Las Aplicaciones Más Utilizadas por las PYMES para Optimizar su Gestión

En el dinámico ecosistema empresarial español, las PYMES son el motor de la economía. Sin embargo, para mantenerse competitivas y prósperas en la era digital, la simple voluntad ya no es suficiente. Afortunadamente, los avances tecnológicos permiten que las empresas puedan realizar una gestión más sencilla y eficiente de sus actividades.

Gestionar un negocio o una PYME conlleva realizar una multitud de tareas complejas que requieren de mucho tiempo. Siempre hace mucha ilusión comenzar un proyecto empresarial, pero para que éste tenga éxito, es necesario no solo invertir dinero, sino también desarrollar de forma eficaz una multitud de tareas. De esta forma, se conseguirá ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo. Un buen software de gestión para PYMES es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo. Estos programas cubren distintas necesidades: desde la facturación y la contabilidad hasta la gestión de la relación con los clientes, las dinámicas de trabajo y la comunicación dentro de la empresa, el control del inventario, etcétera.

Pero no todos los programas son válidos. No es nada fácil elegirlos de entre todos los que se venden en el mercado. Por la naturaleza de las pequeñas y medianas empresas, existe una alta demanda de labores a realizar y poca mano de obra para ejecutar dichas tareas.

Beneficios de Implementar Aplicaciones de Gestión en las PYMES

Implementar las mejores herramientas para PYMES en cada una de las áreas clave con el objetivo de optimizar cada proceso y maximizar los resultados es sin duda una gran idea. Algunas de las áreas más importantes son:

• Contabilidad, facturación e impuestos.
• Gestión de recursos humanos.
• Ventas y CRM.
• Gestión de proyectos.
• Firma digital.

El uso de distintas herramientas digitales permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar. De esta forma, y gracias a la tecnología, las PYMES pueden competir más y mejor, ofrecer servicios de alta calidad y mejorar la experiencia del cliente.

Algunos beneficios clave son:

• Ahorro de recursos: Cualquier persona que se dedique a emprender sabe que «el tiempo es dinero» es un mantra irrefutable.
• Mejora del ámbito de trabajo: Poder gestionar el tiempo en forma eficiente implica distribuir la carga laboral en forma más eficiente y, por lo tanto, mejorar el clima laboral en manera efectiva.
• Incremento de la productividad: Más tiempo para tareas orientadas a objetivos comerciales y un mejor ánimo gracias al clima de la organización, hacen que reine la motivación laboral y, por lo tanto, la productividad.

Durante los últimos años, más del 90% de las empresas españolas reconocen que se han sorprendido por el aumento de la productividad y de la eficiencia derivadas de la digitalización. Gracias al uso de aplicaciones de gestión empresarial, se ha disminuido el consumo de recursos y consecuentemente, el tiempo de realización de actividades.

El tiempo es uno de los recursos más valiosos para las empresas, por lo que ahorrarlo en tareas cotidianas ayuda a incrementar la productividad empresarial. Aspectos como la coordinación de reuniones y llamadas telefónicas, la organización de los plazos de entrega o la gestión de tareas, podrán ser más eficientes gracias a las herramientas de gestión digitales. Por ejemplo, podrás implementar en tu empresa desde herramientas para la gestión de redes sociales hasta un software de facturación inteligente.

En los últimos años, muchas empresas en España han comenzado a apostar por aplicaciones móviles. Es una realidad que la tecnología avanza a pasos agigantados brindándonos herramientas que facilitan el trabajo de los autónomos. Ayuda a los trabajadores por cuenta propia a aumentar su productividad, ahorrar tiempo y ser más organizados. Todo lo que necesitas es un teléfono inteligente y una tarifa de datos ilimitados.

Criterios para Elegir las Mejores Herramientas de Gestión Empresarial

Sin duda, elegir los mejores software que te ayudan con la gestión diaria con tu Pyme o autónomos no es algo sencillo. Sin embargo, la mejor aplicación es aquella que está pensada para cubrir las necesidades específicas de cada empresa.

Para elegir el software adecuado, considera lo siguiente:

• Presupuesto: No es recomendable utilizar aplicaciones informáticas piratas. Además, hoy en día existen programas de calidad que son gratuitos e incluso aquellos que son de pago cuentan con versiones gratuitas para que los pruebes.
• Programas cloud: Hoy en día se utilizan mucho los programas cloud, son programas que permiten almacenar datos y acceder a éstos a través de Internet en vez de guardarse en el disco duro de un ordenador.
• Programa adaptado a tu negocio: Ten en cuenta siempre las distintas características de tu proyecto empresarial, y en base a ello elige el software que mejor vaya a adaptarse a dichas características.

La clave está en analizar a fondo las necesidades específicas de tu negocio. Considera tu sector, el tamaño de tu equipo, tu volumen de operaciones, el presupuesto disponible y los objetivos de crecimiento. Empieza identificando los puntos débiles de tus procesos actuales y busca soluciones que los automaticen o mejoren.

Recuerda que la digitalización no es un destino, sino un viaje continuo. Las herramientas que hemos presentado son solo una muestra del vasto ecosistema de software disponible. La elección correcta dependerá de las necesidades específicas de tu negocio, tu sector, tus objetivos de crecimiento y tu nivel de madurez digital.

¿Es una Inversión Estratégica?

Sí, es una inversión estratégica, no un gasto. Aunque el desembolso inicial pueda parecer significativo, el software adecuado genera un retorno de la inversión (ROI) muy positivo a medio y largo plazo. Esto se logra a través de la reducción de costes operativos (eliminando tareas manuales), el aumento de la productividad, la mejora en la toma de decisiones y la capacidad de atender a más clientes.

Adoptar las herramientas adecuadas, aprovechar las ayudas disponibles y comprometerse con una transformación digital profunda son pasos esenciales para que tu PYME no solo sobreviva, sino que prospere en la economía actual.

Herramientas Digitales Recomendadas para PYMES

A continuación, vamos a hablar de algunos programas de gestión para PYMES, divididos en diferentes categorías:

1. Software ERP

Los ERP para PYMES suelen ser las soluciones digitales más completas.

• Holded: Es un ERP que también incorpora un CRM, un software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce, un programa en el que hacer planificación y seguimiento de tareas y un programa de gestión de inventario para pymes. Además, se integra con numerosos programas.
• SAP: Es un ERP que incorpora herramientas útiles para todas las áreas dentro de una misma empresa (desde recursos humanos hasta compras, gestión de materiales, marketing, etcétera). Es muy personalizable, se integra bien con otros tipos de software y cuenta con un control estadístico que nos permite visualizar en un solo vistazo el estado de cada departamento.

2. Software de Contabilidad y Facturación

El área de gestión financiera de una empresa es sin duda una donde las tareas son más repetitivas. Implementar un software en este departamento, completo y fácil de usar, permite automatizar muchas de esas tareas y ahorrar mucho tiempo.

• Quipu: Es un programa de contabilidad en la nube que permite realizar la gestión administrativa y financiera de tu negocio de forma simple.
• Factusol: Es un software de facturación cómodo y fácil de usar.
• ANNA Money: Es una plataforma digital de gestión financiera diseñada principalmente para autónomos y pequeñas empresas. Su objetivo es simplificar el manejo de las finanzas mediante una aplicación que combina funcionalidades de banco digital, contabilidad y facturación.
• Zoho Books: Es un software de contabilidad en línea para pequeñas empresas.
• FreshBooks: Es un software de contabilidad y facturación para autónomos y pequeñas empresas.
• QuickBooks: Es una solución de contabilidad completa con seguimiento de gastos e ingresos.

3. Software de RRHH

Los recursos humanos son la base de todo dentro de una empresa. También se puede automatizar muchas tareas en el departamento de recursos humanos. Existen programas que permiten hacerlo fácilmente y que abarcan desde la gestión de nóminas o la elaboración de turnos hasta procesos de selección, formación o evaluación de desempeño.

• Factorial HR: Es una plataforma integral de gestión de recursos humanos que ha ganado una enorme popularidad en España, especialmente entre las pymes.
• Personio: Es un software de gestión de recursos humanos creado especialmente para PYMEs, que centraliza toda la administración del personal en una única plataforma.

4. Software CRM

El CRM o customer relationship management (gestión de las relaciones con el cliente) está basado en el marketing relacional. Automatizar el funnel de venta y mejorar la relación con los clientes, así como su experiencia de compra y lealtad, es otro de los pilares de cualquier empresa. Para facilitar las tareas relacionadas necesitaremos un software que nos permita hacer seguimiento de ventas y relaciones y que ofrezca analítica de rendimiento de campañas de marketing.

• Hubspot CRM: Destaca entre los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos. Se integra muy bien con varias herramientas de correo electrónico.
• Salesforce: Se publicita como el CRM número 1. Su capacidad de personalización y sus herramientas de actualización.

5. Software de Gestión de Proyectos y Tareas

La digitalización de la gestión de proyectos permite a los equipos colaborar de forma más eficiente, asignar y hacer seguimiento de tareas, establecer plazos y monitorizar el progreso en tiempo real. En la actualidad existen varias herramientas para PYMES orientadas a la mejora de esta área.

• Trello: Es uno de los programas de planificación más usados en el mundo. Es fácil e intuitivo.
• Asana: Es un gestor de proyectos profesional.
• Notion: Ofrece un espacio digital donde podemos diseñar nuestra propia metodología de trabajo. Con plantillas personalizables, bases de conocimientos y colaboración en tiempo real, Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos sin complicaciones, así como centralizar la información y mantener a todos los miembros alineados con los objetivos.
• Google Tareas: Sirve para compartir, planificar y organizar el progreso de tus tareas, mientras Google Keep te permite crear, editar y compartir notas con todo el tipo de información mediante el archivo de notas.

6. Software de Ofimática

El típico pack de procesador de textos, imágenes, hojas de cálculo y programa de presentaciones que se usa prácticamente en cualquier oficina.

• Microsoft 365: Es una suite ofimática de aplicaciones para ordenadores de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows, Mac OS X, iOS, Android y Linux. Incluyen programas como Word (procesador de textos), Excel (hojas de cálculo), Power Point (para realizar presentaciones), Outlook (gestión de correos electrónicos) y Acces (para crear bases de datos).
• Google Workspace: Es una suite integral de productividad y colaboración, pero con un enfoque nativo y robusto en la nube.

7. Software de Videoconferencias

Aunque ya existían, la pandemia implementó y mejoró estas herramientas y las hizo de uso global.

• Zoom: Es uno de esos programas a los que nos hemos acostumbrado durante la pandemia. Hoy está perfectamente implementado en la mayoría de las empresas.
• Skype: Es una de las mejores aplicaciones gratuitas para comunicarse por vídeo o con voz.

8. Software de Firma Digital

Disponer de un programa de firma digital también es una gran idea. Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota.

• Signaturit: Es una de las soluciones más recomendadas para firmar y gestionar documentos de forma legal, segura y eficiente.

9. Otras Herramientas Digitales Útiles

• Canva: Ha transformado la forma en que las pymes abordan el diseño gráfico. Permite a usuarios sin experiencia previa en diseño profesional crear contenido visual atractivo y de alta calidad.
• Hootsuite: Es una plataforma web y móvil para gestionar las redes sociales desde un único lugar.
• Google Analytics: Es totalmente gratuita y proporciona una multitud de métricas para que puedas medir la eficiencia de tus campañas publicitarias así como analizar el tráfico de tu web.
• Google Search Console: Es una aplicación web gratuita imprescindible en cualquier negocio, ya que permite analizar cuáles de los contenidos de tu web son los que más interesan a tus leads.
• Rescue Time: Es uno de los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos para medir la productividad de tu trabajo.
• WordPress: Es la mejor plataforma para crear webs y blogs dada su facilidad de uso.
• WeTransfer: Es un servicio de transferencia de archivos por Internet. Es una de las mejores opciones para enviar archivos pesados de manera rápida y eficaz.

Además, existen aplicaciones móviles diseñadas para autónomos y emprendedores, tales como:

• GSuite: Permite acceder a las bondades de GSuite desde un dispositivo móvil.
• Toggl: Permite programar el tiempo que dedicamos a las diferentes tareas diariamente.
• Fintonic: Permite controlar todos los gastos y conocer el estado más destacado de las finanzas de la empresa.
• Anfix: Permite disponer de múltiples modelos de facturas, tareas, maquetas o proyectos en modalidades o sectores como el comercio o la contabilidad.
• Lastpss: Destaca como gestor de contraseñas también para Android.

El Kit Digital: Una Ayuda para la Digitalización de tu PYME

El Kit Digital es una ayuda económica del Gobierno de España, financiada por los fondos Next Generation EU, que busca impulsar la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y autónomos. Permite adquirir soluciones digitales como software de gestión, herramientas de factura electrónica, CRM, ERP, ciberseguridad y más, con hasta un 100% de subvención en el coste de la solución.

Aprovechar estas ayudas es fundamental para las pymes que quieren modernizarse sin comprometer grandes inversiones iniciales. Además, también podrás acudir a tu oficina de Acelera pyme más cercana para asesorarte sobre temas relacionado con la digitalización de tu negocio.

Tabla Resumen de Software para PYMES