallando. La sobrecarga digital puede generar ansiedad, afectar la creatividad y reducir la capacidad de los líderes para tomar decisiones estratégicas. Por suerte, no todas las plataformas exigen una atención constante ni promueven la dependencia.

Las empresas que buscan mantenerse competitivas no pueden conformarse con cualquier software de gestión de negocios. A lo largo de los años, las plataformas más exitosas han evolucionado con las necesidades del mercado, incorporando herramientas que permiten automatizar procesos, optimizar la productividad y mejorar la toma de decisiones. Un software de gestión de negocios debe ser más que un conjunto de herramientas aisladas. La clave está en la integración entre ERP, CRM, eCommerce, gestión de proyectos y soporte al cliente. La tecnología ya no está para hacer trabajos manuales repetitivos. Un buen software de gestión debe incluir automatización avanzada en tareas clave como facturación, seguimiento de clientes, generación de informes y asignación de tareas en proyectos. Tomar decisiones basadas en datos ya no es una opción, es una necesidad. Los clientes esperan una experiencia fluida en todos los canales de comunicación, desde redes sociales hasta correos electrónicos y chats en vivo. Lo mismo ocurre con los equipos internos. El trabajo híbrido y remoto son una realidad consolidada. Cada empresa tiene necesidades específicas, por lo que un software de gestión debe permitir la personalización de flujos de trabajo, dashboards e informes.

Las Mejores Apps y Herramientas para Startups y Emprendedores

A continuación encontrarás las mejores apps y herramientas para startups y emprendedores ordenadas por tipología.

Gestión Contable y Financiera

La gestión de la contabilidad y la facturación son materias complejas y trascendentes para la buena marcha del negocio y con connotaciones legales a tener en cuenta. No te preocupes, con Expensify podrás llevar un registro de todos tus gastos y obligaciones financieras, ordenándolas por categorías. Monefy-Expense Manager es otra aplicación interesante para llevar al día tus gastos. Monefy te permite hacer un seguimiento exhaustivo de todos tus gastos de manera sencilla desde tu dispositivo móvil. Sólo tienes que añadir cada pago que hagas (el desayuno, un taxi, el parking, etc.), con un solo clic y al instante. No tienes que rellenar nada, sólo el importe que has gastado.

• Debitoor: Agiliza la gestión de la contabilidad y la facturación.
• Flesip: Facturación electrónica: Permite automatizar diferentes procesos de contabilidad. Crea facturas y presupuestos en línea, hace seguimientos de pagos, gestión de clientes, y también de gastos e ingresos, así como la generación de informes sobre estos particulares. Se trata de un Software expresamente diseñado para ser utilizado por emprendedores de pymes y autónomos, por lo que se ajusta perfectamente a las características de este tipo de negocios.
• Freshbooks: Software de contabilidad: Herramienta de contabilidad que ofrece la posibilidad de controlar los gastos y los ingresos de diferentes proyectos de emprendedores, así como de pymes y autónomos.
• QuickBooks: Si hablamos de software para la gestión de negocios, QuickBooks es un referente indiscutible. Destaca por su facilidad de uso y su capacidad de integración con otros sistemas de gestión de negocios, incluyendo CRMs y plataformas de eCommerce. Si buscas una plataforma confiable que centralice tu gestión financiera y te ayude a optimizar procesos contables, QuickBooks es una excelente elección.

Comunicación y Colaboración en Equipo

Que el trabajo en equipo es vital para lograr los objetivos no es ningún secreto. Y que, en muchas ocasiones, el éxito o el fracaso incluso en pequeñas tareas depende de la buena comunicación entre los integrantes, tampoco. En la actualidad existe una clara tendencia de organización hacia el trabajo colaborativo. Es por ello que compartir información en tiempo real con el resto de tu equipo es fundamental.

• Slack: Sin duda, Slack mejorará la comunicación con tu equipo. Es una app para gestionar equipos de trabajo grandes o pequeños y mantener la comunicación corporativa. Puedes personalizar grupos, notificaciones y otras opciones de seguimiento de lectura con el que nadie podrá excusarse de que no se vio el mensaje para acudir a la reunión. Sobre todo, porque pueden activarse las notificaciones de este tipo de reuniones en todos los dispositivos móviles. Ofrece la posibilidad de crear canales (grupos para hablar sobre un tema concreto) y de integrar otras aplicaciones. Permite poner estados «de vacaciones» «enfermo», etc.
• Skype: Otra aplicación indispensable hoy en día, ya que nos permite hacer llamadas (o vídeo-llamadas) de manera totalmente gratuita, desde nuestro PC, smartphone o tablet.
• Google Workspace (antes G Suite): Es un grupo de herramientas bajo el paraguas de Google que permiten optimizar los procesos. Instala tu oficina en cualquier sitio y controla de forma remota tus equipos gracias a esta aplicación. Cualquier autónomo o empresario que se precie accederá a las bondades de GSuite desde su dispositivo móvil.

Gestión de Proyectos y Tareas

Las siguientes herramientas te ayudarán a organizar proyectos y tareas de manera visual y eficiente.

• Trello: A diferencia de Evernote, cuya versión gratuita está más centrada en la organización a nivel personal, Trello es una aplicación específicamente diseñada para la gestión de proyectos colaborativos y en grupo. Sin duda, Trello es una de las mejores aplicaciones para empresas en las que se llevan a cabo trabajos por equipos. Este programa funciona mediante la creación de tableros, listas y tarjetas que pueden personalizarse y expandirse conforme se vayan desarrollando los proyecto.
• Evernote: Sin duda, una app imprescindible si eres emprendedor. ¿Quién no necesita un bloc de notas para apuntar esas ideas que surgen de repente, las tareas pendientes, citas, contactos, etc.? Evernote es el bloc de notas electrónico más completo y utilizado del mundo, un espacio de trabajo moderno que se sincroniza en todos tus dispositivos y que te permite trabajar desde cualquier lugar. Evernote es una app que permite tomar todo tipo de notas digitales, guardarlas en la nube y tenerlas a disposición en cualquier momento y lugar. Evernote permite además gestionar tareas y proyectos en base a las notas guardadas y ejecutar las actividades de manera precisa. Es posible vincular las notas a la agenda y a otras apps, además de establecer todo un sistema de tareas pendientes o finalizadas.
• Jira: Si hablamos de herramientas para la gestión de negocios, Jira se gana un puesto en la lista gracias a su potencia y flexibilidad en la administración de proyectos. Jira destaca por su capacidad de personalización y su enfoque en metodologías ágiles. Si buscas una herramienta robusta que estructure y optimice la gestión de proyectos en un entorno ágil, Jira es una apuesta segura.

Gestión de Relación con el Cliente (CRM)

Estas son algunas de las más destacadas dentro del campo CRM (Customer Relationship Management), enfocadas a una mejor organización y gestión del tiempo del departamento de ventas. En esencia, consisten en facilitar un mejor control de la relación con el cliente unificando cuentas, contactos, ventas e información general. Otro beneficio de las herramientas CRM, es que todo el equipo tiene acceso a la información de un deal, lead o cliente, ya que se queda registrado.

• Kixie: Herramienta muy útil para emprendedores que gestiona tu agenda de contactos. Es un potente gestor de llamadas de voz online que permite además organizar los contactos, crear un directorio y hacer anotaciones para cada una de las personas que tengas agendadas. Su función principal es optimizar las llamadas del equipo comercial de forma que no sea necesario el uso de un teléfono físico y que además se pueda hacer un seguimiento del trabajo de cada miembro.
• Bitrix24: Es mucho más que solo un CRM. Tiene todas las herramientas que tú y tu equipo necesitarán para trabajar juntos en sus ventas, clientes, archivos y otras tareas. No solo permite gestionar clientes y ventas, sino que también optimiza la comunicación y el flujo de trabajo dentro de la empresa. En un mercado saturado de herramientas fragmentadas, Bitrix24 se posiciona como la solución más completa y eficiente para la gestión de negocios.

Marketing Digital y Redes Sociales

La publicación de contenido en redes sociales puede volverse complicada. Para cualquier Community Manager, Hootsuite será un aliado necesario. Esta aplicación permite sincronizar y englobar todos los perfiles en redes sociales de tu compañía en un mismo panel de control. Tiene menos recorrido que la anterior pero es más sencilla de manejar.

• Hootsuite: Permite sincronizar y englobar todos los perfiles en redes sociales de tu compañía en un mismo panel de control. Si tu negocio tiene perfiles en redes sociales puedes programar tus publicaciones a través de Hootsuite y desentenderte de hacerlo de forma manual.
• EDIT.ORG: Es un editor creativo de lo más completo. Se trata de un editor que de manera fácil asiste en el desarrollo de material gráfico e infografías de calidad para redes sociales, carteles publicitarios o presentaciones. Su intuitiva interfaz y su sencillo manejo han hecho de EDIT.ORG una favorita de muchos emprendedores que pueden disfrutar además de millones de imágenes gratuitas y libres de derechos de autor, además de decenas de formatos y posibilidades para generar el material que necesita cualquier emprendedor.
• CapCut: Revoluciona las Redes Sociales: Es un editor de videos y fotos que puede ser utilizado en línea y sin necesidad de descargar ningún software. Es una completa herramienta que hace posible a cualquier emprendedor crear fotografías y videos tanto para promocionar su proyecto en redes sociales como para crear todo tipo de material visual que pueda necesitar en su negocio. Lo interesante de la app es que cuenta con una IA integrada y una biblioteca de imágenes impresionante que permite crear desde cero contenidos visuales con resultados profesionales.
• Google Analytics: Es una herramienta gratuita que te permite realizar un seguimiento del tráfico web. ¿Quieres seguir la evolución de los ratios de tráfico a tu web en cualquier momento y lugar?

Diseño y Contenido Visual

• Unsplash: Servicio que te evitará quebraderos de cabeza por la propiedad intelectual.
• Easel.ly: Aporta valor añadido a tu contenido con infografías. El objetivo que persigue esta aplicación es que los usuarios puedan crear infografías fácilmente y de una forma original.
• Canva: Un modelo freemium bastante completo para diseño gráfico.
• Adobe Spark: Sus principales ventajas son que ya tiene diseños predefinidos para solo cambiar textos y fotos, puedes editar la foto de fondo poniendo filtros, puedes cambiar la foto de tamaño, ponerle o quitarle transparencia.

Almacenamiento y Organización de Archivos

• Dropbox y Google Drive: Ambas resultan herramientas esenciales no sólo para emprendedores, sino también para equipos de trabajo, estudiantes, etc. Google Drive es mucho más que un simple repositorio de archivos. Su capacidad para integrarse con otras herramientas de Google Workspace, como Docs, Sheets y Slides, lo convierte en una solución poderosa para la gestión documental y la colaboración en tiempo real. Si buscas una solución confiable para almacenamiento y colaboración en la nube, Google Drive es difícil de superar. Su flexibilidad y facilidad de uso lo convierten en una opción ideal para empresas de cualquier tamaño.

Automatización de Procesos

Ahorrar tiempo es importante en todas las empresas, pero lo es especialmente en las startups, donde los recursos son más limitados. Por eso una herramienta para automatizar procesos como esta es útil.

• IFTTT: El sincronizador: IFTTT, acrónimo de If This, Then That, es una app que permite sincronizar diferentes apps para tener la información accesible en todas ellas. Por ejemplo, es posible sincronizar la actividad agregada al calendario para que aparezca en Trello y mande notificaciones al equipo a través de Slack. Posee un importante poder de automatización que puede implementarse en distintos dispositivos. La mejor manera de ahorrar tiempo al no tener que escribir el mensaje en todas tus apps.

Recursos Legales y Asesoría

• Easyoffer: Es un mercado digital que facilita la búsqueda de abogados y asesores. Es gratuita para el usuario y tan solo se necesita explicar de forma online lo que se quiere, ya que ellos se encargan de filtrar cada asunto y encontrar a los profesionales que encajen por temática y área geográfica.

Herramientas ERP (Planificación de Recursos Empresariales)

Estas herramientas y apps para emprendedores te ayudarán a gestionar el día a día de tu startup y a optimizar todos sus departamentos.

• Holded: Es un ERP (Enterprise Resource Planning). Es una herramienta multifuncional que hace las veces de agenda digital, gestor de proyectos, recopilador de datos o sistema de sincronización de espacios de trabajo compartido para que no pierdas de vista tu productividad y la de tu equipo. Tiene los siguientes módulos: facturación (similar a Billin), CRM (similar a Hubspot), contabilidad, gestión proyectos (similar a Trello), inventario, RRHH (similar a Factorial), calendario, nube (similar a Dropbox) y catálogo de productos. Es especialmente útil para startups B2C, porque tiene integraciones con plataformas como Shopify, Prestashop, Woocommerce, etc. Holded Projects tiene además integrado un software de facturación que permite realizar un control exhaustivo de las cuentas relacionadas con cada uno de los proyectos.
• SAP S: Sistema ERP en la nube: Es un sistema de gestión en la nube perfecto para pymes con una gran cantidad de funcionalidades que harán más fáciles las operaciones diarias de cualquier emprendedor. Permite controlar la contabilidad, sincronizar las ventas y el inventario, optimizar la gestión de proyectos, documentos e incluso el horario laboral, además de posibilitar la automatización de tareas cotidianas. Con este sistema ERP el emprendedor logra mayor control sobre las diferentes áreas, una información más actualizada, y un ahorro en tiempo y energía, entre otras muchas ventajas.

Seguridad y Contraseñas

• 1Password: Es una aplicación de gestión de contraseñas que permite almacenarlas y emplearlas de forma segura con un solo clic.

Pagos Online

Si lo que quieres es montar una tienda online y gestionar pagos a través de Internet, te recomendamos que pruebes alguna de estas herramientas para emprendedores. Sirven para articular un sistema de cobros online, cada una con sus diferencias. Domicilialo es un sistema de cobro y recobro por domiciliación bancaria, 100% automático, sin necesidad de abrir cuentas bancarias especiales.

Aplicaciones Bancarias

• App Ruralvía: Podrás acceder fácilmente a tus cuentas empresariales. Realizar operaciones bancarias y gestionar tus finanzas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Ayudas para la Digitalización de Pymes y Autónomos en España

La proliferación de apps disponibles no es sino la muestra de la cada vez mayor digitalización de las operaciones y procesos de pymes y autónomos. Algo que es, además, una de las prioridades que el Gobierno de España impulsa a través de programas como Kit Digital con el que promueve y subvenciona la implantación de soluciones digitalizadoras para autónomos y pequeñas y medianas empresas. El 2024 es el último año para que cualquier emprendedor que cumpla los requisitos establecidos pueda solicitar una de estas ayudas y la invierta en la implantación de soluciones de digitalización para su negocio, como las arriba indicadas. Flesip es un Agente Digitalizador que no solo puede implantar soluciones como su software de facturación electrónico, sino que puede ayudar en la tramitación de todas las ayudas del Kit Digital. Una oportunidad que conviene no dejar pasar este año.

No quiero terminar este artículo sin antes darte un consejo: Primero prueba, luego implementa. Pide feedback a otros emprendedores y prueba varias aplicaciones antes de implementar alguna. La mejor aplicación es aquella que está pensada para cubrir las necesidades específicas de cada empresa.